In einem kleinen Geschäft kann sich der Lagerbestand mehrmals ändern, bevor die nächste Lieferantenbestellung aufgegeben wird. Eine Lieferung trifft ein, einige Artikel werden an einen anderen Lagerort gebracht und Verkäufe verringern den verfügbaren Bestand. Werden diese Änderungen uneinheitlich erfasst, lässt sich schwerer feststellen, was tatsächlich verfügbar ist und was nachgefüllt werden muss.
Eine zuverlässige Routine muss nicht kompliziert sein. Sie sollte fünf Tätigkeiten miteinander verbinden: Lieferungen vorbereiten, den Wareneingang prüfen, angenommene Mengen erfassen, weitere Warenbewegungen nachvollziehbar dokumentieren und den Bestand vor einer Bestellung überprüfen. Der folgende Ablauf ist für unabhängige Einzelhändler mit begrenzter Zeit und kleinem Team gedacht. Passen Sie Zeitplan und Prüfungen an die Größe Ihres Sortiments und die Abläufe in Ihrem Geschäft an.
1. Erwartete Lieferungen vorbereiten
Beginnen Sie mit einer kurzen Liste der Lieferantenbestellungen, die noch ausstehen. Halten Sie für jede Bestellung den Lieferantennamen, die bestellten Artikel, die angeforderten Mengen und gegebenenfalls den voraussichtlichen Liefertermin zusammen fest. Es geht nicht darum, ein kompliziertes Nachverfolgungssystem aufzubauen, sondern der Person, die die Ware entgegennimmt, eine klare Referenz dafür zu geben, was eintreffen sollte.
Sorgen Sie vor dem erwarteten Liefertermin dafür, dass die relevanten Bestelldetails für alle Personen zugänglich sind, die die Lieferung möglicherweise entgegennehmen. Wenn mehrere Personen diese Aufgabe übernehmen, vereinbaren Sie, wo der Bestelleintrag abgelegt wird und was geschieht, wenn die zuständige Person für den Lagerbestand abwesend ist. Ein einheitlicher Ablageort ist hilfreicher, als sich darauf zu verlassen, dass sich jemand an die Bestellung erinnert.
Enthält eine Bestellung viele Artikel, ordnen Sie die Liste so, dass sie sich leicht mit der Lieferung abgleichen lässt. Fassen Sie zum Beispiel ähnliche Artikel zusammen oder lassen Sie die Bestellreferenzen des Lieferanten sichtbar. Solche kleinen Vorbereitungen erleichtern es, fehlende Positionen, unerwartete Artikel oder abweichende Mengen zu erkennen.
2. Lieferung prüfen, bevor Sie den Bestand aktualisieren
Vergleichen Sie die eingetroffene Ware mit der Bestellung, statt davon auszugehen, dass alle angeforderten Artikel und Mengen vorhanden sind. Prüfen Sie Artikelbeschreibungen und Mengen und vermerken Sie mögliche Zustandsprobleme, die die Annahme der Ware zum Verkauf beeinflussen. Trennen Sie Waren, bei denen eine Rückfrage oder Klärung erforderlich ist, von Artikeln, die direkt eingelagert werden können.
Erfassen Sie, was tatsächlich eingetroffen ist, und nicht nur, was ursprünglich bestellt wurde. Ein praktischer Wareneingangsvermerk kann die Bestellreferenz, das Eingangsdatum, den Artikel, die erwartete und die erhaltene Menge sowie etwaige Abweichungen enthalten. Fehlt etwas, wurde ein Artikel ersetzt oder ist Ware beschädigt, halten Sie die Einzelheiten während der Prüfung der Lieferung fest. Eine kurze, sachliche Notiz lässt sich leichter weiterverfolgen als eine spätere Erinnerung.
Legen Sie fest, wie Ihr Geschäft mit Waren umgeht, die nicht angenommen werden oder zu denen noch Klärungsbedarf besteht. Kennzeichnen Sie sie eindeutig und dokumentieren Sie ihren Status, damit andere Mitarbeitende sie nicht für verfügbaren Bestand halten. Klären Sie den Sachverhalt anhand Ihrer Aufzeichnungen mit dem Lieferanten und aktualisieren Sie den Vermerk, sobald das Problem gelöst ist. Wichtig ist, bestellte, eingetroffene und angenommene Mengen klar voneinander zu unterscheiden.
3. Angenommene Mengen und Abweichungen erfassen
Aktualisieren Sie nach abgeschlossener Prüfung Ihre Bestandsaufzeichnungen um die Mengen, die in den Bestand aufgenommen wurden. Erledigen Sie dies zeitnah, solange Lieferung und Unterlagen noch griffbereit sind. Werden Aufzeichnungen erst aktualisiert, wenn jemand irgendwann Zeit dafür findet, kann der ausgewiesene Bestand zwischenzeitlich veraltet sein.
Verknüpfen Sie den Wareneingangsvermerk nach Möglichkeit mit den zugehörigen Lieferanten- und Bestelldetails. Achten Sie mindestens darauf, dass später nachvollziehbar ist, zu welcher Lieferung der Eintrag gehört und warum die eingegangene Menge von der bestellten Menge abweicht. So entsteht eine nützliche Prüfspur, ohne dass jede routinemäßige Lieferung ausführlich erläutert werden muss.
Achten Sie auf eine einheitliche Bedeutung der erfassten Menge. Soll Ihr Bestand die verkaufsfähige Ware abbilden, dürfen Waren, die noch geprüft werden oder bei denen eine Klärung mit dem Lieferanten aussteht, nicht so behandelt werden, als wären sie bereits verkaufsbereit. Legen Sie für solche Fälle ein klares Vorgehen fest und wenden Sie es konsequent an. Die konkrete Methode kann variieren – entscheidend ist, dass sie für alle Mitarbeitenden eindeutig ist.
4. Umlagerungen und weitere Warenbewegungen nachverfolgen
Lieferungen sind nur eine Ursache für Bestandsänderungen. Artikel können zwischen Verkaufsfläche, Lagerraum oder anderen Lagerorten bewegt werden. Produkte können auch zurückgelegt, retourniert oder nach einer Zählung angepasst werden. Wird eine Bewegung nicht dokumentiert, stimmt eine an einem Ort plausibel erscheinende Menge möglicherweise nicht mit dem überein, was die Mitarbeitenden an einem anderen Ort vorfinden.
Erfassen Sie bei jeder Bewegung, die sich auf den Bestandsüberblick auswirkt, den Artikel, die Menge, das Datum und – je nach Ihrem Ablauf – die betroffenen Lagerorte oder den Grund. Bei einer Umlagerung sollte klar sein, woher die Ware kommt und wohin sie gebracht wird. Eine Bestandskorrektur sollte eine kurze Erklärung enthalten, etwa dass eine Zählung berichtigt wurde, statt als unerklärte Änderung zu erscheinen.
Halten Sie den Aufwand im angemessenen Rahmen: Konzentrieren Sie sich auf Bewegungen, die eine erfasste Menge verändern oder die Verfügbarkeit beeinflussen. Vereinbaren Sie, wer dafür verantwortlich ist und wann die Erfassung erfolgt. Kann die Person, die Ware bewegt, die Bewegung nicht sofort eintragen, verwenden Sie eine gemeinsam vereinbarte vorläufige Notiz und übertragen Sie sie zeitnah in die Bestandsaufzeichnung. Lassen Sie vorläufige Notizen nicht zu einem zweiten, konkurrierenden Bestandssystem werden.
5. Wichtige Artikel und niedrige Bestände regelmäßig prüfen
Legen Sie einen wiederkehrenden Zeitpunkt fest, um Artikel zu überprüfen, die Ihr Geschäft besonders im Blick behalten muss. Der passende Rhythmus hängt davon ab, wie schnell sich die Artikel verkaufen, wie häufig Lieferanten liefern und wie viel Zeit Ihr Team hat. Eine kurze, verlässliche Prüfung ist hilfreicher als ein ehrgeiziger Ablauf, der immer wieder verschoben wird.
Prüfen Sie bei der Kontrolle die aktuell erfasste Menge wichtiger Artikel und Artikel mit niedrigem Bestand und vergleichen Sie sie mit dem, was die Mitarbeitenden tatsächlich finden können. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie die Aufzeichnung als verlässliche Grundlage für eine Bestellung verwenden. Achten Sie auf nicht erfasste Umlagerungen, verzögerte Wareneingangsbuchungen oder erklärungsbedürftige Korrekturen. Wenn Sie die Ursache beheben, bleibt auch die nächste Prüfung aussagekräftig.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung über eine Nachbestellung die Wiederbeschaffungszeit, bereits bestellte Mengen und den bekannten kurzfristigen Bedarf. Ein niedriger Bestand allein bedeutet nicht automatisch, dass eine neue Bestellung nötig ist – eine bereits erwartete Lieferung kann den Bedarf schon decken. Umgekehrt kann auch ein heute ausreichender Bestand Aufmerksamkeit erfordern, wenn die Nachlieferung Zeit braucht. Halten Sie die Gründe kurz fest, wenn die Entscheidung für die nächste Person nicht unmittelbar nachvollziehbar sein könnte.
6. Lieferanten-, Bestands- und Bestelldaten als Grundlage für Bestellungen nutzen
Führen Sie vor einer Lieferantenbestellung die Informationen zusammen, auf denen die Entscheidung beruhen soll: den aktuellen Bestand, die jüngsten Wareneingänge, offene oder erwartete Bestellungen sowie die für den Einkauf des Artikels relevanten Lieferantendaten. Vergewissern Sie sich, dass die Bestandszahl erfasste Bewegungen und angenommene Lieferungen berücksichtigt, statt sich auf einen möglicherweise veralteten, übernommenen Wert zu verlassen.
Entscheiden Sie anschließend im Kontext Ihres Geschäfts, welche Artikel Sie nachbestellen und in welcher Menge. Berücksichtigen Sie die Bedeutung des Artikels, seine Umschlagshäufigkeit, die Lieferzeiten und die bereits erwartete Menge. Es handelt sich um eine menschliche Prüfung und nicht um eine automatische Empfehlung. Eine kurze Notiz dazu, was geprüft wurde und warum Sie bestellt, abgewartet oder eine andere Menge gewählt haben, kann künftige Entscheidungen konsistenter machen – insbesondere, wenn eine andere Person die Aufgabe übernimmt.
Bewahren Sie nach der Bestellung deren Details so auf, dass sie bei der nächsten Wareneingangsprüfung verfügbar sind. So schließt sich der Ablauf: Der Bestelleintrag zeigt, was erwartet wird, die Lieferprüfung stellt fest, was eingetroffen ist, und die Bestandsaufzeichnung bildet die angenommene Ware und spätere Bewegungen ab. Kann ein Lieferant einen Teil der Bestellung nicht liefern, aktualisieren Sie die Informationen, die Ihr Team verwendet, damit die nächste Prüfung des Nachbestellbedarfs von der aktuellen Situation ausgeht.
Eine Routine schaffen, die sich leicht wiederholen lässt
Ein nützlicher Bestandsablauf beruht auf einigen verlässlichen Gewohnheiten: erwartete Bestellungen leicht auffindbar halten, Lieferungen mit den Bestellungen abgleichen, angenommene Mengen und Abweichungen erfassen, Warenbewegungen nachverfolgen und wichtige Artikel vor dem Einkauf prüfen. Legen Sie für jeden Schritt eine klare Zuständigkeit und einen vereinbarten Ablageort für die Aufzeichnungen fest. Beginnen Sie mit den Kategorien oder Produkten, bei denen genaue Bestände am wichtigsten sind, und erweitern Sie die Routine, sobald sie Teil der täglichen Arbeit geworden ist.
Die App für Lagerbestand und Einkauf von Suite.coffee ist dafür ausgelegt, Bestände, Lieferanten, Einkäufe und Warenbewegungen zu erfassen. So können kleine Unternehmen Mengen und Bestandsänderungen zusammenführen, ohne unnötige Komplexität zu schaffen. Entdecken Sie sie als eine Möglichkeit, Ihren Wareneingang und Ihre Nachbestellungen nachvollziehbar zu organisieren.