Daftar pembelian mingguan berdasarkan inventaris harus menjawab satu pertanyaan praktis: apa yang perlu dipesan sekarang, setelah memperhitungkan apa yang sudah tersedia dan apa yang sudah dalam perjalanan? Bagi kafe, toko, dan usaha kecil lain yang menyimpan stok, perbedaan ini mencegah dua masalah umum: memesan barang yang sebenarnya sudah tercakup oleh pengiriman masuk, serta melewatkan barang yang akan habis sebelum pembelian berikutnya tiba.
Tujuannya bukan sekadar membuat daftar barang dengan jumlah rendah. Daftar yang berguna menghubungkan stok saat ini, permintaan yang diperkirakan, pesanan pemasok yang sedang diproses, dan waktu peninjauan berikutnya. Dengan rutinitas mingguan yang konsisten, pembelian menjadi lebih mudah dijelaskan, diperiksa, dan disesuaikan dengan kebutuhan nyata bisnis.
Mulailah dengan rutinitas pembelian mingguan yang jelas
Pilih waktu tetap setiap minggu untuk meninjau stok dan menyiapkan pesanan. Hari yang tepat bergantung pada pola operasional bisnis dan jadwal pengiriman pemasok, tetapi konsistensi lebih penting daripada hari itu sendiri. Kafe dapat melakukan peninjauan sebelum batas waktu pemesanan pemasok utama, sedangkan toko dapat meninjaunya setelah periode penjualan tersibuk. Tujuannya adalah menyediakan cukup waktu agar pesanan dapat dibuat, dikonfirmasi, dan diterima sebelum barang penting dibutuhkan.
Sebelum melihat produk satu per satu, tentukan jangka waktu perencanaan. Bagi banyak bisnis, ini adalah periode hingga pengiriman berikutnya yang diharapkan atau peninjauan pembelian berikutnya. Kemudian, kumpulkan informasi yang sama untuk setiap barang yang dipertimbangkan:
- jumlah yang saat ini tersedia;
- jumlah yang dibutuhkan selama jangka waktu perencanaan;
- jumlah apa pun yang sudah dipesan dari pemasok;
- perkiraan waktu kedatangan pesanan tersebut;
- jumlah yang seharusnya tersisa setelah penggunaan yang diperkirakan, jika stok penyangga diperlukan.
Struktur ini membantu membedakan penghitungan inventaris dari keputusan pembelian. Stok tersedia menunjukkan apa yang secara fisik tersedia hari ini. Pesanan masuk menunjukkan apa yang mungkin tersedia nanti. Daftar pembelian harus mencerminkan keduanya, tanpa memperlakukan pengiriman yang belum diterima seolah-olah sudah ada di rak.
Tinjau jumlah saat ini berdasarkan prioritas
Mulailah dengan produk yang menimbulkan risiko operasional terbesar jika tidak tersedia. Untuk kafe, ini dapat mencakup bahan utama, kemasan untuk dibawa pulang, susu, atau perlengkapan pembersih. Untuk toko, ini dapat mencakup produk yang rutin terjual, bahan habis pakai penting, atau produk dengan waktu pengadaan ulang yang lebih lama. Menetapkan prioritas mencegah seluruh peninjauan dihabiskan untuk barang berdampak rendah ketika produk penting hampir mengalami kekurangan.
Kelompokkan barang dalam urutan praktis, seperti kritis, penting, dan rutin. Barang kritis memerlukan keputusan segera karena kehabisannya akan mengganggu penjualan atau pekerjaan sehari-hari. Barang penting mungkin perlu dipesan minggu ini, tetapi tidak terlalu mendesak. Barang rutin dapat ditinjau setelah kebutuhan mendesak terpenuhi.
Hitung stok yang benar-benar dapat digunakan
Gunakan jumlah yang benar-benar dapat digunakan atau dijual. Periksa area penyimpanan, rak, dan lokasi lain tempat barang mungkin disimpan. Jika produk rusak, dicadangkan, kedaluwarsa, atau tidak tersedia untuk penggunaan normal karena alasan lain, jangan biarkan produk tersebut memberikan gambaran stok tersedia yang menyesatkan. Tujuannya adalah menetapkan jumlah awal yang dapat diandalkan, bukan sekadar mengulangi catatan lama.
Untuk setiap barang prioritas, bandingkan jumlah yang dapat digunakan dengan kebutuhan yang mungkin muncul sebelum kesempatan pengadaan ulang berikutnya. Pertanyaan sederhana membantu menjaga fokus peninjauan: jika tidak ada stok baru yang tiba, apakah jumlah saat ini akan mencukupi untuk periode mendatang? Jika jawabannya tidak, barang tersebut memerlukan perhatian lebih dekat. Jika jawabannya ya, barang tersebut mungkin tetap perlu dipesan tergantung pada jumlah yang masuk, waktu pemasok, dan jumlah yang ingin Anda pertahankan sebagai stok penyangga operasional.
Ubah peninjauan menjadi keputusan jumlah
Cara sederhana untuk memikirkan jumlah pesanan adalah:
Jumlah yang dipesan = jumlah yang dibutuhkan untuk periode perencanaan ditambah stok penyangga yang diinginkan, dikurangi stok tersedia yang dapat digunakan, dikurangi jumlah masuk yang diperkirakan tiba tepat waktu.
Ini adalah alat bantu perencanaan, bukan aturan tetap. Hasil negatif tidak berarti stok harus dibatalkan; hasil tersebut berarti stok saat ini dan pengiriman yang diharapkan tampaknya cukup untuk periode yang dipilih. Hasil positif menunjukkan jumlah yang mungkin perlu dibeli, dengan mempertimbangkan ketersediaan pemasok dan pendekatan pembelian normal bisnis.
Misalnya, sebuah bisnis mungkin membutuhkan 30 unit sebelum pengiriman berikutnya, ingin menyisakan 10 unit sebagai penyangga, memiliki 18 unit yang dapat digunakan, dan memiliki 12 unit yang dijadwalkan tiba sebelum dibutuhkan. Perhitungan tersebut menunjukkan perlunya 10 unit tambahan: 30 ditambah 10, dikurangi 18, dikurangi 12. Namun, jika pesanan masuk dijadwalkan tiba setelah tanggal kritis, pesanan tersebut tidak boleh dihitung sebagai cakupan untuk periode tersebut.
Periksa pesanan pembelian yang sudah dalam proses
Perlindungan terpenting dalam perencanaan pembelian inventaris adalah meninjau pesanan pembelian terbuka sebelum membuat pesanan baru. Sebuah barang dapat terlihat sedikit tersedia, tetapi sebenarnya sudah cukup tercakup oleh pengiriman yang sedang diproses. Sebaliknya, sebuah pesanan mungkin ada tetapi dijadwalkan tiba terlambat, berisi jumlah yang lebih kecil dari perkiraan, atau tidak lagi mencerminkan kebutuhan bisnis.
Untuk setiap pesanan pembelian yang relevan, periksa pemasok, produk, jumlah, dan perkiraan waktu pengiriman. Pastikan statusnya jelas: pesanan yang telah disiapkan berbeda dengan pesanan yang telah dikirim, dan pesanan dalam perjalanan berbeda dengan stok yang telah diterima. Hal ini memungkinkan Anda melihat apa yang sudah menjadi komitmen tanpa melebihkan jumlah yang tersedia.
Saat meninjau stok masuk, ajukan pertanyaan berikut:
- Barang mana yang sudah dipesan?
- Berapa unit yang diharapkan untuk setiap barang?
- Kapan barang tersebut diperkirakan tiba?
- Apakah barang akan tiba sebelum stok dibutuhkan?
- Apakah jumlah masuk sepenuhnya menutup kekurangan yang diperkirakan atau hanya sebagian?
Jika pengiriman diperkirakan tiba sebelum barang menjadi mendesak, kurangi jumlah masuk tersebut dari jumlah yang hendak Anda beli. Jika diperkirakan tiba setelahnya, pertahankan barang tersebut dalam daftar pemesanan ulang mingguan atau pertimbangkan apakah diperlukan pesanan penghubung dalam jumlah lebih kecil. Inilah alasan waktu sama pentingnya dengan jumlah: dua pengiriman dengan jumlah yang sama dapat menghasilkan keputusan pembelian yang berbeda ketika tanggal kedatangannya berbeda.
Sistem yang menyatukan stok, pemasok, dan pembelian dapat memudahkan peninjauan ini. Inventaris & pembelian dirancang untuk membantu usaha kecil menjaga jumlah tetap terkini, mencatat pergerakan, serta melihat stok, pemasok, dan pembelian di satu tempat.
Buat daftar pembelian yang siap dikirim ke pemasok
Setelah stok tersedia dan pesanan masuk ditinjau, ubah kebutuhan yang tersisa menjadi daftar pesanan yang dapat segera ditindaklanjuti. Hindari catatan yang samar seperti “beli gelas kopi” atau “pesan lebih banyak produk pembersih”. Daftar yang siap dikirim ke pemasok harus membuat setiap keputusan mudah dipahami dan mengurangi pertanyaan lanjutan saat pesanan disiapkan.
Untuk setiap barang yang akan dipesan, sertakan nama produk, jumlah yang diusulkan, pemasok, dan alasan pemesanan bila berguna. Anda juga dapat mencatat tanggal saat stok dibutuhkan, terutama untuk produk yang sensitif terhadap waktu. Mengelompokkan barang berdasarkan pemasok bersifat praktis karena menunjukkan apa yang dapat dibeli bersama dan mengurangi kemungkinan barang terlewat saat pemesanan.
- Daftarkan barang dengan jumlah pesanan positif setelah stok dan pesanan masuk yang tiba tepat waktu diperhitungkan.
- Kelompokkan barang tersebut berdasarkan pemasok yang biasanya digunakan untuk setiap produk.
- Periksa jumlah yang diusulkan terhadap format produk yang biasa digunakan pemasok dan kapasitas penyimpanan yang tersedia.
- Tandai barang mendesak yang waktunya memerlukan konfirmasi segera.
- Catat pesanan pembelian setelah pesanan dilakukan, agar pesanan terlihat sebagai barang masuk dan tidak hanya tersisa dalam daftar pembelian terpisah.
Pertahankan perbedaan antara pesanan yang diusulkan dan pesanan pembelian yang telah dikonfirmasi. Daftar mingguan adalah alat pengambilan keputusan; pesanan pembelian adalah catatan atas barang yang benar-benar telah diminta. Memindahkan informasi dari satu ke yang lain dengan segera mengurangi kemungkinan pemesanan ganda pada peninjauan berikutnya.
Seiring aktivitas pembelian bertambah, akan membantu jika alur kerja ini disimpan di tempat yang sama dengan catatan jumlah. Anda dapat menjelajahi Inventaris & pembelian untuk mengelola stok, gudang, pemasok, dan pembelian sambil menjaga pergerakan tetap dapat ditelusuri.
Catat jumlah yang diterima saat pengiriman tiba
Rencana mingguan hanya akan tetap andal jika pengiriman dicatat secara akurat. Ketika barang tiba, bandingkan barang yang dikirim dengan yang dipesan. Catat jumlah yang benar-benar diterima, alih-alih menganggap setiap pesanan datang lengkap. Jika suatu barang jumlahnya kurang, diganti, atau tidak ada, peninjauan stok berikutnya harus mencerminkan hasil yang sebenarnya.
Penerimaan barang juga merupakan saat untuk memperbarui jumlah sebelum produk disimpan atau digunakan. Hal ini menjaga makna stok tersedia bagi semua orang yang mengandalkannya. Jumlah masuk yang tercatat baru menjadi stok tersedia setelah diterima; hingga saat itu, jumlah tersebut harus tetap dianggap sebagai jumlah yang diharapkan, bukan dihitung sebagai stok yang tersedia secara fisik.
Gunakan daftar periksa penerimaan sederhana:
- verifikasi produk dan jumlah yang dikirim;
- catat apa yang benar-benar diterima;
- catat setiap perbedaan dari pesanan pembelian;
- simpan stok di lokasi penyimpanan yang sesuai;
- tindak lanjuti barang yang hilang atau salah dengan pemasok bila diperlukan.
Langkah terakhir ini menutup siklus antara perencanaan dan kenyataan. Langkah ini meningkatkan kualitas daftar pembelian mingguan berikutnya karena jumlah awal dan informasi pesanan masuk menjadi lebih dapat dipercaya.
Jaga agar daftar tetap berguna dari minggu ke minggu
Daftar pemesanan ulang mingguan yang baik bukanlah sekadar latihan spreadsheet satu kali. Ini adalah kebiasaan yang dapat diulang: tinjau stok yang dapat digunakan, periksa pesanan terbuka dan waktu kedatangan, hitung kebutuhan yang belum tercakup, siapkan pesanan berdasarkan pemasok, dan catat barang yang tiba. Seiring waktu, rutinitas ini menunjukkan produk mana yang membutuhkan perhatian lebih dekat, pemasok mana yang perlu dipesan lebih awal, dan di mana catatan stok memerlukan disiplin yang lebih baik.
Jangan mengejar perkiraan yang sangat rumit dan sempurna. Utamakan keputusan yang jelas berdasarkan informasi yang tersedia hari ini. Dengan memisahkan stok tersedia dari stok yang sedang dalam perjalanan, bisnis Anda dapat membeli dengan lebih yakin dan menghindari memperlakukan pengiriman yang diharapkan sebagai jaminan yang sudah berada di penyimpanan.
Jelajahi Inventaris & pembelian untuk melihat stok, pemasok, dan pembelian di satu tempat.