O livrare poate părea simplă la sosire, dar, o săptămână mai târziu, poate fi greu de explicat. Lipsește o cutie, un produs ajunge deteriorat sau este nevoie de numărul lotului, însă documentele nu arată ce s-a primit și ce s-a întâmplat apoi. Un registru simplu, care leagă furnizorul de stoc, ajută la conectarea livrării cu stocul pe care îl aveți efectiv.
Scopul nu este să creați documente suplimentare de dragul lor. Este să înregistrați consecvent, de fiecare dată când sosesc mărfuri, câteva informații utile: cine le-a trimis, ce se aștepta să sosească, ce s-a primit, ce detalii despre lot sunt importante și cum s-a modificat evidența stocului. Astfel, proprietarii și angajații au o evidență mai clară atunci când verifică stocul, investighează o diferență sau pregătesc următoarea comandă.
Pregătiți un formular consecvent de recepție pentru fiecare livrare
Începeți cu un formular pe care îl puteți folosi în mod repetat, fie că îl păstrați într-un registru pe hârtie, într-o foaie de calcul sau într-un instrument de gestionare a stocurilor. Formatul contează mai puțin decât folosirea lui consecventă și posibilitatea de a-l lega de comanda către furnizor și de mărfurile aflate în stoc.
Un formular practic de recepție poate include:
- Data livrării: Data la care au fost primite mărfurile.
- Furnizorul și referința comenzii: Informații suficiente pentru a găsi achiziția sau documentul furnizorului aferent.
- Articolul și unitatea de măsură: Produsul primit și unitatea folosită la numărare, cum ar fi baxuri sau bucăți. Folosiți aceeași unitate ca în evidența stocului.
- Cantitatea așteptată și cantitatea primită: Păstrați distinctă cantitatea comandată de cea sosită.
- Detalii despre lot sau serie, dacă sunt relevante: Transcrieți identificatorul înscris pe mărfuri sau în documentele care le însoțesc.
- Diferențe și măsuri de urmărire: Notați lipsurile, deteriorările, înlocuirile sau alte diferențe, împreună cu măsurile luate.
- Actualizarea stocului: Înregistrați când și cum a fost adăugată în stoc cantitatea acceptată.
Puteți folosi și o referință simplă pentru recepție, care să lege notele, documentele și ajustările ulterioare de aceeași livrare. Dacă faceți acest lucru, alegeți un format pe care echipa îl poate folosi consecvent. Scopul este o legătură clară, nu un sistem complicat de numerotare.
Verificați cantitățile livrate în raport cu comanda către furnizor
Înainte de a adăuga o livrare în stoc, comparați ce a sosit cu ce a fost comandat. Verificați atât descrierea articolului și unitatea de măsură, cât și cantitatea: numărul de baxuri nu este echivalent cu numărul de bucăți, decât dacă evidența indică limpede conversia.
Pentru fiecare articol, notați cantitatea comandată, cantitatea primită fizic și cantitatea acceptată în stocul disponibil. Aceste valori pot fi diferite. Dacă livrarea este incompletă, deteriorată sau conține un articol neașteptat, înregistrați diferența în loc să modificați cantitatea inițială a comenzii pentru ca valorile să pară identice.
De exemplu, dacă în comandă sunt menționate zece baxuri și sosesc nouă, formularul de recepție ar trebui să indice ambele valori și să identifice lipsa. Dacă mărfurile sunt deteriorate, distingeți între cantitatea totală livrată și cantitatea adăugată în stoc și notați ce s-a întâmplat cu mărfurile afectate, conform procedurii proprii a afacerii. Astfel, rămâne consemnat motivul pentru care actualizarea stocului nu corespunde comenzii.
Când recepționează mărfurile un angajat diferit de persoana care a plasat comanda, includeți comparația în procesul de predare. O notă scurtă care confirmă verificarea comenzii, împreună cu înregistrarea oricărei abateri, va fi mai utilă ulterior decât să vă bazați pe memoria cuiva. Păstrați documentele furnizorului sau alte informații justificative asociate cu formularul de recepție, dacă procesul actual vă permite acest lucru.
Înregistrați furnizorul și detaliile relevante despre lot
Identitatea furnizorului arată de unde a venit livrarea; informațiile despre lot sau serie pot ajuta la deosebirea unui grup de mărfuri de altul. Înregistrați detaliile care sunt disponibile și relevante pentru articolele primite. Copiați cu atenție identificatorii de pe ambalaj sau din documentele de livrare și, pe cât posibil, păstrați intacte literele, cifrele și separatorii.
Nu înlocuiți identificatorul lotului furnizat de furnizor cu o presupunere internă. Dacă nu este furnizat niciun identificator, notați acest lucru în loc să lăsați un câmp gol care ar putea fi interpretat ca o omisiune. Dacă o livrare conține mai multe loturi ale aceluiași articol, înregistrați-le separat, astfel încât cantitățile asociate fiecărui identificator să rămână clare.
Păstrați și legătura dintre lot și cantitatea aferentă. O notă care enumeră mai multe numere de lot fără să indice câte unități aparțin fiecăruia s-ar putea să nu răspundă unei întrebări ulterioare. Dacă documentele furnizorului folosesc o denumire de articol sau o unitate de măsură diferită de cea din evidența stocului, notați suficiente detalii pentru ca echivalența să fie clară.
De câtă precizie aveți nevoie depinde de mărfuri și de modul în care afacerea folosește informațiile despre loturi. Păstrați procedura proporțională: înregistrați identificatorii importanți pentru diferențierea stocului și folosiți aceeași abordare pentru toate livrările. Consecvența face ca evidența să fie mai ușor de înțeles pentru un alt angajat.
Actualizați stocul și documentați diferențele
După ce ați verificat livrarea, actualizați evidența stocului pentru a reflecta cantitatea acceptată, nu doar cantitatea comandată. Asociați această creștere cu formularul de recepție, furnizorul și detaliile relevante despre lot. Astfel, cifra stocului are un context, în loc să apară ca o modificare inexplicabilă.
Gestionați excepțiile în cadrul aceleiași evidențe. Dacă un articol lipsește, este deteriorat, a fost înlocuit sau diferă în alt mod de comandă, documentați problema și cantitatea afectată. Înregistrați orice corecție sau ajustare ulterioară și faceți trimitere la recepția inițială. Evitați să suprascrieți prima înregistrare fără explicații: păstrarea informațiilor consemnate inițial și a motivului modificării ajută la urmărirea istoricului.
Stabiliți o procedură de bază pentru predarea sarcinilor în echipă: cine verifică mărfurile, cine înregistrează recepția și cum știu angajații că actualizarea stocului este încheiată. Într-o mică afacere, aceeași persoană poate face toate cele trei lucruri. Important este ca finalizarea să fie vizibilă, pentru ca o livrare să nu fie numărată de două ori și nici omisă din evidența stocului.
Un instrument poate facilita menținerea acestui proces atunci când trebuie păstrată legătura dintre formularele de recepție și mișcările de stoc. Inventar și achiziții este descrisă ca o aplicație simplă pentru gestionarea stocurilor, depozitelor, loturilor, furnizorilor și achizițiilor, în care mișcările sunt înregistrate, iar cantitățile sunt menținute la zi. Evaluați-o în contextul procedurii reale de recepție, fără să presupuneți că software-ul va rezolva de la sine problemele legate de numărare sau predarea sarcinilor.
Folosiți istoricul mișcărilor pentru a putea urmări verificările ulterioare ale stocului
Un formular de recepție este cel mai valoros atunci când ajută la explicarea unei cifre ulterioare a stocului. Când verificați un articol, comparați numărătoarea fizică cu cantitatea înregistrată și consultați istoricul mișcărilor pentru a înțelege schimbările intervenite de la ultima verificare. O recepție de la furnizor ar trebui să poată fi deosebită de alte mișcări, cum ar fi transferurile sau ajustările de stoc efectuate conform procedurii existente.
Dacă numărătoarea nu corespunde, începeți prin a verifica evidențele, nu prin a face o corecție fără explicație. Verificați data livrării, articolul și unitatea de măsură, cantitatea acceptată, detaliile lotului și orice note despre diferențe. Căutați o recepție înregistrată de două ori, omisă, introdusă într-o altă unitate sau ajustată după recepție. Înregistrați clar orice corecție și legați-o de recepția sau verificarea relevantă.
Asigurați-vă că un coleg poate urmări aceeași evidență fără să fie nevoit să-l întrebe pe angajatul care a recepționat inițial ce a vrut să spună. Folosiți denumiri clare pentru articole, unități consecvente și note concise care explică excepțiile. Evitați comentariile vagi, precum „rezolvat”, atunci când puteți înregistra cantitatea și motivul concret. Dacă nu există nicio diferență, pentru procedura dumneavoastră poate fi suficientă o mențiune simplă că verificarea a fost efectuată.
Un flux de lucru repetabil este mai important decât un formular perfect
Păstrați procesul practic. Folosiți o singură structură de formular, comparați cantitățile comandate cu mărfurile primite, înregistrați furnizorul și detaliile relevante despre lot, actualizați stocul cu cantitatea acceptată și documentați excepțiile și corecțiile ulterioare. Revedeți procedura împreună cu persoanele care recepționează livrările; dacă nu o pot aplica în timpul unei ture obișnuite, simplificați pașii, păstrând totodată informațiile de care aveți nevoie.
Pentru început, alegeți o livrare recentă și verificați dacă evidențele actuale pot răspunde la cinci întrebări: cine a furnizat-o, ce s-a comandat, ce a sosit, ce detalii despre lot au fost înregistrate și cum s-a modificat cifra stocului. Apoi notați orice legătură lipsă și ajustați procedura pentru următoarea livrare.
Revedeți modul în care procedura actuală de recepție înregistrează furnizorii, loturile și mișcările de stoc, apoi explorați instrumentele de gestionare a stocurilor care se potrivesc procesului. O evidență clară, de la livrarea furnizorului până la stoc, face ca verificările ulterioare să fie mai ușor de explicat și ajută echipa să lucreze pe baza înregistrărilor, nu a memoriei.