Pengisian ulang stok lebih mudah dikendalikan ketika pembelian dimulai dengan peninjauan, bukan reaksi. Bagi peritel independen atau grosir kecil, peninjauan pemasok dan pesanan pembelian untuk usaha kecil dapat menyatukan informasi yang paling penting: stok saat ini, jumlah yang sudah dalam perjalanan, detail pemasok, kebutuhan gudang, dan catatan barang yang dibeli.
Tujuannya bukan membuat pembelian menjadi rumit. Tujuannya adalah menciptakan titik pemeriksaan yang dapat diulang sebelum berkomitmen menambah stok. Saat pertanyaan yang sama ditinjau setiap kali, toko dapat mengambil keputusan yang lebih jelas tentang apa yang perlu dibeli, di mana barang dibutuhkan, dan bagaimana pembelian akan dilacak saat barang tiba.
Mulai dari jumlah yang tersedia saat ini
Meninjau jumlah saat ini adalah langkah pertama karena pesanan pembelian harus menanggapi posisi stok yang ada hari ini. Periksa setiap barang yang dipertimbangkan untuk pengisian ulang dan tentukan jumlah yang sedang tersedia. Lakukan per gudang jika stok disimpan di lebih dari satu lokasi.
Jumlah total dapat berguna, tetapi mungkin tidak menggambarkan kondisi operasional secara lengkap. Stok mungkin tersedia secara keseluruhan, sementara gudang yang harus melayani pelanggan memiliki stok terlalu sedikit. Sebaliknya, satu lokasi mungkin menyimpan lebih banyak daripada yang dibutuhkannya saat ini. Peninjauan per gudang membuat keputusan pembelian lebih spesifik.
Untuk setiap barang, catat informasi singkat dan konsisten:
- jumlah saat ini;
- gudang yang menyimpannya;
- apakah jumlahnya cukup untuk kebutuhan segera;
- jumlah yang sedang dipertimbangkan untuk dibeli.
Fokuskan peninjauan ini pada keputusan. Pertanyaannya bukan hanya apakah suatu barang tersedia dalam stok. Pertanyaan yang berguna adalah apakah stok yang tersedia di gudang terkait mendukung kebutuhan sebelum melakukan pemesanan tambahan.
Gunakan peninjauan barang yang sama setiap kali
Daftar yang dapat diulang mengurangi kemungkinan pembelian berdasarkan ingatan. Daftar ini juga memudahkan peninjauan di kemudian hari: pembeli dapat melihat posisi stok yang menjadi dasar pesanan dan membandingkannya dengan jumlah yang akhirnya tiba. Konsistensi lebih penting daripada formulir yang rumit. Bahkan peninjauan singkat tetap bernilai jika dilakukan untuk setiap pembelian pengisian ulang.
Periksa barang yang sudah dalam perjalanan
Stok saat ini saja tidak seharusnya menentukan pembelian berikutnya. Persediaan yang akan datang mengubah gambaran. Sebelum menambahkan jumlah ke pesanan baru, tinjau pembelian yang sudah dicatat dan identifikasi barang yang sedang dalam perjalanan.
Langkah ini mencegah kesenjangan perencanaan yang umum: menganggap suatu barang tidak memiliki jumlah tambahan ketika pemasok sebenarnya sudah diminta untuk menyediakannya. Jumlah yang akan datang perlu dipertimbangkan bersama jumlah yang sudah tersedia. Ini tidak berarti stok dalam perjalanan menghapus seluruh kebutuhan pembelian; artinya keputusan berikutnya dibuat berdasarkan gambaran yang lebih lengkap.
Untuk setiap barang yang ditinjau, bedakan dengan jelas antara:
- jumlah yang tersedia dalam stok saat ini;
- jumlah terkait pembelian yang sedang dalam perjalanan;
- jumlah tambahan, jika ada, yang perlu dicakup oleh pembelian baru.
Pisahkan kategori ini dalam peninjauan. Menggabungkannya menjadi satu angka dapat menyembunyikan alasan pesanan dan menyulitkan pemahaman di kemudian hari. Kategori yang jelas juga membantu ketika barang yang diterima perlu dicatat sebagai pergerakan inventaris.
Catatan inventaris dan pembelian yang sederhana sangat berguna untuk hal ini. Inventaris & pembelian menyatukan stok, gudang, pemasok, dan pembelian sambil menjaga setiap pergerakan tetap dapat ditelusuri, sehingga usaha kecil memiliki tempat praktis untuk meninjau apa yang tersedia dan apa yang sedang dalam perjalanan.
Bandingkan informasi pemasok sebelum mengonfirmasi pesanan
Setelah stok dan jumlah dalam perjalanan terlihat, tinjau pemasok yang terkait dengan setiap pembelian yang diusulkan. Tujuannya adalah memastikan catatan pembelian mengidentifikasi pemasok dengan jelas dan pembeli tidak mengandalkan asumsi saat mengonfirmasi pesanan.
Bagi usaha kecil, informasi pemasok sebaiknya ditinjau sebagai bagian dari pembelian, bukan sebagai tugas administrasi terpisah. Cocokkan barang dan jumlah yang dipertimbangkan dengan informasi pemasok yang tersimpan dalam catatan bisnis. Jika barang berbeda terkait dengan pemasok berbeda, pisahkan keputusan tersebut agar catatan pembelian tetap mudah dipahami.
Pemeriksaan pemasok yang praktis dapat mencakup:
- nama pemasok untuk pembelian;
- barang yang akan dibeli dari pemasok tersebut;
- jumlah yang diusulkan untuk barang tersebut;
- gudang yang akan menerima atau membutuhkan stok;
- catatan pembelian yang akan mendokumentasikan keputusan.
Peninjauan ini bukan untuk menambahkan lapisan persetujuan yang tidak perlu. Ini adalah kesempatan untuk memastikan pesanan, pemasok, dan tujuan semuanya sesuai dengan kebutuhan yang sama. Saat detail pemasok dicatat bersama pembelian, bisnis memiliki referensi yang lebih jelas untuk peninjauan stok dan pemasok di masa mendatang.
Konfirmasikan kebutuhan setiap gudang
Kebutuhan gudang harus diperiksa sebelum jumlah akhir dipilih. Jika inventaris disimpan di berbagai gudang, pengisian ulang bukan hanya persoalan berapa banyak yang harus dibeli. Ini juga persoalan di mana jumlah tersebut dibutuhkan.
Tinjau posisi stok pada tingkat gudang, lalu hubungkan setiap jumlah yang diusulkan dengan lokasi yang ingin didukung. Ini membuat pembelian lebih berguna secara operasional. Hal ini juga memberikan dasar yang lebih jelas untuk mencatat pergerakan berikutnya ketika barang tiba atau stok perlu dipindahkan.
Bagi bisnis yang mengelola lot, sertakan informasi lot yang relevan dalam peninjauan ketika informasi tersebut penting bagi stok yang diterima atau disimpan. Intinya adalah keterlacakan: pembeli harus dapat memahami hubungan antara pembelian pengisian ulang dengan jumlah dalam stok, gudang yang terlibat, dan pergerakan yang dicatat setelah penerimaan.
Belilah berdasarkan kebutuhan yang terlihat: jumlah saat ini, jumlah dalam perjalanan, pemasok, dan gudang harus semuanya ditinjau sebelum pembelian dikonfirmasi.
Menggunakan Inventaris & pembelian untuk kontrol stok per gudang dapat menjaga pemeriksaan ini dalam satu alur kerja. Aplikasi ini dirancang bagi usaha kecil yang memerlukan kendali atas stok, gudang, lot, pemasok, dan pembelian tanpa kerumitan ERP.
Catat pembelian dan setiap pergerakan terkait
Peninjauan pembelian paling bernilai ketika keputusan dicatat dan inventaris tetap mutakhir setelahnya. Catat pemasok, barang, dan jumlah yang dibeli agar bisnis dapat membedakan stok masuk yang direncanakan dari stok yang sudah tersedia.
Saat barang tiba, catat pergerakan inventaris yang mengubah jumlah yang tersedia. Di sinilah peninjauan sebelumnya terhubung dengan stok fisik di gudang. Pergerakan yang dicatat memberikan hubungan yang dapat ditelusuri antara pembelian dan jumlah yang dihasilkan.
Jaga proses dalam urutan yang jelas:
- Tinjau jumlah saat ini berdasarkan barang dan gudang.
- Identifikasi jumlah yang sudah dalam perjalanan.
- Periksa pemasok untuk pembelian yang diusulkan.
- Konfirmasikan kebutuhan gudang dan jumlah yang diusulkan.
- Catat pembelian.
- Catat pergerakan inventaris ketika stok diterima atau dipindahkan.
Urutan ini membantu memisahkan hal yang sudah terjadi dari hal yang diperkirakan akan terjadi. Stok yang tersedia sekarang, stok dalam perjalanan, dan stok yang ditambahkan melalui penerimaan di masa depan adalah bagian berbeda dari gambaran pengisian ulang yang sama. Memperlakukannya secara terpisah membuat keputusan pembelian lebih mudah ditinjau dan membantu jumlah tetap mutakhir.
Jadikan peninjauan sebagai rutinitas, bukan pengecualian
Manfaat terkuat diperoleh dengan menggunakan alur kerja ini untuk pengisian ulang rutin, bukan hanya untuk pesanan yang sangat besar. Peninjauan rutin membuat keputusan stok tidak terlalu bergantung pada ingatan dan memberi setiap pembelian jejak yang konsisten. Seiring waktu, bisnis membangun catatan yang lebih jelas mengenai pembelian dari pemasok, inventaris yang akan datang, kebutuhan gudang, dan pergerakan.
Peninjauan dapat tetap singkat. Yang penting adalah fakta inti yang sama terlihat sebelum pembeli berkomitmen: apa yang tersedia dalam stok, apa yang sudah dalam perjalanan, pemasok yang terlibat, lokasi stok dibutuhkan, dan bagaimana pergerakan yang dihasilkan akan dicatat.
Kesimpulan
Peninjauan pemasok dan pesanan pembelian sebelum pengisian ulang memberi peritel dan grosir kecil titik kendali yang praktis. Dengan memeriksa jumlah saat ini, inventaris yang akan datang, informasi pemasok, kebutuhan gudang, dan pergerakan pembelian dalam urutan tersebut, setiap pembelian dapat dikaitkan dengan kebutuhan stok yang terlihat.
Untuk menerapkan alur kerja ini, jelajahi Inventaris & pembelian untuk stok, gudang, pemasok, dan pergerakan pembelian yang dapat ditelusuri.