Barang yang tidak tersedia tidak selalu sama seriusnya. Sebagian produk dapat menunggu hingga pengiriman berikutnya tanpa banyak dampak. Yang lain dapat menghentikan penjualan, menunda pekerjaan, atau membuat pelanggan tidak menemukan sesuatu yang mereka harapkan tersedia. Bagi toko independen atau bisnis kecil yang menyimpan stok, titik pemesanan ulang membantu membedakan kedua situasi ini sebelum kekurangan stok mengganggu kegiatan bisnis.
Untuk menetapkan titik pemesanan ulang inventaris untuk bisnis kecil, mulailah dengan barang yang benar-benar dibutuhkan agar operasional Anda dapat berjalan. Kemudian pertimbangkan seberapa cepat barang tersebut biasanya digunakan, berapa lama pemasok umumnya mengirimkan barang, dan seberapa besar ruang yang Anda perlukan untuk menghadapi variasi biasa. Hasilnya tidak harus berupa sistem yang rumit. Yang diperlukan adalah titik yang jelas dan dapat diulang, saat seseorang meninjau pengadaan ulang dan memutuskan apa yang perlu dibeli.
Karena itu, titik pemesanan ulang yang berguna bukan sekadar angka rendah yang dipilih karena terasa aman. Ini adalah ambang kerja yang terkait dengan peran suatu barang dalam bisnis Anda. Saat stok mencapai ambang tersebut, inilah waktunya untuk memeriksa jumlah saat ini, perkiraan penggunaan, dan kebutuhan pembelian sebelum ketersediaan menjadi masalah.
Mulailah dengan stok yang paling mengganggu operasional saat tidak tersedia
Langkah pertama adalah menentukan prioritas. Mencoba membuat titik pemesanan ulang yang terperinci untuk setiap barang sekaligus dapat membuat tugas ini lebih sulit daripada yang seharusnya. Sebaliknya, kenali produk dan bahan yang ketiadaannya paling jelas berdampak pada operasional atau pelanggan.
Ajukan pertanyaan praktis untuk setiap barang:
- Apakah pelanggan tidak dapat menyelesaikan pembelian yang dimaksud jika barang ini tidak tersedia?
- Apakah anggota tim tidak dapat melakukan pekerjaan rutin?
- Apakah ketiadaannya akan mengganggu layanan, pesanan, atau proses bisnis yang rutin?
- Apakah ada pengganti yang realistis dan sudah tersedia dalam stok?
- Apakah penggantian secara cepat akan bergantung pada pengiriman pemasok?
Barang yang berulang kali menghasilkan jawaban “ya” atas pertanyaan-pertanyaan ini berada di bagian atas daftar inventaris esensial Anda. Barang tersebut mungkin berupa produk penjualan populer, bahan yang diperlukan, kemasan, perlengkapan, atau komponen. Kategorinya kurang penting dibandingkan gangguan yang ditimbulkannya saat barang tersebut tidak tersedia.
Akan membantu jika Anda membagi daftar tersebut ke dalam beberapa tingkat sederhana. Masukkan barang yang paling mengganggu ke kelompok esensial, barang dengan alternatif yang dapat digunakan ke kelompok kedua, dan barang berdampak rendah ke kelompok ketiga. Mulailah menetapkan titik pemesanan ulang untuk kelompok esensial. Dengan demikian, perhatian tertuju pada keputusan yang melindungi operasional harian, bukan membagi upaya secara merata ke seluruh stok.
Titik pemesanan ulang seharusnya mencerminkan saat ketika menunggu lebih lama menjadi berisiko, bukan saat rak, ruang penyimpanan, atau gudang benar-benar kosong.
Gunakan penggunaan rata-rata agar setiap ambang praktis
Setelah mengetahui barang mana yang paling penting, perhatikan pola penggunaan normalnya. Tujuannya bukan memprediksi setiap penjualan atau pergerakan di masa depan secara sempurna. Tujuannya adalah membentuk gambaran yang masuk akal tentang jumlah yang biasanya keluar dari stok dalam periode tertentu.
Untuk setiap barang esensial, tinjau jumlah yang telah terjual, digunakan, atau dipindahkan selama periode rutin yang sesuai bagi bisnis Anda. Sebagian bisnis mungkin menggunakan hitungan harian; yang lain mungkin lebih praktis menggunakan hitungan mingguan. Pilih satu pendekatan dan terapkan secara cukup konsisten agar perbandingan tetap berguna.
Carilah tingkat penggunaan yang umum, alih-alih memperlakukan periode yang sangat sibuk atau sangat sepi sebagai gambaran keseluruhan. Jika suatu barang bergerak secara stabil, penggunaan biasanya mungkin mudah dikenali. Jika penggunaannya bervariasi, akui variasi tersebut saat memilih ambang. Intinya adalah menghindari keputusan pengadaan ulang yang didasarkan pada sekali melihat rak atau ingatan tentang kejadian terakhir.
Jaga agar keputusan mudah dipahami
Tim Anda harus dapat menjelaskan alasan adanya titik pemesanan ulang. Catatan sederhana di samping barang dapat mencantumkan penggunaan biasanya, alasan barang itu penting, dan waktu pemasok yang Anda perhitungkan. Hal ini memberi titik awal untuk peninjauan di masa depan dan memudahkan penyesuaian titik tersebut ketika bisnis berubah.
Misalnya, jika sebuah barang digunakan secara teratur dan tidak memiliki pengganti yang siap tersedia, titik pemesanan ulangnya biasanya perlu memperhitungkan penggunaan yang berlanjut selama pembelian baru sedang diatur dan dikirimkan. Barang yang lebih jarang digunakan atau dapat digantikan mungkin memerlukan tingkat yang berbeda. Nilai dari pendekatan ini bukanlah perhitungan abstrak, melainkan hubungan antara ambang tersebut dan kebutuhan operasional yang nyata.
Pertimbangkan waktu tunggu pemasok sebelum menetapkan titiknya
Penggunaan memberi tahu Anda berapa banyak stok yang mungkin dibutuhkan selama menunggu. Waktu tunggu pemasok memberi tahu Anda berapa lama penantian tersebut. Pertimbangkan waktu yang biasanya diperlukan sejak keputusan untuk mengisi ulang dibuat hingga stok tersedia untuk digunakan atau dijual.
Tinjau tahapan nyata yang relevan bagi bisnis Anda. Pembelian mungkin perlu disiapkan, dikirimkan kepada pemasok, diantar, lalu diterima sebagai stok yang tersedia. Jika bagian mana pun dari proses tersebut memerlukan waktu, titik pemesanan ulang harus memberi Anda kesempatan untuk bertindak sebelum jumlah yang tersisa habis.
Pemasok dan barang yang berbeda mungkin memerlukan cadangan yang berbeda. Jangan berasumsi bahwa satu aturan ambang cocok untuk semua produk hanya karena produk tersebut berada di area stok yang sama. Pengadaan ulang inventaris esensial paling efektif ketika titiknya mencerminkan laju penggunaan barang itu sendiri serta waktu yang diperlukan untuk memperoleh stok tambahan.
Juga masuk akal untuk menyediakan sedikit ruang bagi ketidakpastian yang wajar. Penggunaan tidak selalu sama, dan waktu pengiriman juga tidak selalu sama. Tujuannya bukan menyimpan stok tanpa batas. Tujuannya adalah menghindari keadaan ketika setiap perubahan permintaan atau waktu menjadi keadaan darurat. Jaga cadangan tersebut tetap sepadan dengan gangguan yang akan ditimbulkan jika barang habis.
Jadikan titik pemesanan ulang sebagai pemicu peninjauan
Titik pemesanan ulang tidak harus berarti pembelian otomatis. Bagi banyak bisnis kecil, titik ini lebih berguna sebagai pemicu yang jelas untuk peninjauan. Saat jumlah mencapai titik tersebut, seseorang memeriksa kondisinya dan membuat keputusan pengadaan ulang secara sengaja.
Pada saat peninjauan, pastikan beberapa hal penting berikut:
- Periksa jumlah yang tersedia saat ini.
- Pertimbangkan stok yang sudah dalam perjalanan.
- Tinjau penggunaan yang diperkirakan selama pembelian baru dapat diatur dan dikirimkan.
- Putuskan apakah akan melakukan, mengubah, atau menunda pembelian berdasarkan kondisi saat ini.
- Catat keputusan tersebut agar peninjauan berikutnya dimulai dengan informasi yang andal.
Proses ini menempatkan penilaian pada tempatnya. Ambang menandai saat untuk memberi perhatian; ambang tidak menghilangkan kebutuhan untuk melihat keadaan saat ini. Jika pengiriman sudah diharapkan, tindakannya mungkin berbeda dibandingkan situasi ketika belum ada yang dipesan. Jika permintaan telah berubah, ambang itu sendiri mungkin perlu ditinjau.
Konsistensi lebih penting daripada kerumitan. Tetapkan tanggung jawab untuk memeriksa barang esensial dan tentukan seberapa sering pemeriksaan dilakukan. Ritme yang teratur mengurangi ketergantungan pada penemuan di menit terakhir. Hal ini juga membuat keputusan pembelian lebih mungkin dibuat ketika masih ada waktu untuk memilih dengan tenang.
Jaga agar jumlah, pembelian, dan pergerakan tetap terhubung
Titik pemesanan ulang hanya dapat berguna sejauh informasi stok yang mendasarinya. Jika jumlah tidak selalu diperbarui, ambang dapat menimbulkan rasa aman yang keliru. Catat pergerakan stok agar jumlah yang Anda tinjau mencerminkan barang yang benar-benar telah diterima, digunakan, terjual, atau dipindahkan.
Demikian pula, catat pembelian dan stok masuk. Saat Anda dapat melihat stok yang tersedia dan stok yang sedang dalam perjalanan, keputusan pengadaan ulang menjadi lebih mudah diatur. Anda cenderung tidak menganggap pengiriman masuk yang sudah diketahui sebagai kekurangan baru, atau mengira stok tersedia ketika sebenarnya sudah dipindahkan.
Inventaris & pembelian menyatukan stok, gudang, pemasok, dan pembelian dalam satu tempat sederhana, dengan setiap pergerakan dicatat dan jumlah selalu diperbarui. Bagi bisnis kecil yang membangun rutinitas titik pemesanan ulang, ini menciptakan dasar yang praktis: tinjau posisi inventaris, pertimbangkan pembelian yang akan datang, dan jaga agar keputusan dapat dilacak tanpa menambah kerumitan ERP.
Titik peninjauan memang perlu berubah
Titik pemesanan ulang adalah keputusan kerja, bukan label permanen. Tinjau kembali saat penggunaan rata-rata berubah, waktu pemasok berubah, atau suatu barang menjadi lebih atau kurang penting bagi bisnis. Hal ini mencegah ambang lama terus memengaruhi keputusan setelah kondisi yang membenarkannya telah berubah.
Jaga agar peninjauan tetap terfokus. Mulailah dari kelompok esensial, bandingkan titik tersebut dengan pengalaman terbaru, dan perbarui hanya jika ada alasan yang jelas. Cara ini lebih mudah dikelola daripada membangun ulang setiap aturan stok sekaligus. Seiring waktu, Anda dapat menerapkan disiplin yang sama pada barang lain yang kekurangannya akan mahal atau merepotkan.
Kesimpulan: lindungi ketersediaan sebelum stok mencapai nol
Tingkat pemesanan ulang stok yang efektif dimulai dengan pertanyaan sederhana: barang mana yang tidak mampu tidak dimiliki oleh bisnis Anda? Gunakan penggunaan rata-rata dan waktu tunggu pemasok untuk memilih ambang peninjauan yang masuk akal, sediakan ruang untuk variasi biasa, serta catat pergerakan stok dan pembelian. Tujuannya bukan peramalan yang sempurna. Tujuannya adalah keputusan pengadaan ulang yang lebih awal dan lebih terorganisasi untuk inventaris yang menjaga bisnis Anda tetap berjalan.
Gunakan Inventaris & pembelian untuk menjaga jumlah tetap terkini dan mengatur keputusan pengadaan ulang berdasarkan stok yang paling diandalkan bisnis Anda.