Atunci când stocul se epuizează, un responsabil de achiziții ar trebui să poată trece de la „avem nevoie de mai mult” la o decizie de achiziție bine fundamentată, fără să caute prin e-mailuri vechi, facturi, notițe și foi de calcul. Acest lucru depinde de modul în care sunt organizate informațiile despre furnizori înainte ca o decizie de reaprovizionare să devină urgentă.
Pentru comercianții independenți, cafenele și responsabilii de stoc, scopul nu este să creeze o bază de date supradimensionată cu furnizori. Este să păstreze într-un singur loc de încredere informațiile care influențează o comandă reală: cine furnizează un articol, cum poate fi contactat, ce cumpărați de obicei și contextul necesar pentru a cumpăra cu încredere. Organizarea în acest mod a informațiilor despre furnizori pentru reaprovizionare reduce întârzierile care pot fi evitate și îi oferă persoanei care plasează comanda un punct de plecare mai clar.
Păstrează informațiile despre furnizori utilizate în deciziile reale de cumpărare
O fișă de furnizor este cât mai utilă atunci când răspunde întrebărilor practice care apar în momentul achiziției. Începe cu informațiile pe care responsabilul de achiziții le va folosi cu adevărat, în loc să colectezi toate detaliile posibile.
- Numele furnizorului: Folosește un nume consecvent, astfel încât fișele, activitatea de achiziție și relațiile cu articolele să fie ușor de recunoscut.
- Datele principale de contact: Păstrează numele persoanei de contact potrivite, numărul de telefon și adresa de e-mail acolo unde responsabilul de achiziții le poate găsi rapid.
- Contextul de comandă: Înregistrează informațiile care ajută echipa să înțeleagă cum lucrează de obicei cu acel furnizor.
- Articole furnizate: Indică în mod clar ce articole de stoc pot fi procurate de la acest furnizor.
- Istoricul achizițiilor și notițe: Păstrează contextul util din activitatea de achiziție anterioară și din notițele operaționale în fișa relevantă.
Valoarea constă în reunirea informațiilor conexe. O listă de contacte, luată separat, îți poate spune pe cine să suni, însă nu îți spune ce să comanzi. O listă de articole, luată separat, poate arăta ce stoc este redus, însă nu identifică furnizorul potrivit. Combinarea acestor două perspective înseamnă că responsabilul de achiziții petrece mai puțin timp reconstruind situația.
Informațiile despre furnizori ar trebui să sprijine următoarea comandă, nu doar să documenteze ultima conversație.
Păstrează fișele suficient de consecvente încât un alt membru de încredere al echipei să le poată înțelege. Dacă un furnizor este introdus cu numele companiei, altul cu numele unei persoane, iar un al treilea cu o abreviere informală, găsirea fișei potrivite devine mai lentă exact atunci când timpul contează. O abordare simplă pentru denumiri și un loc clar pentru contacte fac întregul proces de achiziție mai ușor de urmărit.
Asociază furnizorii cu articolele pe care le oferă
Cea mai solidă bază pentru comenzi de achiziție mai rapide este o relație clară între un furnizor și fiecare articol relevant. Reaprovizionarea începe cu stocul, astfel că un responsabil de achiziții trebuie să vadă informațiile despre furnizor în contextul bunurilor care trebuie reaprovizionate.
Pentru fiecare articol important, stabilește ce furnizor îl oferă. Acest lucru este deosebit de important pentru produsele esențiale activității zilnice, reaprovizionate periodic sau greu de înlocuit într-un termen scurt. O cafenea poate avea nevoie de această claritate pentru ingrediente și ambalaje; un comerciant o poate avea nevoie pentru game populare care trebuie reaprovizionate la timp.
Prioritizează articolele care contează cel mai mult
Nu trebuie să detaliezi în egală măsură fiecare relație cu un furnizor din prima zi. Începe cu articolele pentru care lipsa unei informații despre furnizor ar opri sau întârzia o achiziție. Acestea sunt, probabil, bunurile comandate frecvent și articolele cu un impact semnificativ asupra a ceea ce poți vinde sau servi.
- Listează articolele care sunt reaprovizionate periodic sau sunt deosebit de importante pentru operațiuni.
- Verifică dacă fiecare articol este conectat la furnizorul care îl oferă.
- Confirmă că fișa furnizorului include date de contact utilizabile și context relevant pentru comandă.
- Identifică lipsurile, cum ar fi un articol fără furnizor asociat sau o fișă de furnizor fără un contact clar.
- Continuă cu articolele de prioritate mai mică odată ce lista principală de achiziții este de încredere.
Această perspectivă articol-furnizor ajută și la prevenirea unei predări neproductive. Fără aceasta, un membru al echipei poate ști că există un furnizor, dar tot trebuie să întrebe în jur pentru a afla dacă acel furnizor oferă un anumit produs. Când legătura este înregistrată, următoarea acțiune este mai clară: analizează necesarul de stoc, deschide informațiile relevante despre furnizor și pregătește comanda de achiziție.
Un spațiu de lucru dedicat pentru inventar și achiziții poate reuni stocul, furnizorii și achizițiile, păstrând în același timp mișcările înregistrate și cantitățile actualizate. Acest lucru este util deoarece informațiile despre furnizori devin parte din fluxul de lucru de reaprovizionare, nu un director separat pe care echipa trebuie să-și amintească să îl consulte.
Înregistrează consecvent contextul achizițiilor
Contactele furnizorilor și legăturile cu articolele sunt esențiale, însă contextul achizițiilor face fișele mai utile în timp. Cheia este consecvența. Decide unde va înregistra echipa notițele operaționale necesare pentru comandă, apoi aplică această abordare pentru fiecare furnizor important.
Păstrează notițele factuale și concentrate pe achiziții. De exemplu, o înregistrare concisă poate ajuta un coleg să înțeleagă ce articole oferă furnizorul, cine este contactat în mod normal și orice context care trebuie luat în considerare înainte de crearea unei comenzi. Evită să te bazezi pe memorie, pe inboxuri private sau pe o explicație verbală care dispare atunci când se schimbă personalul.
Separă faptele de presupuneri
Este util să distingi informațiile confirmate despre furnizor de ceea ce un membru al echipei doar crede că este adevărat. Atunci când o fișă este incompletă, marcheaz-o pentru verificare, în loc să prezinți informații incerte ca fiind stabilite. Acest lucru îl protejează pe responsabilul de achiziții de acțiuni bazate pe presupuneri într-o perioadă aglomerată de reaprovizionare.
Consecvența înseamnă și actualizarea modificărilor. Dacă se schimbă un contact sau un articol nu mai este obținut de la un furnizor, actualizează relația prompt. Fișele învechite pot fi mai rele decât fișele lipsă, deoarece creează încredere în informații care nu mai susțin următoarea comandă.
Pentru întreprinderile mici, acest lucru nu necesită proceduri complicate. O verificare periodică, scurtă, a fișelor furnizorilor principali este adesea suficientă pentru a identifica contacte lipsă, legături neclare cu articolele și notițe care nu mai ajută echipa. Testul practic este simplu: ar putea altcineva să folosească această fișă pentru a înțelege următoarea acțiune de achiziție?
Verifică informațiile despre furnizor înainte de a crea o comandă de achiziție
Organizarea furnizorilor economisește timp doar atunci când este inclusă în rutina de reaprovizionare. Înainte de a crea o comandă de achiziție, oprește-te pentru scurt timp ca să verifici necesarul de stoc alături de fișa furnizorului relevant. Aceasta oferă o verificare finală utilă și face ca informațiile pe care le-ai menținut să fie utilizate efectiv.
- Confirmă ce articole trebuie reaprovizionate.
- Verifică dacă furnizorul ales este asociat cu acele articole.
- Analizează datele de contact ale furnizorului și contextul achizițiilor.
- Asigură-te că orice informație lipsă sau nesigură este clarificată înainte de trimiterea comenzii.
- Creează comanda de achiziție având o înțelegere clară a furnizorului și a articolelor implicate.
Această verificare nu înseamnă adăugarea de birocrație. Înseamnă evitarea întreruperilor obișnuite care încetinesc achizițiile: căutarea unui contact, verificarea unei comenzi vechi pentru a identifica furnizorul sau descoperirea prea târzie a faptului că fișa disponibilă nu explică relația cu articolul.
Atunci când stocul, depozitele, furnizorii și achizițiile trebuie luate în considerare împreună, Inventar și achiziții este conceput pentru a ajuta întreprinderile mici să le controleze fără complexitatea unui ERP. Menținerea cantităților actualizate, înregistrarea mișcărilor și gestionarea relațiilor cu furnizorii în aceeași zonă de lucru pot face reaprovizionarea mai ușor de urmărit, de la necesarul de stoc până la activitatea de achiziție.
Fă procesul ușor de repetat
Un sistem bun de informații despre furnizori ar trebui să funcționeze atât în timpul unei verificări săptămânale liniștite, cât și într-o zi aglomerată, când mai multe articole au stoc redus. Păstrează câmpurile și verificările suficient de simple pentru ca oamenii să le folosească. Dacă procesul este prea greu de menținut, informațiile se vor fragmenta din nou între mesaje și notițe personale.
Construiește obiceiul în jurul momentelor care există deja: atunci când este adăugat un furnizor nou, când este introdus în stoc un articol nou, când este plasată o comandă și când se schimbă o informație importantă despre un furnizor. Fiecare dintre aceste momente este o oportunitate de a consolida legătura dintre furnizor, articol și contextul achiziției.
Concluzie
Organizarea informațiilor despre furnizori pentru reaprovizionare înseamnă păstrarea la un loc a detaliilor utilizate în deciziile reale, asocierea furnizorilor cu articolele pe care le oferă, înregistrarea consecventă a contextului util și verificarea fișei înainte de crearea unei comenzi de achiziție. Rezultatul este un traseu mai fiabil de la stoc redus la o comandă bine informată.
Verifică dacă articolele tale principale pot fi asociate cu informațiile despre furnizori de care are nevoie responsabilul tău de achiziții. Începe cu produsele care contează cel mai mult, completează lipsurile din fișele acestora și oferă fiecărui responsabil de achiziții o bază mai clară pentru următoarea reaprovizionare.