O inventariere este utilă doar dacă poți avea încredere în ceea ce s-a numărat și poți înțelege ce s-a schimbat pe parcurs. Pentru un mic comerciant, asta înseamnă mai mult decât să parcurgă rafturile cu o foaie și un pix: ai nevoie de un perimetru clar, de o metodă consecventă de înregistrare a cantităților și de un plan pentru mișcările de stoc care au loc în timpul numărării.
Acest proces de inventariere pentru o mică afacere împarte activitatea în pregătire, numărare și verificări ulterioare. Îi poate ajuta pe proprietari și pe responsabilii de operațiuni să păstreze legătura dintre inventarul fizic și evidența stocurilor, fără să complice inutil procesul.
1. Stabilește ce și unde vei număra
Începe prin a stabili perimetrul inventarierii. Decide ce produse, spații de depozitare și locații sunt incluse și consemnează această decizie. Inventarierea poate acoperi întregul magazin și depozitul acestuia sau o secțiune delimitată clar. Dacă afacerea are stoc în mai multe locații, precizează la ce locație se referă fiecare fișă sau înregistrare de inventariere.
Identifică produsele în mod precis. Folosește etichetele sau identificatorii utilizați deja de afacerea ta și diferențiază articolele care se pot confunda ușor, cum ar fi modele, mărimi sau variante asemănătoare. Stabiliți cum veți trata ambalajele deschise, produsele deteriorate, retururile care așteaptă o decizie și stocul pus deoparte în alt scop. Scopul nu este să creați categorii noi fără motiv, ci să evitați situația în care două persoane tratează diferit același articol.
Stabilește intervalul de inventariere și informează toate persoanele implicate când începe și când se încheie. Dacă este posibil, alege o perioadă în care activitatea cu stocurile este mai redusă. Decide dacă vânzările, livrările, transferurile, retururile sau alte mișcări de stoc vor fi suspendate pe durata inventarierii. Dacă nu pot fi suspendate, planifică modul în care va fi înregistrată fiecare mișcare, astfel încât să poată fi luată în calcul ulterior. Un interval bine definit te ajută să distingi stocul existent la momentul numărării de cel care a sosit sau a plecat în timp ce inventarierea era în desfășurare.
2. Pregătește persoanele care numără și stabiliți cum veți înregistra cantitățile
Înainte de începere, asigură-te că toți cei care numără cunosc aceeași metodă de bază. Explică perimetrul, ordinea numărării, modul de identificare a produselor și locul în care se înregistrează rezultatele. Repartizează clar zonele sau grupele de produse pentru a evita rafturile omise și numărările duble accidentale. Pentru o echipă mică, o listă simplă a zonelor poate fi suficientă pentru a arăta cine răspunde de fiecare secțiune și dacă aceasta a fost finalizată.
Alege un singur format standard pentru evidența inventarierii. În funcție de modul în care funcționează afacerea ta, poate fi o fișă pregătită în prealabil sau o înregistrare de inventar existentă. Include suficiente informații pentru identificarea articolului și a locației, înscrierea cantității numărate și, când este util, notarea persoanei care a numărat și a orei. Păstrează numărătoarea inițială vizibilă și lizibilă. Dacă o valoare este corectată, marchează clar modificarea, în loc să înlocuiești în tăcere prima înregistrare.
Stabiliți ce trebuie făcut atunci când cantitatea este incertă. De exemplu, persoanele care numără ar trebui să semnaleze un articol pe care nu îl pot identifica, un ambalaj pe care nu îl pot verifica sau un stoc care pare să fie în locul greșit. Să înregistreze ceea ce pot confirma și să lase incertitudinea pentru verificare, în loc să ghicească doar pentru a completa fișa. Notele consecvente fac investigațiile ulterioare mult mai ușoare.
Ca ultim pas de pregătire, asigură-te că spațiul fizic este pregătit pentru inventariere. Pe cât posibil, organizează produsele, asigură-te că persoanele desemnate pot ajunge la stocul repartizat și marchează secțiunile finalizate. Acești pași simpli reduc riscul ca un articol să fie omis sau numărat de două ori.
3. Înregistrează mișcările de stoc din timpul inventarierii
Mișcarea stocurilor nu se oprește întotdeauna doar pentru că a început inventarierea. Un client poate cumpăra un articol, poate sosi o livrare sau personalul poate muta produse între locații. Dacă aceste schimbări nu sunt înregistrate, inventarul fizic și evidența stocurilor pot reflecta momente diferite.
Mai întâi, decide cum va trata echipa fiecare tip de mișcare în intervalul inventarierii. Dacă mișcarea poate fi suspendată până la încheierea numărării, stabiliți cine poate autoriza suspendarea și comunicați-o clar. Dacă nu poate fi suspendată, înregistrați mișcarea în momentul în care are loc. Notați produsul, cantitatea, sensul mișcării, locația relevantă și ora, precum și orice referință sau explicație folosită în mod obișnuit de afacerea ta. Păstrează aceste note împreună cu documentele inventarierii.
De exemplu, dacă o livrare este recepționată după ce un raft a fost inventariat, notează că a sosit după numărarea acelei zone. Dacă stocul numărat este transferat în altă parte, înregistrează cantitatea și ambele locații relevante. Dacă are loc o vânzare dintr-o zonă care nu a fost încă inventariată, asigură-te că echipa știe cum va fi reflectată vânzarea respectivă atunci când inventarul este comparat cu cantitatea înregistrată. Folosește aceeași abordare pe tot parcursul activității, în loc să faci presupuneri de la caz la caz.
La încheierea inventarierii, verifică registrul mișcărilor înainte de a compara totalurile. Acesta oferă context pentru diferențe și te ajută să stabilești dacă stocul a lipsit, a fost adăugat sau mutat cu adevărat, ori dacă inventarul fizic și evidența surprind pur și simplu momente diferite. Acesta este elementul esențial pentru a putea urmări mișcările de stoc pe durata inventarierii fără să pierzi firul evidenței.
4. Compară cantitățile numărate cu evidența stocurilor
După încheierea numărării, compară cantitățile inventariate cu cele înregistrate pentru aceleași produse și locații. Asigură-te că le compari raportându-te la același moment. Dacă au avut loc mișcări de stoc în timpul inventarierii, ia-le în calcul folosind registrul mișcărilor și metoda stabilită de afacerea ta înainte de începerea numărării.
Nu trata fiecare diferență ca pe o eroare care trebuie corectată imediat. Începe prin a verifica elementele de bază: produsul a fost identificat corect, locația este cea bună și unitatea de măsură a fost folosită consecvent? Apoi consultă notele de inventariere și registrul mișcărilor. Verifică dacă un articol a fost numărat de două ori, omis, pus în altă zonă sau înregistrat sub denumirea unui produs asemănător. Dacă explicația nu este încă clară, planifică o renumărare a articolului sau a secțiunii și notează cine a verificat-o.
O listă de verificare utilă pentru inventariere poate include un statut pentru fiecare diferență: explicată, în așteptarea renumărării sau necesită urmărire. Astfel, întrebările nerezolvate rămân vizibile și o explicație presupusă nu ajunge să fie transformată într-o ajustare neverificată. Acordă prioritate diferențelor care afectează mai multe înregistrări sau indică o problemă recurentă de proces, păstrând totodată o notă clară despre aspectele încă nerezolvate.
5. Documentează ajustările și acțiunile ulterioare
După ce ai investigat o diferență, documentează rezultatul înainte de a modifica evidența stocurilor. Notează cantitatea înregistrată inițial, cantitatea numărată, eventualele mișcări de stoc luate în calcul, motivul deciziei și cine a verificat-o. Dacă nu se cunoaște cauza, menționează acest lucru în loc să prezinți o presupunere drept fapt. Astfel, vei avea un istoric util pentru următoarea inventariere, iar un alt membru al echipei va putea înțelege ulterior decizia.
Apoi efectuează orice ajustare necesară conform procedurii obișnuite de evidență. Păstrează documentele justificative privind numărarea și mișcările împreună cu informațiile despre ajustare. Un istoric clar al stocurilor este util nu doar pentru a explica modificarea unei cantități, ci și pentru a identifica probleme recurente, cum ar fi identificarea neclară a produselor sau mișcările care nu sunt înregistrate consecvent.
Încheie prin atribuirea acțiunilor de urmărire unei persoane responsabile și, dacă este cazul, stabilirea unui termen. Aceste acțiuni pot include renumărarea unei anumite zone, clarificarea modului în care personalul înregistrează o mișcare sau îmbunătățirea identificării și depozitării produselor. Revizuiește-le înainte de următoarea inventariere pentru a reduce probabilitatea ca aceeași incertitudine să reapară.
O listă simplă de verificare a inventarierii: înainte, în timpul și după
- Înainte: definește produsele, locațiile și intervalul inventarierii; repartizează zonele; stabiliți regulile de numărare și de tratare a incertitudinilor.
- În timpul: înregistrează consecvent cantitățile; semnalează incertitudinile; notează mișcările de stoc cu suficiente detalii pentru a le putea reconcilia.
- După: compară elemente echivalente; investighează diferențele; documentează deciziile, ajustările și acțiunile ulterioare.
Scopul unui proces de inventariere fizică nu este doar să obții un număr nou. Trebuie să poți explica modul în care a fost stabilită acea valoare și ce s-a schimbat pe parcurs. Un perimetru clar, înregistrări consecvente și un registru al mișcărilor le oferă micilor comercianți o bază practică pentru a face acest lucru.
Păstrează trasabilitatea mișcărilor de stoc
Dacă afacerea ta are nevoie de o evidență mai clară a stocurilor, depozitelor și mișcărilor de inventar, explorează Inventar și achiziții. Soluția este concepută pentru a ajuta micile afaceri să gestioneze stocurile, depozitele și achizițiile, păstrând trasabilitatea mișcărilor. Alege un proces pe care echipa îl poate repeta și folosește înregistrările de la fiecare inventariere pentru ca următoarea să fie mai ușor de înțeles.