Selisih stok lebih mudah ditangani ketika menjadi pertanyaan tentang catatan, bukan ingatan. Jika jumlah stok tersedia tidak sesuai dengan jumlah yang Anda hitung, tujuannya bukan langsung menebak apa yang terjadi. Tujuannya adalah menelusuri selisih tersebut melalui riwayat item yang tercatat.
Bagi toko mandiri dan usaha kecil berbasis stok, pendekatan ini mengubah ketidaksesuaian hasil hitung yang membuat frustrasi menjadi penyelidikan yang dapat dikelola. Riwayat yang dapat ditelusuri dapat menunjukkan urutan penerimaan, pembelian, transfer, dan penyesuaian yang memengaruhi jumlah stok. Dengan meninjau pergerakan tersebut dalam urutan yang konsisten, Anda dapat mengidentifikasi hal yang perlu diperbaiki, diklarifikasi, dan didokumentasikan untuk penghitungan berikutnya.
Panduan ini menjelaskan cara menyelidiki selisih inventaris menggunakan riwayat stok tanpa membuang waktu berpindah-pindah di antara catatan yang tidak terkait.
Mulai dengan menentukan selisih jumlah
Sebelum meninjau pergerakan apa pun, catat ketidaksesuaian secara tepat. Jangan memulai dengan pernyataan umum seperti “stoknya salah”. Penyelidikan yang berguna dimulai dari satu item, satu lokasi, dan dua jumlah: jumlah tercatat serta jumlah hasil hitung.
- Item: Identifikasi produk tepat yang jumlahnya berbeda.
- Lokasi: Nyatakan tempat penghitungan dilakukan, terutama jika stok disimpan di lebih dari satu gudang atau lokasi toko.
- Jumlah tercatat: Catat jumlah yang saat ini ditampilkan dalam catatan stok Anda.
- Jumlah hasil hitung: Catat jumlah fisik yang Anda temukan.
- Selisih: Hitung apakah jumlah fisik lebih tinggi atau lebih rendah daripada jumlah tercatat.
Definisi ini memberi penyelidikan titik awal yang tetap. Ini juga mencegah kesalahan umum: membandingkan hasil hitung dari satu lokasi dengan total yang mencakup stok di tempat lain. Jika bisnis Anda mengelola gudang, setiap lokasi perlu dipertimbangkan secara sengaja.
Mencatat waktu penghitungan fisik dilakukan juga bermanfaat. Tinjauan pergerakan harus mencakup periode yang relevan hingga penghitungan tersebut. Setelah item, lokasi, dan selisih sudah jelas, periksa peristiwa yang mungkin mengubah jumlahnya.
Tinjau penerimaan dan pembelian terbaru
Stok masuk sering menjadi hal pertama yang perlu diperiksa. Pembelian atau penerimaan memengaruhi stok yang seharusnya tersedia, jadi bandingkan jumlah masuk dalam riwayat pergerakan dengan catatan yang Anda gunakan untuk menerima barang.
Mulailah dari penerimaan terbaru dan telusuri ke belakang. Untuk setiap pergerakan masuk, tanyakan apakah jumlah dicatat untuk item dan lokasi yang benar. Lalu bandingkan pergerakan tersebut dengan catatan pembelian terkait. Tujuannya bukan menganggap catatan barang masuk keliru, melainkan memastikan riwayat stok dan catatan pembelian menunjukkan informasi yang sama.
- Temukan penerimaan terbaru untuk item tersebut.
- Periksa jumlah yang dicatat sebagai diterima.
- Pastikan penerimaan terkait dengan lokasi tempat stok seharusnya tiba.
- Tinjau informasi pembelian terkait, termasuk catatan pemasok jika relevan.
- Lanjutkan ke penerimaan sebelumnya hingga mencapai periode yang relevan untuk penghitungan Anda.
Jika jumlah fisik lebih rendah dari yang diharapkan, penerimaan mungkin dicatat berbeda dari jumlah yang pada akhirnya tersedia di lokasi yang dihitung. Jika jumlah fisik lebih tinggi dari yang diharapkan, periksa apakah stok masuk telah diterima secara fisik tetapi belum tercermin dalam catatan yang Anda bandingkan. Fakta dalam catatan Anda harus menjadi dasar kesimpulan.
Menjaga keterhubungan antara catatan pembelian dan stok membuat tahap ini jauh lebih mudah. Inventaris & pembelian dirancang untuk mengendalikan stok, gudang, lot, pemasok, dan pembelian dalam satu aplikasi sederhana, dengan setiap pergerakan tercatat dan jumlah selalu diperbarui. Bagi usaha kecil, tersedianya catatan terkait secara bersamaan dapat mengurangi waktu untuk menelusuri kembali perjalanan suatu item.
Periksa transfer antar lokasi
Transfer perlu mendapat perhatian tersendiri karena mengubah jumlah di lebih dari satu lokasi. Transfer dapat menjelaskan mengapa satu lokasi memiliki stok lebih sedikit dari yang diharapkan, sementara lokasi lain memiliki lebih banyak. Transfer juga dapat mengungkap bahwa suatu pergerakan dikaitkan dengan tempat yang salah saat peninjauan.
Untuk item yang diperiksa, tinjau transfer masuk dan keluar dari lokasi yang dihitung. Pastikan arah transfer jelas:
- Transfer keluar mengurangi jumlah yang diharapkan di lokasi pengirim.
- Transfer masuk meningkatkan jumlah yang diharapkan di lokasi penerima.
Periksa tanggal, jumlah, dan kedua lokasi untuk setiap transfer. Kemudian bandingkan transfer di sekitar tanggal penghitungan fisik Anda. Jika stok dihitung di satu lokasi sementara transfer dicatat ke atau dari lokasi lain, selisihnya mungkin merupakan masalah lokasi, bukan masalah total stok.
Saat menyelidiki, jangan menggabungkan lokasi terlalu dini. Rekonsiliasikan terlebih dahulu item di lokasi tempat item tersebut dihitung. Kemudian, jika perlu, tinjau lokasi lain yang terlibat dalam transfer. Ini memudahkan Anda membedakan selisih jumlah yang nyata dari stok yang hanya dicatat di tempat lain.
Periksa setiap pergerakan tercatat secara berurutan
Setelah penerimaan, pembelian, dan transfer terbaru diperiksa, baca seluruh riwayat pergerakan untuk periode relevan secara berurutan. Ini adalah langkah utama dalam audit pergerakan inventaris. Setiap pergerakan merupakan bagian dari penjelasan bagaimana jumlah tercatat mencapai tingkatnya saat ini.
Gunakan peninjauan berjalan yang sederhana. Mulailah dari titik yang diketahui dalam riwayat, lalu ikuti setiap pergerakan hingga tanggal penghitungan. Berikan perhatian khusus pada entri yang memengaruhi jumlah item, seperti penerimaan, transfer, dan penyesuaian. Tujuannya adalah mengidentifikasi pergerakan yang tepat, atau hubungan yang hilang di antara catatan, yang menjelaskan selisih tersebut.
Jangan koreksi jumlah terlebih dahulu lalu menyelidikinya belakangan. Pertahankan selisih awal cukup lama agar Anda dapat memahami riwayat pergerakan mana yang memerlukan perhatian.
Penyesuaian memerlukan perhatian khusus. Penyesuaian mungkin diperlukan untuk menyelaraskan jumlah tercatat dengan hasil hitung fisik, tetapi tidak boleh menggantikan penyelidikan. Sebelum membuat penyesuaian, tentukan apakah riwayat sudah memuat penerimaan, pembelian, atau transfer yang menjelaskan selisih tersebut. Jika ada, catatan yang mendasarinya mungkin perlu ditinjau alih-alih—atau sebelum—membuat penyesuaian baru.
Riwayat pergerakan paling berguna jika Anda dapat menjawab tiga pertanyaan untuk setiap entri: jumlah apa yang berubah, di mana perubahan terjadi, dan mengapa pergerakan itu ada? Jika ada jawaban yang tidak jelas, tandai sebagai bagian dari temuan, bukan mengisi kekosongan dengan asumsi.
Jaga penyelidikan tetap fokus
Toko kecil sering membutuhkan metode yang dapat diterapkan di tengah hari yang sibuk. Batasi setiap penyelidikan pada satu item dan satu selisih yang telah ditentukan. Daripada meninjau semua catatan stok sekaligus, buat daftar singkat pergerakan yang penting bagi item tersebut. Ini menciptakan jejak audit yang jelas untuk penyelidikan itu sendiri.
Catatan stok yang dapat ditelusuri juga memudahkan pengenalan masalah berulang. Jika selisih serupa terus muncul pada penerimaan, transfer, atau penyesuaian, dokumentasi Anda akan menunjukkan proses yang memerlukan perhatian lebih saksama. Anda tidak membutuhkan sistem rumit untuk memulai: Anda memerlukan kebiasaan yang konsisten untuk mencatat pergerakan dan meninjaunya secara berurutan.
Dokumentasikan temuan dan tindakan berikutnya
Akhiri setiap penyelidikan selisih stok dengan temuan tertulis singkat. Ini menciptakan kesinambungan untuk penghitungan berikutnya dan memberi bisnis alasan yang jelas atas tindakan yang diambil. Temuan tidak perlu panjang, tetapi harus cukup spesifik agar orang lain dapat memahaminya nanti.
- Item dan lokasi yang ditinjau.
- Jumlah tercatat, jumlah hasil hitung, dan selisih.
- Periode riwayat pergerakan yang diperiksa.
- Penerimaan, pembelian, transfer, atau penyesuaian yang ditinjau.
- Pergerakan atau catatan yang menjelaskan selisih, jika teridentifikasi.
- Tindakan berikutnya, seperti meninjau catatan atau mencatat penyesuaian yang sesuai.
Jika penyebabnya belum dapat dipastikan, dokumentasikan juga hal tersebut. Selisih yang belum terselesaikan tetap lebih berguna ketika cakupan dan riwayat yang telah ditinjau jelas. Dengan begitu, orang berikutnya tidak perlu memulai penyelidikan dari awal.
Bagi bisnis yang menginginkan tempat praktis untuk menyimpan catatan stok yang dapat ditelusuri, Inventaris & pembelian menyimpan catatan pergerakan sekaligus membantu Anda mengendalikan stok, gudang, dan pembelian tanpa kerumitan ERP. Ini menjadikannya pilihan yang sesuai untuk meninjau stok yang tersedia, barang yang sedang dalam perjalanan, dan stok yang perlu diisi ulang.
Kesimpulan
Untuk menyelidiki selisih stok, tentukan terlebih dahulu item, lokasi, dan selisih jumlah. Kemudian tinjau penerimaan dan pembelian terbaru, periksa transfer antar lokasi, ikuti riwayat pergerakan secara berurutan, dan dokumentasikan temuan sebelum mengambil tindakan berikutnya. Metode ini menggantikan tebakan dengan peninjauan berulang atas catatan yang mengubah stok.
Gunakan riwayat pergerakan yang dapat ditelusuri untuk menyelidiki selisih stok dengan lebih sedikit tebakan. Jelajahi Inventaris & pembelian untuk menjaga keterhubungan stok, gudang, pemasok, dan pembelian melalui pergerakan yang tercatat.