Für ein kleines Geschäft braucht eine Lieferantenbewertung weder ein formelles Punktesystem noch einen langen Bericht. Eine praktische Bewertung beginnt mit Unterlagen, die Sie ohnehin für den Geschäftsalltag nutzen: Bestellungen, Lieferangaben und Lagerbewegungen. Wenn Sie diese gemeinsam betrachten, können Sie wiederkehrende Probleme erkennen, nachvollziehen, an welcher Stelle eine Abweichung entstanden sein könnte, und künftige Einkaufsentscheidungen besser einordnen.
Ziel ist es nicht, einen Lieferanten nach einer verspäteten Lieferung oder einer einzelnen Abweichung abzustempeln. Vielmehr geht es darum, vergleichbare Informationen konsequent zu prüfen, wiederkehrende Muster von Einzelfällen zu unterscheiden und zu entscheiden, welche Fragen oder Änderungen bei der nächsten Bestellung hilfreich sein könnten. Dieser Leitfaden beschreibt eine manuelle Lieferantenbewertung für Inhaber kleiner Unternehmen und unabhängige Einzelhändler.
Warum eine regelmäßige Lieferantenbewertung kleinen Geschäften hilft
Wenn Sie bei mehreren Lieferanten einkaufen, kann es schwierig sein, einzelne Liefererfahrungen richtig einzuordnen. Ein aktuelles Problem erscheint möglicherweise bedeutender als eine Reihe zuverlässiger Lieferungen, während man sich an wiederkehrende Unannehmlichkeiten leicht gewöhnt. Eine regelmäßige Bewertung gibt Ihnen Gelegenheit, die Unterlagen zu prüfen, statt sich nur auf Ihre Erinnerung zu verlassen.
Sie kann auch Gespräche über Einkäufe konkreter machen. Statt allgemein zu sagen, dass es mit den Lieferungen Schwierigkeiten gab, können Sie benennen, welche Bestellungen betroffen waren, was erwartet wurde, was angekommen ist und wie die Abweichung erfasst wurde. So lässt sich leichter eine konkrete Frage stellen oder vereinbaren, welche Informationen bei künftigen Bestellungen hilfreich wären.
Halten Sie die Bewertung im Verhältnis zu Ihrem Geschäft. Sie könnten einen Lieferanten regelmäßig im Rahmen Ihrer Einkaufsroutine überprüfen oder dann, wenn ein Muster von Problemen auffällt. Verwenden Sie für jeden Lieferanten dieselben grundlegenden Fragen, damit Ihre Notizen im Laufe der Zeit aussagekräftig bleiben. Die Bewertung soll Ihre eigenen Entscheidungen unterstützen – nicht aus unvollständigen Informationen eine angeblich objektive Punktzahl ableiten.
Bestell-, Liefer- und Lagerbewegungsunterlagen zusammentragen
Legen Sie zunächst einen Zeitraum fest, zum Beispiel die jüngste Folge von Bestellungen, die Sie prüfen möchten. Wählen Sie einen Zeitraum mit genügend Beispielen für einen Vergleich, ohne dass der Aufwand unüberschaubar wird. Tragen Sie anschließend die zu diesen Einkäufen gehörenden Unterlagen zusammen:
- Bestellunterlagen: Was Sie angefordert haben, wann Sie bestellt haben und welche Angaben zur erwarteten Lieferung Sie festgehalten haben.
- Lieferunterlagen: Wann die Ware angekommen ist und was Sie bei der Annahme vermerkt haben, einschließlich etwaiger Abweichungen von der Bestellung.
- Lagerbewegungen: Wie die eingegangene Ware im Lager erfasst wurde und ob spätere Korrekturen oder andere Bewegungen eine Abweichung erklären können.
- Chargenangaben, sofern relevant: Angaben zu bestimmten Chargen, die helfen können, eine eingegangene Charge von einer anderen zu unterscheiden.
Bewahren Sie die Quelldaten nach Möglichkeit zusammen auf oder vermerken Sie, woher die einzelnen Angaben stammen. Eine Lieferantenbewertung ist nur so aussagekräftig wie die Unterlagen, auf denen sie beruht. Fehlt ein Lieferschein, eine Bestellung oder ein Lagereintrag, kennzeichnen Sie die betreffende Angabe als unbekannt, statt die Lücke mit einer Vermutung zu füllen.
Eine einfache Prüftabelle auf Papier oder in einem bereits genutzten Dokument kann hilfreich sein. Nehmen Sie darin den Lieferanten, die Bestellreferenz, das Bestelldatum, gegebenenfalls den erwarteten Liefertermin, das Ankunftsdatum, bestellte Artikel und Mengen, erhaltene Artikel und Mengen sowie eine kurze Notiz zu Abweichungen auf. Ergänzen Sie ein eigenes Feld dafür, was Sie überprüft haben und was noch unklar ist. Die Tabelle ist ein Arbeitshilfsmittel und muss nicht aufwendig sein.
Bestelltes mit Geliefertem und Erfasstem vergleichen
Prüfen Sie jede Bestellung der Reihe nach. Vergleichen Sie zunächst die Bestellung mit den Lieferangaben: Stimmen die erhaltenen Artikel und Mengen mit Ihrer Bestellung überein? Vergleichen Sie anschließend die Lieferung mit dem Lagereintrag: Wurde die erhaltene Ware korrekt erfasst, oder gibt es eine Abweichung, die überprüft werden muss?
Diese Vergleiche sind wichtig, weil eine Abweichung mehrere Erklärungen haben kann. Der Lieferant könnte eine andere Menge geschickt haben, ein Artikel war möglicherweise nicht verfügbar oder der Wareneingang wurde fehlerhaft erfasst. Auch eine spätere Lagerbewegung kann erklären, warum die aktuelle Menge nicht mehr der ursprünglich erhaltenen Menge entspricht. Die Unterlagen helfen Ihnen, die möglichen Ursachen einzugrenzen, belegen den Grund aber nicht automatisch.
Notieren Sie bei jeder Abweichung die Fakten getrennt von Ihrer Interpretation. Halten Sie beispielsweise fest, dass in einer Bestellung eine bestimmte Menge angegeben war, die Lieferunterlage eine andere Menge auswies und im Lagereintrag eine dritte Menge erfasst wurde. Vermerken Sie anschließend, ob Sie den Grund bestätigt haben, ihn noch prüfen oder nicht über genügend Informationen verfügen. So wird eine Vermutung nicht versehentlich Teil der vermeintlichen Lieferhistorie.
Prüfen Sie auch die Lieferzeitpunkte mit derselben Sorgfalt. Vergleichen Sie den erwarteten Liefertermin, sofern er festgehalten wurde, mit dem tatsächlichen Ankunftsdatum. Notieren Sie, ob die Lieferung gemessen an Ihrer eigenen Erwartung verspätet, verfrüht oder pünktlich war. Wurde der erwartete Termin nie festgehalten, behandeln Sie ein rückblickend angenommenes Datum nicht als verbindliche Zusage. Vermerken Sie stattdessen, dass sich der Zeitpunkt nicht zuverlässig vergleichen ließ.
Wiederkehrende Abweichungen oder Verzögerungen konsequent festhalten
Nachdem Sie einzelne Bestellungen geprüft haben, betrachten Sie den gesamten Zeitraum auf mögliche Muster. Verwenden Sie eine überschaubare Zahl einheitlicher Kategorien, damit ähnliche Ereignisse auch ähnlich beschrieben werden. Nützliche Kategorien können Mengenabweichung, Artikelabweichung, zeitliche Abweichung, unvollständige Unterlagen oder kein festgestelltes Problem sein. Ergänzen Sie eine kurze Erläuterung, wenn die Kategorie allein den Sachverhalt nicht ausreichend beschreibt.
Lassen Sie die Kategorie nicht an die Stelle der Einzelheiten treten. Eine Mengenabweichung bei einer Bestellung kann einen anderen Grund haben als dieselbe Art von Abweichung bei einer anderen. Bewahren Sie die Bestellreferenz und die relevanten Notizen auf, damit Sie die Quelldaten erneut einsehen können. Ist ein Sachverhalt ungeklärt, kennzeichnen Sie ihn als ungeklärt. Das ist hilfreicher, als unsichere Informationen als bestätigtes Problem mit dem Lieferanten darzustellen.
Wenn Sie ein mögliches Muster erkennen, prüfen Sie, wie viele Bestellungen davon betroffen sind und ob sie tatsächlich vergleichbar sind. Eine einzelne Ausnahme ist nicht dasselbe wie ein wiederholtes Ereignis. Ebenso kann ein vermeintlicher Trend irreführend sein, wenn für einige Lieferungen Unterlagen fehlen oder unterschiedliche Produkte und Umstände zusammengefasst werden. Halten Sie fest, welchen Umfang Ihre Bewertung hat und wo Informationen unvollständig sind.
Eine kurze schriftliche Zusammenfassung kann das Ergebnis festhalten, ohne aus der Prüfung einen komplizierten Bericht zu machen. Notieren Sie zum Beispiel, welchen Zeitraum Sie geprüft haben, welche wiederkehrenden Probleme Sie bestätigen konnten, welche Fragen noch offen sind und welche positiven Beobachtungen erwähnenswert sind. Vergeben Sie keine Gesamtbewertung, sofern Sie dafür keine klare und einheitliche Grundlage haben. Für viele kleine Geschäfte ist eine sachliche Zusammenfassung hilfreicher als eine Zahl, hinter der die Einzelheiten verschwinden.
Erkenntnisse für klarere künftige Einkaufsentscheidungen nutzen
Nutzen Sie die Bewertung, um die nächsten Schritte festzulegen, statt sie als Selbstzweck zu betrachten. Sie könnten eine ungeklärte Abweichung nachverfolgen, die Liefererwartungen vor der nächsten Bestellung klären oder sich notieren, einen bestimmten Artikel bei Ankunft besonders sorgfältig zu prüfen. Wenn die Unterlagen keine wiederkehrenden Probleme zeigen, ist auch das ein hilfreicher Anhaltspunkt.
Wenn Sie einen Lieferanten kontaktieren, beziehen Sie sich auf konkrete Bestellungen und erläutern Sie, was aus Ihren Unterlagen hervorgeht. Stellen Sie eine gezielte Frage, wenn die Ursache unklar ist. Wird eine praktische Anpassung vereinbart, halten Sie diese an einer Stelle fest, die Sie bei der nächsten Bestellung oder Warenannahme einsehen. So wird die nächste Bewertung hilfreicher und Sie müssen sich nicht allein auf die Erinnerung an ein Gespräch verlassen.
Berücksichtigen Sie dieselben Notizen bei künftigen Einkaufsentscheidungen zusammen mit anderen für Ihr Geschäft wichtigen Faktoren, etwa dem benötigten Lagerbestand und bereits unterwegs befindlicher Ware. Eine Lieferantenbewertung ist ein Entscheidungsfaktor, kein Ersatz für Ihr eigenes Urteil. Sie soll Ihnen helfen, die nächste Bestellung besser informiert zu entscheiden – nicht jede künftige Lieferung vorherzusagen.
Nachvollziehbare Einkaufs- und Lagerunterlagen erleichtern diesen manuellen Ablauf. Lagerbestand und Einkauf ist eine App zur Verwaltung von Lagerbeständen, Lagern, Chargen, Lieferanten und Einkäufen – mit erfassten Bewegungen und aktuellen Mengen. Sie kann einen übersichtlicheren Ort für relevante Unterlagen bieten; die Bewertung und alle daraus gezogenen Schlussfolgerungen bleiben Ihnen überlassen.
Die Bewertung wiederholbar gestalten
Halten Sie die Methode so einfach, dass Sie sie erneut anwenden können. Legen Sie einen Prüfzeitraum fest, tragen Sie dieselben Arten von Unterlagen zusammen, vergleichen Sie Bestell-, Liefer- und Lagerangaben und unterscheiden Sie bestätigte Fakten von offenen Fragen. Schreiben Sie anschließend eine kurze Zusammenfassung und entscheiden Sie, ob eine Rückfrage oder eine Änderung Ihrer nächsten Einkaufsroutine sinnvoll ist.
Mit der Zeit kann eine konsequente manuelle Prüfung kleinen Einzelhändlern einen klareren Überblick über den Verlauf ihrer Lieferantenbestellungen verschaffen und zugleich Lücken in den Unterlagen sichtbar machen. Beginnen Sie mit den Unterlagen, die Sie bereits führen, und verbessern Sie den Ablauf nur dort, wo es Ihnen zu klareren Entscheidungen verhilft. Erfahren Sie, wie Einkaufs- und Lagerunterlagen dazu beitragen können, Lieferantenbestellungen und Lagerbewegungen nachvollziehbar zu halten.