Menerima kiriman dari pemasok bukan sekadar menurunkan kotak. Inilah saatnya membandingkan barang yang diharapkan toko untuk dibeli dengan barang yang benar-benar tiba. Jika pemeriksaan dilakukan terburu-buru, kekurangan bisa luput diketahui, catatan stok menjadi tidak andal, dan tindak lanjut dapat terlupakan setelah barang disimpan. Rutinitas sederhana membuat setiap pengiriman lebih mudah diperiksa dan memberikan catatan yang lebih jelas tentang perubahan yang terjadi.
Panduan ini menjelaskan cara bersiap menerima pengiriman, memeriksa jumlah, mencatat barang yang diterima, dan memastikan masalah yang belum terselesaikan tetap terlihat. Proses ini dapat disesuaikan dengan catatan pesanan dan inventaris yang sudah digunakan toko kecil; yang penting, proses tersebut diterapkan secara konsisten.
Siapkan detail pesanan sebelum pengiriman tiba
Mulailah dari informasi pembelian yang sudah Anda miliki. Sebelum barang tiba, pastikan detail pesanan terkait mudah ditemukan: pemasok, barang yang dipesan, jumlah yang diharapkan, serta informasi pengiriman yang membantu mengidentifikasi kiriman. Jika pemasok memberikan nomor referensi pesanan atau nota pengiriman, simpan detail tersebut bersama informasi pembelian, alih-alih mengandalkan ingatan atau secarik kertas yang mudah terselip.
Menentukan tempat untuk memeriksa barang masuk dan siapa yang bertanggung jawab menghitungnya juga akan membantu. Dalam tim kecil, satu orang mungkin menerima semua kiriman; di toko lain, tanggung jawabnya bisa berganti setiap giliran kerja. Pastikan serah terimanya jelas. Siapa pun yang menerima kiriman harus tahu tempat menemukan detail pesanan dan tempat mencatat barang yang diterima, meskipun petugas penerima yang biasa sedang tidak masuk.
Persiapan tidak memerlukan prosedur yang rumit. Tujuannya hanya memberi petugas penerima dasar perbandingan yang dapat diandalkan. Tanpa mengetahui jumlah yang diharapkan sebagai pembanding, sulit memastikan apakah isi kotak sudah lengkap atau ada barang yang tertinggal.
Bandingkan jumlah barang yang dikirim dengan pesanan
Saat kiriman tiba, bandingkan barang dengan pesanan sebelum mencatat seluruh kiriman sebagai telah diterima. Periksa deskripsi barang dan hitung jumlah yang dikirim. Jika barang tiba dalam beberapa kotak, periksa semuanya secara sistematis dan pisahkan barang yang sudah dihitung dari barang yang masih menunggu untuk dihitung. Cara ini mengurangi risiko menghitung barang yang sama dua kali atau melewatkan sebuah kardus.
Catat apa yang benar-benar Anda temukan, bukan hanya apa yang menurut pesanan seharusnya ada. Jika jumlah yang dipesan dan dikirim sesuai, catatan dapat menunjukkan bahwa barang telah diperiksa dan diterima. Jika jumlahnya berbeda, catat barang dan jumlah yang diterima. Catatan selisih yang jelas lebih berguna daripada keterangan umum seperti “pengiriman kurang,” karena menunjukkan hal yang perlu ditindaklanjuti.
Gunakan cara yang konsisten untuk mengidentifikasi kiriman terkait, misalnya dengan mencatat pemasok, nomor referensi pesanan, dan tanggal pemeriksaan. Jika ada barang yang rusak, diganti dengan barang lain, atau karena alasan lain tidak diterima, bedakan barang tersebut dari barang yang masuk ke stok layak pakai. Ikuti prosedur toko untuk menilai atau menyisihkan barang semacam itu, dan cantumkan alasannya dalam catatan penerimaan.
Segera catat stok yang diterima dan pergerakan stok
Setelah jumlahnya diperiksa, catat barang yang diterima toko dalam catatan stok. Lakukan segera, idealnya sebagai bagian dari proses penerimaan, bukan sebagai tugas yang harus diingat untuk dikerjakan nanti. Penundaan dapat membuat jumlah yang tercatat tidak sesuai dengan stok fisik yang tersedia, terutama jika karyawan sementara itu menjual atau memindahkan stok.
Buat catatan penerimaan cukup terperinci untuk menjelaskan perubahan: barang yang masuk, jumlah yang diterima, dan kaitannya dengan pengiriman atau pembelian tertentu. Jika hanya sebagian pesanan yang tiba, catat bagian yang diterima, bukan menandai seluruh pesanan seolah-olah sudah lengkap. Jumlah yang masih belum diterima harus tetap dapat dibedakan dari jumlah yang sudah diterima.
Jika toko melacak stok di lebih dari satu lokasi penyimpanan, catat tujuan barang yang diterima dengan cara yang didukung oleh sistem pencatatan Anda. Tujuannya adalah agar orang dapat memahami bukan hanya bahwa jumlah stok berubah, tetapi juga di mana stok tersebut berada. Hindari membuat hitungan informal kedua yang bisa berbeda dari catatan utama. Satu catatan tepercaya lebih mudah ditinjau daripada beberapa versi yang saling bertentangan.
Hubungkan detail pemasok dan pembelian
Catatan pengiriman lebih mudah digunakan jika tetap terhubung dengan pemasok dan pembelian asalnya. Menyimpan detail tersebut membantu anggota tim memahami alasan perubahan stok dan tempat mencari informasi jika muncul pertanyaan di kemudian hari. Simpan nomor referensi pesanan, informasi pemasok, dan catatan terkait bersama informasi penerimaan, baik toko Anda menggunakan alat digital, dokumen bersama, maupun pencatatan di atas kertas.
Bagi peritel yang ingin mengelola stok, pemasok, dan pembelian di satu tempat, Inventaris & pembelian Suite.coffee dirancang untuk membantu usaha kecil mengelola catatan tersebut dan melacak pergerakan stok. Gunakan alat yang sesuai dengan operasional Anda, dan pastikan tim mengetahui catatan mana yang menjadi sumber tepercaya untuk setiap pengiriman.
Pastikan kekurangan dan tindak lanjut tetap terlihat
Selisih belum terselesaikan hanya karena sudah dicatat. Tentukan langkah berikutnya yang jelas untuk setiap masalah terbuka, seperti memeriksa detail pesanan, menghubungi pemasok, atau menunggu informasi. Catat siapa yang akan menindaklanjuti dan kapan masalah tersebut perlu ditinjau kembali. Catatan ini boleh singkat; tujuannya agar kekurangan yang belum terselesaikan tidak menghilang di antara tumpukan dokumen pengiriman.
Pisahkan masalah yang masih terbuka dari tugas penerimaan yang sudah selesai. Sebagai contoh, kiriman mungkin sudah diperiksa dan stok yang diterima sudah dicatat, sementara barang yang hilang masih belum diterima. Jelaskan perbedaan ini agar karyawan tidak mengira bahwa catatan tentang kekurangan berarti seluruh pembelian masih menunggu diproses—atau bahwa barang yang hilang sudah tiba.
Jika ada informasi baru, perbarui catatan yang sama atau rujuk catatan tersebut dengan jelas. Catat hasilnya dan perubahan apa pun pada barang yang diharapkan. Dengan demikian, tim memiliki riwayat yang berguna dan dapat mengetahui pertanyaan mana yang masih perlu ditindaklanjuti tanpa harus memeriksa ulang setiap pengiriman dari awal.
Terapkan rutinitas penerimaan yang sama setiap kali
Proses yang dapat diulang tidak harus panjang. Urutan praktisnya adalah: temukan detail pesanan, identifikasi kiriman, hitung dan bandingkan barang, catat jumlah yang diterima, catat selisih, lalu tentukan tindak lanjut. Pertahankan urutan langkah yang sama agar petugas pengganti juga dapat mengikutinya. Daftar periksa singkat di dekat area penerimaan atau bersama catatan stok dapat membantu memastikan rutinitas ini mudah dilihat.
Sesekali tinjau proses tersebut bersama orang-orang yang menggunakannya. Jika detail tertentu sering tidak tercantum dalam catatan, tambahkan detail itu ke dalam rutinitas. Jika karyawan tidak yakin apakah suatu barang sudah diterima atau jumlahnya masih belum diterima, perjelas tempat informasi tersebut harus dicatat. Penyesuaian kecil berdasarkan tugas penerimaan yang benar-benar dilakukan dapat membuat proses lebih praktis tanpa menambah administrasi yang tidak perlu.
Yang terpenting, tuntaskan prosesnya. Setelah pengiriman lengkap sesuai perkiraan atau masalahnya ditangani, perbarui catatannya agar situasi terkini jelas. Dengan begitu, kekurangan lama tidak terlihat seolah-olah masih berlangsung dan tim dapat membedakan pengiriman yang sudah selesai dari yang masih memerlukan perhatian.
Kesimpulan: buat setiap pengiriman mudah dilacak
Rutinitas andal untuk melacak pengiriman pemasok dan stok di toko ritel kecil dimulai sebelum barang tiba dan berakhir setelah stok yang diterima serta tindak lanjutnya dicatat. Bandingkan kiriman dengan pesanan, dokumentasikan jumlah yang sebenarnya, hubungkan catatan dengan pemasok dan pembeliannya, serta pastikan masalah yang belum terselesaikan mudah ditemukan. Dengan proses yang konsisten, karyawan dapat memahami barang yang masuk, perubahan yang terjadi, dan hal yang masih perlu ditindaklanjuti.
Lihat bagaimana Inventaris & pembelian Suite.coffee membantu usaha kecil melacak stok, pemasok, pembelian, dan pergerakan yang tercatat.