Inventura má smysl jen tehdy, když můžete důvěřovat tomu, co bylo spočítáno, a rozumíte tomu, co se změnilo v jejím průběhu. Pro malého prodejce to znamená víc než jen obejít regály s deskami v ruce: potřebujete jasně vymezit rozsah, sjednotit způsob zaznamenávání množství a naplánovat, jak naložíte s pohyby zásob během inventury.
Tento postup pro inventuru v malé firmě rozděluje práci na přípravu, počítání a následné kroky. Majitelům a vedoucím provozu může pomoci propojit fyzickou inventuru s evidencí zásob, aniž by celý proces zbytečně komplikoval.
1. Určete, co a kde budete počítat
Začněte vymezením rozsahu. Rozhodněte, které produkty, skladovací prostory a provozovny zahrnete, a toto rozhodnutí si zapište. Inventura může zahrnovat celou prodejnu i sklad, nebo jen jasně označenou část. Pokud firma skladuje zásoby na více místech, uveďte, kterého místa se týká každý inventurní arch nebo záznam.
Produkty identifikujte přesně. Používejte označení nebo identifikátory, na které se vaše firma již spoléhá, a rozlišujte položky, které lze snadno zaměnit, například podobné modely, velikosti nebo varianty. Dohodněte se, jak naložíte s otevřenými baleními, poškozeným zbožím, vráceným zbožím čekajícím na rozhodnutí a zásobami odloženými pro jiný účel. Cílem není zbytečně vytvářet nové kategorie, ale zabránit tomu, aby dva pracovníci přistupovali ke stejné položce odlišně.
Stanovte časové okno inventury a všem zúčastněným sdělte, kdy začíná a končí. Pokud možno zvolte dobu, kdy je pohyb zboží menší. Rozhodněte, zda se během inventury pozastaví prodej, příjem dodávek, přesuny, vratky nebo jiné pohyby zásob. Pokud je pozastavit nelze, naplánujte, jak budete každý pohyb zaznamenávat, abyste jej mohli později zohlednit. Jasně vymezené časové okno vám pomůže rozlišit zásoby přítomné při inventuře od těch, které dorazily nebo odešly během počítání.
2. Připravte pracovníky a sjednoťte způsob zaznamenávání množství
Než kdokoli začne, ujistěte se, že všichni pracovníci znají stejný základní postup. Vysvětlete rozsah inventury, pořadí počítání, způsob identifikace produktů a místo, kam se zapisují výsledky. Přidělte konkrétní prostory nebo skupiny produktů, abyste předešli vynechání regálů i nechtěnému dvojímu započítání. Malému týmu může stačit jednoduchý seznam prostorů, ze kterého bude patrné, kdo odpovídá za jednotlivé části a zda jsou hotové.
Pro inventuru zvolte jeden jednotný záznam. Podle způsobu práce vaší firmy to může být připravený arch nebo stávající skladová evidence. Uveďte dostatek údajů k identifikaci položky a místa, zapište spočítané množství a podle potřeby také pracovníka a čas. Původní záznam ponechte čitelný. Pokud číslo opravíte, změnu jasně vyznačte, místo abyste původní údaj bez upozornění přepsali.
Dohodněte se, co dělat, když si pracovník není jistý množstvím. Měl by například označit položku, kterou nedokáže identifikovat, balení, jehož obsah nemůže ověřit, nebo zásoby, které se zřejmě nacházejí na nesprávném místě. Ať zaznamená, co může potvrdit, a nejasnost ponechá k prověření, místo aby si něco domýšlel jen proto, aby arch dokončil. Jednotné poznámky pozdější prověřování výrazně usnadní.
Jako poslední krok přípravy nachystejte fyzický prostor k inventuře. Pokud je to praktické, uspořádejte produkty, zajistěte pracovníkům přístup k přiděleným zásobám a označujte dokončené části. Tyto drobné kroky snižují riziko, že nějakou položku přehlédnete nebo započítáte dvakrát.
3. Během inventury zaznamenávejte pohyby zásob
Pohyb zboží se nezastaví vždy jen proto, že začala inventura. Zákazník si může něco koupit, může dorazit dodávka nebo mohou zaměstnanci přesunout produkty mezi místy. Pokud tyto změny nezaznamenáte, fyzická inventura a skladová evidence se mohou vztahovat k různým časovým okamžikům.
Nejprve rozhodněte, jak bude tým během inventurního okna nakládat s jednotlivými typy pohybů. Pokud lze daný pohyb odložit až po dokončení inventury, dohodněte se, kdo může odklad schválit, a jasně o tom informujte ostatní. Pokud pohyb odložit nelze, zaznamenejte jej ve chvíli, kdy nastane. Uveďte produkt, množství, směr pohybu, příslušné místo a čas, případně také odkaz nebo vysvětlení, které vaše firma běžně používá. Tyto poznámky uchovávejte spolu s inventurními záznamy.
Pokud například dorazí dodávka poté, co už byl spočítán regál, poznamenejte, že zboží dorazilo až po inventuře dané části. Pokud se spočítané zásoby přesunou jinam, zaznamenejte množství i obě příslušná místa. Pokud se z dosud nespočítané části prodá nějaké zboží, ujistěte se, že tým ví, jak tento prodej zohlední při porovnání s evidovaným množstvím. Po celou dobu postupujte stejně a nedělejte pokaždé jiné předpoklady.
Na konci inventury zkontrolujte záznam pohybů ještě před porovnáním součtů. Pomůže vám pochopit rozdíly a zjistit, zda zásoby skutečně chyběly, přibyly nebo se přesunuly, nebo zda inventura a evidence jednoduše zachycují různé okamžiky. Právě díky tomu lze během inventury sledovat pohyby zásob, aniž by se ztratila jejich návaznost.
4. Porovnejte spočítaná množství se skladovou evidencí
Po dokončení počítání porovnejte spočítaná množství se zaznamenanými množstvími u stejných položek a míst. Zajistěte, aby se porovnávaly údaje vztahující se ke stejnému časovému okamžiku. Pokud během inventury došlo k pohybům zásob, zohledněte je pomocí záznamu pohybů a postupu, na kterém jste se dohodli před zahájením počítání.
Každý rozdíl nepovažujte hned za chybu, kterou je třeba okamžitě opravit. Nejdříve ověřte základní věci: je produkt správně identifikován, odpovídá místo a byla použita stejná měrná jednotka? Potom zkontrolujte poznámky z inventury a záznam pohybů. Prověřte, zda položka nebyla započítána dvakrát, přehlédnuta, umístěna v jiné části nebo evidována pod podobným produktem. Pokud vysvětlení stále není jasné, zajistěte opakované přepočítání dané položky nebo části a zaznamenejte, kdo kontrolu provedl.
Užitečný kontrolní seznam pro inventuru může u každého rozdílu obsahovat stav: vysvětleno, čeká na přepočítání nebo vyžaduje další řešení. Díky tomu jsou nevyřešené otázky viditelné a předejdete tomu, aby se předpokládané vysvětlení proměnilo v neprověřenou úpravu. Přednostně řešte rozdíly, které ovlivňují více záznamů nebo poukazují na opakující se problém v postupu, a zároveň jasně poznamenejte, co zůstává otevřené.
5. Zdokumentujte úpravy a následné kroky
Jakmile rozdíl prověříte, zdokumentujte výsledek ještě před změnou skladové evidence. Poznamenejte původní evidované množství, spočítané množství, zohledněné pohyby zásob, důvod rozhodnutí a osobu, která jej zkontrolovala. Pokud příčina není známa, uveďte to místo toho, abyste domněnku vydávali za fakt. Vznikne tak využitelný záznam pro příští inventuru a další člen týmu později snáze pochopí, proč bylo rozhodnuto právě takto.
Poté proveďte případné úpravy podle obvyklého postupu vedení záznamů ve firmě. Podklady z inventury a poznámky o pohybech uchovávejte společně s informacemi o úpravě. Přehledná historie zásob pomáhá nejen vysvětlit změnu množství, ale také odhalit opakující se problémy, například nejasnou identifikaci produktů nebo nedůsledné zaznamenávání pohybů.
Na závěr přidělte následným úkolům odpovědnou osobu a případně termín. Může jít například o opakované přepočítání konkrétní části, upřesnění způsobu zaznamenávání pohybů zaměstnanci nebo zlepšení identifikace a ukládání produktů. Tyto kroky před další inventurou zkontrolujte, aby se stejná nejistota neopakovala.
Jednoduchý kontrolní seznam pro inventuru před ní, během ní a po ní
- Před inventurou: vymezte produkty, místa a časové okno; přidělte jednotlivé části; dohodněte pravidla počítání a řešení nejasností.
- Během inventury: zaznamenávejte množství jednotně; označujte nejasnosti; pohyby zásob zapisujte s dostatečnými podrobnostmi, aby je bylo možné zohlednit.
- Po inventuře: porovnávejte srovnatelné údaje; prověřte rozdíly; zdokumentujte rozhodnutí, úpravy i následné kroky.
Účelem fyzické inventury není jen dojít k novému číslu. Musíte být schopni vysvětlit, jak toto číslo vzniklo a co se cestou změnilo. Jasně vymezený rozsah, jednotné záznamy a evidence pohybů dávají malým prodejcům praktický základ, jak toho dosáhnout.
Zajistěte dohledatelnost pohybů zásob
Pokud vaše firma potřebuje přehlednější evidenci zásob, skladů a pohybů zboží, podívejte se na Skladové zásoby a nákup. Řešení je navrženo tak, aby malým firmám pomáhalo spravovat zásoby, sklady a nákup a zároveň zachovávalo dohledatelnost pohybů. Zvolte postup, který váš tým dokáže opakovat, a záznamy z každé inventury využijte k tomu, aby se příští inventura snáze vyhodnocovala.