Ein fehlender Artikel ist nicht immer gleich schwerwiegend. Manche Produkte können ohne größere Folgen bis zur nächsten Lieferung warten. Andere verhindern einen Verkauf, verzögern einen Auftrag oder lassen Kundinnen und Kunden ohne etwas zurück, das sie erwartet hatten. Für ein unabhängiges Geschäft oder ein kleines Unternehmen mit Lagerbestand helfen Meldebestände dabei, diese beiden Situationen zu unterscheiden, bevor ein Engpass den Betrieb beeinträchtigt.
Um Meldebestände für Lagerartikel in kleinen Unternehmen festzulegen, beginnen Sie mit den Artikeln, ohne die Ihr Betrieb tatsächlich nicht funktionieren kann. Berücksichtigen Sie dann, wie schnell diese Artikel üblicherweise verbraucht werden, wie lange Lieferanten normalerweise für die Lieferung benötigen und welchen Spielraum Sie für normale Schwankungen brauchen. Das Ergebnis muss kein kompliziertes System sein. Es braucht einen klaren, wiederholbaren Punkt, an dem jemand die Nachbeschaffung prüft und entscheidet, was eingekauft werden soll.
Ein sinnvoller Meldebestand ist daher nicht einfach eine niedrige Zahl, die vorsichtig wirkt. Er ist ein operativer Schwellenwert, der mit der Rolle eines Artikels in Ihrem Unternehmen verbunden ist. Wenn der Bestand diesen Schwellenwert erreicht, ist es Zeit, die aktuellen Mengen, den erwarteten Verbrauch und den Einkaufsbedarf zu prüfen, bevor die Verfügbarkeit zum Problem wird.
Beginnen Sie mit den Beständen, deren Fehlen die größten Störungen verursacht
Der erste Schritt ist die Priorisierung. Wenn Sie versuchen, für jeden Artikel sofort detaillierte Meldebestände festzulegen, kann die Aufgabe unnötig schwierig werden. Identifizieren Sie stattdessen die Produkte und Materialien, deren Fehlen die deutlichsten Auswirkungen auf den Betrieb oder auf Kundinnen und Kunden hat.
Stellen Sie zu jedem Artikel praktische Fragen:
- Könnte ein Kunde oder eine Kundin einen geplanten Kauf nicht abschließen, wenn der Artikel nicht verfügbar wäre?
- Könnte ein Teammitglied die Routinearbeit nicht erledigen?
- Würde das Fehlen eine Dienstleistung, einen Auftrag oder einen regelmäßigen Geschäftsprozess unterbrechen?
- Gibt es einen realistischen Ersatz, der bereits auf Lager ist?
- Wäre ein schneller Ersatz von einer Lieferantenlieferung abhängig?
Die Artikel, bei denen Sie diese Fragen wiederholt mit „Ja“ beantworten, gehören an den Anfang Ihrer Liste unverzichtbarer Lagerartikel. Dabei kann es sich um beliebte Verkaufsartikel, notwendige Materialien, Verpackungen, Betriebsmittel oder Komponenten handeln. Ihre Kategorie ist weniger wichtig als die Störung, die entsteht, wenn sie fehlen.
Es kann helfen, die Liste in einige einfache Stufen zu unterteilen. Ordnen Sie die Artikel mit den größten Auswirkungen einer Gruppe für unverzichtbare Artikel zu, Artikel mit einer praktikablen Alternative einer zweiten Gruppe und Artikel mit geringeren Auswirkungen einer dritten Gruppe. Beginnen Sie mit der Festlegung von Meldebeständen für die unverzichtbare Gruppe. So konzentrieren Sie sich auf Entscheidungen, die den täglichen Betrieb schützen, statt den Aufwand gleichmäßig auf alle Bestände zu verteilen.
Ein Meldebestand sollte den Zeitpunkt widerspiegeln, ab dem weiteres Warten riskant wird – nicht den Zeitpunkt, an dem Regal, Lagerraum oder Lagerhalle vollständig leer ist.
Nutzen Sie den üblichen Verbrauch, damit jeder Schwellenwert praxistauglich wird
Sobald Sie wissen, welche Artikel am wichtigsten sind, betrachten Sie ihr normales Verbrauchsmuster. Das Ziel ist nicht, jeden zukünftigen Verkauf oder jede Bestandsbewegung perfekt vorherzusagen. Es geht darum, ein realistisches Bild davon zu gewinnen, was in einem typischen Zeitraum üblicherweise aus dem Bestand abgeht.
Prüfen Sie für jeden unverzichtbaren Artikel die Mengen, die in einem für Ihr Unternehmen sinnvollen regelmäßigen Zeitraum verkauft, verbraucht oder bewegt wurden. Manche Unternehmen denken in Tagen, andere finden eine Woche praktischer. Wählen Sie einen Ansatz und wenden Sie ihn so konsequent an, dass Vergleiche aussagekräftig sind.
Achten Sie auf ein typisches Niveau, statt einen außergewöhnlich arbeitsreichen oder ungewöhnlich ruhigen Zeitraum als die ganze Geschichte zu behandeln. Wenn sich ein Artikel gleichmäßig bewegt, lässt sich sein üblicher Verbrauch möglicherweise leicht erkennen. Wenn er schwankt, berücksichtigen Sie diese Schwankung bei der Wahl des Schwellenwerts. Es geht darum, eine Nachbeschaffungsentscheidung nicht auf einen einzelnen Blick ins Regal oder auf die Erinnerung an das letzte Mal zu stützen.
Halten Sie die Entscheidung nachvollziehbar
Ihr Team sollte erklären können, warum ein Meldebestand existiert. Eine einfache Notiz zum Artikel kann seinen üblichen Verbrauch, den Grund für seine Unverzichtbarkeit und die berücksichtigte Lieferzeit festhalten. Das bietet einen Ausgangspunkt für spätere Überprüfungen und erleichtert die Anpassung des Werts, wenn sich das Unternehmen verändert.
Wird ein Artikel beispielsweise regelmäßig genutzt und gibt es keinen direkt verfügbaren Ersatz, muss sein Meldebestand in der Regel den weiteren Verbrauch berücksichtigen, während ein neuer Einkauf organisiert und geliefert wird. Ein Artikel, der seltener genutzt wird oder ersetzt werden kann, braucht möglicherweise einen anderen Wert. Der Nutzen dieses Ansatzes liegt nicht in einer abstrakten Berechnung, sondern in der Verbindung zwischen dem Schwellenwert und einem tatsächlichen betrieblichen Bedarf.
Berücksichtigen Sie die Lieferzeit, bevor Sie den Wert festlegen
Der Verbrauch zeigt Ihnen, wie viel Bestand während der Wartezeit benötigt werden könnte. Die Lieferzeit des Lieferanten zeigt Ihnen, wie lange diese Wartezeit dauern kann. Berücksichtigen Sie die übliche Zeitspanne zwischen der Entscheidung zur Nachbeschaffung und dem Zeitpunkt, an dem der Bestand zum Verkauf oder zur Nutzung verfügbar ist.
Prüfen Sie die tatsächlichen Schritte, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Eine Bestellung muss möglicherweise vorbereitet, an einen Lieferanten gesendet, geliefert und als verfügbarer Bestand eingebucht werden. Wenn irgendein Teil dieses Prozesses Zeit benötigt, sollte der Meldebestand Ihnen die Möglichkeit geben zu handeln, bevor die verbleibende Menge aufgebraucht ist.
Unterschiedliche Lieferanten und Artikel können unterschiedliche Puffer erfordern. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine einzige Regel für den Schwellenwert für alle Produkte passt, nur weil sie im selben Lagerbereich liegen. Die Nachbeschaffung unverzichtbarer Artikel funktioniert am besten, wenn der Wert die eigene Verbrauchsrate des Artikels und die Zeit berücksichtigt, die für seine Beschaffung benötigt wird.
Es ist außerdem sinnvoll, etwas Spielraum für gewöhnliche Unsicherheit einzuplanen. Der Verbrauch ist nicht immer gleich, und auch Lieferzeiten sind nicht immer identisch. Es geht nicht darum, unbegrenzte Bestände zu halten. Es geht darum, nicht jede Änderung bei Nachfrage oder Lieferzeit zu einem Notfall werden zu lassen. Halten Sie diesen Puffer im Verhältnis zu der Störung, die entstehen würde, wenn der Artikel ausgeht.
Machen Sie den Meldebestand zu einem Auslöser für die Überprüfung
Ein Meldebestand muss nicht automatisch einen Einkauf auslösen. Für viele kleine Unternehmen ist er als klarer Auslöser für eine Überprüfung hilfreicher. Wenn die Menge den Wert erreicht, prüft jemand die Situation und trifft bewusst eine Entscheidung zur Nachbeschaffung.
Bestätigen Sie bei dieser Überprüfung einige wesentliche Punkte:
- Prüfen Sie die aktuell verfügbare Menge.
- Berücksichtigen Sie Bestände, die bereits unterwegs sind.
- Prüfen Sie den erwarteten Verbrauch, während ein neuer Einkauf organisiert und geliefert werden könnte.
- Entscheiden Sie auf Grundlage der aktuellen Situation, ob Sie einen Einkauf auslösen, ändern oder verschieben.
- Dokumentieren Sie die Entscheidung, damit die nächste Überprüfung mit verlässlichen Informationen beginnt.
Dieser Prozess belässt das Urteilsvermögen dort, wo es hingehört. Ein Schwellenwert zeigt den Zeitpunkt an, an dem Aufmerksamkeit nötig ist; er ersetzt nicht die Prüfung der aktuellen Umstände. Wenn bereits eine Lieferung erwartet wird, kann die Maßnahme anders ausfallen als in einer Situation, in der noch nichts bestellt wurde. Wenn sich die Nachfrage verändert hat, muss möglicherweise auch der Schwellenwert selbst überprüft werden.
Beständigkeit ist wichtiger als Komplexität. Legen Sie fest, wer die unverzichtbaren Artikel prüft, und wie häufig diese Prüfungen stattfinden. Ein regelmäßiger Rhythmus verringert die Abhängigkeit von Entdeckungen in letzter Minute. Außerdem werden Einkaufsentscheidungen eher dann getroffen, wenn noch Zeit bleibt, in Ruhe zu wählen.
Halten Sie Mengen, Einkäufe und Bewegungen miteinander verbunden
Meldebestände können nur so hilfreich sein wie die Bestandsinformationen, auf denen sie beruhen. Wenn Mengen nicht aktuell gehalten werden, kann ein Schwellenwert falsche Sicherheit vermitteln. Erfassen Sie Bestandsbewegungen, damit die überprüfte Menge widerspiegelt, was tatsächlich eingegangen, verbraucht, verkauft oder umgelagert wurde.
Erfassen Sie ebenso Einkäufe und eingehende Bestände. Wenn Sie sehen können, was vorhanden und was unterwegs ist, lassen sich Nachbeschaffungsentscheidungen leichter organisieren. Sie werden eine bekannte ankommende Lieferung weniger wahrscheinlich als neuen Engpass behandeln oder annehmen, dass Bestand verfügbar ist, obwohl er bereits bewegt wurde.
Lagerbestand und Einkauf vereint Bestand, Lager, Lieferanten und Einkauf an einem einfachen Ort, wobei jede Bewegung erfasst und die Mengen aktuell gehalten werden. Für kleine Unternehmen, die eine Routine für Meldebestände aufbauen, schafft dies eine praktische Grundlage: Prüfen Sie die Bestandssituation, berücksichtigen Sie laufende Einkäufe und halten Sie die Entscheidung nachvollziehbar fest – ohne die Komplexität eines ERP-Systems hinzuzufügen.
Überprüfungswerte dürfen sich ändern
Ein Meldebestand ist eine operative Entscheidung, keine dauerhafte Kennzeichnung. Überprüfen Sie ihn, wenn sich der übliche Verbrauch verändert, sich die Lieferzeit ändert oder ein Artikel für das Unternehmen mehr oder weniger wichtig wird. So verhindern Sie, dass ein alter Schwellenwert weiterhin Entscheidungen prägt, nachdem sich die Bedingungen geändert haben, die ihn ursprünglich rechtfertigten.
Halten Sie Überprüfungen fokussiert. Beginnen Sie mit der unverzichtbaren Gruppe, vergleichen Sie den Wert mit den jüngsten Erfahrungen und aktualisieren Sie ihn nur, wenn es einen klaren Grund gibt. Das ist besser handhabbar, als alle Bestandsregeln gleichzeitig neu aufzubauen. Mit der Zeit können Sie dieselbe Disziplin auf andere Artikel ausweiten, bei denen ein Engpass teuer oder unbequem wäre.
Fazit: Schützen Sie die Verfügbarkeit, bevor der Bestand null erreicht
Wirksame Meldebestände beginnen mit einer einfachen Frage: Auf welche Artikel kann Ihr Unternehmen nicht verzichten? Nutzen Sie den üblichen Verbrauch und die Lieferzeit des Lieferanten, um einen sinnvollen Schwellenwert für die Überprüfung zu wählen, berücksichtigen Sie normale Schwankungen und halten Sie Bestandsbewegungen sowie Einkäufe fest. Das Ziel ist keine perfekte Prognose. Es sind frühere, besser organisierte Nachbeschaffungsentscheidungen für die Lagerartikel, die Ihr Unternehmen am Laufen halten.
Nutzen Sie Lagerbestand und Einkauf, um Mengen aktuell zu halten und Nachbeschaffungsentscheidungen rund um die Artikel zu organisieren, auf die Ihr Unternehmen am meisten angewiesen ist.