Penghitungan stok fisik adalah gambaran terkendali atas barang yang benar-benar ada pada waktu tertentu. Bagi peritel independen, kafe, atau bisnis jasa yang menyimpan stok, ini juga merupakan kesempatan untuk menemukan barang yang salah tempat, kesalahan pencatatan, dan kelemahan dalam penanganan sehari-hari. Tujuannya bukan sekadar membuat angka di layar sesuai dengan barang di rak. Tujuannya adalah memahami dan menjaga jejak di balik setiap perubahan kuantitas.
Jejak tersebut dapat hilang ketika penjualan, pengiriman, pemindahan, pengembalian, atau penyesuaian tetap berlangsung saat orang melakukan penghitungan. Proses yang jelas memberi tim titik acuan yang andal, memudahkan penyelidikan selisih penghitungan stok, dan menyediakan bukti yang berguna untuk peninjauan berikutnya. Proses penghitungan inventaris fisik untuk usaha kecil ini dapat digunakan untuk stok opname penuh maupun penghitungan rutin dalam skala lebih kecil.
Pilih area penghitungan dan waktu batas
Mulailah dengan menentukan cakupan penghitungan. Buat daftar setiap tempat yang mungkin menyimpan stok, bukan hanya area penjualan atau gudang utama. Tempat tersebut dapat mencakup rak pajangan, ruang belakang, lemari pendingin, freezer, area persiapan, kendaraan layanan, titik pengambilan, area pengembalian, serta barang yang disisihkan untuk pelanggan. Stok di lokasi yang tidak terduga tetaplah stok, dan tidak memasukkannya dapat menimbulkan selisih yang menyesatkan.
Bagi lokasi usaha menjadi area penghitungan dengan nama yang jelas. Setiap area harus cukup kecil untuk diselesaikan oleh satu orang atau sepasang orang tanpa gangguan. Kafe dapat menggunakan penyimpanan kering, penyimpanan dingin, stok freezer, persediaan bar, dan kemasan bawa pulang. Peritel dapat memisahkan lorong, pajangan di meja kasir, bagian gudang, dan pengembalian. Tetapkan penanggung jawab untuk setiap area agar tidak ada area yang terlewat atau dihitung dua kali.
Tetapkan waktu batas: titik waktu saat penghitungan fisik mewakili posisi stok yang tercatat. Jika memungkinkan, hentikan sementara pengiriman, pengisian ulang rak, pemindahan, dan pengembalian hingga area terkait selesai dihitung. Jika kegiatan usaha tidak dapat dihentikan, catat pergerakan setelah waktu batas secara terpisah dan pastikan penghitung mengetahui cara menanganinya. Tanpa kedisiplinan ini, sulit menentukan apakah suatu selisih benar-benar ada atau disebabkan oleh perbedaan waktu.
Rapikan area sebelum penghitungan dimulai. Kelompokkan barang yang sama, identifikasi karton yang sudah dibuka jika memungkinkan, dan pisahkan barang rusak, kedaluwarsa, dikembalikan, atau dipesan dari stok yang dapat dijual. Tujuannya bukan untuk tampilan. Tujuannya adalah mencegah satu dus yang sebagian isinya telah digunakan, pengembalian yang belum ditinjau, atau stok yang tertinggal di troli dihitung secara keliru.
- Tetapkan tanggal, waktu mulai, dan waktu batas penghitungan sebelumnya.
- Konfirmasikan setiap lokasi dan area yang termasuk dalam penghitungan.
- Tugaskan penghitung dan, bila memungkinkan, peninjau terpisah.
- Sepakati cara mengukur kemasan terbuka, unit lepas, serta barang yang dijual berdasarkan berat atau volume.
- Jelaskan tindakan yang harus dilakukan untuk stok yang tidak teridentifikasi, rusak, atau salah tempat.
Catatan penghitungan Anda harus mencantumkan barang, lokasi, kuantitas, satuan ukur, penghitung, dan waktu penghitungan. Total tanpa lokasi atau sumbernya mungkin menunjukkan adanya masalah, tetapi jarang menjelaskan penyebabnya.
Hitung secara sistematis berdasarkan barang dan lokasi
Gunakan satu rute untuk setiap area: dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau rak demi rak. Arah yang dipilih tidak sepenting penerapannya secara konsisten. Tandai bagian yang telah selesai jika tata letaknya memungkinkan, dan jangan mengandalkan ingatan saat tim sedang sibuk atau beberapa orang melakukan penghitungan.
Hitung kuantitas fisik, bukan memperkirakannya dari kemasan. Untuk dus tersegel, catat jumlah dus dan unit hanya jika konversinya sudah jelas dalam catatan Anda. Hitung unit lepas atau kemasan yang sebagian telah digunakan sesuai metode yang disepakati sebelum penghitungan. Menganggap karton terbuka sebagai penuh merupakan penyebab umum selisih penghitungan stok.
Periksa identitas barang sebelum memasukkan kuantitas. Produk yang mirip dapat berbeda dalam ukuran, rasa, warna, ukuran kemasan, atau kondisi. Hal ini sangat penting bagi kafe yang memiliki bahan dan kemasan serupa, peritel dengan varian pada satu pajangan, serta bisnis jasa yang menyimpan suku cadang atau bahan habis pakai yang sebanding.
Untuk area yang lebih besar, satu orang dapat menghitung sementara orang lain mencatat. Penghitungan kedua sangat berguna untuk barang bernilai tinggi atau stok yang sering salah tempat. Agar verifikasi tetap independen, jangan tunjukkan hasil pertama hingga penghitungan ulang selesai dilakukan.
Jangan diam-diam memperbaiki masalah saat melakukan penghitungan. Jika stok berada di lokasi yang salah, catat lokasi ditemukannya dan putuskan cara memperbaiki catatan lokasi setelah penghitungan. Jika suatu barang tidak dapat diidentifikasi, tempatkan di area peninjauan yang terdokumentasi alih-alih menebak. Tebakan mungkin membuat total hari ini terlihat rapi, tetapi menyulitkan penyelidikan di masa depan.
Pengamanan praktis selama penghitungan
- Selesaikan penghitungan setiap barang di satu lokasi sebelum berpindah ke lokasi berikutnya.
- Catat kuantitas nol ketika barang yang diharapkan tidak ada; kolom kosong dapat terlihat seperti baris yang belum dihitung.
- Catat dus terbuka, kemasan rusak, dan stok yang disimpan untuk pelanggan.
- Pisahkan dokumen pengiriman, pengembalian, dan pemindahan hingga waktu batas terselesaikan.
- Hitung ulang selisih yang material sebelum mengubah catatan.
Pengamanan ini memang membutuhkan sedikit lebih banyak ketelitian pada hari penghitungan, tetapi mengurangi pekerjaan yang jauh lebih panjang untuk merekonstruksi kejadian di kemudian hari.
Selidiki selisih sebelum menyesuaikan catatan
Bandingkan hasil penghitungan yang telah selesai dengan kuantitas tercatat pada waktu batas. Perlakukan setiap selisih sebagai pertanyaan yang perlu diperiksa, bukan sebagai instruksi otomatis untuk mengubah angka. Pertama, periksa penyebab yang sederhana: rak yang terlewat, baris ganda, satuan ukur yang salah, kemasan terbuka yang belum dicatat, atau kuantitas yang dimasukkan untuk varian yang keliru.
Kemudian, tinjau waktu terjadinya pergerakan. Pengiriman mungkin tiba tepat sebelum atau setelah waktu batas, penjualan atau pengembalian mungkin diproses selama penghitungan, atau stok mungkin dipindahkan dari gudang ke area penjualan lalu dihitung di kedua tempat. Waktu batas membuat pertanyaan-pertanyaan ini dapat dijawab.
Tinjau pergerakan barang terbaru untuk selisih yang masih belum dapat dijelaskan. Kekurangan yang berulang dapat menunjukkan masalah dalam kebiasaan penerimaan barang, lokasi, kerusakan, limbah, penggunaan yang tidak tercatat, atau penanganan satuan yang tidak konsisten. Kelebihan yang berulang dapat menunjukkan bahwa barang tiba secara fisik tanpa dicatat, penyesuaian sebelumnya terlalu banyak mengurangi jumlah, atau stok secara rutin disimpan di luar lokasi yang ditetapkan. Penghitungan tidak membuktikan penyebabnya dengan sendirinya, tetapi menunjukkan tempat untuk mulai mencari.
Mintalah seseorang yang tidak melakukan penghitungan pertama untuk memeriksa selisih yang material, terutama untuk barang berharga atau kuantitas yang dapat memengaruhi keputusan pengisian ulang. Mereka harus memverifikasi lokasi, identitas barang, dan satuan sebelum koreksi dilakukan.
Jika penyesuaian memang dapat dibenarkan, dokumentasikan alasan yang tetap masuk akal di kemudian hari. Catatan seperti penghitungan kedua mengonfirmasi kekurangan di penyimpanan dingin lebih berguna daripada penimpaan data tanpa penjelasan. Simpan lembar atau catatan penghitungan bersama catatan periode terkait. Tujuannya bukan untuk menyalahkan pihak tertentu; tujuannya adalah mempertahankan penjelasan yang jelas mengenai alasan perubahan kuantitas tercatat.
Jangan hapus selisih tanpa konteks. Jejak inventaris yang berguna menunjukkan hasil penghitungan, peninjauan, dan alasan untuk setiap koreksi.
Sistem yang menjaga kuantitas tetap mutakhir dan mencatat pergerakan dapat membuat peninjauan ini lebih tertata. Inventaris & pembelian untuk pergerakan stok yang dapat ditelusuri membantu usaha kecil mengendalikan stok, gudang, lot, pemasok, dan pembelian sambil tetap mencatat setiap pergerakan. Catatan tersebut memberi stok opname posisi pembanding yang lebih jelas.
Jaga jadwal penghitungan yang dapat diulang
Menunggu satu stok opname tahunan yang besar dapat membuat masalah kecil menumpuk. Jadwal yang dapat diulang memungkinkan Anda menghitung barang dan lokasi penting lebih sering. Sering disebut penghitungan bergulir atau penghitungan siklus, ini berarti memeriksa bagian-bagian yang lebih kecil secara rutin alih-alih mencoba menyelesaikan setiap masalah dalam satu hari yang berat.
Tentukan frekuensi berdasarkan risiko dan kepentingan operasional. Bahan yang cepat bergerak, barang bernilai tinggi, barang yang sering ditangani, serta stok yang sulit disimpan dengan rapi merupakan kandidat yang tepat untuk pemeriksaan rutin. Persediaan stabil dengan nilai rendah mungkin memerlukan perhatian yang lebih jarang. Terapkan disiplin waktu batas, lokasi, dan peninjauan yang sama pada penghitungan sebagian seperti pada stok opname usaha kecil secara penuh.
- Tetapkan kalender untuk penghitungan penuh dan sebagian.
- Prioritaskan barang berdasarkan pergerakan, nilai, dan selisih sebelumnya.
- Gunakan kolom penghitungan dan alasan penyesuaian yang sama setiap kali.
- Tinjau selisih yang berulang dan tetapkan tindakan tindak lanjut yang praktis.
- Periksa pada penghitungan terjadwal berikutnya apakah tindakan tersebut mengatasi masalahnya.
Carilah pola alih-alih memperlakukan setiap selisih sebagai kejadian terpisah. Selisih yang terkonsentrasi di satu area, terjadi setelah pengiriman tertentu, atau memengaruhi ukuran kemasan tertentu dapat mengarahkan perbaikan pada rutinitas penerimaan, pelabelan, penyimpanan, dan pencatatan. Jagalah agar prosedur cukup sederhana sehingga seluruh tim dapat mengikutinya secara konsisten.
Kesimpulan
Penghitungan fisik yang andal dimulai dengan cakupan dan waktu batas yang ditentukan, dilanjutkan dengan penghitungan disiplin berdasarkan barang dan lokasi, dan baru berakhir setelah selisih diperiksa serta dijelaskan. Menjaga alasan di balik setiap penyesuaian memberi Anda lebih dari sekadar kuantitas yang telah dikoreksi: ini memberi dasar praktis untuk meningkatkan cara stok diterima, disimpan, dipindahkan, dan ditinjau.
Jelajahi Inventaris & pembelian untuk menjaga agar pergerakan dan kuantitas stok dapat ditelusuri.