Bagi toko kecil, tinjauan pemasok tidak memerlukan sistem penilaian formal atau laporan panjang. Tinjauan praktis dapat dimulai dari catatan yang sudah Anda gunakan untuk menjalankan bisnis: pesanan pembelian, detail pengiriman, dan pergerakan stok. Dengan melihat semuanya secara bersamaan, Anda dapat menemukan masalah yang berulang, memahami di bagian mana selisih mulai terjadi, dan mengambil keputusan pembelian berikutnya dengan konteks yang lebih baik.
Tujuannya bukan memberi cap pada pemasok hanya karena satu pengiriman terlambat atau ada selisih yang terjadi sekali. Tujuannya adalah meninjau informasi yang dapat dibandingkan secara konsisten, membedakan pola berulang dari kejadian satu kali, lalu memutuskan pertanyaan atau perubahan apa yang mungkin berguna saat memesan lagi. Panduan ini menjelaskan cara meninjau kinerja pemasok secara manual bagi pemilik usaha kecil dan peritel independen.
Alasan toko kecil mendapat manfaat dari tinjauan pemasok berkala
Jika Anda membeli dari beberapa pemasok, pengalaman pengiriman bisa sulit dinilai secara proporsional. Masalah yang baru terjadi mungkin terasa lebih penting daripada serangkaian pengiriman yang lancar, sementara ketidaknyamanan yang berulang bisa terasa seperti hal biasa. Tinjauan berkala memberi Anda kesempatan untuk memeriksa catatan, bukan hanya mengandalkan ingatan.
Tinjauan juga dapat membuat percakapan tentang pembelian lebih spesifik. Alih-alih mengatakan bahwa pengiriman bermasalah, Anda dapat menyebutkan pesanan mana yang terdampak, apa yang diharapkan, apa yang tiba, dan bagaimana selisihnya dicatat. Dengan begitu, Anda dapat mengajukan pertanyaan yang jelas atau menyepakati informasi apa yang akan membantu untuk pesanan berikutnya.
Sesuaikan tinjauan dengan skala bisnis Anda. Anda dapat meninjau pemasok secara rutin sebagai bagian dari kebiasaan pembelian, atau setelah pola masalah mulai terlihat. Gunakan pertanyaan dasar yang sama untuk setiap pemasok agar catatan Anda berguna dari waktu ke waktu. Tujuannya adalah mendukung keputusan Anda sendiri—bukan menghasilkan skor yang seolah-olah objektif berdasarkan informasi yang tidak lengkap.
Kumpulkan catatan pesanan, pengiriman, dan pergerakan stok
Mulailah dengan menentukan periode, misalnya sejumlah pesanan terbaru yang ingin Anda periksa. Pilih rentang waktu yang menyediakan cukup contoh untuk dibandingkan, tetapi tetap mudah dikelola. Kemudian, kumpulkan catatan yang berkaitan dengan pembelian tersebut:
- Catatan pesanan: barang yang diminta, tanggal pemesanan, dan informasi perkiraan pengiriman yang Anda catat.
- Catatan pengiriman: tanggal barang tiba dan catatan saat menerima barang, termasuk setiap perbedaan dari pesanan.
- Pergerakan stok: cara barang yang diterima dimasukkan ke catatan stok, serta apakah ada penyesuaian atau pergerakan lain yang dapat membantu menjelaskan selisih.
- Detail lot, jika relevan: informasi yang dicatat untuk lot tertentu dan dapat membantu membedakan satu batch yang diterima dari batch lainnya.
Jika memungkinkan, simpan sumber informasi secara bersamaan atau catat asal setiap detail. Kejelasan tinjauan pemasok bergantung pada kejelasan catatan yang mendasarinya. Jika nota pengiriman, catatan pesanan, atau entri stok tidak tersedia, tandai bagian tersebut sebagai tidak diketahui alih-alih mengisinya dengan asumsi.
Anda dapat membuat tabel tinjauan sederhana di kertas atau dokumen yang sudah biasa digunakan. Cantumkan pemasok, referensi pesanan, tanggal pemesanan, perkiraan kedatangan jika tercatat, tanggal kedatangan, barang dan jumlah yang dipesan, barang dan jumlah yang diterima, serta catatan singkat tentang perbedaan apa pun. Tambahkan kolom terpisah untuk pemeriksaan yang sudah dilakukan atau hal yang masih belum jelas. Tabel ini hanya alat bantu kerja; tidak perlu dibuat rumit.
Bandingkan barang yang dipesan dengan yang diterima dan dicatat
Tinjau setiap pesanan secara berurutan. Pertama, bandingkan pesanan dengan informasi pengiriman: apakah barang dan jumlah yang diterima sesuai dengan permintaan Anda? Kemudian, bandingkan pengiriman dengan catatan stok: apakah barang yang diterima sudah dicatat secara akurat, atau adakah selisih yang perlu diperiksa?
Perbandingan ini penting karena selisih dapat memiliki lebih dari satu penjelasan. Pemasok mungkin mengirim jumlah yang berbeda, barang mungkin tidak tersedia, atau penerimaan barang mungkin dicatat secara keliru. Pergerakan stok setelahnya juga dapat menjelaskan mengapa jumlah saat ini tidak lagi sama dengan jumlah yang pertama kali diterima. Catatan dapat membantu mempersempit kemungkinan yang terjadi, tetapi tidak serta-merta membuktikan penyebabnya.
Untuk setiap selisih, tuliskan fakta secara terpisah dari penafsiran Anda. Misalnya, catat bahwa pesanan mencantumkan jumlah tertentu, catatan pengiriman menunjukkan jumlah lain, dan entri stok mencatat jumlah yang ketiga. Lalu, catat apakah penyebabnya sudah dikonfirmasi, masih diperiksa, atau informasinya belum cukup. Pemisahan ini mencegah dugaan menjadi bagian dari riwayat pemasok seolah-olah sudah terbukti.
Periksa waktu pengiriman dengan kehati-hatian yang sama. Bandingkan tanggal pengiriman yang diharapkan, jika tercatat, dengan tanggal kedatangan. Catat apakah pengiriman terlambat, lebih awal, atau tepat waktu menurut perkiraan Anda. Jika tanggal perkiraan tidak pernah dicatat, jangan menganggap tanggal yang hanya Anda perkirakan belakangan sebagai komitmen pasti. Sebaliknya, catat bahwa waktu pengiriman tidak dapat dibandingkan secara andal.
Catat selisih atau keterlambatan yang berulang secara konsisten
Setelah meninjau pesanan satu per satu, lihat keseluruhan periode untuk mencari pola. Gunakan sejumlah kecil kategori yang konsisten agar kejadian serupa dijelaskan dengan cara yang serupa. Kategori yang berguna misalnya selisih jumlah, selisih barang, selisih waktu, catatan tidak lengkap, atau tidak ada masalah yang tercatat. Tambahkan penjelasan singkat jika kategori saja belum cukup menggambarkan situasi.
Jangan biarkan kategori menggantikan detail. Selisih jumlah pada satu pesanan mungkin memiliki penyebab yang berbeda dari selisih serupa pada pesanan lain. Simpan referensi pesanan dan catatan terkait agar Anda dapat memeriksa kembali catatan sumber. Jika suatu masalah belum terselesaikan, tandai sebagai belum terselesaikan. Ini lebih berguna daripada menyajikan informasi yang belum pasti sebagai masalah pemasok yang sudah dikonfirmasi.
Jika Anda melihat kemungkinan pola, periksa berapa banyak pesanan yang terlibat dan apakah pesanan tersebut memang dapat dibandingkan. Satu pengecualian tidak sama dengan kejadian berulang. Demikian pula, tren yang tampak bisa menyesatkan jika sebagian catatan pengiriman tidak tersedia atau produk dan situasi yang berbeda digabungkan. Jelaskan cakupan tinjauan Anda dan bagian mana yang informasinya tidak lengkap.
Ringkasan tertulis singkat dapat merangkum hasilnya tanpa mengubah proses ini menjadi laporan rumit. Misalnya, catat periode yang ditinjau, masalah berulang yang dapat Anda konfirmasi, pertanyaan yang masih terbuka, dan pengamatan positif yang penting. Hindari satu nilai keseluruhan kecuali Anda memiliki dasar yang jelas dan konsisten untuk menetapkannya. Bagi banyak toko kecil, ringkasan faktual lebih mudah ditindaklanjuti daripada angka yang menutupi detail.
Gunakan temuan untuk mempersiapkan keputusan pembelian berikutnya dengan lebih jelas
Gunakan hasil tinjauan untuk menentukan langkah selanjutnya, bukan menganggap tinjauan sebagai tujuan akhir. Anda dapat menindaklanjuti selisih yang belum terselesaikan, memperjelas ekspektasi pengiriman sebelum membuat pesanan berikutnya, atau mencatat bahwa barang tertentu perlu diperiksa dengan saksama saat tiba. Jika catatan tidak menunjukkan masalah berulang, informasi itu juga berguna sebagai konteks.
Saat menghubungi pemasok, sebutkan pesanan tertentu dan jelaskan apa yang ditunjukkan oleh catatan Anda. Ajukan pertanyaan yang terarah jika penyebabnya belum jelas. Jika disepakati penyesuaian yang praktis, catat di tempat yang akan Anda periksa saat membuat atau menerima pesanan berikutnya. Dengan begitu, tinjauan selanjutnya akan lebih berguna dan Anda tidak perlu mengandalkan ingatan tentang percakapan.
Gunakan catatan yang sama dalam keputusan pembelian berikutnya, bersama pertimbangan lain yang relevan bagi toko Anda, seperti stok yang dibutuhkan dan barang yang sedang dalam perjalanan. Tinjauan pemasok hanyalah salah satu bahan pertimbangan, bukan pengganti penilaian Anda. Tinjauan ini seharusnya membantu Anda mengambil keputusan yang lebih terinformasi tentang pembelian berikutnya, bukan mengklaim dapat memprediksi setiap pengiriman di masa depan.
Catatan pembelian dan stok yang dapat ditelusuri memudahkan proses manual ini. Inventaris & pembelian adalah aplikasi untuk mengelola stok, gudang, lot, pemasok, dan pembelian, dengan catatan pergerakan serta jumlah terkini. Aplikasi ini dapat menyediakan tempat yang lebih teratur untuk menyimpan catatan terkait; tinjauan dan kesimpulannya tetap menjadi tanggung jawab Anda.
Buat tinjauan yang dapat diulang
Jaga agar metodenya cukup sederhana sehingga dapat digunakan kembali. Tentukan periode tinjauan, kumpulkan jenis catatan yang sama, bandingkan detail pesanan, pengiriman, dan stok, lalu pisahkan fakta yang sudah dikonfirmasi dari pertanyaan yang masih terbuka. Setelah itu, tulis ringkasan singkat dan tentukan apakah tindak lanjut atau perubahan pada rutinitas pembelian berikutnya perlu dilakukan.
Seiring waktu, tinjauan manual yang konsisten dapat memberi peritel kecil gambaran yang lebih jelas tentang kinerja pesanan pemasok, sekaligus menampakkan kekurangan dalam catatan. Mulailah dengan catatan yang sudah Anda kelola dan perbaiki proses hanya jika hal itu membantu Anda mengambil keputusan dengan lebih jelas. Pelajari bagaimana catatan inventaris dan pembelian dapat membantu memastikan pesanan pemasok dan pergerakan stok dapat ditelusuri.