Plán doobjednávek od dodavatelů dává nákupu spolehlivý rytmus. Namísto zjištění nedostatku během rušné směny nebo objednávání pokaždé, když se police zdá prázdná, stanovíte pravidelné termíny pro kontrolu potřeb, rozhodnutí o nákupu a zaznamenání činnosti. Malému obchodu, kavárně, prodejci nebo servisní firmě pracující se zásobami to usnadňuje správu opakovaných nákupů, aniž by se proces zbytečně komplikoval.
Cílem není objednávat každý týden každou položku. Jde o používání opakovatelné rutiny, která zohledňuje zásoby na skladě, nákupy již na cestě, údaje o dodavatelích, skladovací kapacitu a důležitost jednotlivých položek. Jasná rutina také usnadní důvěryhodnému kolegovi postupovat podle procesu, když majitel není k dispozici.
Proč je plán doobjednávek užitečnější než objednávání až po vyprodání zásob
Objednávání až po vyprodání zásob je reaktivní. Může vést k náhradám, přerušení provozu, ztraceným prodejům nebo uspěchaným nákupům bez času ověřit, co je skutečně potřeba. Plán objednávek od dodavatelů posouvá rozhodnutí dříve: zvolíte pravidelný okamžik kontroly, podíváte se dopředu na další období a objednávky zadáte dříve, než se nedostatek nezbytných zásob stane bezprostředním problémem.
To neznamená držet nadměrné množství zásob. Znamená to činit lépe informované rozhodnutí o doplnění zásob. Pravidelné kontroly pomáhají odhalit nízké zásoby dříve, začít každou objednávku podle aktuálních množství namísto paměti a zpřehlednit předávání práce. Umožňují také načasovat dodávky podle skladovacího prostoru, který máte skutečně k dispozici.
Týdenní rutina je pro mnoho malých firem vhodným výchozím bodem. Správný rytmus však závisí na vašem provozu. Rychle se spotřebovávajícím surovinám může být potřeba věnovat pozornost častěji, zatímco odolné obaly, čisticí prostředky nebo náhradní díly mohou vyžadovat kontrolu jen jednou za několik týdnů.
Sepište položky, dodavatele a skladová místa, kterým je třeba věnovat pravidelnou pozornost
Začněte jedním pracovním seznamem produktů, které nakupujete opakovaně. Zahrňte prodejní zboží, suroviny, obaly, čisticí prostředky, náhradní díly nebo materiály používané při poskytování služeb. Zpočátku nemusíte zahrnovat každý neobvyklý nákup. Začněte položkami, jejichž dostupnost přímo ovlivňuje každodenní práci, prodej nebo zákaznický servis.
U každé položky zaznamenejte dodavatele, kterého běžně využíváte, místo, kde je uložena, a jednotku, ve které ji objednáváte. Kavárna může uchovávat mléko v chlazeném skladu, suché zboží ve spíži a kelímky v zázemí. Prodejce může držet zásoby na prodejní ploše i ve skladu. Umístění je důležité, protože zásoba na jednom místě nemusí být dostupná tam, kde ji tým potřebuje.
Udržujte pohromadě také užitečné údaje o dodavatelích: název dodavatele, dodávané produkty, běžný kontakt pro objednávky a způsob doručování, na který se spoléháte. Účel je jednoduchý: den doobjednávek by neměl začínat hledáním ve starých zprávách, fakturách nebo osobních poznámkách.
Oddělte běžné nákupy od příležitostných nákupů
Běžné nákupy patří na váš opakovaný kontrolní seznam. Příležitostné položky, například sezónní obaly nebo jednorázově pořizovaný náhradní díl, lze řešit zvlášť. Díky tomu se plán soustředí na nákupy, jejichž opomenutí by s největší pravděpodobností narušilo chod firmy. Po několika cyklech přidejte položky, které opakovaně způsobují komplikace, a odeberte ty, které nevyžadují plánovanou pozornost.
Zvolte frekvenci kontrol objednávek podle dodávek a skladové kapacity
Frekvence kontrol je harmonogram kontroly zásob a rozhodování, zda objednat. Nastavte ji podle toho, jak rychle se položky spotřebovávají, jak často dodavatelé doručují a kolik vaše skladová místa pohodlně pojmou.
Rychle se obracející zboží můžete kontrolovat dvakrát týdně, standardní zásoby jednou týdně a pomalu se obracející položky měsíčně. Důležité je určit čas i odpovědnou osobu. „Zkontrolujte, až bude čas“ není plán. „Každé úterý ráno před zadáním objednávek zkontrolujte klíčové dodavatele“ je proveditelný pokyn.
- Určete dodavatele a položky, které vyžadují nejčastější pozornost.
- Pro každou skupinu zvolte pravidelný den a čas kontroly.
- Před uzávěrkami objednávek u dodavatelů vyhraďte čas na počítání a rozhodování.
- Zohledněte dny dodávek a dostupný prostor pro příjem nebo skladování.
- Určete konkrétní osobu, která kontrolu provede, a tam, kde je to vhodné, stanovte zástupce.
Plánujte zpětně od termínu dodání. Kontrolu naplánujte dostatečně brzy, abyste stihli řádně ověřit zásoby, než bude nutné objednávku zadat. První verzi udržujte jednoduchou: plán, který je plněn každý týden, je cennější než propracovaný plán, od něhož se rychle upustí.
Před objednáním zkontrolujte zásoby na skladě, zásoby na cestě a potřebu doplnění
Každé rozhodnutí o doobjednání by mělo začít třemi otázkami: Co máme nyní? Co již bylo nakoupeno a je na cestě? Jaké množství potřebujeme do další reálné příležitosti zásoby doplnit?
Kontrola pouze police může poskytnout neúplnou odpověď. Zásoby mohou být uloženy v jiném skladu nebo skladovacím prostoru. Objednání bez kontroly příchozích nákupů může vytvořit zbytečnou duplicitní objednávku. U každé kontrolované položky ověřte aktuální zásobu na příslušném místě a poté zjistěte, zda se očekává nákup. Následně zvažte předpokládanou spotřebu v nadcházejícím období.
Rušný víkend, plánovaná propagace nebo pravidelná velká zakázka pro klienta mohou změnit význam pojmu „dostatek“. Zaznamenejte stručnou poznámku k rozhodnutí s aktuálním množstvím, příchozím množstvím, očekávanou potřebou a navrhovanou objednávkou. Vznikne tak užitečná stopa pro osobu, která nákup schvaluje nebo přebírá, a rozhodnutí nezůstanou jen v paměti.
Plán doobjednávek funguje nejlépe jako pravidelný rozhodovací proces, nikoli jako pevné množství objednávky opakované bez ohledu na zásoby již na skladě nebo na cestě.
Pokud je kritické množství nejisté, před objednáním ho ověřte. Rychlé přepočítání obvykle naruší provoz méně než příjem zásob, které jste nepotřebovali, nebo pozdní zjištění, že zaznamenané množství bylo chybné.
Pokud vyžaduje pozornost několik produktů, upřednostněte kritické položky
Některé kontrolní dny odhalí několik položek s nízkou zásobou najednou. Nezacházejte se všemi položkami jako se stejně naléhavými. Stanovte priority podle následků vyprodání a obtížnosti doplnění.
- Kritické: nedostatek by okamžitě narušil služby, prodej nebo zásadní práci.
- Důležité: zásoba se snižuje a měla by být doplněna v běžném cyklu.
- Sledovat: množství vyžaduje další kontrolu při příští revizi, ale zatím neobjednání.
Začněte produkty, jejichž nedostatek by zastavil prodej, službu nebo klíčový výrobní úkol. Poté zvažte položky s méně častými dodávkami, malým počtem praktických alternativ nebo úlohou v již přijatých závazcích. Zboží, které lze snáze nahradit nebo se používá méně často, může často počkat, pokud skladovací kapacita vyžaduje omezenější nákup. Tento přístup lépe využívá omezený čas na nákupy a kolegům i dodavatelům objasňuje důvod každé objednávky.
Zaznamenávejte nákupní činnost, aby byly pohyby zásob dohledatelné
Plán je spolehlivý jen tehdy, když je zaznamenána nákupní činnost, která s ním souvisí. Jakmile se rozhodnete objednat, zaznamenejte dodavatele, položky, množství a stav nákupu. Když zboží dorazí, zaznamenejte dodávku a aktualizujte pohyb zásob podle skutečně přijatého množství.
Další kontrola závisí na přesných informacích. Pokud byla objednávka zadána, ale nebyla zaznamenána, může se zdát, že nic není na cestě. Pokud dorazí dodávka, ale přijaté množství se nepromítne do evidence, stav zásob už nemusí odpovídat skutečnosti. Propojte objednávání a příjem: porovnejte dodané položky s nákupní činností, zaznamenejte rozdíly, než budete předpokládat, že je objednávka kompletní, a přiřaďte zásoby ke správnému skladovacímu místu.
Skladové zásoby a nákup poskytují jeden pracovní prostor pro zásoby, sklady, dodavatele a nákupní činnost, se zaznamenanými pohyby a aktuálními množstvími. To je užitečné, když se opakovaný plán objednávek od dodavatelů potřebuje opírat o více než roztříštěné poznámky a oddělené zprávy.
Provádějte krátkou měsíční kontrolu pro vyladění dodavatelů a načasování nákupů
Vaše pravidelná rutina doobjednávek by po první verzi neměla zůstat natrvalo neměnná. Vyhraďte si krátkou měsíční kontrolu na hledání vzorců. Které položky se opakovaně stávají naléhavými před další kontrolou? Které zboží se hromadí ve skladu? Kontrolují se skupiny dodavatelů příliš často, nebo ne dostatečně často?
Zvažte také, zda načasování dodávek stále odpovídá rytmu firmy a zda skladovací místa zůstávají praktická. Pokud se zásoby pravidelně přesouvají mezi místy, zajistěte, aby plán odrážel, kde je lidé skutečně hledají. Pokud se změní vztah s dodavatelem nebo produktová nabídka, aktualizujte pracovní seznam před dalším nákupním cyklem.
Nepotřebujete složitý report. Položte si několik cílených otázek: Čeho bylo málo? Co dorazilo dříve nebo později, než se očekávalo? Co bylo objednáno zbytečně? Co se obtížně hledalo? Odpovědi využijte k úpravě frekvence, priorit nebo informací kontrolovaných před objednáním.
Závěr: udělejte z doobjednávání opakovatelný firemní návyk
Jednoduchý plán doobjednávek od dodavatelů pomáhá malým firmám udržet náskok před opakovanými nákupy. Sepište důležité položky a dodavatele, stanovte realistické časy kontrol, ověřujte zásoby na skladě společně s příchozími nákupy, upřednostňujte nezbytné potřeby a zaznamenejte každou objednávku i dodávku. Poté rutinu upravujte podle změn spotřeby, skladování a načasování dodávek.
Prozkoumejte Skladové zásoby a nákup a mějte zásoby, dodavatele, sklady a nákupní činnost v jednom dohledatelném pracovním prostoru.