Jadwal pemesanan ulang pemasok memberikan ritme yang andal bagi pembelian. Alih-alih baru menyadari kekurangan saat jam operasional sibuk atau memesan setiap kali rak tampak menipis, Anda menetapkan waktu rutin untuk meninjau kebutuhan, memutuskan apa yang akan dibeli, dan mencatat aktivitasnya. Bagi toko kecil, kafe, peritel, atau bisnis jasa yang mengandalkan stok, hal ini memudahkan pengelolaan pembelian berulang tanpa membuat prosesnya rumit.
Tujuannya bukan memesan setiap barang setiap minggu. Tujuannya adalah menggunakan rutinitas yang dapat diulang dengan mempertimbangkan stok yang tersedia, pembelian yang sudah dalam perjalanan, informasi pemasok, kapasitas penyimpanan, dan tingkat pentingnya setiap barang. Rutinitas yang jelas juga memudahkan rekan tepercaya untuk mengikuti proses ini saat pemilik tidak tersedia.
Mengapa jadwal pemesanan ulang lebih bermanfaat daripada hanya memesan saat stok habis
Memesan hanya setelah stok habis bersifat reaktif. Hal ini dapat menyebabkan penggantian barang, layanan terganggu, penjualan yang terlewat, atau pembelian terburu-buru yang dilakukan tanpa waktu untuk memastikan apa yang benar-benar dibutuhkan. Jadwal pemesanan pemasok memajukan pengambilan keputusan: Anda memilih waktu peninjauan rutin, melihat kebutuhan untuk periode berikutnya, dan membuat pesanan sebelum stok penting menjadi masalah mendesak.
Ini bukan berarti menyimpan jumlah yang berlebihan. Ini berarti membuat keputusan pengisian stok yang lebih berdasarkan informasi. Peninjauan rutin membantu mendeteksi stok rendah lebih awal, memulai setiap pesanan berdasarkan jumlah terkini alih-alih ingatan, dan membuat serah terima lebih jelas. Peninjauan ini juga memungkinkan Anda menjadwalkan pengiriman sesuai ruang penyimpanan yang benar-benar tersedia.
Rutinitas mingguan merupakan titik awal yang berguna bagi banyak usaha kecil. Namun, ritme yang tepat bergantung pada operasional Anda. Bahan yang cepat habis mungkin perlu diperhatikan lebih sering, sedangkan kemasan tahan lama, perlengkapan kebersihan, atau suku cadang mungkin hanya perlu ditinjau setiap beberapa minggu.
Daftarkan barang, pemasok, dan lokasi penyimpanan yang memerlukan perhatian rutin
Mulailah dengan satu daftar kerja berisi produk yang Anda beli berulang kali. Sertakan barang dagangan, bahan, kemasan, perlengkapan kebersihan, suku cadang, atau material yang digunakan dalam layanan Anda. Anda tidak perlu memasukkan setiap pembelian yang tidak biasa pada awalnya. Mulailah dengan barang yang ketersediaannya secara langsung memengaruhi pekerjaan harian, penjualan, atau layanan pelanggan.
Untuk setiap barang, catat pemasok yang biasanya digunakan, lokasi penyimpanannya, dan satuan pemesanannya. Kafe mungkin menyimpan susu di penyimpanan dingin, barang kering di pantry, dan gelas di area ruang belakang. Peritel mungkin menyimpan stok di area toko dan gudang. Lokasi penting karena stok di satu tempat mungkin tidak tersedia di tempat tim membutuhkannya.
Simpan juga informasi pemasok yang berguna di satu tempat: nama pemasok, produk yang dipasok, kontak pemesanan yang biasa digunakan, dan pola pengiriman yang Anda andalkan. Tujuannya sederhana: hari pemesanan ulang tidak seharusnya dimulai dengan mencari pesan lama, faktur, atau catatan pribadi.
Pisahkan pembelian rutin dari pembelian sesekali
Pembelian rutin perlu masuk dalam daftar peninjauan berulang Anda. Barang sesekali, seperti kemasan musiman atau suku cadang pengganti satu kali, dapat ditangani secara terpisah. Hal ini menjaga jadwal tetap berfokus pada pembelian yang paling mungkin mengganggu bisnis jika terlewat. Setelah beberapa siklus, tambahkan barang yang berulang kali menimbulkan gangguan dan hapus barang yang tidak memerlukan perhatian terjadwal.
Pilih frekuensi peninjauan pesanan yang sesuai dengan pengiriman dan kapasitas gudang
Frekuensi peninjauan Anda adalah jadwal untuk memeriksa stok dan memutuskan apakah perlu memesan. Tetapkan frekuensi ini berdasarkan seberapa cepat barang digunakan, seberapa sering pemasok mengirimkan barang, dan seberapa banyak kapasitas yang dapat ditampung dengan nyaman oleh lokasi penyimpanan Anda.
Anda dapat meninjau barang yang cepat habis dua kali seminggu, persediaan standar setiap minggu, dan barang yang lambat bergerak setiap bulan. Bagian pentingnya adalah menetapkan waktu dan penanggung jawab. “Periksa saat ada waktu” bukanlah jadwal. “Tinjau pemasok utama setiap Selasa pagi sebelum membuat pesanan” adalah instruksi yang dapat dijalankan.
- Identifikasi pemasok dan barang yang memerlukan perhatian paling sering.
- Pilih hari dan waktu peninjauan rutin untuk setiap kelompok.
- Sediakan waktu sebelum batas waktu pemesanan pemasok untuk penghitungan dan pengambilan keputusan.
- Pertimbangkan hari pengiriman serta ruang penerimaan atau penyimpanan yang tersedia.
- Tetapkan satu orang yang disebutkan namanya untuk menyelesaikan pemeriksaan, dengan cadangan jika diperlukan.
Rencanakan mundur dari waktu pengiriman. Jadwalkan peninjauan cukup awal agar ada waktu untuk pemeriksaan stok yang tepat sebelum Anda harus membuat pesanan. Jaga versi pertama tetap sederhana: jadwal yang diselesaikan setiap minggu lebih berharga daripada rencana rumit yang segera ditinggalkan.
Periksa stok tersedia, stok yang sedang dalam perjalanan, dan kebutuhan pengisian sebelum memesan
Setiap keputusan pemesanan ulang harus dimulai dengan tiga pertanyaan: Apa yang kita miliki sekarang? Apa yang sudah dibeli dan sedang dalam perjalanan? Berapa jumlah yang kita butuhkan hingga kesempatan realistis berikutnya untuk mengisi kembali stok?
Memeriksa rak saja dapat memberikan jawaban yang tidak lengkap. Stok mungkin disimpan di gudang atau area penyimpanan lain. Memesan tanpa memeriksa pembelian yang akan datang dapat menyebabkan pesanan duplikat yang tidak perlu. Untuk setiap barang yang ditinjau, periksa stok tersedia saat ini di lokasi yang relevan, lalu periksa apakah ada pembelian yang diharapkan datang. Selanjutnya, pertimbangkan perkiraan penggunaan pada periode mendatang.
Akhir pekan yang sibuk, promosi yang direncanakan, atau pekerjaan rutin untuk klien besar dapat mengubah arti “cukup”. Catat keterangan keputusan singkat berisi jumlah saat ini, jumlah yang akan datang, kebutuhan yang diperkirakan, dan usulan pesanan. Ini menciptakan jejak yang berguna bagi orang yang menyetujui atau menerima pembelian serta mencegah keputusan hanya tersimpan dalam ingatan.
Jadwal pemesanan ulang paling efektif sebagai proses pengambilan keputusan rutin, bukan sebagai jumlah pesanan tetap yang diulang tanpa memedulikan stok yang sudah tersedia atau sedang dalam perjalanan.
Jika jumlah yang kritis tidak pasti, verifikasi sebelum memesan. Penghitungan cepat biasanya lebih sedikit mengganggu daripada menerima stok yang tidak dibutuhkan atau terlambat mengetahui bahwa jumlah yang tercatat salah.
Prioritaskan barang kritis ketika beberapa produk memerlukan perhatian
Pada beberapa hari peninjauan, Anda mungkin menemukan beberapa barang menipis sekaligus. Jangan perlakukan setiap barang sebagai sama mendesaknya. Prioritaskan berdasarkan dampak kehabisan stok dan kesulitan untuk mengisinya kembali.
- Kritis: kekurangan akan segera mengganggu layanan, penjualan, atau pekerjaan penting.
- Penting: stok menurun dan perlu diisi kembali dalam siklus normal.
- Pantau: jumlahnya perlu diperiksa lagi pada peninjauan berikutnya, tetapi belum memerlukan pesanan.
Mulailah dengan produk yang dapat menghentikan penjualan, layanan, atau tugas produksi inti. Kemudian pertimbangkan barang dengan pengiriman yang lebih jarang, sedikit alternatif praktis, atau peran dalam komitmen yang sudah dibuat. Barang yang lebih mudah diganti atau lebih jarang digunakan sering kali dapat menunggu jika kapasitas penyimpanan mengharuskan pembelian lebih dibatasi. Pendekatan ini membuat waktu pembelian yang terbatas lebih bermanfaat dan memperjelas alasan setiap pesanan bagi rekan kerja serta pemasok.
Catat aktivitas pembelian agar pergerakan stok tetap dapat ditelusuri
Jadwal hanya andal jika aktivitas pembelian di sekitarnya dicatat. Setelah memutuskan untuk memesan, catat pemasok, barang, jumlah, dan status pembelian. Saat barang tiba, catat pengiriman dan perbarui pergerakan stok berdasarkan barang yang benar-benar diterima.
Peninjauan berikutnya bergantung pada informasi yang akurat. Jika pesanan sudah dibuat tetapi tidak dicatat, mungkin terlihat seolah-olah tidak ada barang yang sedang dalam perjalanan. Jika pengiriman tiba tetapi jumlah yang diterima tidak diperbarui, stok tersedia mungkin tidak lagi sesuai dengan kenyataan. Hubungkan pemesanan dan penerimaan: periksa barang yang dikirim terhadap aktivitas pembelian, catat perbedaan sebelum menganggap pesanan selesai, dan kaitkan stok dengan lokasi penyimpanan yang benar.
Inventaris & pembelian menyediakan satu ruang kerja untuk stok, gudang, pemasok, dan aktivitas pembelian, dengan pergerakan yang dicatat serta jumlah yang selalu diperbarui. Ini berguna ketika jadwal pemesanan pemasok berulang perlu mengandalkan lebih dari catatan yang tersebar dan pesan terpisah.
Lakukan peninjauan bulanan singkat untuk menyempurnakan pemasok dan waktu pembelian
Rutinitas pemesanan ulang Anda tidak seharusnya ditetapkan secara permanen setelah draf pertama. Sediakan waktu untuk peninjauan bulanan singkat guna melihat pola. Barang mana yang berulang kali menjadi mendesak sebelum peninjauan berikutnya? Barang mana yang menumpuk di penyimpanan? Apakah kelompok pemasok diperiksa terlalu sering, atau tidak cukup sering?
Pertimbangkan juga apakah waktu pengiriman masih sesuai dengan ritme bisnis dan apakah lokasi penyimpanan tetap praktis. Jika stok rutin dipindahkan antarlokasi, pastikan jadwal mencerminkan tempat orang benar-benar mencarinya. Jika hubungan dengan pemasok atau rentang produk berubah, perbarui daftar kerja sebelum siklus pembelian berikutnya.
Anda tidak memerlukan laporan yang rumit. Ajukan beberapa pertanyaan terfokus: Apa yang menipis? Apa yang tiba lebih awal atau lebih lambat dari perkiraan? Apa yang dipesan secara tidak perlu? Apa yang sulit ditemukan? Gunakan jawabannya untuk menyesuaikan frekuensi, prioritas, atau informasi yang diperiksa sebelum memesan.
Kesimpulan: jadikan pemesanan ulang sebagai kebiasaan bisnis yang dapat diulang
Jadwal pemesanan ulang pemasok yang sederhana membantu usaha kecil tetap selangkah lebih maju dalam pembelian berulang. Daftarkan barang dan pemasok penting, tetapkan waktu peninjauan yang realistis, periksa stok tersedia bersama pembelian yang akan datang, prioritaskan kebutuhan penting, dan catat setiap pesanan serta pengiriman. Kemudian sempurnakan rutinitas seiring perubahan penggunaan, penyimpanan, dan waktu pemasok.
Jelajahi Inventaris & pembelian untuk menyimpan stok, pemasok, gudang, dan aktivitas pembelian dalam satu ruang kerja yang dapat ditelusuri.