Bagi toko kecil, stok dapat berubah beberapa kali sebelum pesanan berikutnya kepada pemasok dibuat. Kiriman tiba, beberapa barang dipindahkan ke area penyimpanan lain, lalu penjualan mengurangi jumlah stok yang tersedia. Jika perubahan ini dicatat secara tidak konsisten, akan lebih sulit mengetahui stok yang benar-benar tersedia atau yang perlu diisi ulang.
Rutinitas yang andal tidak harus rumit. Rutinitas tersebut perlu menghubungkan lima kegiatan: menyiapkan penerimaan kiriman, memeriksa barang yang tiba, mencatat jumlah yang diterima, memastikan pergerakan stok lainnya dapat dilacak, dan meninjau stok sebelum memesan. Alur kerja berikut dirancang untuk pengecer independen dengan waktu dan staf terbatas. Sesuaikan jadwal dan pemeriksaannya dengan banyaknya jenis produk dan cara toko Anda beroperasi.
1. Bersiap untuk pengiriman yang diharapkan
Mulailah dengan daftar singkat pesanan kepada pemasok yang masih ditunggu. Untuk setiap pesanan, simpan nama pemasok, barang yang dipesan, jumlah yang diminta, dan perkiraan waktu pengiriman jika tersedia secara bersamaan. Tujuannya bukan membuat sistem pelacakan yang rumit, melainkan memberi orang yang menerima barang acuan yang jelas tentang apa yang seharusnya tiba.
Sebelum pengiriman tiba, pastikan siapa pun yang mungkin menerimanya dapat menemukan detail pesanan terkait. Jika beberapa orang berbagi tugas ini, sepakati di mana catatan pesanan disimpan dan apa yang harus dilakukan jika penanggung jawab stok tidak masuk. Memiliki tempat yang konsisten untuk memeriksa informasi lebih berguna daripada mengandalkan ingatan seseorang.
Jika pesanan berisi banyak barang, susun daftarnya agar mudah dibandingkan dengan kiriman. Misalnya, kelompokkan barang sejenis atau pastikan referensi pesanan dari pemasok terlihat jelas. Persiapan kecil ini dapat memudahkan Anda menemukan baris barang yang hilang, barang tak terduga, atau jumlah yang berbeda dari pesanan.
2. Periksa kiriman sebelum memperbarui stok
Saat barang tiba, bandingkan kiriman dengan pesanan, alih-alih berasumsi bahwa semua barang dan jumlah yang diminta sudah ada. Periksa deskripsi dan jumlah barang, serta catat masalah kondisi yang memengaruhi kelayakan barang untuk diterima dan dijual. Pisahkan barang yang perlu ditindaklanjuti dari barang yang siap disimpan.
Catat barang yang benar-benar tiba, bukan hanya yang diminta dalam pesanan awal. Catatan penerimaan yang praktis dapat mencantumkan referensi pesanan, tanggal penerimaan, barang, jumlah yang diharapkan, jumlah yang diterima, dan selisihnya. Jika ada barang yang hilang, diganti, atau rusak, catat rinciannya saat memeriksa kiriman. Catatan faktual yang singkat lebih mudah ditindaklanjuti daripada mengandalkan ingatan belakangan.
Tentukan cara toko Anda menangani barang yang tidak diterima atau memerlukan klarifikasi. Pastikan barang tersebut mudah dikenali dan catat statusnya agar staf lain tidak mengiranya sebagai stok yang tersedia. Tindak lanjuti dengan pemasok menggunakan informasi yang telah dicatat, lalu perbarui catatan jika masalah sudah diselesaikan. Tujuannya adalah menjaga perbedaan yang jelas antara jumlah yang dipesan, diterima, dan disetujui untuk masuk ke stok.
3. Catat jumlah yang diterima dan selisih
Setelah pemeriksaan selesai, perbarui catatan stok dengan jumlah yang diterima sebagai stok. Lakukan segera, selagi kiriman dan dokumennya masih tersedia. Jika catatan hanya diperbarui saat ada waktu luang, jumlah stok yang tersedia bisa tetap tidak mutakhir sementara itu.
Jika cara pencatatan Anda memungkinkan, kaitkan catatan penerimaan dengan detail pembelian dari pemasok yang terkait. Setidaknya, pastikan orang yang meninjau catatan nanti dapat mengetahui kiriman mana yang terkait dengan entri tersebut dan alasan jumlah yang diterima berbeda dari jumlah yang dipesan. Ini mendukung jejak audit yang berguna tanpa perlu penjelasan panjang untuk setiap pengiriman rutin.
Terapkan definisi jumlah stok secara konsisten. Jika catatan stok dimaksudkan untuk menunjukkan barang yang tersedia untuk dijual, jangan perlakukan barang yang masih menunggu pemeriksaan atau penyelesaian masalah dengan pemasok seolah-olah sudah siap dijual. Pilih proses yang jelas untuk mencatat kasus tersebut, lalu terapkan secara konsisten. Metode spesifiknya bisa berbeda; yang penting adalah kejelasan bagi semua staf.
4. Lacak transfer dan pergerakan stok lainnya
Pengiriman bukan satu-satunya penyebab perubahan stok. Barang mungkin dipindahkan antara area penjualan, ruang belakang, atau lokasi stok lainnya. Produk juga dapat disisihkan, dikembalikan, atau disesuaikan setelah penghitungan. Jika perpindahan tidak dicatat, jumlah yang tampak benar di satu tempat mungkin tidak sesuai dengan barang yang dapat ditemukan staf di tempat lain.
Untuk setiap pergerakan yang memengaruhi gambaran stok, catat barang, jumlah, tanggal, serta lokasi atau alasannya sesuai kebutuhan proses Anda. Catatan transfer harus menunjukkan dengan jelas dari mana stok berasal dan ke mana stok dipindahkan. Penyesuaian harus memiliki penjelasan singkat, seperti koreksi hasil penghitungan, agar tidak tampak sebagai perubahan tanpa alasan.
Pastikan rutinitasnya tetap sepadan dengan kebutuhan: utamakan pergerakan yang mengubah jumlah dalam catatan atau memengaruhi ketersediaan stok. Sepakati siapa yang bertanggung jawab mencatatnya dan kapan pencatatan dilakukan. Jika orang yang memindahkan barang tidak dapat langsung mencatat perpindahan, gunakan catatan sementara yang telah disepakati dan pastikan catatan itu segera dipindahkan ke catatan stok. Jangan biarkan catatan sementara berkembang menjadi sistem stok kedua yang bersaing dengan sistem utama.
5. Tinjau barang penting dan stok menipis secara rutin
Tentukan waktu berulang untuk meninjau barang yang tidak boleh luput dari perhatian toko. Jadwal yang tepat bergantung pada kecepatan penjualan barang, frekuensi pengiriman pemasok, dan waktu yang tersedia bagi tim. Peninjauan singkat yang dilakukan secara konsisten lebih berguna daripada proses ambisius yang terus ditunda.
Gunakan peninjauan untuk memeriksa jumlah terkini dalam catatan bagi barang penting dan barang yang stoknya menipis, lalu bandingkan dengan barang yang dapat ditemukan staf. Selidiki ketidaksesuaian sebelum menjadikan catatan sebagai dasar pemesanan yang dapat diandalkan. Periksa kemungkinan transfer yang belum dicatat, pembaruan penerimaan yang tertunda, atau penyesuaian yang perlu dijelaskan. Menyelesaikan penyebabnya juga membantu peninjauan berikutnya tetap bermanfaat.
Saat memutuskan apakah perlu membeli lebih banyak, pertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk mengisi ulang barang, jumlah yang sudah dipesan, dan perkiraan permintaan dalam waktu dekat. Jumlah stok yang rendah saja tidak otomatis berarti pesanan baru diperlukan; pembelian yang sedang dalam perjalanan mungkin sudah mencukupi. Sebaliknya, barang yang jumlahnya masih memadai hari ini mungkin perlu segera diperhatikan jika pengisiannya membutuhkan waktu. Catat secara singkat pertimbangannya jika keputusan tersebut mungkin tidak jelas bagi orang berikutnya.
6. Gunakan informasi pemasok, stok, dan pembelian untuk menentukan pesanan
Sebelum membuat pesanan kepada pemasok, kumpulkan informasi yang mendukung keputusan: stok terkini, catatan penerimaan terbaru, pembelian yang masih terbuka atau sedang ditunggu, serta detail pemasok yang relevan untuk pembelian barang tersebut. Pastikan angka stok mencerminkan pergerakan yang tercatat dan pengiriman yang sudah diterima, bukan angka yang mungkin hanya disalin dari catatan sebelumnya.
Selanjutnya, tentukan barang yang perlu diisi ulang dan jumlahnya berdasarkan situasi toko Anda. Pertimbangkan pentingnya barang, kecepatan perputarannya, jadwal pemasok, dan jumlah yang masih akan tiba. Ini merupakan peninjauan oleh manusia, bukan rekomendasi otomatis. Catatan sederhana tentang hal yang diperiksa dan alasan Anda memesan, menunda, atau memilih jumlah lain dapat membantu menjaga konsistensi keputusan mendatang, terutama saat tugas dialihkan kepada staf lain.
Setelah membuat pesanan, simpan detailnya agar dapat digunakan saat pemeriksaan penerimaan berikutnya. Dengan begitu, rangkaian prosesnya terhubung: catatan pembelian memberi tahu barang yang diharapkan, pemeriksaan kiriman memastikan barang yang tiba, dan catatan stok mencerminkan barang yang diterima beserta pergerakan selanjutnya. Jika pemasok tidak dapat memenuhi sebagian pesanan, perbarui informasi yang digunakan tim agar peninjauan pengisian ulang berikutnya dimulai dari kondisi terkini.
Buat rutinitas yang mudah diulang
Alur kerja stok yang berguna bertumpu pada beberapa kebiasaan yang dapat diandalkan: pastikan pesanan yang ditunggu mudah ditemukan, periksa kiriman berdasarkan pesanan tersebut, catat jumlah yang diterima dan selisih, lacak pergerakan, serta tinjau barang prioritas sebelum membeli. Tetapkan penanggung jawab yang jelas untuk setiap langkah dan sepakati tempat penyimpanan catatannya. Mulailah dari kategori atau produk yang paling membutuhkan ketepatan stok, lalu perluas rutinitas seiring proses tersebut menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
Aplikasi Inventaris & pembelian dari Suite.coffee dirancang untuk mencatat stok, pemasok, pembelian, dan pergerakan, sehingga membantu bisnis kecil menyimpan informasi jumlah dan perubahan stok di satu tempat tanpa menambah kerumitan yang tidak perlu. Pertimbangkan aplikasi ini sebagai salah satu pilihan untuk memastikan rutinitas penerimaan dan pengisian ulang stok Anda dapat ditelusuri.