Eine Inventur ist nur dann sinnvoll, wenn Sie den erfassten Mengen vertrauen und nachvollziehen können, was sich während der Zählung verändert hat. Für einen kleinen Einzelhändler bedeutet das mehr, als mit Klemmbrett durch die Regale zu gehen: Sie brauchen einen klar definierten Umfang, eine einheitliche Methode zur Mengenerfassung und einen Plan für Bestandsbewegungen während der Zählung.
Dieser Inventurablauf für kleine Unternehmen unterteilt die Arbeit in Vorbereitung, Zählung und Nachbereitung. So können Inhaberinnen und Inhaber sowie Verantwortliche für den Betrieb den körperlich erfassten Bestand mit den Bestandsaufzeichnungen abgleichen, ohne den Prozess unnötig kompliziert zu machen.
1. Legen Sie fest, was und wo gezählt wird
Legen Sie zunächst den Umfang fest. Entscheiden Sie, welche Produkte, Lagerbereiche und Standorte einbezogen werden, und halten Sie diese Entscheidung schriftlich fest. Die Zählung kann das gesamte Geschäft und den Lagerraum umfassen oder einen eindeutig gekennzeichneten Bereich. Wenn das Unternehmen an mehreren Standorten Waren lagert, geben Sie an, auf welchen Standort sich jeder Zählbogen oder Datensatz bezieht.
Definieren Sie die Produkte eindeutig. Verwenden Sie die Bezeichnungen oder Kennungen, auf die sich Ihr Unternehmen bereits stützt, und unterscheiden Sie Artikel, die leicht verwechselt werden können, etwa ähnliche Modelle, Größen oder Varianten. Vereinbaren Sie, wie Sie mit geöffneten Verpackungen, beschädigter Ware, Rücksendungen, über die noch nicht entschieden wurde, und für andere Zwecke zurückgelegten Beständen umgehen. Es geht nicht darum, unnötig neue Kategorien zu schaffen, sondern darum, zu verhindern, dass zwei Personen denselben Artikel unterschiedlich behandeln.
Legen Sie einen Zählzeitraum fest und teilen Sie allen Beteiligten mit, wann er beginnt und endet. Wählen Sie nach Möglichkeit eine Zeit mit weniger Bestandsbewegungen. Entscheiden Sie, ob Verkäufe, Lieferungen, Umlagerungen, Retouren oder andere Bestandsbewegungen während der Zählung ausgesetzt werden. Ist das nicht möglich, planen Sie, wie jede Bewegung dokumentiert wird, damit sie später berücksichtigt werden kann. Ein klar festgelegter Zeitraum erleichtert die Unterscheidung zwischen dem Bestand zum Zählzeitpunkt und Waren, die während der laufenden Zählung eingetroffen oder abgegangen sind.
2. Bereiten Sie die Zählenden vor und vereinbaren Sie, wie Mengen erfasst werden
Stellen Sie vor dem Start sicher, dass alle nach derselben grundlegenden Methode vorgehen. Erläutern Sie den Umfang, die Reihenfolge der Zählung, die Produktidentifikation und den Ort, an dem die Ergebnisse festgehalten werden. Weisen Sie eindeutige Bereiche oder Produktgruppen zu, damit keine Regale übersehen oder versehentlich doppelt gezählt werden. Bei einem kleinen Team kann eine einfache Bereichsliste ausreichen, um festzuhalten, wer für welchen Abschnitt zuständig ist und ob dieser bereits bearbeitet wurde.
Verwenden Sie für die Zählung ein einheitliches Erfassungsformular. Je nach Arbeitsweise Ihres Unternehmens kann dies ein vorbereiteter Zählbogen oder ein bestehender Bestandsdatensatz sein. Erfassen Sie genügend Angaben, um Artikel und Standort zu identifizieren, die gezählte Menge einzutragen und bei Bedarf die zählende Person sowie den Zeitpunkt zu vermerken. Die ursprüngliche Zählung muss lesbar und nachvollziehbar bleiben. Wird eine Zahl korrigiert, machen Sie die Änderung kenntlich, statt den ersten Eintrag unbemerkt zu ersetzen.
Vereinbaren Sie, wie bei unsicheren Mengen vorzugehen ist. Die Zählenden sollten beispielsweise Artikel kennzeichnen, die sie nicht identifizieren können, Verpackungen, deren Inhalt sich nicht überprüfen lässt, oder Ware, die offenbar am falschen Ort liegt. Sie sollten festhalten, was sie sicher bestätigen können, und offene Fragen zur Überprüfung markieren, statt zu raten, nur um den Zählbogen auszufüllen. Einheitliche Anmerkungen erleichtern die spätere Klärung erheblich.
Bereiten Sie abschließend den physischen Bereich für die Zählung vor. Ordnen Sie Produkte, soweit praktikabel, übersichtlich an, sorgen Sie dafür, dass die Zählenden Zugang zu den zugewiesenen Beständen haben, und kennzeichnen Sie abgeschlossene Bereiche. Diese einfachen Schritte senken das Risiko, dass ein Artikel übersehen oder doppelt gezählt wird.
3. Dokumentieren Sie Bestandsbewegungen während der Zählung
Bestände bewegen sich nicht immer nicht mehr, nur weil eine Zählung begonnen hat. Ein Kunde kann einen Artikel kaufen, eine Lieferung kann eintreffen oder Mitarbeitende können Produkte zwischen Standorten umlagern. Werden solche Änderungen nicht dokumentiert, beziehen sich der körperlich erfasste Bestand und der Bestandsdatensatz möglicherweise auf unterschiedliche Zeitpunkte.
Entscheiden Sie zunächst, wie das Team während des Zählzeitraums mit den verschiedenen Arten von Bewegungen umgeht. Können Bewegungen bis zum Ende der Zählung ausgesetzt werden, vereinbaren Sie, wer diese Pause genehmigen darf, und kommunizieren Sie sie klar. Ist eine Aussetzung nicht möglich, erfassen Sie jede Bewegung unmittelbar. Notieren Sie Produkt, Menge, Bewegungsrichtung, betroffenen Standort und Zeitpunkt sowie alle Referenzen oder Erläuterungen, die Ihr Unternehmen üblicherweise verwendet. Bewahren Sie diese Bewegungsnachweise zusammen mit den Inventurunterlagen auf.
Trifft beispielsweise eine Lieferung ein, nachdem ein Regalbereich bereits gezählt wurde, halten Sie fest, dass sie nach der Zählung dieses Bereichs angekommen ist. Wird gezählter Bestand an einen anderen Ort verlagert, dokumentieren Sie die Menge und beide betroffenen Standorte. Erfolgt ein Verkauf aus einem Bereich, der noch nicht gezählt wurde, muss dem Team klar sein, wie dieser Verkauf beim Vergleich mit der erfassten Menge berücksichtigt wird. Wenden Sie während der gesamten Inventur dieselbe Vorgehensweise an, statt im Einzelfall Annahmen zu treffen.
Prüfen Sie am Ende der Zählung das Bewegungsprotokoll, bevor Sie die Summen vergleichen. Es liefert Kontext zu Abweichungen und hilft festzustellen, ob Bestand tatsächlich fehlt, hinzugekommen oder verlagert worden ist oder ob Zählung und Aufzeichnung lediglich unterschiedliche Zeitpunkte abbilden. So lassen sich Bestandsänderungen während einer Inventur nachvollziehen, ohne den Überblick zu verlieren.
4. Vergleichen Sie die gezählten Mengen mit dem Bestandsdatensatz
Vergleichen Sie nach Abschluss der Zählung die gezählten Mengen mit den erfassten Mengen derselben Artikel und Standorte. Achten Sie darauf, dass sich der Vergleich auf einen einheitlichen Zeitpunkt bezieht. Sind während der Zählung Bestandsbewegungen erfolgt, berücksichtigen Sie diese mithilfe des Bewegungsprotokolls und der vor Beginn vereinbarten Methode.
Behandeln Sie nicht jede Abweichung sofort als Fehler, der korrigiert werden muss. Prüfen Sie zunächst die Grundlagen: Ist das Produkt korrekt identifiziert, stimmt der Standort und wurde dieselbe Mengeneinheit verwendet? Sehen Sie sich anschließend die Zählnotizen und das Bewegungsprotokoll an. Prüfen Sie, ob ein Artikel möglicherweise doppelt gezählt, übersehen, in einen anderen Bereich gelegt oder unter einem ähnlichen Produkt erfasst wurde. Bleibt die Ursache unklar, veranlassen Sie eine Nachzählung des Artikels oder Bereichs und dokumentieren Sie, wer sie durchgeführt hat.
Eine hilfreiche Inventur-Checkliste kann für jede Abweichung einen Status enthalten: geklärt, Nachzählung ausstehend oder weitere Prüfung erforderlich. So bleiben offene Fragen sichtbar, und eine bloße Vermutung wird nicht unbemerkt zur Grundlage einer Bestandskorrektur. Priorisieren Sie Abweichungen, die mehrere Datensätze betreffen oder auf ein wiederkehrendes Prozessproblem hindeuten, und halten Sie zugleich klar fest, was noch offen ist.
5. Dokumentieren Sie Korrekturen und Folgemaßnahmen
Dokumentieren Sie das Ergebnis, nachdem Sie eine Abweichung untersucht haben und bevor Sie den Bestandsdatensatz ändern. Halten Sie die ursprünglich erfasste Menge, die gezählte Menge, berücksichtigte Bestandsbewegungen, den Entscheidungsgrund und die prüfende Person fest. Ist die Ursache unbekannt, sagen Sie das ausdrücklich, statt eine Vermutung als Tatsache darzustellen. So entsteht eine brauchbare Dokumentation für die nächste Inventur, und andere Teammitglieder können die Entscheidung später nachvollziehen.
Nehmen Sie anschließend notwendige Korrekturen gemäß dem üblichen Verfahren Ihres Unternehmens zur Bestandsführung vor. Bewahren Sie die dazugehörigen Zähl- und Bewegungsnotizen zusammen mit den Angaben zur Korrektur auf. Eine klare Bestandshistorie ist nicht nur nützlich, um eine geänderte Menge zu erklären, sondern hilft auch, wiederkehrende Probleme zu erkennen, etwa unklare Produktkennzeichnungen oder nicht konsequent protokollierte Bewegungen.
Schließen Sie die Inventur ab, indem Sie bei Bedarf Folgemaßnahmen mit einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitstermin versehen. Dazu können eine Nachzählung in einem bestimmten Bereich, eine Klärung der Erfassung von Bestandsbewegungen oder Verbesserungen bei Kennzeichnung und Lagerung von Produkten gehören. Prüfen Sie diese Maßnahmen vor der nächsten Zählung, damit dieselben Unsicherheiten möglichst nicht erneut auftreten.
Einfache Inventur-Checkliste für davor, währenddessen und danach
- Davor: Produkte, Standorte und Zählzeitraum festlegen; Bereiche zuweisen; Regeln für die Zählung und den Umgang mit Unsicherheiten vereinbaren.
- Währenddessen: Mengen einheitlich erfassen; Unsicherheiten kennzeichnen; Bestandsbewegungen so ausführlich dokumentieren, dass sie abgeglichen werden können.
- Danach: Vergleichbares mit Vergleichbarem abgleichen; Abweichungen untersuchen; Entscheidungen, Korrekturen und Folgemaßnahmen dokumentieren.
Bei einer körperlichen Bestandsaufnahme geht es nicht nur darum, eine neue Zahl zu ermitteln. Entscheidend ist, erklären zu können, wie diese Zahl zustande kam und was sich auf dem Weg dorthin verändert hat. Ein klarer Umfang, einheitliche Aufzeichnungen und ein Bewegungsprotokoll bilden für kleine Einzelhändler eine praktische Grundlage dafür.
Bestandsbewegungen nachvollziehbar dokumentieren
Wenn Ihr Unternehmen eine klarere Dokumentation von Beständen, Lagern und Bestandsbewegungen benötigt, informieren Sie sich über Lagerbestand und Einkauf. Die Lösung ist darauf ausgelegt, kleine Unternehmen bei der Verwaltung von Beständen, Lagern und Einkauf zu unterstützen und Bewegungen nachvollziehbar zu halten. Wählen Sie einen Ablauf, den Ihr Team wiederholen kann, und nutzen Sie die Aufzeichnungen jeder Inventur, um die nächste leichter nachvollziehbar zu machen.