Hodnocení dodavatele nemusí pro malý obchod znamenat formální bodovací systém ani dlouhou zprávu. Praktické hodnocení vychází ze záznamů, které už používáte při provozu firmy: objednávek, údajů o dodávkách a pohybů zásob. Když je posoudíte společně, můžete odhalit opakující se problémy, zjistit, kde do procesu vstoupil nesoulad, a příště se při nákupu rozhodovat s lepší znalostí souvislostí.
Cílem není označit dodavatele za nespolehlivého kvůli jedné pozdní dodávce nebo ojedinělému nesouladu. Jde o to důsledně porovnávat srovnatelné informace, rozlišovat opakující se vzorce od jednorázových událostí a rozhodnout, na co se příště při objednávce zeptat nebo co případně změnit. Tento průvodce popisuje ruční hodnocení dodavatelů pro majitele malých firem a nezávislé prodejce.
Proč se malému obchodu vyplatí dodavatele pravidelně hodnotit
Když nakupujete u několika dodavatelů, může být obtížné správně posoudit jednotlivé zkušenosti s dodávkami. Nedávný problém se může zdát závažnější než řada spolehlivých dodávek, zatímco opakující se komplikace lze snadno začít považovat za běžnou součást provozu. Pravidelné hodnocení vám dává příležitost zkontrolovat záznamy a nespoléhat se jen na paměť.
Pomáhá také vést konkrétnější rozhovory o nákupu. Místo obecného tvrzení, že dodávky přinášejí problémy, můžete určit, kterých objednávek se týkaly, co jste očekávali, co dorazilo a jak jste rozdíl zaznamenali. Snáze tak položíte jasnou otázku nebo se dohodnete, jaké informace by vám při budoucích objednávkách pomohly.
Rozsah hodnocení přizpůsobte své firmě. Dodavatele můžete hodnotit v pravidelném intervalu podle svého nákupního režimu nebo poté, co se začne projevovat určitý vzorec problémů. U každého dodavatele používejte stejné základní otázky, aby vaše poznámky měly časem vypovídací hodnotu. Smyslem je podpořit vaše vlastní rozhodování – nikoli vytvořit údajně objektivní skóre z neúplných informací.
Shromážděte záznamy o objednávkách, dodávkách a pohybech zásob
Začněte vymezeným obdobím, například posledními objednávkami, které chcete prověřit. Zvolte takové období, abyste měli dostatek příkladů k porovnání, ale zároveň zvládli práci bez zbytečné námahy. Poté shromážděte záznamy týkající se těchto nákupů:
- Záznamy o objednávkách: co jste objednali, kdy jste objednávku zadali a jaké údaje o očekávaném doručení jste zaznamenali.
- Záznamy o dodávkách: kdy zboží dorazilo a co jste si při jeho převzetí poznamenali, včetně případných rozdílů oproti objednávce.
- Pohyby zásob: jak bylo přijaté zboží zaevidováno na skladě a zda případné pozdější úpravy nebo jiné pohyby pomáhají vysvětlit nesoulad.
- Údaje o šaržích, jsou-li relevantní: informace zaznamenané u konkrétních šarží, které vám pomohou rozlišit jednotlivé přijaté dodávky.
Pokud možno uchovávejte zdrojové informace společně nebo si poznamenejte, odkud jednotlivé údaje pocházejí. Hodnocení dodavatele je přehledné jen natolik, nakolik jsou přehledné podkladové záznamy. Pokud chybí dodací list, záznam o objednávce nebo skladová položka, označte danou skutečnost jako neznámou, místo abyste chybějící informace doplňovali domněnkou.
Pomoci vám může jednoduchá tabulka na papíře nebo v dokumentu, který už používáte. Uveďte dodavatele, číslo objednávky, datum objednání, zaznamenané očekávané datum dodání, datum doručení, objednané položky a množství, přijaté položky a množství a krátkou poznámku o případném rozdílu. Přidejte také samostatné pole pro to, co jste ověřili nebo co zůstává nejasné. Tabulka je jen pracovní pomůcka, nemusí být složitá.
Porovnejte objednané, přijaté a zaevidované zboží
Projděte objednávky postupně. Nejprve porovnejte objednávku s údaji o dodávce: odpovídaly přijaté položky a množství tomu, co jste objednali? Poté porovnejte dodávku se skladovým záznamem: bylo přijaté zboží zaevidováno správně, nebo je třeba prověřit nějaký rozdíl?
Tato porovnání jsou důležitá, protože nesoulad může mít více vysvětlení. Dodavatel mohl odeslat jiné množství, některá položka nemusela být k dispozici nebo mohlo dojít k chybě při evidenci příjmu. Rozdíl mezi původně přijatým a současným množstvím může vysvětlit i pozdější pohyb zásob. Záznamy vám pomohou zúžit okruh možných příčin, ale samy o sobě příčinu automaticky neprokazují.
U každého rozdílu si zapište fakta odděleně od svého výkladu. Uveďte například, že objednávka obsahovala určité množství, záznam o dodávce uváděl jiné množství a ve skladovém záznamu bylo zaznamenáno množství třetí. Poté poznamenejte, zda jste příčinu potvrdili, stále ji prověřujete, nebo k jejímu určení nemáte dost informací. Díky tomuto rozlišení se domněnka nestane součástí zdánlivě potvrzené historie dodavatele.
Stejně pečlivě kontrolujte i termíny. Porovnejte zaznamenané očekávané datum dodání s datem doručení. Poznamenejte, zda dodávka podle vašeho očekávání dorazila pozdě, brzy, nebo včas. Pokud očekávané datum nebylo nikdy zaznamenáno, nepovažujte zpětně předpokládané datum za pevně stanovený závazek. Místo toho uveďte, že termín nebylo možné spolehlivě porovnat.
Opakující se nesrovnalosti nebo zpoždění zaznamenávejte jednotně
Po kontrole jednotlivých objednávek se podívejte na celé období a hledejte opakující se vzorce. Používejte několik stálých kategorií, aby byly podobné události popisovány podobným způsobem. Vhodné kategorie mohou zahrnovat rozdíl v množství, rozdíl v položce, rozdíl v termínu, neúplný záznam nebo bez zaznamenaného problému. Pokud samotná kategorie nevystihuje situaci, doplňte krátké vysvětlení.
Nedovolte, aby kategorie nahradila konkrétní údaje. Rozdíl v množství u jedné objednávky může mít jiné vysvětlení než stejný typ rozdílu u jiné objednávky. Uchovávejte číslo objednávky i příslušné poznámky, abyste se mohli vrátit ke zdrojovému záznamu. Pokud situace není vyřešena, označte ji jako nevyřešenou. Je to užitečnější než prezentovat nejisté informace jako potvrzený problém dodavatele.
Když zaznamenáte možný vzorec, ověřte, kolika objednávek se týká a zda jsou skutečně srovnatelné. Jedna výjimka není totéž co opakovaná událost. Stejně tak může být zdánlivý trend zavádějící, pokud u některých dodávek chybějí záznamy nebo pokud spojujete různé produkty a okolnosti. Uveďte, co vaše hodnocení zahrnuje a kde jsou informace neúplné.
Krátké písemné shrnutí může zachytit výsledek, aniž by se z hodnocení stala složitá zpráva. Zaznamenejte například, jaké období jste prověřili, které opakující se problémy se vám podařilo potvrdit, jaké otázky zůstávají otevřené a jaké pozitivní poznatky stojí za zmínku. Vyhněte se jedinému celkovému hodnocení, pokud pro něj nemáte jasný a důsledně uplatňovaný základ. Pro mnoho malých obchodů je faktické shrnutí praktičtější než číslo, které zastírá podrobnosti.
Využijte zjištění k lepším rozhodnutím při dalších nákupech
Využijte hodnocení k rozhodnutí, co udělat dál, a nepovažujte ho za cíl samo o sobě. Můžete se doptat na nevyřešený rozdíl, před další objednávkou si ujasnit očekávání ohledně dodání nebo si poznamenat, že při příjmu konkrétní položku pečlivě zkontrolujete. Pokud záznamy neukazují žádný opakující se problém, i to je užitečná informace.
Když kontaktujete dodavatele, odkazujte na konkrétní objednávky a vysvětlete, co vyplývá z vašich záznamů. Pokud příčina není jasná, položte konkrétní otázku. Jestliže se dohodnete na praktické úpravě, zaznamenejte ji na místě, které si před zadáním nebo převzetím další objednávky znovu projdete. Díky tomu bude další hodnocení užitečnější a nebudete se muset spoléhat na to, že si rozhovor zapamatujete.
Stejné poznámky zohledňujte i při budoucích nákupech spolu s dalšími okolnostmi důležitými pro váš obchod, například jaké zásoby potřebujete a co už je na cestě. Hodnocení dodavatele je jedním z podkladů, nikoli náhradou vlastního úsudku. Má vám pomoci lépe informovaně rozhodnout o dalším nákupu, nikoli předpovídat každou budoucí dodávku.
Dohledatelné záznamy o nákupech a zásobách usnadňují tento ruční postup. Skladové zásoby a nákup je aplikace pro správu zásob, skladů, šarží, dodavatelů a nákupů, která zaznamenává pohyby a aktuální množství. Může poskytnout přehlednější místo pro související záznamy; hodnocení i případné závěry zůstávají na vás.
Nastavte hodnocení tak, abyste je mohli opakovat
Postup udržujte natolik jednoduchý, abyste ho mohli znovu použít. Zvolte období hodnocení, shromážděte stejné druhy záznamů, porovnejte údaje o objednávkách, dodávkách a zásobách a oddělte potvrzená fakta od otevřených otázek. Poté napište krátké shrnutí a rozhodněte, zda je vhodné něco dále prověřit nebo upravit při příštím nákupu.
Důsledné ruční hodnocení může malému prodejci časem poskytnout jasnější přehled o průběhu objednávek u dodavatelů a zároveň odhalit mezery v záznamech. Začněte s evidencí, kterou už vedete, a postup vylepšujte jen tam, kde vám pomůže rozhodovat se jasněji. Podívejte se, jak mohou záznamy o zásobách a nákupech pomoci udržet dohledatelnost objednávek u dodavatelů a pohybů zásob.