Reaprovizionarea este mai ușor de controlat atunci când achizițiile încep cu o revizuire, nu cu o reacție. Pentru un retailer independent sau un mic angrosist, o revizuire a furnizorului și a comenzii de achiziție pentru o afacere mică poate reuni informațiile care contează cel mai mult: stocul curent, cantitățile deja în curs de livrare, detaliile furnizorului, necesitățile depozitului și evidența a ceea ce se achiziționează.
Scopul nu este de a complica achizițiile. Este de a crea un punct de verificare repetabil înainte de a vă angaja la achiziționarea unui stoc suplimentar. Când aceleași întrebări sunt analizate de fiecare dată, un magazin poate lua decizii mai clare despre ce să cumpere, unde este necesar și cum va fi urmărită achiziția la sosirea bunurilor.
Începeți cu cantitățile pe care le aveți acum
Revizuirea cantităților curente este primul pas, deoarece o comandă de achiziție trebuie să răspundă situației stocului existente astăzi. Analizați fiecare articol luat în considerare pentru reaprovizionare și identificați cantitatea deținută în prezent. Faceți acest lucru pentru fiecare depozit atunci când stocul este păstrat în mai multe locații.
O cantitate totală poate fi utilă, dar s-ar putea să nu prezinte întreaga situație operațională. Este posibil ca stocul să existe per ansamblu, în timp ce depozitul care trebuie să deservească clienții are prea puțin. În schimb, o locație poate deține mai mult decât are nevoie în prezent. O revizuire depozit cu depozit face decizia de achiziție mai specifică.
Pentru fiecare articol, notați pe scurt și consecvent:
- cantitatea curentă;
- depozitul sau depozitele în care este păstrat;
- dacă această cantitate este suficientă pentru necesarul imediat;
- cantitatea luată în considerare pentru achiziție.
Păstrați această revizuire axată pe decizii. Întrebarea nu este doar dacă un articol există în stoc. Întrebarea utilă este dacă stocul disponibil în depozitul relevant acoperă necesarul înainte de a comanda mai mult.
Folosiți aceeași revizuire pentru articole de fiecare dată
O listă repetabilă reduce riscul ca o achiziție să se bazeze pe memorie. De asemenea, face mai ușoară o revizuire ulterioară: cumpărătorul poate vedea situația stocului care a fundamentat comanda și o poate compara cu cantitatea care a sosit în cele din urmă. Consecvența contează mai mult decât un formular complex. Chiar și o revizuire scurtă este valoroasă atunci când este efectuată pentru fiecare achiziție de reaprovizionare.
Verificați ce este deja în curs de livrare
Doar stocul curent nu ar trebui să determine următoarea achiziție. Stocul care urmează să sosească schimbă imaginea de ansamblu. Înainte de a adăuga o cantitate la o comandă nouă, analizați achizițiile deja înregistrate și identificați ce este în curs de livrare.
Acest pas previne o lacună frecventă în planificare: tratarea unui articol ca și cum nu ar exista nicio cantitate suplimentară, atunci când furnizorului i s-a solicitat deja să îl livreze. Cantitatea în curs de livrare trebuie luată în considerare alături de cantitatea deja deținută. Acest lucru nu înseamnă că stocul care urmează să sosească elimină orice nevoie de achiziție; înseamnă că următoarea decizie este luată având o imagine mai completă.
Pentru fiecare articol analizat, diferențiați clar între:
- cantitatea aflată în prezent în stoc;
- cantitatea asociată unor achiziții aflate în curs de livrare;
- cantitatea suplimentară, dacă este cazul, pe care noua achiziție ar trebui să o acopere.
Păstrați aceste categorii separate în revizuire. Combinarea lor într-un singur număr poate ascunde motivul unei comenzi și poate îngreuna înțelegerea sa ulterioară. Categoriile clare ajută și atunci când bunurile recepționate trebuie înregistrate ca mișcări de inventar.
O evidență simplă a inventarului și a achizițiilor este deosebit de utilă aici. Inventar și achiziții reunește stocul, depozitele, furnizorii și achizițiile, păstrând în același timp mișcările trasabile și oferind micilor afaceri un loc practic pentru a revizui ce au și ce este în curs de livrare.
Comparați informațiile despre furnizor înainte de a confirma comanda
După ce stocul și cantitățile în curs de livrare sunt vizibile, analizați furnizorul asociat fiecărei achiziții propuse. Scopul este să vă asigurați că evidența achiziției identifică furnizorul în mod clar și că cumpărătorul nu se bazează pe o presupunere atunci când confirmă comanda.
Pentru o afacere mică, informațiile despre furnizor trebuie revizuite ca parte a achiziției, nu ca o sarcină administrativă separată. Corelați articolele și cantitățile luate în considerare cu informațiile despre furnizor păstrate în evidențele afacerii. Dacă articole diferite sunt asociate cu furnizori diferiți, păstrați aceste decizii distincte, astfel încât evidența achizițiilor să rămână ușor de înțeles.
O verificare practică a furnizorului poate include:
- furnizorul indicat pentru achiziție;
- articolele care urmează să fie achiziționate de la acel furnizor;
- cantitățile propuse pentru acele articole;
- depozitul care va primi stocul sau are nevoie de acesta;
- evidența achiziției care va documenta decizia.
Această revizuire nu urmărește să adauge niveluri de aprobare inutile. Este o ocazie de a confirma că comanda, furnizorul și destinația corespund aceleiași nevoi. Atunci când detaliile furnizorului sunt înregistrate împreună cu achizițiile, afacerea are un reper mai clar pentru viitoarele revizuiri de stoc și furnizori.
Confirmați necesarul fiecărui depozit
Necesarul depozitelor trebuie verificat înainte de alegerea cantității finale. Dacă inventarul este păstrat în mai multe depozite, reaprovizionarea nu este doar o chestiune de cât să cumpărați. Este și o chestiune de unde este necesară cantitatea.
Analizați situația stocului la nivelul fiecărui depozit, apoi asociați fiecare cantitate propusă cu locația pe care trebuie să o susțină. Astfel, achiziția devine mai utilă din punct de vedere operațional. De asemenea, oferă o bază mai clară pentru înregistrarea mișcărilor ulterioare atunci când bunurile sosesc sau stocul trebuie mutat.
Pentru afacerile care gestionează loturi, includeți în revizuire informațiile relevante despre lot atunci când acestea contează pentru stocul recepționat sau deținut. Aspectul important este trasabilitatea: un cumpărător trebuie să poată înțelege cum se raportează o achiziție de reaprovizionare la cantitatea în stoc, depozitul implicat și mișcările înregistrate după recepție.
Cumpărați pentru o nevoie vizibilă: cantitatea curentă, cantitatea în curs de livrare, furnizorul și depozitul trebuie toate revizuite înainte ca achiziția să fie confirmată.
Utilizarea Inventar și achiziții pentru controlul stocului la nivel de depozit poate păstra această verificare într-un singur proces de lucru. Aplicația este concepută pentru micile afaceri care au nevoie de control asupra stocului, depozitelor, loturilor, furnizorilor și achizițiilor, fără complexitatea unui ERP.
Înregistrați achiziția și fiecare mișcare aferentă
O revizuire a achiziției are cea mai mare valoare atunci când decizia este înregistrată, iar inventarul rămâne actualizat ulterior. Înregistrați furnizorul, articolele și cantitățile achiziționate, astfel încât afacerea să poată diferenția stocul planificat în curs de livrare de stocul deja disponibil.
Când bunurile sosesc, înregistrați mișcarea de inventar care modifică cantitatea deținută. Acesta este momentul în care revizuirea anterioară se leagă de stocul fizic din depozit. Mișcarea înregistrată oferă o legătură trasabilă între achiziție și cantitatea rezultată.
Păstrați procesul într-o ordine clară:
- Revizuiți cantitățile curente pe articol și depozit.
- Identificați cantitățile deja în curs de livrare.
- Verificați furnizorul pentru achiziția propusă.
- Confirmați necesarul depozitului și cantitatea propusă.
- Înregistrați achiziția.
- Înregistrați mișcarea de inventar când stocul este recepționat sau mutat.
Această succesiune ajută la separarea a ceea ce s-a întâmplat de ceea ce se așteaptă să se întâmple. Stocul deținut acum, stocul în curs de livrare și stocul adăugat printr-o recepție viitoare sunt părți diferite ale aceleiași imagini de reaprovizionare. Tratarea lor separată face deciziile de achiziție mai ușor de revizuit și ajută la menținerea actualizată a cantităților.
Transformați revizuirea într-o rutină, nu într-o excepție
Cel mai puternic beneficiu vine din folosirea acestui flux de lucru pentru reaprovizionările obișnuite, nu doar pentru comenzile neobișnuit de mari. O revizuire de rutină face ca deciziile privind stocul să depindă mai puțin de memorie și oferă fiecărei achiziții o urmă consecventă. În timp, afacerea își construiește o evidență mai clară a achizițiilor de la furnizori, a stocului în curs de livrare, a necesităților depozitelor și a mișcărilor.
Revizuirea poate rămâne scurtă. Contează ca aceleași informații esențiale să fie vizibile înainte ca cumpărătorul să se angajeze: ce este în stoc, ce este deja în curs de livrare, ce furnizor este implicat, unde este necesar stocul și cum va fi înregistrată mișcarea rezultată.
Concluzie
O revizuire a furnizorului și a comenzii de achiziție înainte de reaprovizionare oferă micilor retaileri și angrosiști un punct practic de control. Prin verificarea, în această ordine, a cantităților curente, a stocului în curs de livrare, a informațiilor despre furnizor, a necesităților depozitelor și a mișcărilor de achiziție, fiecare achiziție poate fi legată de o nevoie de stoc vizibilă.
Pentru a pune în practică acest flux de lucru, explorați Inventar și achiziții pentru stoc, depozite, furnizori și mișcări de achiziție trasabile.