Týdenní nákupní seznam vycházející ze zásob by měl odpovědět na jednu praktickou otázku: co je potřeba objednat nyní, když zohledníte to, co je již k dispozici, a to, co už je na cestě? Pro kavárny, obchody a další malé podniky, které drží zásoby, toto rozlišení předchází dvěma běžným problémům: objednávání položek, které již pokrývají příchozí dodávky, a opomenutí položek, jež do příští dodávky dojdou.
Cílem není jen vytvořit seznam položek s nízkým množstvím. Užitečný seznam propojuje aktuální zásoby, očekávanou poptávku, probíhající objednávky u dodavatelů a termín příští kontroly. Při důsledném týdenním postupu se nákup snáze vysvětluje, snáze kontroluje a více odpovídá skutečným potřebám podniku.
Začněte jasným týdenním postupem pro nákup
Zvolte si každý týden pravidelný čas pro kontrolu zásob a přípravu objednávek. Konkrétní den závisí na provozu podniku a termínech dodávek dodavatelů, důležitější než samotný den je však pravidelnost. Kavárna může kontrolu provádět před uzávěrkou objednávek u hlavního dodavatele, obchod zase po svém nejrušnějším prodejním období. Cílem je ponechat dostatek času na zadání, potvrzení a přijetí objednávek předtím, než budou důležité položky potřeba.
Než začnete posuzovat jednotlivé produkty, stanovte období plánování. Pro mnoho podniků jde o dobu do příští očekávané dodávky nebo do další kontroly nákupu. Poté pro každou posuzovanou položku shromážděte stejné informace:
- množství, které je aktuálně skladem;
- množství potřebné během období plánování;
- množství již objednané u dodavatelů;
- očekávaný termín doručení těchto objednávek;
- množství, které má po očekávané spotřebě zůstat, pokud je vhodné držet rezervu.
Tato struktura pomáhá odlišit inventuru od rozhodnutí o nákupu. Aktuální zásoba říká, co je dnes fyzicky k dispozici. Příchozí objednávky ukazují, co může být k dispozici později. Nákupní seznam by měl zohledňovat obojí, aniž by nepřijatou dodávku považoval za zboží, které už je na regálu.
Kontrolujte aktuální množství podle priorit
Začněte produkty, jejichž nedostupnost by představovala největší provozní riziko. Pro kavárnu to mohou být základní suroviny, obaly pro odnos s sebou, mléko nebo čisticí prostředky. Pro obchod to mohou být pravidelně prodávané položky, nezbytný spotřební materiál nebo produkty s delší dobou doplnění. Stanovení priorit zabraňuje tomu, abyste celou kontrolu věnovali položkám s malým dopadem, zatímco u zásadního produktu hrozí nedostatek.
Rozdělte položky do praktických kategorií, například kritické, důležité a běžné. Kritické položky vyžadují okamžité rozhodnutí, protože jejich vyprodání by narušilo prodej nebo každodenní provoz. Důležité položky může být nutné objednat tento týden, ale nejsou tak naléhavé. Běžné položky lze posoudit až po pokrytí naléhavých potřeb.
Počítejte jen skutečně použitelné množství
Použijte množství, které lze skutečně použít nebo prodat. Zkontrolujte skladové prostory, regály i všechna další místa, kde může být položka uložena. Jsou-li produkty poškozené, rezervované, prošlé nebo jinak nedostupné pro běžné použití, nenechte je zkreslit obraz dostupných zásob. Smyslem je stanovit spolehlivé výchozí množství, nikoli jen zopakovat starý záznam.
U každé prioritní položky porovnejte použitelné množství s pravděpodobnou potřebou do další možnosti doplnění zásob. Kontrolu udrží zaměřenou jednoduchá otázka: pokud by nedorazily žádné nové zásoby, pokrylo by aktuální množství nadcházející období? Pokud ne, položce je potřeba věnovat větší pozornost. Pokud ano, může být objednávka stále nutná v závislosti na příchozích množstvích, termínech dodavatelů a rezervě, kterou chcete zachovat pro provoz.
Převeďte kontrolu na rozhodnutí o množství
Jednoduchý způsob, jak uvažovat o objednávaném množství, je:
Množství k objednání = množství potřebné pro plánované období plus požadovaná rezerva minus použitelné zásoby skladem minus příchozí množství očekávané včas.
Jde o pomůcku pro plánování, nikoli o pevné pravidlo. Záporný výsledek neznamená, že by se zásoby měly zrušit; znamená, že aktuální zásoby a očekávané dodávky se pro zvolené období jeví jako dostatečné. Kladný výsledek upozorňuje na množství, které může být potřeba nakoupit, s ohledem na dostupnost u dodavatele a běžný nákupní postup podniku.
Podnik například může do příští dodávky potřebovat 30 jednotek, chtít ponechat 10 jednotek jako rezervu, mít skladem 18 použitelných jednotek a očekávat dodání 12 jednotek dříve, než je bude potřebovat. Výpočet doporučuje objednat dalších 10 jednotek: 30 plus 10, minus 18, minus 12. Pokud však má příchozí objednávka dorazit až po kritickém datu, neměla by se pro dané období započítávat jako pokrytí potřeby.
Zkontrolujte již probíhající nákupní objednávky
Nejdůležitější pojistkou při plánování nákupu zásob je kontrola otevřených nákupních objednávek před vytvořením nové objednávky. Položka může vypadat jako málo dostupná, přestože ji dostatečně pokrývá již probíhající dodávka. Naopak objednávka může existovat, ale být splatná příliš pozdě, obsahovat menší množství, než se očekávalo, nebo již neodpovídat potřebám podniku.
U každé relevantní nákupní objednávky zkontrolujte dodavatele, produkty, množství a očekávaný termín dodání. Udržujte jasný stav: objednávka, která byla připravena, se liší od objednávky, která byla odeslána, a objednávka na cestě se liší od přijatých zásob. Díky tomu lze zjistit, co je již závazně objednáno, aniž by se nadhodnocovalo dostupné množství.
Při kontrole příchozích zásob si položte tyto otázky:
- Které položky jsou již objednané?
- Kolik jednotek se očekává u každé položky?
- Kdy se očekává jejich doručení?
- Dorazí dříve, než budou zásoby potřeba?
- Pokryje příchozí množství celý očekávaný nedostatek, nebo jen jeho část?
Pokud se očekává dodávka předtím, než se položka stane naléhavou, odečtěte toto příchozí množství od množství, které chcete nakoupit. Pokud se očekává až později, ponechte položku na týdenním seznamu pro doobjednání nebo zvažte, zda není nutná menší překlenovací objednávka. Proto je načasování stejně důležité jako množství: dvě stejně velké dodávky mohou vést k odlišným nákupním rozhodnutím, pokud se liší jejich data doručení.
Systém, který uchovává zásoby, dodavatele a nákup pohromadě, může tuto kontrolu usnadnit. Skladové zásoby a nákup je navržen tak, aby malým podnikům pomáhal udržovat aktuální množství, evidovat pohyby a zobrazovat zásoby, dodavatele a nákup na jednom místě.
Vytvořte nákupní seznam připravený pro dodavatele
Jakmile zkontrolujete aktuální zásoby a příchozí objednávky, převeďte zbývající potřeby do seznamu objednávek, podle kterého lze jednat. Vyhněte se vágním poznámkám jako „koupit kelímky na kávu“ nebo „objednat více čisticích prostředků“. Seznam připravený pro dodavatele by měl každé rozhodnutí objasnit a omezit doplňující otázky při přípravě objednávky.
U každé objednávané položky uveďte název produktu, navrhované množství, dodavatele a případně důvod objednávky. Můžete také poznamenat datum, kdy jsou zásoby potřeba, zejména u časově citlivých produktů. Seskupení položek podle dodavatele je praktické, protože ukazuje, co lze nakoupit společně, a snižuje pravděpodobnost, že bude některá položka při objednávání opomenuta.
- Uveďte položky s kladným množstvím k objednání po zohlednění zásob a včasných příchozích objednávek.
- Seskupte tyto položky podle dodavatele, kterého pro každý produkt běžně využíváte.
- Ověřte navrhované množství vzhledem k obvyklému balení produktu u dodavatele a dostupné skladovací kapacitě.
- Označte naléhavé položky, jejichž načasování vyžaduje rychlé potvrzení.
- Po zadání objednávky zaznamenejte nákupní objednávku, aby byla viditelná jako příchozí a nezůstala pouze na samostatném nákupním seznamu.
Zachovejte rozdíl mezi navrhovanou objednávkou a potvrzenou nákupní objednávkou. Týdenní seznam je nástroj pro rozhodování; nákupní objednávka je záznamem toho, co bylo skutečně požadováno. Rychlý převod informací z jednoho do druhého snižuje riziko duplicitní objednávky při další kontrole.
S rostoucí nákupní činností je užitečné vést tento postup na stejném místě jako záznamy o množstvích. Můžete prozkoumat aplikaci Skladové zásoby a nákup pro správu zásob, skladů, dodavatelů a nákupu při zachování dohledatelnosti pohybů.
Evidujte přijatá množství při doručení dodávek
Týdenní plán zůstává spolehlivý jen tehdy, jsou-li dodávky přesně evidovány. Když zboží dorazí, porovnejte dodané položky s objednávkou. Zaznamenejte skutečně přijaté množství, místo abyste předpokládali, že každá objednávka dorazila v plném rozsahu. Pokud některá položka chybí, je nahrazena nebo dodána v menším množství, musí další kontrola zásob odrážet skutečný výsledek.
Příjem je také okamžikem pro aktualizaci množství před uložením nebo použitím produktů. Díky tomu zůstává stav zásob smysluplný pro každého, kdo se na něj spoléhá. Zaznamenané příchozí množství se stává dostupnou zásobou až po přijetí; do té doby by mělo zůstat očekávaným množstvím, nikoli být počítáno jako fyzicky dostupné.
Použijte jednoduchý kontrolní seznam pro příjem:
- ověřte dodané produkty a množství;
- zaznamenejte skutečně přijaté množství;
- poznamenejte všechny rozdíly oproti nákupní objednávce;
- uložte zásoby na vhodné skladové místo;
- v případě potřeby řešte chybějící nebo nesprávné položky s dodavatelem.
Tento závěrečný krok uzavírá smyčku mezi plánováním a skutečností. Zlepšuje další týdenní nákupní seznam, protože výchozí množství i informace o příchozích objednávkách jsou důvěryhodnější.
Udržujte seznam užitečný týden co týden
Kvalitní týdenní seznam pro doobjednání není jednorázové cvičení v tabulkovém procesoru. Je to opakovatelný návyk: zkontrolovat použitelné zásoby, ověřit otevřené objednávky a termíny doručení, vypočítat nepokrytou potřebu, připravit objednávky podle dodavatelů a evidovat, co dorazilo. Postupem času tato rutina ukáže, které produkty vyžadují větší pozornost, u kterých dodavatelů je nutné objednávat dříve a kde evidence zásob potřebuje lepší disciplínu.
Neusilujte o dokonale složitou předpověď. Usilujte o jasné rozhodnutí založené na informacích, které jsou dnes k dispozici. Oddělením zásob skladem od zásob na cestě může váš podnik nakupovat s větší jistotou a nepovažovat očekávanou dodávku za záruku, která už leží ve skladu.
Prozkoumejte aplikaci Skladové zásoby a nákup a zobrazte zásoby, dodavatele a nákup na jednom místě.