Eine wöchentliche Einkaufsliste auf Basis des Lagerbestands sollte eine praktische Frage beantworten: Was muss jetzt bestellt werden, wenn berücksichtigt wird, was bereits verfügbar ist und was bereits unterwegs ist? Für Cafés, Geschäfte und andere kleinere Unternehmen mit Warenbestand verhindert diese Unterscheidung zwei häufige Probleme: Artikel zu bestellen, die bereits durch eingehende Lieferungen abgedeckt sind, und Artikel zu übersehen, die ausgehen, bevor die nächste Bestellung eintreffen kann.
Das Ziel besteht nicht darin, lediglich eine Liste mit geringen Mengen zu erstellen. Eine hilfreiche Liste verknüpft den aktuellen Bestand, den erwarteten Bedarf, laufende Lieferantenbestellungen und den Zeitpunkt der nächsten Überprüfung. Mit einer einheitlichen wöchentlichen Routine wird der Einkauf leichter nachvollziehbar, leichter kontrollierbar und stärker an den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens gebunden.
Beginnen Sie mit einer klaren wöchentlichen Einkaufsroutine
Wählen Sie jede Woche einen festen Zeitpunkt, um den Bestand zu prüfen und Bestellungen vorzubereiten. Der genaue Tag hängt davon ab, wie das Unternehmen arbeitet und wann Lieferanten liefern, doch Beständigkeit ist wichtiger als der Wochentag selbst. Ein Café könnte die Prüfung vor dem Bestellschluss seines Hauptlieferanten durchführen; ein Geschäft vielleicht nach seiner umsatzstärksten Verkaufszeit. Ziel ist es, genügend Zeit zu lassen, damit Bestellungen aufgegeben, bestätigt und geliefert werden können, bevor wichtige Artikel benötigt werden.
Legen Sie vor der Betrachtung einzelner Produkte den Planungszeitraum fest. Für viele Unternehmen ist dies der Zeitraum bis zur nächsten erwarteten Lieferung oder bis zur nächsten Einkaufsprüfung. Sammeln Sie dann für jeden berücksichtigten Artikel dieselben Informationen:
- die aktuell vorhandene Menge;
- die im Planungszeitraum benötigte Menge;
- jede bereits bei Lieferanten bestellte Menge;
- den erwarteten Lieferzeitpunkt dieser Bestellungen;
- die Menge, die nach dem erwarteten Verbrauch verbleiben soll, sofern ein Puffer sinnvoll ist.
Diese Struktur hilft dabei, eine Bestandszählung von einer Einkaufsentscheidung zu trennen. Der vorhandene Bestand zeigt, was heute physisch verfügbar ist. Eingehende Bestellungen zeigen, was später verfügbar werden könnte. Die Einkaufsliste sollte beides berücksichtigen, ohne eine noch nicht eingetroffene Lieferung so zu behandeln, als stünde sie bereits im Regal.
Prüfen Sie die aktuellen Mengen nach Priorität
Beginnen Sie mit den Produkten, deren Nichtverfügbarkeit das größte betriebliche Risiko darstellt. Für ein Café können dazu wichtige Zutaten, Take-away-Verpackungen, Milch oder Reinigungsmittel gehören. Für ein Geschäft können es regelmäßig verkaufte Artikel, wichtige Verbrauchsmaterialien oder Produkte mit längeren Wiederbeschaffungszeiten sein. Durch Priorisierung vermeiden Sie, die gesamte Prüfung für Artikel mit geringer Auswirkung aufzuwenden, während bei einem wichtigen Produkt ein Engpass droht.
Ordnen Sie Artikel in eine praktische Reihenfolge ein, etwa kritisch, wichtig und routinemäßig. Für kritische Artikel ist eine sofortige Entscheidung erforderlich, weil ein Ausverkauf Verkäufe oder den täglichen Betrieb unterbrechen würde. Wichtige Artikel müssen möglicherweise diese Woche bestellt werden, sind aber weniger dringend. Routinemäßige Artikel können geprüft werden, nachdem der dringende Bedarf abgedeckt ist.
Zählen Sie, was tatsächlich nutzbar ist
Verwenden Sie die Menge, die tatsächlich genutzt oder verkauft werden kann. Prüfen Sie Lagerbereiche, Regale und alle anderen Orte, an denen sich der Artikel befinden kann. Wenn Produkte beschädigt, reserviert, abgelaufen oder aus anderen Gründen nicht für die normale Nutzung verfügbar sind, sollten sie kein irreführendes Bild des verfügbaren Bestands erzeugen. Es geht darum, eine verlässliche Ausgangsmenge zu ermitteln und nicht lediglich einen alten Datensatz zu wiederholen.
Vergleichen Sie bei jedem priorisierten Artikel die nutzbare Menge mit dem voraussichtlichen Bedarf bis zur nächsten Nachbeschaffungsmöglichkeit. Eine einfache Frage hält die Prüfung fokussiert: Würde die aktuelle Menge für den bevorstehenden Zeitraum reichen, wenn kein neuer Bestand einträfe? Wenn die Antwort nein lautet, braucht der Artikel besondere Aufmerksamkeit. Wenn die Antwort ja lautet, kann dennoch eine Bestellung nötig sein – abhängig von eingehenden Mengen, Lieferzeiten und dem Bestandspuffer, den Sie beibehalten möchten.
Machen Sie aus der Prüfung eine Mengenentscheidung
Eine einfache Möglichkeit, über die Bestellmenge nachzudenken, lautet:
Zu bestellende Menge = benötigte Menge für den Planungszeitraum plus gewünschter Puffer, minus nutzbarer vorhandener Bestand, minus rechtzeitig erwartete eingehende Menge.
Dies ist eine Planungshilfe und keine starre Regel. Ein negatives Ergebnis bedeutet nicht, dass Bestand storniert werden sollte; es bedeutet, dass der aktuelle Bestand und die erwarteten Lieferungen für den gewählten Zeitraum ausreichend erscheinen. Ein positives Ergebnis weist auf eine Menge hin, die möglicherweise gekauft werden muss, vorbehaltlich der Lieferantenverfügbarkeit und des üblichen Einkaufsansatzes des Unternehmens.
Beispielsweise benötigt ein Unternehmen möglicherweise 30 Einheiten vor der nächsten Lieferung, möchte 10 Einheiten als Puffer behalten, hat 18 nutzbare Einheiten auf Lager und erwartet 12 Einheiten, bevor sie benötigt werden. Die Berechnung ergibt 10 zusätzliche Einheiten: 30 plus 10, minus 18, minus 12. Wenn die eingehende Bestellung jedoch erst nach dem kritischen Termin erwartet wird, sollte sie für diesen Zeitraum nicht als Abdeckung gezählt werden.
Prüfen Sie bereits laufende Bestellungen
Die wichtigste Absicherung bei der Einkaufsplanung für Lagerbestände besteht darin, offene Bestellungen zu prüfen, bevor eine neue Bestellung erstellt wird. Ein Artikel kann im Lagerbestand knapp wirken, obwohl er durch eine bereits laufende Lieferung ausreichend abgedeckt ist. Umgekehrt kann eine Bestellung vorhanden sein, aber zu spät fällig sein, eine geringere Menge als erwartet enthalten oder den Bedarf des Unternehmens nicht mehr widerspiegeln.
Prüfen Sie für jede relevante Bestellung den Lieferanten, die Produkte, Mengen und den erwarteten Lieferzeitpunkt. Halten Sie den Status eindeutig: Eine vorbereitete Bestellung unterscheidet sich von einer versendeten Bestellung, und eine Lieferung im Transport unterscheidet sich von erhaltenem Bestand. So wird sichtbar, was verbindlich bestellt ist, ohne die verfügbare Menge zu hoch anzusetzen.
Stellen Sie sich bei der Prüfung eingehender Ware diese Fragen:
- Welche Artikel sind bereits bestellt?
- Wie viele Einheiten werden für jeden Artikel erwartet?
- Wann werden sie voraussichtlich eintreffen?
- Treffen sie ein, bevor der Bestand benötigt wird?
- Deckt die eingehende Menge den erwarteten Fehlbestand vollständig oder nur teilweise?
Wird eine Lieferung erwartet, bevor der Artikel dringend benötigt wird, ziehen Sie diese eingehende Menge von der geplanten Einkaufsmenge ab. Wird sie erst danach erwartet, behalten Sie den Artikel auf der wöchentlichen Nachbestellliste oder prüfen Sie, ob eine kleinere Überbrückungsbestellung erforderlich ist. Deshalb ist der Zeitpunkt ebenso wichtig wie die Menge: Zwei Lieferungen derselben Größe können zu unterschiedlichen Einkaufsentscheidungen führen, wenn ihre Liefertermine voneinander abweichen.
Ein System, das Bestand, Lieferanten und Einkauf zusammenführt, kann diese Prüfung erleichtern. Lagerbestand und Einkauf unterstützt kleine Unternehmen dabei, Mengen aktuell zu halten, Bewegungen zu erfassen und Bestand, Lieferanten und Einkauf an einem Ort einzusehen.
Erstellen Sie eine bestellfertige Einkaufsliste für Lieferanten
Nachdem der vorhandene Bestand und die eingehenden Bestellungen geprüft wurden, wandeln Sie den verbleibenden Bedarf in eine Bestellliste um, die direkt umgesetzt werden kann. Vermeiden Sie vage Notizen wie „Kaffeebecher kaufen“ oder „mehr Reinigungsprodukte bestellen“. Eine für Lieferanten vorbereitete Liste sollte jede Entscheidung nachvollziehbar machen und Rückfragen bei der Bestellung verringern.
Geben Sie für jeden zu bestellenden Artikel den Produktnamen, die vorgeschlagene Menge, den Lieferanten und gegebenenfalls den Bestellgrund an. Sie können auch das Datum notieren, an dem der Bestand benötigt wird, insbesondere bei zeitkritischen Produkten. Die Gruppierung nach Lieferanten ist praktisch, da sie zeigt, was zusammen gekauft werden kann, und es weniger wahrscheinlich macht, dass ein Artikel bei der Bestellung übersehen wird.
- Listen Sie die Artikel auf, für die nach Berücksichtigung des Bestands und rechtzeitig eintreffender Bestellungen eine positive Bestellmenge verbleibt.
- Gruppieren Sie diese Artikel nach dem Lieferanten, den Sie üblicherweise für das jeweilige Produkt nutzen.
- Prüfen Sie die vorgeschlagene Menge anhand der üblichen Produktverpackung des Lieferanten und Ihrer verfügbaren Lagerkapazität.
- Kennzeichnen Sie dringende Artikel, deren Zeitplan eine schnelle Bestätigung erfordert.
- Erfassen Sie die Bestellung, sobald sie aufgegeben wurde, damit sie als eingehend sichtbar wird und nicht nur auf einer separaten Einkaufsliste verbleibt.
Unterscheiden Sie weiterhin zwischen einer vorgeschlagenen Bestellung und einer bestätigten Bestellung. Die wöchentliche Liste ist ein Entscheidungswerkzeug; die Bestellung dokumentiert, was tatsächlich angefragt wurde. Werden Informationen zügig von der einen in die andere übertragen, sinkt das Risiko von Doppelbestellungen bei der nächsten Prüfung.
Wenn die Einkaufsaktivität zunimmt, ist es hilfreich, diesen Ablauf am selben Ort wie die Mengenaufzeichnungen zu verwalten. Sie können Lagerbestand und Einkauf entdecken, um Bestand, Lager, Lieferanten und Einkauf zu verwalten und Bewegungen nachvollziehbar zu halten.
Erfassen Sie erhaltene Mengen bei Lieferungen
Der Wochenplan bleibt nur dann zuverlässig, wenn Lieferungen korrekt erfasst werden. Vergleichen Sie beim Wareneingang die gelieferte Ware mit der Bestellung. Erfassen Sie die tatsächlich erhaltene Menge, statt davon auszugehen, dass jede Bestellung vollständig geliefert wurde. Wenn ein Artikel zu knapp geliefert, ersetzt oder nicht geliefert wurde, muss die nächste Bestandsprüfung das tatsächliche Ergebnis widerspiegeln.
Der Wareneingang ist außerdem der Zeitpunkt, Mengen zu aktualisieren, bevor Produkte eingelagert oder verwendet werden. So bleibt der vorhandene Bestand für alle aussagekräftig, die sich darauf verlassen. Eine erfasste eingehende Menge wird erst dann zu verfügbarem Bestand, wenn sie eingegangen ist; bis dahin sollte sie als erwartete Menge gelten und nicht als physisch verfügbar gezählt werden.
Verwenden Sie eine einfache Checkliste für den Wareneingang:
- gelieferte Produkte und Mengen überprüfen;
- tatsächlich erhaltene Mengen erfassen;
- Abweichungen von der Bestellung notieren;
- den Bestand am passenden Lagerort einlagern;
- fehlende oder falsche Artikel bei Bedarf mit dem Lieferanten klären.
Dieser letzte Schritt schließt den Kreislauf zwischen Planung und Realität. Er verbessert die nächste wöchentliche Einkaufsliste, weil die Ausgangsmengen und Informationen zu eingehenden Bestellungen verlässlicher sind.
Halten Sie die Liste Woche für Woche nützlich
Eine gute wöchentliche Nachbestellliste ist keine einmalige Tabellenkalkulationsaufgabe. Sie ist eine wiederholbare Gewohnheit: nutzbaren Bestand prüfen, offene Bestellungen und Liefertermine kontrollieren, den ungedeckten Bedarf berechnen, Bestellungen nach Lieferanten vorbereiten und eingehende Ware erfassen. Im Laufe der Zeit zeigt die Routine, welche Produkte mehr Aufmerksamkeit benötigen, bei welchen Lieferanten früher bestellt werden muss und wo Bestandsaufzeichnungen konsequenter geführt werden sollten.
Streben Sie keine perfekt komplizierte Prognose an. Streben Sie eine klare Entscheidung auf Grundlage der heute verfügbaren Informationen an. Indem Sie vorhandenen Bestand von unterwegs befindlichem Bestand trennen, kann Ihr Unternehmen mit größerer Sicherheit einkaufen und vermeiden, eine erwartete Lieferung wie eine bereits im Lager stehende Garantie zu behandeln.
Entdecken Sie Lagerbestand und Einkauf, um Bestand, Lieferanten und Einkauf an einem Ort einzusehen.