Pentru un comerciant independent sau o mică afacere bazată pe produse, stocul este atât un activ, cât și o sursă zilnică de incertitudine. Produsele pot fi pe un raft, într-o magazie, alocate unui alt depozit, deja comandate de la un furnizor sau în transfer între locații. Când aceste informații se află în memorie, pe notițe pe hârtie și în foi de calcul neconectate, achizițiile devin reactive. Rezultatul poate fi lipsa unor articole, comenzi inutile și discuții dificile despre locul în care a ajuns stocul.
Un sistem de inventar și achiziții pentru întreprinderi mici nu trebuie să reproducă complexitatea unui ERP de mari dimensiuni. Scopul său practic este mai simplu: să creeze o imagine unică și de încredere asupra cantităților, locațiilor, mișcărilor, furnizorilor și achizițiilor. Cu această bază, un magazin mic poate lua decizii de reaprovizionare pe baza informațiilor actuale, nu a presupunerilor.
Începeți cu o hartă a stocului și a locațiilor de depozitare
Controlul stocurilor începe prin definirea locurilor în care poate fi păstrat inventarul. Pentru un magazin mic, acestea pot include zona de vânzare și o magazie. O afacere în creștere poate avea, de asemenea, un depozit sau mai multe locații de stocare. Important nu este numărul de locații, ci ca fiecare locație să fie suficient de clară încât o cantitate să aibă context.
O cantitate totală, luată separat, poate induce în eroare. Un produs poate fi, din punct de vedere tehnic, în stoc, dar indisponibil acolo unde este necesar. Când cantitățile sunt asociate cu locațiile de depozitare, afacerea poate diferenția stocul păstrat într-un loc de cel păstrat în altul. Astfel se creează o imagine mai utilă pentru activitatea de zi cu zi, fie că următoarea sarcină este verificarea magaziei, mutarea mărfurilor sau pregătirea unei noi achiziții.
Includeți locațiile în rutina obișnuită
Păstrați structura locațiilor practică. Folosiți locurile pe care afacerea le recunoaște și le gestionează în mod real. Apoi înregistrați stocul pentru aceste locații în mod consecvent. Obiectivul nu este să creați un model detaliat de dragul modelului. Este să faceți ca o verificare a stocului să răspundă la o întrebare directă: ce avem și unde se află?
Această abordare susține și conversații mai clare între persoanele care gestionează produsele. În loc să se bazeze pe afirmația vagă că un articol este „undeva în stoc”, echipa poate lucra pe baza unei evidențe comune a cantității și locației sale de depozitare.
Înregistrați mișcările articolelor, pentru ca cantitățile să rămână relevante
Cifrele de inventar sunt utile numai atunci când reflectă ceea ce s-a întâmplat. Recepționarea mărfurilor modifică stocul. Mutarea mărfurilor între depozite modifică cantitatea din fiecare locație. Și alte schimbări afectează evidența. Dacă mișcările nu sunt înregistrate, un sistem poate afișa în continuare cifre, însă acestea devin mai puțin fiabile în timp.
Trasabilitatea este deosebit de valoroasă pentru întreprinderile mici, deoarece înlocuiește presupunerile cu o evidență. Când o cantitate nu pare corectă, întrebarea nu mai este pur și simplu cine își amintește ce s-a întâmplat. Devine o verificare a mișcărilor înregistrate. Astfel, controlul stocurilor este mai ușor de menținut și de înțeles.
Inventar și achiziții este concepută pentru a păstra înregistrarea fiecărei mișcări, menținând în același timp cantitățile actualizate. Este o alegere utilă pentru afacerile care au nevoie de control asupra stocurilor și depozitelor fără a adopta complexitatea unui ERP.
Folosiți o disciplină consecventă pentru mișcări
- Înregistrați mărfurile când sosesc. Stocul trebuie să reflecte produsele recepționate, nu doar așteptarea că a fost plasată o comandă.
- Înregistrați transferurile între locații. Un transfer schimbă locul în care inventarul este disponibil, chiar dacă totalul cantității rămâne același.
- Analizați diferențele neașteptate. O evidență actualizată facilitează identificarea situațiilor în care o cantitate necesită atenție.
- Păstrați evidența asociată cu articolul. Fiecare mișcare trebuie să contribuie la o imagine clară și actualizată a produsului respectiv.
Beneficiul nu constă în mai multă administrare de dragul administrării. Este un obicei operațional mai simplu, care protejează utilitatea cantităților pe care se bazează afacerea.
Separați ceea ce este disponibil de ceea ce este pe drum
Deciziile de achiziție depind de mai mult decât stocul fizic deținut astăzi. Un magazin trebuie să știe și ce mărfuri sunt pe drum. Fără această distincție, un cumpărător poate vedea o cantitate mică și poate comanda din nou, deși se așteaptă deja o achiziție de la furnizor. În schimb, tratarea unei achiziții nerecepționate ca și cum ar fi deja disponibilă poate crea un fals sentiment de siguranță.
Un sistem practic de control păstrează vizibile ambele perspective: stocul actual și stocul care urmează să sosească. Cantitățile actuale ajută afacerea să înțeleagă cu ce poate lucra acum. Informațiile despre achiziții arată cum se poate schimba această poziție după sosirea mărfurilor. Împreună, aceste perspective oferă achizițiilor un context mai complet.
Un control bun al stocurilor nu înseamnă doar numărarea produselor. Înseamnă menținerea, în același timp, a unei imagini clare asupra poziției actuale, locației stocului și situației achizițiilor.
Această distincție este valoroasă în timpul reaprovizionării obișnuite. Înainte de a crea o nouă achiziție, analizați cantitatea disponibilă, verificați depozitul relevant și căutați mărfurile care sunt deja pe drum. Decizia poate ține astfel cont de situația reală, în loc să reacționeze la un singur număr izolat.
Organizați furnizorii și achizițiile în jurul deciziilor reale
Gestionarea furnizorilor nu trebuie să fie elaborată pentru a fi utilă. Cel puțin, furnizorii și achizițiile trebuie organizate astfel încât afacerea să poată vedea de la cine cumpără și care achiziții se referă la fiecare produs. Astfel, urmărirea comenzilor de achiziție devine parte din același sistem de control ca inventarul, nu o activitate separată.
Când furnizorii, produsele și achizițiile sunt conectate, următorul pas de achiziție este mai ușor de înțeles. Cumpărătorul poate analiza într-un singur flux operațional articolul care necesită atenție, relația cu furnizorul și starea achiziției. Aceasta reduce nevoia de a recompune imaginea din fișiere sau mesaje separate.
Faceți din urmărirea comenzilor de achiziție un obicei de control al stocurilor
- Verificați cantitatea actuală a articolului și locația sa de depozitare.
- Verificați dacă o achiziție este deja pe drum.
- Identificați furnizorul potrivit pentru achiziție.
- Înregistrați achiziția, astfel încât mărfurile care urmează să sosească să fie vizibile înainte de recepție.
- Când mărfurile sunt recepționate, înregistrați mișcarea pentru a actualiza cantitatea curentă.
Acest ciclu leagă achizițiile de realitatea inventarului din depozit. De asemenea, creează un traseu trasabil de la decizia de cumpărare până la sosirea mărfurilor și actualizarea poziției de stoc.
Pentru întreprinderile mici care doresc această structură într-un singur loc, folosiți Inventar și achiziții pentru a gestiona furnizorii și achizițiile alături de stoc. Aplicația reunește stocurile, depozitele, loturile, furnizorii și achizițiile într-un spațiu de lucru simplu.
Planificați reaprovizionarea pornind de la cantitățile actuale
Reaprovizionarea este mai eficientă atunci când urmează o verificare repetabilă. În loc să așteptați ca un produs să dispară sau să comandați de fiecare dată când apare o îngrijorare, alocați timp pentru a analiza cantitățile actuale, pozițiile din depozite și achizițiile în curs de sosire. Acest lucru oferă o bază mai calmă pentru a decide ce trebuie reaprovizionat.
Analiza nu trebuie să prevadă fiecare rezultat viitor. Valoarea sa constă în utilizarea faptelor disponibile acum. Care articole au cantități actuale mici? Care produse sunt păstrate în locația greșită pentru următoarea nevoie? Care achiziții sunt deja în desfășurare? Ce furnizor trebuie implicat când este necesară o nouă achiziție? Aceste întrebări transformă controlul stocurilor într-o rutină practică de achiziții.
Păstrați sistemul proporțional cu afacerea
Un magazin mic nu are nevoie de un proces complex pentru a obține un control semnificativ. Începeți cu articolele, depozitele, furnizorii, achizițiile și mișcările. Mențineți evidențele actualizate, apoi folosiți-le înainte de a plasa comenzi. Pe măsură ce afacerea gestionează mai multe produse sau locații, aceeași disciplină de bază rămâne utilă deoarece sistemul este construit în jurul faptelor operaționale, nu al unor straturi inutile.
Loturile pot face, de asemenea, parte din imagine atunci când afacerea lucrează cu acestea. Înregistrarea stocului cu structura relevantă ajută la păstrarea unei perspective mai precise asupra ceea ce este deținut. Principiul rămâne același: captați informațiile care fac deciziile privind stocul și achizițiile mai clare.
Alegeți controlul, nu complexitatea
Beneficiul practic al unui sistem de inventar și achiziții este încrederea în situația zilnică a afacerii. Puteți vedea stocul, îi puteți înțelege locația de depozitare, îi puteți înregistra mișcarea, puteți organiza furnizorii, urmări achizițiile și lua în calcul mărfurile pe drum. Aceste evidențe conectate susțin decizii mai bune de reaprovizionare, fără a necesita o abordare de amploarea unui ERP.
Controlați stocurile și achizițiile fără complexitatea unui ERP cu Inventar și achiziții. Începeți prin crearea unei hărți clare a stocului și depozitelor, apoi transformați înregistrarea mișcărilor și urmărirea achizițiilor într-o parte a rutinei obișnuite.