Satın alma kararları, teslimatın konulacak uygun bir yer olmadan gelmesine kadar basit görünebilir. Küçük perakendeciler, kafeler ve stokla çalışan diğer işletmeler için asıl zorluk yalnızca tedarikçi seçmek veya iyi bir fiyat bulmak değildir. Tedarikçi sipariş miktarlarını mevcut stokla, yoldaki ürünlerle ve mallar ulaştığında kullanılabilir olacak depolama kapasitesiyle uyumlu hale getirmektir.
Açık bir süreç, iki yaygın sorunu önlemeye yardımcı olur: çok az satın alıp günlük satışları aksatmak veya deponuzun ya da depolama alanınızın rahatça teslim alıp düzenleyebileceğinden fazlasını satın almak. Çözüm mutlaka daha karmaşık bir satın alma rutini değildir. Sipariş verilmeden önce tutarlı bir inceleme yapmak, ardından doğru kayıt tutmak ve teslim alımdan sonra kısa bir değerlendirme gerçekleştirmektir.
Stok ve gelen siparişlerin tamamını görün
Bir tedarikçiyle iletişime geçmeden veya satın alma işlemini onaylamadan önce her ürün için elinizde bulunan miktarı inceleyin. Bu başlangıç noktasıdır, ancak kullanacağınız tek rakam olmamalıdır. Mevcut stok tek başına başka bir teslimatın sipariş edilip edilmediğini, ürünlerin lokasyonlar arasında hareket edip etmediğini veya yakın zamanda yapılan satın almaların durumu değiştirip değiştirmediğini göstermez.
Kararı etkileyen bilgileri bir araya getirin: eldeki stok, mevcut gelen siparişlerdeki miktarlar, değerlendirilen ürünler ve ürünlerin tutulacağı lokasyonlar. Böylece satın alma, boş görünen bir rafa dayalı tahmin olmaktan çıkar ve tedarik durumunun tamamına dayanan bir karara dönüşür.
Örneğin, bir ürün satış alanında az görünürken depoda kullanılabilir miktarda bulunabilir. Ya da stok her yerde düşük olabilir, ancak mevcut bir tedarikçi siparişi beklenen ihtiyacın büyük bölümünü karşılıyor olabilir. Her iki durumda da gelen miktarları incelemeden ikinci bir sipariş vermek, depolama alanı ve nakit akışı üzerinde gereksiz baskı yaratabilir.
Basit bir liste, bu incelemeyi odaklı tutabilir:
- Hangi ürünler şimdi dikkat gerektiriyor?
- Şu anda hangi miktar mevcut?
- Gelen siparişler yoluyla hangi miktar zaten bekleniyor?
- Hangi tedarikçi siparişleri hâlâ teslimat bekliyor?
- Her ürün geldiğinde nerede depolanacak?
Stokları, depoları ve satın alma süreçlerini tek yerde tutmak bu incelemeyi kolaylaştırır. Envanter ve satın alma, işletmelerin ERP karmaşıklığı olmadan miktarları güncel tutmasına, hareketleri kaydetmesine ve stokları, depoları, tedarikçileri ile satın alma süreçlerini birlikte görmesine yardımcı olur.
Tedarikçi sipariş miktarına karar vermeden önce kapasiteyi kontrol edin
Depolama kapasitesi, satın alma için pratik bir kısıttır. Bir teslimat ticari açıdan mantıklı olabilir; ancak depo, stok odası, arka oda veya başka bir lokasyondaki kullanılabilir alanı aşıyorsa operasyonel zorluk yaratabilir. Ürünlerin yalnızca bulunacak alana değil, teslim alınacak, kontrol edilecek, yerleştirilecek ve daha sonra bulunacak alana da ihtiyacı vardır.
Kapasiteyi kontrol ederken işletmedeki tüm depolama alanlarının birbirinin yerine kullanılabileceğini varsaymak yerine varış lokasyonuna bakın. Bir kafenin malzeme ve sarf ürünleri için sınırlı arka oda alanı olabilir. Bir perakendecinin farklı ürün grupları için ayrı stok alanları bulunabilir. İşletme birden fazla depo veya lokasyon kullanıyorsa teslimatın nereye ait olduğuna ve bu lokasyonun teslimatı kabul edip edemeyeceğine önceden karar verin.
Kapasite planlamasının faydalı olması için kusursuz bir tahmine ihtiyacı yoktur. Miktarı seçmeden önce birkaç gerçekçi soru sorun:
- Varış noktasında ne kadar boş ve kullanılabilir alan var?
- Bu sipariş gelmeden önce hangi teslimatlar bekleniyor?
- Yeni stok, teslim almayı veya stok hareketlerini zorlaştıracak mı?
- Ürünler, sayımı ve takibi kolay kalacak şekilde depolanabilir mi?
- Daha küçük bir sipariş veya farklı bir teslimat zamanı, lokasyon üzerindeki baskıyı azaltır mı?
Amaç, depolamayı sonradan düşünülmesi gereken bir konu olarak ele almamaktır. Tedarikçi sipariş miktarı hem beklenen talebe hem de işletmenin ürünleri ulaştığında sorumlu biçimde yönetme kapasitesine uygun olmalıdır. Kapasite darsa, taahhüt vermeden önce sipariş miktarını, zamanlamayı veya varış noktasını gözden geçirmek daha iyi olabilir.
Bir satın alma, işletme neyin sipariş edildiğini, nelerin zaten yolda olduğunu ve yeni stoğun nereye konacağını bildiğinde tam olarak planlanmış olur.
Tedarikçileri aynı karar ölçütleriyle karşılaştırın
Gerekli miktar ve kullanılabilir depolama alanı netleştikten sonra tedarikçi seçeneklerini karşılaştırın. Bu karşılaştırma, ayrı bir çalışma olarak ele alınmak yerine gerçek satın alma ihtiyacına bağlandığında daha faydalıdır. Bir tedarikçi cazip görünen bir miktar sunabilir; ancak bu miktar yine de az önce incelediğiniz stok durumu ve kapasiteye uymalıdır.
Her seçenek için tutarlı ölçütler kullanın. Kesin öncelikler işletmeden işletmeye değişir, ancak pratik bir karşılaştırma sunulan ürünleri, önerilen miktarları, teslimat zamanını ve depolama üzerindeki etkiyi içerebilir. Karşılaştırmayı yapmanız gereken satın alma işlemine bağlı tutun: Hangi seçenek ilgili stoğun düzenli şekilde yenilenmesini en iyi destekliyor?
Büyük bir miktarın operasyonel soruyu gölgelemesine izin vermeyin. Bir tedarikçi seçeneği yönetilemeyecek bir teslimat, ek elleçleme veya belirsiz depolama yaratacaksa, teklif ilk bakışta cazip görünse bile daha yakından incelenmelidir. Benzer şekilde, çok küçük bir sipariş, mevcut gelen stok düzgün biçimde teslim alınıp kaydedilmeden başka bir satın alma ihtiyacı doğurma riskini artırabilir.
Karşılaştırmayı yeniden incelemeyi kolaylaştırın
Kararınızın dayanağını kaydedin; böylece seçim daha sonra da anlaşılabilir kalır. Seçilen tedarikçi, miktar, varış noktası ve beklenen teslimata ilişkin kısa bir not, sipariş geldiğinde kontrol etmeyi kolaylaştırır. Ayrıca işletmenin önceki siparişlerin nasıl planlandığını görmesini sağladığı için gelecekteki satın alma incelemelerini daha tutarlı hale getirir.
Birden çok kişinin sipariş verme, teslim alma veya stok taşıma sorumluluğunu paylaştığı durumlarda tedarikçi bilgileri ve satın alma kayıtları özellikle değerlidir. Ortak bir kayıt, bir kişinin başka birinin zaten düzenlediği işlemleri bilmeden sipariş vermesi ihtimalini azaltır.
Satın alma işlemini yapın ve hemen kaydedin
Tedarikçi ve sipariş miktarını seçtikten sonra, ayrıntılar güncelken satın alma işlemini kaydedin. Amaçlanan satın alma işleminin işletmenin gelen stok görünümünün parçası haline geldiği nokta burasıdır. İşlemi hızlıca kaydetmek, sonraki satın alma kararlarının bunu hesaba katmasını sağlar; ürünleri teslimat gününe kadar bilinmeyen olarak değerlendirmelerini önler.
Satın alma kaydında tedarikçi, ürünler, miktarlar ve planlanan varış noktası yer almalıdır. Bu, siparişi veren kişi ile teslim alan kişi arasında daha açık bir devir sağlar. Ayrıca işletmeye, yoldaki ürünleri hâlihazırda mevcut stokla birlikte inceleme imkânı verir.
Küçük işletmeler için pratik fayda açıklıktır. Satın alma ve envanter bilgileri hafızada, mesajlarda veya bağlantısız belgelerde ayrı tutulduğunda, aynı siparişi iki kez vermek, beklenen teslimatı gözden kaçırmak ya da planlanan depolama lokasyonunu kaybetmek kolaylaşır. Tek bir iş akışı bu boşlukları azaltır.
Envanter ve satın alma, bu günlük işler için tasarlanmıştır: her hareketi kaydederken ve miktarları güncel tutarken stokları, depoları, partileri, tedarikçileri ve satın alma süreçlerini yönetmenizi sağlar.
Teslimatı alın, depolayın ve değerlendirin
Koordinasyon, tedarikçi siparişi verildiğinde bitmez. Ürünler geldiğinde, onları kullanılabilir stok olarak değerlendirmeden önce teslimatı kayıtlı satın alma işlemiyle karşılaştırın. Teslim alınan ürünleri ve miktarları kontrol edin, ardından planlanan depoya veya lokasyona yerleştirin. Teslim alımı ve ilgili hareketi kaydetmek, stok durumunun gerçekten gerçekleşenlerle uyumlu kalmasını sağlar.
Bu adım önemlidir; çünkü plan, sipariş ile teslimat arasında değişebilir. Başka bir gelen sipariş de teslim alınırken bir teslimat gelebilir veya kullanılabilir alan beklediğinizden farklı olabilir. Teslimatı özgün planla karşılaştırarak aceleyle tepki vermek yerine bilinçli bir depolama kararı verebilirsiniz.
Teslim alımdan sonra sonucu kısaca değerlendirin. Miktar kullanılabilir kapasiteye uydu mu? Varış noktası uygun muydu? Sipariş başka bir gelen satın alma işlemiyle çakıştı mı? Bu sorular tek bir teslimatı değerlendirmek için değildir; sonraki teslimatı iyileştirmeye yardımcı olur. Zamanla işletme, her lokasyon için hangi sipariş miktarlarının pratik olduğuna dair daha güvenilir bir anlayış geliştirir.
Hareketleri izlenebilir tutun
Stok, teslim alma alanından depoya, depodan satış lokasyonuna veya işletmedeki diğer lokasyonlar arasında taşınabilir. Bu hareketlerin kaydını tutmak, her yerde gösterilen miktarın gerçeği yansıtmasına yardımcı olur. Ayrıca sonraki satın alma incelemesini destekler; çünkü bir lokasyondaki düşük miktarın işletmenin başka bir yerinde açık bir açıklaması olabilir.
İzlenebilir bir kayıt, özellikle kapasite sınırlı olduğunda faydalıdır. Ekibin kullanılabilir stoku, beklenen stoku ve amaçlanan lokasyonuna zaten taşınmış stoku birbirinden ayırmasına yardımcı olur.
Tekrarlanabilir bir depo satın alma rutini oluşturun
En güvenilir yaklaşım, kapasite incelemesini her satın alma döngüsünün parçası haline getirmektir. Aynı sırayı izleyin: mevcut ve gelen stokları inceleyin, varış noktası kapasitesini kontrol edin, tedarikçileri karşılaştırın, satın alma işlemini yapıp kaydedin, ardından teslim alımı ve depolamayı doğrulayın. Sıralama basittir, ancak çoğu zaman ayrı ele alınan kararları birbirine bağlar.
- Mevcut miktarları ve hâlihazırdaki gelen siparişleri inceleyin.
- Ürünleri teslim alacak depoyu veya lokasyonu belirleyin.
- Kullanılabilir kapasitenin önerilen miktarı desteklediğini doğrulayın.
- Tedarikçi seçeneklerini gerçek yenileme ihtiyacına göre karşılaştırın.
- Seçilen satın alma işlemini ve varış noktasını kaydedin.
- Teslim alımı kontrol edin, hareketleri kaydedin ve depolama sonucunu değerlendirin.
Bu rutin, satın alma süreçlerinin operasyonlara bağlı kalmasına yardımcı olur. Tedarikçi sipariş miktarlarına tek başına karar vermek yerine, her seçimin stok bulunabilirliğini, gelen teslimatları ve ürünleri yönetmek için gereken alanı nasıl etkilediğini görebilirsiniz.
Sonuç
Tedarikçi siparişleri ile depo kapasitesini uyumlu hale getirmek için stok durumunun tamamıyla başlayın ve depolamayı teslimat günü için bir sorun değil, satın alma işleminin bir koşulu olarak ele alın. Elinizdekileri ve yoldakileri inceleyin, lokasyonunuzun teslim alabileceği bir miktar seçin, siparişi kaydedin ve teslimat geldiğinde doğrulayın. Bu yaklaşım, daha açık satın alma kararları ve daha düzenli stok yönetimi sağlar.
Stok, tedarikçiler ve depolama hakkında daha net bir görünümle satın alma planlayın. Depoları, tedarikçi siparişlerini ve stok hareketlerini bağlantılı tutmak için Envanter ve satın alma sayfasını inceleyin.