Küçük bir mağazada, bir sonraki tedarikçi siparişi verilmeden önce stok birkaç kez değişebilir. Teslimat gelir, bazı ürünler başka bir depolama alanına taşınır ve satışlar eldeki miktarı azaltır. Bu değişiklikler tutarsız biçimde kaydedilirse gerçekte hangi ürünlerin mevcut olduğunu veya hangilerinin yenilenmesi gerektiğini anlamak zorlaşır.
Güvenilir bir rutinin karmaşık olması gerekmez. Beş faaliyeti birbirine bağlaması yeterlidir: teslimatlara hazırlanmak, gelenleri kontrol etmek, kabul edilen miktarları kaydetmek, diğer hareketleri izlenebilir kılmak ve sipariş vermeden önce stokları gözden geçirmek. Aşağıdaki iş akışı, zamanı ve personeli kısıtlı bağımsız perakendeciler için tasarlanmıştır. Zamanlamayı ve kontrolleri ürün çeşidinizin büyüklüğüne ve mağazanızın işleyişine göre uyarlayın.
1. Beklenen teslimatlara hazırlanın
Henüz ulaşmamış tedarikçi siparişlerini içeren kısa bir listeyle başlayın. Her sipariş için tedarikçinin adını, sipariş edilen ürünleri, istenen miktarları ve varsa tahmini teslimat tarihini bir arada tutun. Amaç karmaşık bir takip sistemi kurmak değil; ürünleri teslim alacak kişiye neyin gelmesi gerektiğini açıkça göstermektir.
Teslimat yaklaşmadan önce, teslim alabilecek herkesin ilgili sipariş bilgilerine ulaşabildiğinden emin olun. Görevi birkaç kişi paylaşıyorsa sipariş kaydının nerede tutulacağını ve stoktan sorumlu kişi izinliyse ne yapılacağını kararlaştırın. Siparişi birinin hatırlamasına güvenmek yerine, herkesin kontrol edebileceği sabit bir yer belirlemek daha yararlıdır.
Siparişte çok sayıda ürün varsa listeyi teslimatla kolayca karşılaştırılabilecek biçimde düzenleyin. Örneğin benzer ürünleri gruplayabilir veya tedarikçinin sipariş referanslarını görünür tutabilirsiniz. Bu küçük hazırlıklar eksik bir kalemi, beklenmeyen bir ürünü ya da istenenden farklı bir miktarı fark etmeyi kolaylaştırabilir.
2. Stok kaydını güncellemeden önce teslimatı kontrol edin
Ürünler geldiğinde, istenen tüm ürünlerin ve miktarların bulunduğunu varsaymak yerine teslimatı siparişle karşılaştırın. Ürün açıklamalarını ve miktarları kontrol edin; ürünlerin satış için kabul edilip edilemeyeceğini etkileyen durumları not edin. Takip gerektiren ürünleri, hemen yerine kaldırılmaya hazır olanlardan ayırın.
Yalnızca siparişte istenenleri değil, gerçekte gelenleri kaydedin. Kullanışlı bir teslim alma notunda sipariş referansı, teslim alınma tarihi, ürün, beklenen miktar, gelen miktar ve varsa farklar yer alabilir. Bir ürün eksikse, yerine başka bir ürün geldiyse veya hasarlıysa, teslimatı kontrol ederken ayrıntıyı yazın. Kısa ve olgusal bir notun takibini yapmak, sonradan hatırlamaya çalışmaktan daha kolaydır.
Kabul edilmeyen veya açıklığa kavuşturulması gereken ürünleri mağazanızın nasıl ele alacağına karar verin. Başka bir çalışanın bunları satışa hazır stok sanmaması için ürünleri ayırt edilebilir biçimde tutun ve durumlarını kaydedin. Kaydettiğiniz bilgileri kullanarak tedarikçiyle iletişime geçin; sorun çözüldüğünde notu güncelleyin. Amaç, sipariş edilen, teslim alınan ve kabul edilen miktarlar arasındaki ayrımı açıkça korumaktır.
3. Kabul edilen miktarları ve farkları kaydedin
Kontrol tamamlandığında, stoğa kabul edilen miktarlarla stok kayıtlarınızı güncelleyin. Teslimat ve evrakları hâlâ elinizin altındayken bunu gecikmeden yapın. Kayıtlar yalnızca biri vakit bulduğunda güncellenirse, eldeki miktar bu arada güncelliğini yitirebilir.
Kayıt tutma yönteminiz elverdiği ölçüde teslim alma notunu ilgili tedarikçi satın alma bilgileriyle ilişkilendirin. En azından, kaydı sonradan inceleyen biri hangi teslimata ait olduğunu ve gelen miktarın sipariş miktarından neden farklı olduğunu belirleyebilsin. Böylece her rutin teslimat için uzun bir açıklama yazmaya gerek kalmadan yararlı bir denetim izi oluşturulur.
Miktar kaydınızın neyi gösterdiği konusunda tutarlı olun. Stok kaydınız satışa hazır ürünleri göstermek için kullanılıyorsa, kontrol veya tedarikçi yanıtı bekleyen ürünleri satışa hazırmış gibi değerlendirmeyin. Bu durumları kaydetmek için açık bir süreç belirleyin ve tutarlı biçimde uygulayın. Yöntem değişebilir; önemli olan çalışanların ne yapıldığını net biçimde anlamasıdır.
4. Transferleri ve diğer stok hareketlerini izleyin
Stok değişikliklerinin tek nedeni teslimatlar değildir. Ürünler satış alanı, arka oda veya başka bir stok konumu arasında taşınabilir. Ürünler ayrıca ayrılabilir, iade edilebilir ya da sayım sonrasında miktarları düzeltilebilir. Bir hareket kaydedilmezse, bir yerde doğru görünen miktar başka bir yerde personelin bulabildiği miktarla uyuşmayabilir.
Stok durumunu etkileyen her hareket için, sürecinize uygun şekilde ürünü, miktarı, tarihi ve ilgili konumları veya nedeni kaydedin. Transfer kaydı, stoğun nereden nereye gittiğini açıkça göstermelidir. Bir düzeltme, açıklamasız bir değişiklik gibi görünmek yerine, sayım düzeltmesi gibi kısa bir gerekçeyle kaydedilmelidir.
Rutini ihtiyaca uygun ölçekte tutun: kayıtlı miktarı değiştiren veya stokun mevcut olup olmadığını etkileyen hareketlere odaklanın. Bunları kimin, ne zaman kaydedeceğini kararlaştırın. Ürünleri taşıyan kişi hareketi hemen kaydedemiyorsa üzerinde anlaşılan geçici bir not kullanın ve bu notun gecikmeden stok kaydına aktarılmasını sağlayın. Geçici notların ikinci ve çelişkili bir stok sistemine dönüşmesine izin vermeyin.
5. Temel ve azalan stoklu ürünleri düzenli olarak gözden geçirin
Mağazanızın gözden kaçırmaması gereken ürünleri düzenli olarak incelemek için belirli bir zaman ayırın. Uygun sıklık; ürünlerin ne kadar hızlı satıldığına, tedarikçilerin ne sıklıkla teslimat yaptığına ve ekibinizin ne kadar zamanı olduğuna bağlıdır. Kısa ama düzenli bir kontrol, sürekli ertelenen iddialı bir süreçten daha yararlıdır.
Kontrol sırasında temel ve azalan stoklu ürünlerin kayıtlardaki mevcut miktarına bakın, ardından personelin fiziksel olarak bulabildiği miktarla karşılaştırın. Kaydı sipariş için güvenilir bir dayanak olarak kullanmadan önce uyuşmazlıkları araştırın. Kaydedilmemiş transferleri, gecikmiş teslim alma güncellemelerini veya açıklama gerektiren düzeltmeleri kontrol edin. Sorunun kaynağını çözmek, sonraki kontrolün de işe yaramasına yardımcı olur.
Daha fazla ürün alıp almayacağınıza karar verirken ürünü yenilemek için gereken süreyi, hâlihazırda siparişte olan miktarları ve yakın dönemde beklenen talebi göz önünde bulundurun. Miktarın az olması tek başına yeni sipariş gerektiği anlamına gelmez; yoldaki bir satın alma ihtiyacı zaten karşılayabilir. Benzer şekilde, bugün yeterli görünen bir ürünün yenilenmesi zaman alıyorsa ilgi gerektirmesi mümkündür. Bir karar sonraki kişiye açık olmayabilecekse gerekçeyi kısaca kaydedin.
6. Ne sipariş vereceğinize karar verirken tedarikçi, stok ve satın alma bilgilerini kullanın
Tedarikçiye sipariş vermeden önce kararı destekleyen bilgileri bir araya getirin: mevcut stok, yakın tarihli teslim alma kayıtları, açık veya beklenen satın almalar ve ürünü satın almakla ilgili tedarikçi bilgileri. Stok miktarının, eski bir kayıttan kopyalanmış bir sayıya dayanmak yerine, kaydedilen hareketleri ve kabul edilen teslimatları yansıttığını kontrol edin.
Ardından mağazanızın koşullarını dikkate alarak hangi ürünleri, ne miktarda yenileyeceğinize karar verin. Ürünün önemini, satış hızını, tedarik süresini ve gelmesi beklenen miktarı göz önünde bulundurun. Bu, otomatik bir öneri değil, insan değerlendirmesidir. Neleri kontrol ettiğinizi ve neden sipariş verdiğinizi, ertelediğinizi ya da farklı bir miktar seçtiğinizi kısaca not etmek, özellikle görevi başka bir çalışan devraldığında, gelecekteki kararların tutarlılığını artırabilir.
Siparişi verdikten sonra, sonraki teslimat kontrolünde kullanmak üzere ayrıntılarını erişilebilir durumda tutun. Böylece süreç tamamlanır: satın alma kaydı neyin beklendiğini gösterir, teslimat kontrolü neyin geldiğini belirler ve stok kaydı kabul edilen ürünleri ve sonraki hareketleri yansıtır. Tedarikçi siparişin bir bölümünü karşılayamazsa, ekibinizin kullandığı bilgileri güncelleyin; böylece bir sonraki yenileme incelemesi mevcut durumu temel alır.
Rutinin tekrarlanmasını kolaylaştırın
Yararlı bir stok iş akışı birkaç güvenilir alışkanlık üzerine kurulur: beklenen siparişleri kolay bulunabilir tutmak, teslimatları bu siparişlerle karşılaştırmak, kabul edilen miktarları ve farkları kaydetmek, hareketleri izlemek ve satın almadan önce öncelikli ürünleri gözden geçirmek. Her adım için sorumlu bir kişi ve kayıtların tutulacağı ortak bir yer belirleyin. Stok doğruluğunun en önemli olduğu kategorilerden veya ürünlerden başlayın, ardından rutin günlük işlerin bir parçası hâline geldikçe kapsamını genişletin.
Suite.coffee’nin Envanter ve satın alma uygulaması; küçük işletmelerin miktarları ve stok değişikliklerini gereksiz karmaşıklık eklemeden bir arada tutmasına yardımcı olmak üzere stok, tedarikçi, satın alma ve hareket kayıtları için tasarlanmıştır. Teslim alma ve stok yenileme rutininizi izlenebilir kılmak için bu uygulamayı seçeneklerden biri olarak değerlendirin.