Bei der Anlieferung scheint alles oft unkompliziert, doch eine Woche später lässt sich der Vorgang womöglich nur schwer nachvollziehen. Ein Karton fehlt, ein Produkt kommt beschädigt an oder eine Chargennummer wird benötigt – aber aus den Unterlagen geht nicht hervor, was angenommen wurde oder was danach geschah. Ein einfacher Eintrag vom Lieferanteneingang bis zum Lagerbestand verbindet die Lieferung mit dem Bestand, den Sie tatsächlich führen.
Es geht nicht darum, um ihrer selbst willen mehr Papierkram zu schaffen. Vielmehr sollen bei jeder Warenlieferung einige nützliche Angaben einheitlich festgehalten werden: welcher Lieferant die Ware geschickt hat, was erwartet wurde, was tatsächlich eingetroffen ist, welche Chargendetails wichtig sind und wie sich der Lagerbestand dadurch verändert hat. So haben Inhaber und Mitarbeitende eine klarere Dokumentationsspur, wenn sie Bestände prüfen, Abweichungen untersuchen oder die nächste Bestellung vorbereiten.
Für jede Lieferung einen einheitlichen Wareneingangsnachweis vorbereiten
Beginnen Sie mit einem wiederverwendbaren Erfassungsformular – ob in einem Papierprotokoll, einer Tabellenkalkulation oder einem Warenwirtschaftstool. Das Format ist weniger wichtig als die konsequente Verwendung und die Möglichkeit, den Eintrag mit der Lieferantenbestellung und dem vorhandenen Bestand zu verknüpfen.
Ein praktischer Wareneingangsnachweis kann Folgendes enthalten:
- Lieferdatum: Wann die Ware eingegangen ist.
- Lieferant und Bestellreferenz: Ausreichende Angaben, um die zugehörige Bestellung oder das Lieferantendokument zu finden.
- Artikel und Einheit: Das erhaltene Produkt und die Zähleinheit, etwa Kartons oder einzelne Stücke. Verwenden Sie dieselbe Einheit wie in Ihren Bestandsaufzeichnungen.
- Erwartete und erhaltene Menge: Halten Sie die bestellte Menge getrennt von der tatsächlich eingetroffenen Menge fest.
- Chargen- oder Losangaben, sofern relevant: Übertragen Sie die Kennung, die auf der Ware oder den Begleitdokumenten angegeben ist.
- Abweichung und Nachverfolgung: Vermerken Sie Fehlmengen, Schäden, Ersatzlieferungen oder andere Abweichungen sowie die ergriffenen Maßnahmen.
- Bestandsaktualisierung: Erfassen Sie, wann und wie die angenommene Menge zum Lagerbestand hinzugefügt wurde.
Sie können auch eine einfache Wareneingangsnummer verwenden, um Notizen, Dokumente und spätere Korrekturen derselben Lieferung zuzuordnen. Wenn Sie das tun, wählen Sie ein Format, das Ihr Team zuverlässig anwenden kann. Ziel ist eine klare Verknüpfung, kein kompliziertes Nummerierungssystem.
Gelieferte Mengen mit der Lieferantenbestellung abgleichen
Bevor Sie eine Lieferung in den Bestand aufnehmen, vergleichen Sie die eingetroffene Ware mit der Bestellung. Prüfen Sie neben der Menge auch die Artikelbeschreibung und die Einheit: Eine Anzahl von Kartons ist nicht mit einer Anzahl einzelner Stücke gleichzusetzen, sofern die Umrechnung in Ihren Aufzeichnungen nicht klar ersichtlich ist.
Notieren Sie für jeden Artikel die bestellte Menge, die physisch erhaltene Menge und die Menge, die Sie in den verfügbaren Bestand übernehmen. Diese Werte können voneinander abweichen. Ist eine Lieferung unvollständig, beschädigt oder enthält sie einen unerwarteten Artikel, dokumentieren Sie die Abweichung, statt die ursprüngliche Bestellmenge zu ändern, damit die Zahlen scheinbar übereinstimmen.
Wenn beispielsweise zehn Kartons bestellt wurden und neun ankommen, sollte der Wareneingangsnachweis beide Zahlen aufführen und die Fehlmenge kenntlich machen. Bei beschädigter Ware sollten Sie die insgesamt gelieferte Menge von der Menge unterscheiden, die Sie in den Bestand aufnehmen, und gemäß dem eigenen Verfahren Ihres Unternehmens vermerken, was mit den betroffenen Waren geschah. So bleibt nachvollziehbar, warum die Bestandsaktualisierung nicht mit der Bestellung übereinstimmt.
Wenn andere Mitarbeitende als die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, die Ware entgegennehmen, machen Sie den Abgleich zum Teil der Übergabe. Ein kurzer Vermerk, dass die Bestellung geprüft wurde, zusammen mit einer Aufzeichnung etwaiger Ausnahmen, ist später hilfreicher, als sich auf das Gedächtnis einer Person zu verlassen. Bewahren Sie Lieferantenunterlagen oder andere Belege nach Möglichkeit zusammen mit dem Wareneingangsnachweis auf.
Lieferanten- und relevante Chargendetails erfassen
Die Lieferantenangabe zeigt, woher die Lieferung stammt; Chargen- oder Losangaben können helfen, verschiedene Warengruppen voneinander zu unterscheiden. Erfassen Sie die Angaben, die vorhanden und für die erhaltenen Artikel relevant sind. Übertragen Sie Kennungen sorgfältig von der Verpackung oder den Lieferpapieren und übernehmen Sie nach Möglichkeit Buchstaben, Zahlen und Trennzeichen unverändert.
Ersetzen Sie die Chargenkennung des Lieferanten nicht durch eine interne Vermutung. Wurde keine Kennung angegeben, vermerken Sie dies ausdrücklich, statt das Feld leer zu lassen, sodass es wie ein Versehen wirken könnte. Enthält eine Lieferung mehrere Chargen desselben Artikels, erfassen Sie diese getrennt, damit die den jeweiligen Kennungen zugeordneten Mengen klar bleiben.
Halten Sie auch den Zusammenhang zwischen Charge und Menge fest. Eine Notiz mit mehreren Chargennummern, aber ohne Angabe, wie viele Stücke jeweils zu einer Charge gehören, beantwortet eine spätere Frage womöglich nicht. Verwendet die Lieferantendokumentation einen anderen Artikelnamen oder eine andere Einheit als Ihr Bestandsnachweis, halten Sie genügend Einzelheiten fest, damit die Zuordnung verständlich bleibt.
Wie viele Details erforderlich sind, hängt von den Waren und davon ab, wie Ihr Unternehmen Chargenangaben nutzt. Halten Sie den Aufwand angemessen: Erfassen Sie die Kennungen, die zur Unterscheidung von Beständen wichtig sind, und wenden Sie bei allen Lieferungen dieselbe Vorgehensweise an. Einheitlichkeit erleichtert es anderen Mitarbeitenden, die Aufzeichnungen zu verstehen.
Bestand aktualisieren und Abweichungen dokumentieren
Aktualisieren Sie nach der Prüfung der Lieferung den Bestandsnachweis mit der angenommenen Menge – nicht einfach mit der bestellten Menge. Verknüpfen Sie die Erhöhung mit dem Wareneingangsnachweis, dem Lieferanten und den relevanten Chargendetails. So erhält die Bestandszahl einen nachvollziehbaren Zusammenhang, statt als unerklärte Änderung dazustehen.
Dokumentieren Sie Ausnahmen innerhalb derselben Nachweiskette. Fehlt ein Artikel, ist er beschädigt, wurde er ersetzt oder weicht er anderweitig von der Bestellung ab, halten Sie den Sachverhalt und die betroffene Menge fest. Vermerken Sie spätere Korrekturen oder Anpassungen mit einem Verweis auf den ursprünglichen Wareneingang. Überschreiben Sie den ersten Eintrag nicht stillschweigend: Wenn festgehalten wird, was ursprünglich erfasst wurde und warum sich der Eintrag geändert hat, lässt sich der Verlauf leichter nachvollziehen.
Vereinbaren Sie im Team eine einfache Aufgabenübergabe: Wer prüft die Ware, wer erfasst den Wareneingang und woran erkennen Mitarbeitende, dass die Bestandsaktualisierung abgeschlossen ist? In einem kleinen Unternehmen kann eine Person alle drei Schritte übernehmen. Wichtig ist, den Abschluss sichtbar zu machen, damit eine Lieferung nicht doppelt gezählt oder im Bestandsnachweis vergessen wird.
Ein Tool kann die Pflege des Prozesses erleichtern, wenn Wareneingänge und Bestandsbewegungen miteinander verknüpft bleiben müssen. Lagerbestand und Einkauf wird als einfache App zur Verwaltung von Lagerbeständen, Lagern, Chargen, Lieferanten und Einkauf beschrieben. Dabei werden Bewegungen erfasst und Mengen aktuell gehalten. Beurteilen Sie die App im Zusammenhang mit Ihrem tatsächlichen Wareneingangsablauf, statt davon auszugehen, dass Software unklare Zählweisen oder Übergaben von selbst löst.
Mit der Bewegungshistorie spätere Bestandsprüfungen nachvollziehbar halten
Ein Wareneingangsnachweis ist besonders wertvoll, wenn er hilft, eine spätere Bestandszahl zu erklären. Vergleichen Sie bei der Prüfung eines Artikels den physischen Zählbestand mit der erfassten Menge und nutzen Sie die Bewegungshistorie, um Änderungen seit der letzten Prüfung nachzuvollziehen. Ein Lieferanteneingang sollte von anderen Bewegungen unterscheidbar sein, etwa von Bestandsverschiebungen oder Anpassungen nach Ihrem bestehenden Verfahren.
Stimmt die Zählung nicht überein, beginnen Sie mit den Aufzeichnungen, statt eine unerklärte Korrektur vorzunehmen. Prüfen Sie Lieferdatum, Artikel und Einheit, angenommene Menge, Chargendetails und Vermerke zu Abweichungen. Suchen Sie nach einem doppelt erfassten oder ausgelassenen Wareneingang, nach einer Buchung in einer anderen Einheit oder nach einer Anpassung nach dem Wareneingang. Dokumentieren Sie jede Korrektur klar und verknüpfen Sie sie mit dem betreffenden Wareneingang oder der Bestandsprüfung.
Achten Sie darauf, dass eine Kollegin oder ein Kollege dieselbe Dokumentationsspur nachvollziehen kann, ohne die Person, die die Ware ursprünglich angenommen hat, nach der Bedeutung ihrer Notizen fragen zu müssen. Verwenden Sie klare Artikelnamen, einheitliche Einheiten und kurze Notizen, die Ausnahmen erläutern. Vermeiden Sie vage Kommentare wie „korrigiert“, wenn sich stattdessen eine konkrete Menge und ein Grund angeben lassen. Gibt es keine Abweichung, reicht für Ihren Ablauf möglicherweise ein einfacher Vermerk, dass die Prüfung abgeschlossen wurde.
Ein wiederholbarer Ablauf ist besser als ein perfektes Formular
Halten Sie den Ablauf praktikabel. Verwenden Sie eine einheitliche Erfassungsstruktur, gleichen Sie die Bestellmengen mit der gelieferten Ware ab, erfassen Sie Lieferanten- und relevante Chargendetails, aktualisieren Sie den Bestand um die angenommene Menge und dokumentieren Sie Ausnahmen und spätere Korrekturen. Besprechen Sie den Ablauf mit den Mitarbeitenden, die Lieferungen entgegennehmen. Können sie ihn während einer normalen Schicht nicht anwenden, vereinfachen Sie die Schritte, ohne auf die benötigten Angaben zu verzichten.
Wählen Sie zum Einstieg eine kürzlich eingegangene Lieferung aus und prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Aufzeichnungen fünf Fragen beantworten: Wer hat die Ware geliefert, was wurde bestellt, was ist angekommen, welche Chargendetails wurden erfasst und wie hat sich die Bestandszahl geändert? Notieren Sie anschließend fehlende Verknüpfungen und passen Sie den Ablauf für die nächste Lieferung an.
Prüfen Sie, wie Ihr derzeitiger Wareneingangsablauf Lieferanten, Chargen und Bestandsbewegungen erfasst, und informieren Sie sich anschließend über Bestandsverwaltungstools, die zu diesem Prozess passen. Eine klare Dokumentationsspur von der Lieferantenlieferung bis zum Lagerbestand erleichtert es, spätere Prüfungen zu erklären, und hilft Ihrem Team, mit Aufzeichnungen statt aus dem Gedächtnis zu arbeiten.