Převzetí dodávky od dodavatele znamená víc než jen vyložit krabice. Právě tehdy se ukáže, zda dorazilo to, co váš obchod objednal. Pokud kontrolu uspěcháte, může nedostatek zůstat nepovšimnutý, skladové záznamy přestanou odpovídat skutečnosti a na následné řešení se po naskladnění zboží snadno zapomene. Jednoduchý postup usnadní ověření každé dodávky a vašemu týmu poskytne jasnější přehled o provedených změnách.
Tento průvodce vysvětluje, jak se na dodávky připravit, kontrolovat množství, zaznamenat přijaté zboží a neztratit ze zřetele nevyřešené problémy. Postup lze přizpůsobit stávajícím objednávkovým a skladovým záznamům malého obchodu; důležité je používat ho důsledně.
Před doručením si připravte údaje o objednávce
Začněte informacemi, které už o nákupu máte. Ještě před příjezdem zboží se ujistěte, že snadno najdete příslušné údaje o objednávce: dodavatele, objednané položky, očekávaná množství a všechny informace o doručení, které pomohou zásilku identifikovat. Pokud dodavatelé uvádějí čísla objednávek nebo dodací listy, uchovávejte tyto údaje spolu s informacemi o nákupu. Nespoléhejte na paměť ani na volně odložený papír.
Pomůže také předem určit, kde se bude příchozí zboží kontrolovat a kdo bude odpovídat za počítání. V malém týmu může všechny dodávky přebírat jedna osoba; v jiném obchodě se odpovědnost může měnit podle směny. Předávání odpovědnosti musí být jasné. Každý, kdo dodávku přebírá, by měl vědět, kde najde údaje o objednávce a kam zaznamená převzaté zboží, i když obvyklý příjemce není přítomen.
Příprava nevyžaduje složitý postup. Dává pouze příjemci spolehlivý podklad pro porovnání. Bez znalosti očekávaného množství je obtížné určit, zda je krabice kompletní nebo zda některá položka chybí.
Porovnejte dodané množství s objednávkou
Když dodávka dorazí, porovnejte zboží s objednávkou, než budete celou zásilku považovat za převzatou. Zkontrolujte popisy položek a spočítejte dodané množství. Pokud zboží dorazí ve více krabicích, postupujte systematicky a zkontrolované položky oddělujte od těch, které na kontrolu teprve čekají. Snížíte tak riziko, že něco započítáte dvakrát nebo přehlédnete některou krabici.
Zaznamenejte, co jste skutečně zjistili, nejen to, co mělo podle objednávky dorazit. Pokud se objednané a dodané množství shodují, záznam může potvrdit, že zboží bylo zkontrolováno a přijato. Pokud se liší, poznamenejte položku a skutečně přijaté množství. Přesný záznam o nesrovnalosti je užitečnější než obecná poznámka typu „část dodávky chybí“, protože jasně uvádí, co je třeba řešit.
Dodávku identifikujte jednotným způsobem, například podle dodavatele a čísla objednávky, a uveďte datum kontroly. Pokud je některá položka poškozená, nahrazená jinou nebo z jiného důvodu nepřijatá, odlište ji od zboží zařazeného do použitelných skladových zásob. Postupujte podle běžných pravidel obchodu pro posouzení či odložení takových položek a důvod jasně uveďte v záznamu o dodávce.
Včas zaznamenejte přijaté zboží a pohyby zásob
Po kontrole množství zaznamenejte přijaté zboží do skladových evidencí obchodu. Udělejte to bez zbytečného odkladu, ideálně v rámci příjmu, nikoli jako úkol, na který si máte vzpomenout později. Zpoždění může způsobit, že evidované množství nebude odpovídat skutečnému stavu, zvlášť pokud mezitím zaměstnanci zboží prodávají nebo přesouvají.
Záznam o příjmu uveďte dostatečně podrobně, aby objasnil změnu: které položky dorazily, jaké množství bylo přijato a ke které dodávce či nákupu se vztahují. Pokud dorazila jen část objednávky, zaznamenejte přijatou část, nikoli celou objednávku jako dokončenou. Zbývající množství musí být možné odlišit od toho, které už bylo převzato.
Pokud obchod eviduje zásoby na více než jednom skladovacím místě, zaznamenejte cílové umístění přijatého zboží způsobem, který vaše evidence umožňuje. Cílem je, aby bylo zřejmé nejen to, že se množství změnilo, ale také kam zásoby patří. Nevytvářejte druhý neoficiální soupis, který se může začít rozcházet s hlavní evidencí. Jeden spolehlivý záznam se kontroluje snáz než několik navzájem si konkurujících verzí.
Propojte dodavatele a údaje o nákupu
Záznam o dodávce se používá snáz, pokud zůstane propojený s dodavatelem a nákupem, ke kterému patří. Díky těmto údajům člen týmu lépe pochopí, proč se stav zásob změnil a kam se obrátit, pokud později vyvstane otázka. Společně s informacemi o příjmu uchovávejte čísla objednávek, údaje o dodavateli i všechny související poznámky, ať už obchod používá digitální nástroj, sdílený dokument nebo papírovou evidenci.
Prodejcům, kteří chtějí mít skladové zásoby, dodavatele a nákupy na jednom místě, pomáhá Suite.coffee – skladové zásoby a nákup spravovat tyto záznamy a udržovat přehled o pohybech zásob. Používejte nástroj, který odpovídá vašemu provozu, a zajistěte, aby tým věděl, který záznam je pro každou dodávku považován za spolehlivý zdroj informací.
Nedostatky a následné úkoly mějte na očích
Nesrovnalost není vyřešená jen proto, že jste ji zapsali. Každému otevřenému problému určete jasný další krok, například ověřit údaje o objednávce, kontaktovat dodavatele nebo počkat na další informace. Zaznamenejte, kdo se bude řešením zabývat a kdy je třeba stav znovu prověřit. Tyto údaje mohou být stručné; jejich účelem je zabránit tomu, aby se nevyřešený nedostatek ztratil mezi doklady o dodávkách.
Otevřené problémy veďte odděleně od dokončených úkonů příjmu. Dodávka může být například zkontrolovaná a přijaté zásoby zaevidované, zatímco chybějící položka zůstává nedodaná. Tento rozdíl výslovně zaznamenejte, aby se zaměstnanci nedomnívali, že kvůli poznámce o nedostatku ještě čeká na zpracování celý nákup, nebo že chybějící zboží už dorazilo.
Když získáte nové informace, aktualizujte stejný záznam nebo na něj jasně odkažte. Poznamenejte výsledek a případnou změnu v tom, co se očekává. Tým tak získá užitečnou historii a snadněji zjistí, které otázky je ještě třeba řešit, aniž by musel znovu od začátku kontrolovat každou dodávku.
Při každém příjmu postupujte stejně
Opakovatelný proces nemusí být dlouhý. Praktický postup může vypadat takto: najděte údaje o objednávce, identifikujte dodávku, spočítejte a porovnejte zboží, zaznamenejte přijaté množství, poznamenejte nesrovnalosti a určete, kdo se postará o další kroky. Dodržujte stejné pořadí, aby podle něj mohl postupovat i zástup. Stručný kontrolní seznam u místa příjmu nebo vedle skladové evidence pomůže, aby byl postup na očích.
Postup občas zkontrolujte společně s lidmi, kteří ho používají. Pokud v záznamech často chybí určitý údaj, zařaďte jeho uvedení do běžného postupu. Pokud si zaměstnanci nejsou jistí, zda byla položka přijata nebo zda se na nějaké množství ještě čeká, upřesněte, kam tuto informaci zapisovat. Drobné úpravy založené na skutečných úkolech při příjmu mohou postup zpřehlednit, aniž by přidávaly zbytečnou administrativu.
Nejdůležitější je dotáhnout vše do konce. Jakmile je očekávaná dodávka kompletní nebo je problém vyřešený, aktualizujte záznam, aby bylo jasné, jaký je aktuální stav. Staré nedostatky tak nebudou vypadat jako nevyřešené a tým snáze rozliší dokončenou dodávku od té, která ještě vyžaduje pozornost.
Závěr: mějte o každé dodávce přehled
Spolehlivý postup pro sledování dodávek od dodavatelů a skladových zásob v malém obchodě začíná ještě před příjezdem zboží a končí zaznamenáním přijatých zásob i případných následných kroků. Porovnejte dodávku s objednávkou, zaznamenejte skutečné množství, propojte záznam s dodavatelem a nákupem a zajistěte, aby bylo snadné najít nevyřešené problémy. Díky jednotnému postupu zaměstnanci pochopí, co dorazilo, co se změnilo a co je ještě třeba udělat.
Podívejte se, jak Suite.coffee – skladové zásoby a nákup pomáhá malým firmám sledovat zásoby, dodavatele, nákupy a zaznamenané pohyby.