Für ein kleines Geschäft oder Café findet der Einkauf selten isoliert statt. Eine Lieferantenbestellung kann noch offen sein, während die letzten Einheiten im Regal verkauft werden. Oder eine Lieferung trifft während einer geschäftigen Schicht ein, bevor jemand den Lagerbestand aktualisiert. Werden Bestellungen, Lieferungen und Lagerbestand getrennt geprüft, kann es leicht passieren, dass eine Nachfrage ausbleibt oder Waren zu früh erneut bestellt werden.
Eine wöchentliche Prüfung von Lieferantenbestellungen und Lagerbestand schafft für kleine Unternehmen einen festen Zeitpunkt, um diese Angaben miteinander abzugleichen. Dafür braucht es weder eine lange Besprechung noch einen komplizierten Ablauf. Ziel ist es, zu wissen, was vorrätig ist, was bestellt wurde, was erwartet wird und was vor der nächsten Einkaufsentscheidung Aufmerksamkeit erfordert.
Einen festen Prüfzeitpunkt festlegen und Unterlagen zusammentragen
Legen Sie jede Woche einen festen Zeitpunkt fest, zu dem sich die Inhaberin oder der Inhaber beziehungsweise die für den Lagerbestand zuständige Person auf die Prüfung konzentrieren kann, ohne den wichtigen Betriebsablauf zu unterbrechen. Der passende Zeitpunkt hängt vom Lieferplan und der Personalbesetzung des Unternehmens ab. Ein Geschäft, das Waren zu Wochenbeginn erhält, kann die Bestellungen vorher prüfen; ein Café mit häufigen Lieferungen kann dafür eine ruhigere Zeit nach dem Hauptlieferzeitraum wählen.
Halten Sie die Prüfung praktisch. Tragen Sie die aktuellen Lagerbestandsdaten, offenen Lieferantenbestellungen, Angaben zu erwarteten Lieferungen und Notizen zu kürzlich entgegengenommenen Waren zusammen. Wenn mehrere Personen für den Einkauf oder die Warenannahme zuständig sind, bitten Sie vor der Prüfung um relevante Neuigkeiten. Eine kurze Notiz zu einer Teillieferung oder einer geänderten Lieferprognose des Lieferanten kann verhindern, dass das Team mit einem veralteten Informationsstand arbeitet.
Stellen Sie sich jede Woche dieselben grundlegenden Fragen:
- Welche Waren sind derzeit verfügbar und welche gehen zur Neige?
- Welche Lieferantenbestellungen sind noch offen?
- Welche Lieferungen werden den verfügbaren Informationen zufolge erwartet, und wann?
- Waren kürzlich Lieferungen unvollständig, stimmten sie nicht mit der Bestellung überein oder ist noch eine Nachfrage erforderlich?
Diese Fragen bieten einen wiederholbaren Ablauf, ohne dass jeder Artikel im Unternehmen gleich viel Aufmerksamkeit erhalten muss. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Waren und Bestellungen, die sich vor der nächsten Prüfung auf den Verkauf oder den täglichen Betrieb auswirken könnten.
Offene Lieferantenbestellungen und erwartete Lieferungen prüfen
Prüfen Sie jede ausstehende Bestellung anhand der angefragten Waren und der neuesten Informationen des Lieferanten. Klären Sie, welche Artikel noch erwartet werden, ob bereits ein Teil der Bestellung eingetroffen ist und ob sich der Lieferzeitpunkt bekanntermaßen geändert hat. Behandeln Sie eine Bestellung nicht als eingegangen, nur weil sie aufgegeben wurde oder ein Teil davon angekommen ist.
Halten Sie den Status jeder offenen Bestellung in den betrieblich genutzten Unterlagen eindeutig fest. Eine kurze Notiz kann unterscheiden, ob eine Bestellung noch auf den Versand wartet, eine Lieferung erwartet wird, ein Teil eingegangen ist oder eine Frage noch ungeklärt ist. Die genauen Bezeichnungen sind weniger wichtig, als sie konsequent zu verwenden und sicherzustellen, dass ein anderes Teammitglied nachvollziehen kann, was geschehen ist.
Wenn Angaben zur erwarteten Lieferung unklar sind oder die Lieferung überfällig ist, legen Sie fest, wer nachfasst und was geklärt werden muss. So wird aus einer vagen Sorge eine konkrete Aufgabe. Außerdem hilft es, unnötige doppelte Nachrichten von verschiedenen Personen zu vermeiden. Dokumentieren Sie das Ergebnis der Nachfrage, damit bei der nächsten wöchentlichen Prüfung die neuesten Informationen vorliegen und nicht mehr die ursprüngliche Annahme.
Wenn eine Bestellung mehrere Artikel umfasst, prüfen Sie diese einzeln, sofern sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten eintreffen können. Eine Lieferantenbestellung kann teilweise erfüllt werden; ihr Gesamtstatus sagt daher möglicherweise nicht aus, ob ein bestimmtes Produkt noch unterwegs ist. Ein klarer Überblick auf Artikelebene unterstützt bessere Entscheidungen zu Lagerbestand und Einkauf.
Lieferungen mit der Bestellung abgleichen und Lagerbewegungen erfassen
Wenn Waren eintreffen, vergleichen Sie die Lieferung mit der entsprechenden Bestellung. Prüfen Sie Artikel und Mengen anhand der Bestelldetails und vermerken Sie alles, was nicht übereinstimmt, fehlt oder noch aussteht. Wird eine Bestellung in mehreren Teilen geliefert, erfassen Sie die tatsächlich eingegangenen Waren, statt die gesamte Bestellung als abgeschlossen zu behandeln.
Aktualisieren Sie anschließend den Lagerbestand, damit die eingegangenen Waren berücksichtigt werden. Werden Lagerbewegungen zeitnah erfasst, stimmt der verfügbare Bestand besser mit dem physischen Bestand überein und das Team hat bei der nächsten Einkaufsprüfung eine klarere Ausgangslage. Muss eine Lieferung überprüft werden, halten Sie das Problem und die ergriffenen Maßnahmen fest, statt die Abweichung in einer allgemeinen Bemerkung untergehen zu lassen.
Legen Sie die Zuständigkeiten für die Warenannahme eindeutig fest, insbesondere wenn die Person, die die Waren entgegennimmt, nicht auch die Bestellung aufgegeben hat. Die annehmende Person sollte wissen, wo die Bestellinformationen zu finden sind und wie sie Abweichungen weitergibt. Die für den Einkauf zuständige Person kann dann prüfen, ob Bestellstatus und Lagerbestandsdaten die tatsächliche Lieferung korrekt wiedergeben.
Es geht nicht darum, um ihrer selbst willen zusätzliche Bürokratie einzuführen. Eine kurze, einheitliche Aufzeichnung darüber, was eingetroffen und was noch ungeklärt ist, kann spätere Missverständnisse vermeiden – insbesondere, wenn der Lieferant kontaktiert werden muss oder jemand anderes den Lagerbestand prüfen soll.
Lagerbestand auffüllen, ohne Waren zu übersehen, die bereits unterwegs sind
Sobald offene Bestellungen und kürzlich eingegangene Waren klar erfasst sind, prüfen Sie, welche Artikel möglicherweise nachbestellt werden müssen. Beginnen Sie mit dem aktuellen Lagerbestand und berücksichtigen Sie anschließend, was bereits bestellt wurde und erwartet wird, bevor Sie über den nächsten Einkauf entscheiden. So lässt sich verhindern, dass ein fast leeres Regal automatisch eine erneute Bestellung auslöst, obwohl eine Lieferung derselben Waren bereits unterwegs ist.
Gleichzeitig ist eine erwartete Lieferung nicht dasselbe wie bereits verfügbarer Lagerbestand. Geht ein wichtiger Artikel zur Neige und verzögert sich seine Lieferung oder ist sie ungewiss, sollte das beachtet werden. Der nächste sinnvolle Schritt kann darin bestehen, die Lieferung zu bestätigen, die benötigte Menge zu überprüfen oder eine andere geeignete Einkaufsmaßnahme für den Betrieb zu erwägen. Entscheidend ist, die offene Bestellung bei dieser Entscheidung im Blick zu behalten, statt sie zu übersehen.
Nutzen Sie die wöchentliche Prüfung, um Ausnahmefälle zu erkennen, nicht um falsche Sicherheit zu schaffen. Lieferprognosen können sich ändern, und die tatsächliche Nachfrage kann von den Erwartungen des Teams abweichen. Unterscheiden Sie klar zwischen vorrätigen Waren und Waren, die noch unterwegs sind. Prüfen Sie dringende oder sich ändernde Situationen erneut, sobald neue Informationen eintreffen, statt bis zur nächsten planmäßigen Prüfung zu warten.
Eine praktische Prioritätenliste kann hilfreich sein: Artikel, die bestellt werden müssen, Artikel, die bereits durch eine offene Bestellung abgedeckt sind, Artikel mit unklaren Lieferangaben und Artikel, bei denen nichts zu tun ist. So lassen sich Einkaufsentscheidungen leichter besprechen und es sinkt das Risiko, dass verschiedene Mitarbeitende von unterschiedlichen Lagerbestandsdaten ausgehen.
Lieferanten-, Lagerbestands- und Einkaufsunterlagen aufeinander abstimmen
Der wöchentliche Ablauf funktioniert am besten, wenn Lieferanteninformationen, Einkaufsunterlagen und Lagerbewegungen ein einheitliches Bild vermitteln. Wird eine Lieferung an einer Stelle erfasst, während die offene Bestellung an anderer Stelle unverändert bleibt, könnte die nächste Person annehmen, dass die Waren noch ausstehen. Wird eine Bestellung geändert oder teilweise geliefert, müssen die entsprechenden Unterlagen und Notizen aktualisiert werden.
Vereinbaren Sie einen einfachen Ablauf, um den Vorgang vollständig abzuschließen: Erfassen Sie, was bestellt wurde, halten Sie fest, was eingetroffen ist, aktualisieren Sie den Lagerbestand für eingegangene Waren und vermerken Sie, wo noch nachgefasst werden muss. Verwenden Sie nach Möglichkeit einheitliche Namen für Lieferanten und Artikel, damit sich die Angaben leichter zwischen den Unterlagen vergleichen lassen. Lassen Sie ungeklärte Abweichungen sichtbar, bis jemand ihr Ergebnis bestätigt hat.
Für kleine Unternehmen, die diese Unterlagen an einem Ort zusammenführen möchten, wurde Lagerbestand und Einkauf für die Verwaltung von Lagerbeständen, Lagern, Chargen, Lieferanten und Einkäufen entwickelt und erfasst Lagerbewegungen sowie aktuelle Mengen. Damit lassen sich diese betrieblichen Angaben im Rahmen eines Einkaufsablaufs miteinander verknüpfen.
Eine wöchentliche Prüfung für bessere Entscheidungen
Eine zuverlässige wöchentliche Prüfung von Lieferantenbestellungen und Lagerbestand erfordert kein kompliziertes System. Legen Sie einen festen Zeitpunkt fest, gleichen Sie offene Bestellungen mit erwarteten Lieferungen ab, erfassen Sie eingegangene Waren und berücksichtigen Sie bereits unterwegs befindliche Waren, bevor Sie weitere Bestellungen aufgeben. Führen Sie die Unterlagen einheitlich, damit die nächste Prüfung mit einem hilfreichen Überblick beginnt und nicht mit widersprüchlichen Annahmen.
Beginnen Sie mit den Artikeln, die den Service am ehesten beeinträchtigen könnten, und passen Sie den Ablauf anschließend an, wenn das Team erkennt, worauf genauer geachtet werden muss. Lagerbestand und Einkauf entdecken – für nachvollziehbare Lagerbewegungen, Lieferantenunterlagen und den Einkauf.