Pentru o mică afacere, evidența stocurilor poate începe cu o întrebare simplă: câte unități avem în stoc? Acest lucru poate fi suficient atunci când produsele sunt interschimbabile, iar cunoașterea sursei lor sau a lotului de recepție nu ar schimba modul în care procedați. În alte situații, răspunsul are nevoie de încă un detaliu: cărui lot îi aparțin aceste unități?
Urmărirea loturilor în inventarul unei mici afaceri nu este automat necesară pentru fiecare produs. Este o modalitate de a asocia cantitățile cu un identificator la nivel de lot și cu înregistrări conexe, precum furnizorul, depozitul sau mișcarea stocului. Decizia este una practică: v-ar ajuta să știți din ce grup provin unitățile pe care le aveți, pentru a gestiona mai ușor o sarcină obișnuită, o întrebare a unui client sau o decizie privind stocurile?
Ce înseamnă urmărirea loturilor în evidența zilnică a stocurilor
Un lot este un grup de unități pe care alegeți să le identificați împreună în scopul gestionării stocurilor. Grupul poate proveni dintr-un lot al furnizorului, dintr-o serie de producție sau dintr-o anumită recepție de stoc. Identificatorul lotului diferențiază grupul respectiv de alte unități ale aceluiași produs. Informațiile exacte asociate lotului depind de ceea ce este relevant pentru activitatea dumneavoastră.
Fără detalii la nivel de lot, o evidență a stocurilor ar putea arăta că aveți 40 de unități dintr-un produs. Cu urmărirea loturilor, evidența poate diferenția aceste unități după lot, de exemplu 25 de unități într-un grup și 15 în altul. Diferența importantă nu ține de formatul identificatorului, ci de faptul că stocul rămâne asociat grupului relevant pe măsură ce este recepționat, depozitat sau mutat.
Loturile nu sunt același lucru cu variantele de produs. Culoarea sau mărimea reprezintă, de regulă, o diferență între produse; un lot separă grupuri de stocuri care, în rest, sunt similare. De asemenea, simpla înregistrare a unui lot nu stabilește unde se află fiecare unitate: informațiile despre locație și furnizor, precum și înregistrările mișcărilor sunt detalii distincte care pot face evidența loturilor mai utilă atunci când fluxul dumneavoastră de lucru are nevoie de ele.
Ce afaceri pot beneficia de înregistrarea loturilor?
Gestionarea stocurilor pe loturi poate fi utilă atunci când produsele din loturi diferite trebuie diferențiate în activitatea obișnuită. Acest lucru poate fi valabil pentru micii comercianți și afacerile cu produse care primesc același articol de la furnizori în momente diferite, depozitează stocuri în mai multe depozite sau trebuie să afle ce grup de mărfuri a fost folosit într-o anumită tranzacție ori mișcare.
Gândiți-vă la întrebările pe care le pune efectiv echipa dumneavoastră. Trebuie să știți ce furnizor a livrat un anumit grup de unități? V-ar ajuta să separați o recepție de alta pentru a verifica o diferență? Trebuie echipa să vadă unde este depozitat un anumit grup înainte de a-l muta sau număra? Dacă aceste întrebări revin frecvent, detaliile despre loturi pot oferi un context util pe care totalul unui singur produs nu îl poate furniza.
Înregistrările loturilor pot fi utile și atunci când, din motive operaționale proprii, grupuri diferite ale aceluiași articol nu ar trebui tratate ca fiind identice. Motivul poate ține de furnizor, de perioada recepției sau de o procedură internă de manipulare. Criteriul este dacă această diferență schimbă o decizie sau o sarcină. Dacă nimeni nu trebuie să acționeze diferit în funcție de lot, evidența suplimentară poate necesita efort fără să aducă prea multă valoare.
Evidența pe loturi comparativ cu urmărirea doar a cantităților
Urmărirea doar a cantităților este abordarea mai simplă: înregistrați produsul și numărul de unități disponibile. Este adesea o alegere rezonabilă pentru o gamă restrânsă de produse interschimbabile, atunci când detaliile despre furnizor sau lot nu mai sunt folosite după recepție. Este mai ușor de întreținut, deoarece personalul are mai puține câmpuri și diferențe de luat în calcul în activitatea obișnuită cu stocurile.
Evidența pe loturi adaugă un nivel de detaliu. În loc să tratați toate unitățile unui produs ca un singur stoc comun, mențineți cantități pentru loturile relevante. Astfel, poate fi mai ușor să identificați grupul asociat unui furnizor sau unei mișcări de stoc, dar personalul trebuie să identifice lotul în mod consecvent atunci când manipulează stocurile. Dacă lotul nu este menționat sau cantitatea nu este actualizată, detaliile suplimentare pot deveni mai degrabă confuze decât utile.
Nu este nevoie să aplicați aceeași metodă fiecărui articol doar pentru că este utilă pentru un anumit produs. Puteți evalua produsele și fluxurile de lucru separat. Păstrați evidența doar a cantităților acolo unde identitatea grupului nu contează și luați în considerare urmărirea loturilor pentru articolele la care aceasta răspunde unei întrebări reale de afaceri. Un domeniu de aplicare clar și limitat este, de obicei, mai ușor de gestionat decât adăugarea câmpurilor pentru loturi peste tot, fără o utilizare definită.
Listă de verificare înainte de adoptarea urmăririi loturilor
Înainte să vă schimbați rutina de gestionare a stocurilor, analizați ce vindeți și cum se deplasează stocurile. Scopul este să decideți ce informații merită păstrate și să vă asigurați că personalul le poate înregistra în mod fiabil.
- Faceți o listă cu produsele de evaluat. Începeți cu articolele pentru care contează furnizorul, grupul de recepție sau o altă identitate a lotului. Notați ce produse sunt interschimbabile în practică și la care apar întrebări la care nu se poate răspunde doar cu o cantitate totală.
- Analizați evidențele furnizorilor. Identificați ce informații înregistrați deja despre furnizori și stocurile primite. Decideți dacă asocierea lotului cu furnizorul ar fi utilă echipei și stabiliți cum să procedați când detaliile despre furnizor nu sunt disponibile sau nu sunt relevante.
- Cartografiați depozitele și locurile de depozitare. Notați unde sunt recepționate, păstrate și mutate stocurile. Dacă folosiți mai multe depozite, analizați dacă trebuie să cunoașteți atât lotul, cât și locația pentru a răspunde întrebărilor zilnice. Folosiți în mod consecvent denumirile locațiilor pe care le utilizează personalul.
- Enumerați mișcările de stoc importante. Includeți evenimentele obișnuite pe care evidențele trebuie să le reflecte, precum recepționarea stocurilor, mutarea lor între locații și înregistrarea utilizării sau vânzării. Pentru fiecare mișcare, decideți cine va înregistra cantitatea și informațiile despre lot și când trebuie actualizată evidența.
- Alegeți un identificator de lot ușor de folosit. Decideți ce identificator va folosi echipa și de unde provine acesta. Asigurați-vă că loturile aceluiași produs pot fi diferențiate ușor și evitați să inventați o convenție de denumire pe care personalul nu o poate aplica consecvent.
- Verificați cum vor fi reconciliate inventarierile. Decideți cum va fi comparată inventarierea fizică cu cantitățile înregistrate pentru produs, lot și locație, după caz. Stabiliți cine analizează diferențele și cum se corectează evidența, astfel încât totalul să rămână clar.
- Testați rutina la scară redusă. Încercați evidențele propuse pentru un număr limitat de produse sau într-un flux obișnuit de recepționare și mutare a stocurilor. Înainte de a extinde procesul, identificați transferurile de responsabilitate neclare, informațiile lipsă și pașii care pot fi omişi prea ușor.
Integrați urmărirea loturilor într-o rutină mai amplă de gestionare a stocurilor
Urmărirea loturilor funcționează cel mai bine ca parte a unei rutine consecvente de gestionare a stocurilor, nu ca o listă separată pe care nimeni nu o actualizează. O evidență a loturilor este utilă doar atât timp cât cantitatea reflectă ce s-a întâmplat cu stocul. Când un lot este recepționat, mutat sau i se modifică în alt fel cantitatea, evidența stocurilor trebuie să reflecte mișcarea conform procesului pe care l-ați ales.
Clarificați responsabilitățile. Personalul trebuie să știe pentru ce produse sunt necesare detalii despre lot, cum se identifică lotul relevant și unde se înregistrează o mișcare. Când o sarcină trece de la o persoană la alta, asigurați-vă că informațiile despre lot și cantitate se transmit odată cu sarcina. Comparați periodic evidențele cu stocul pe care echipa îl poate inventaria efectiv și analizați diferențele, în loc să lăsați să persiste totaluri nesigure.
Reevaluați și procesul atunci când activitatea dumneavoastră se schimbă. Un furnizor nou, un depozit suplimentar sau o altă metodă de gestionare a stocurilor poate face utilă o distincție care anterior nu era necesară. În schimb, dacă un câmp pentru loturi este folosit rar și nu influențează niciodată o decizie, analizați din nou dacă trebuie să facă parte din rutină. Scopul este să aveți suficiente detalii pentru a vă susține activitatea, nu să înregistrați cât mai multe detalii de dragul detaliilor.
Un instrument de gestionare a stocurilor poate ajuta la reunirea acestor evidențe dacă acceptă detaliile de care are nevoie procesul dumneavoastră. Inventar și achiziții este prezentat ca o modalitate de a gestiona stocurile, depozitele, loturile, furnizorii și achizițiile, înregistrând mișcările și menținând cantitățile actualizate. Merită să îl analizați dacă doriți să gestionați aceste componente ale rutinei de stoc într-o singură aplicație simplă.
Alegeți nivelul de detaliu pe care echipa îl va menține
Urmărirea loturilor are sens atunci când cunoașterea lotului sau a grupului din care provine o cantitate ajută mica dumneavoastră afacere să răspundă unor întrebări reale despre furnizori, locații sau mișcări de stoc. Dacă sunt suficiente doar cantitățile, adăugarea evidențelor pe loturi poate crea muncă inutilă. Începeți prin a analiza produsele, furnizorii, depozitele și mișcările care au nevoie de o evidență trasabilă; apoi alegeți un proces bine delimitat pe care echipa îl poate menține actualizat.
Analizați cum înregistrează afacerea dumneavoastră furnizorii, loturile, depozitele și mișcările de stoc înainte de a alege un proces de gestionare a stocurilor.