Stock opname hanya bermanfaat jika Anda dapat memercayai hasil penghitungan dan memahami perubahan yang terjadi selama proses berlangsung. Bagi peritel kecil, ini berarti lebih dari sekadar menyusuri rak dengan papan jepit: Anda memerlukan cakupan yang jelas, cara yang konsisten untuk mencatat kuantitas, serta rencana untuk menangani pergerakan stok yang terjadi selama penghitungan.
Proses stock opname usaha kecil ini membagi pekerjaan menjadi tahap persiapan, penghitungan, dan tindak lanjut. Proses ini dapat membantu pemilik dan penanggung jawab operasional memastikan penghitungan fisik tetap selaras dengan catatan persediaan tanpa membuatnya lebih rumit dari yang diperlukan.
1. Tentukan apa dan di mana yang akan dihitung
Mulailah dengan menetapkan cakupan. Tentukan produk, area penyimpanan, dan lokasi mana saja yang termasuk, lalu catat keputusan tersebut. Penghitungan dapat mencakup seluruh toko dan ruang penyimpanannya, atau hanya bagian tertentu yang telah ditetapkan dengan jelas. Jika bisnis menyimpan stok di lebih dari satu lokasi, cantumkan lokasi yang dimaksud pada setiap lembar atau catatan penghitungan.
Tentukan identitas produk secara spesifik. Gunakan label atau pengenal yang sudah digunakan bisnis Anda, dan bedakan barang-barang yang mudah tertukar, seperti model, ukuran, atau varian yang serupa. Sepakati cara menangani kemasan yang sudah dibuka, barang rusak, barang retur yang belum diputuskan, serta stok yang disisihkan untuk keperluan lain. Tujuannya bukan menciptakan kategori baru yang tidak perlu, melainkan mencegah dua petugas menghitung barang yang sama dengan cara berbeda.
Tetapkan rentang waktu penghitungan dan beri tahu semua pihak yang terlibat kapan proses dimulai dan berakhir. Jika memungkinkan, pilih waktu ketika aktivitas stok lebih sepi. Putuskan apakah penjualan, penerimaan barang, transfer, retur, atau pergerakan stok lainnya akan dihentikan sementara selama penghitungan. Jika tidak dapat dihentikan, rencanakan cara mencatat setiap pergerakan agar dapat diperhitungkan kemudian. Rentang waktu yang jelas membantu Anda membedakan stok yang ada saat penghitungan dari stok yang masuk atau keluar selama proses berlangsung.
2. Siapkan petugas dan sepakati cara mencatat kuantitas
Sebelum siapa pun mulai menghitung, pastikan semua petugas memahami metode dasar yang sama. Jelaskan cakupan, urutan penghitungan, cara mengidentifikasi produk, dan tempat mencatat hasil. Tetapkan area atau kelompok produk yang jelas untuk menghindari rak terlewat dan penghitungan ganda yang tidak disengaja. Untuk tim kecil, daftar area sederhana sudah cukup untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian dan apakah bagian tersebut telah selesai dihitung.
Pilih satu format standar untuk mencatat hasil. Bergantung pada cara kerja bisnis Anda, format ini dapat berupa lembar yang sudah disiapkan atau catatan persediaan yang telah digunakan. Sertakan informasi yang cukup untuk mengidentifikasi barang dan lokasi, mencatat kuantitas hasil penghitungan, serta mencatat petugas dan waktu jika diperlukan. Pastikan catatan penghitungan awal tetap terlihat dan mudah dibaca. Jika ada angka yang dikoreksi, tandai perubahannya dengan jelas, jangan diam-diam mengganti entri pertama.
Sepakati tindakan yang harus dilakukan jika kuantitas tidak pasti. Misalnya, petugas harus menandai barang yang tidak dapat mereka identifikasi, kemasan yang tidak dapat mereka pastikan isinya, atau stok yang tampaknya berada di lokasi yang keliru. Catat hal-hal yang dapat dipastikan dan serahkan ketidakpastiannya untuk ditinjau, alih-alih menebak hanya agar lembar penghitungan selesai. Catatan yang konsisten akan sangat memudahkan penyelidikan selanjutnya.
Sebagai langkah persiapan terakhir, pastikan area fisik siap dihitung. Rapikan produk sebisa mungkin, pastikan petugas dapat mengakses stok yang menjadi tanggung jawab mereka, dan tandai bagian yang sudah selesai. Langkah-langkah kecil ini mengurangi risiko barang terlewat atau dihitung dua kali.
3. Catat pergerakan stok selama penghitungan
Pergerakan stok tidak selalu berhenti hanya karena penghitungan sudah dimulai. Pelanggan mungkin membeli barang, kiriman mungkin tiba, atau staf mungkin memindahkan produk antar lokasi. Jika perubahan ini tidak dicatat, hasil penghitungan fisik dan catatan persediaan mungkin merujuk pada waktu yang berbeda.
Pertama, tentukan cara tim menangani setiap jenis pergerakan selama rentang penghitungan. Jika pergerakan dapat ditunda sampai penghitungan selesai, sepakati siapa yang berwenang menyetujui penundaan tersebut dan komunikasikan dengan jelas. Jika tidak dapat ditunda, catat pergerakan saat terjadi. Catat produk, kuantitas, arah pergerakan, lokasi terkait, dan waktunya, beserta referensi atau penjelasan yang biasa digunakan bisnis Anda. Simpan catatan pergerakan ini bersama dokumen stock opname.
Misalnya, jika kiriman diterima setelah suatu rak selesai dihitung, catat bahwa kiriman tersebut tiba setelah penghitungan area itu. Jika stok yang sudah dihitung dipindahkan ke tempat lain, catat kuantitas dan kedua lokasi terkait. Jika terjadi penjualan dari area yang belum dihitung, pastikan tim mengetahui cara memperhitungkan penjualan tersebut saat hasil penghitungan dibandingkan dengan kuantitas yang tercatat. Gunakan pendekatan yang sama sepanjang proses, alih-alih membuat asumsi berbeda-beda.
Setelah penghitungan selesai, tinjau catatan pergerakan sebelum membandingkan jumlah. Catatan ini memberikan konteks untuk memahami selisih dan membantu Anda mengetahui apakah stok memang hilang, bertambah, atau berpindah, atau apakah penghitungan dan catatan hanya mencerminkan waktu yang berbeda. Inilah kunci untuk melacak perubahan persediaan selama stock opname tanpa kehilangan jejaknya.
4. Bandingkan kuantitas hasil penghitungan dengan catatan persediaan
Setelah penghitungan selesai, bandingkan kuantitas hasil penghitungan dengan kuantitas yang tercatat untuk barang dan lokasi yang sama. Pastikan perbandingan menggunakan titik waktu yang konsisten. Jika terjadi pergerakan stok selama penghitungan, perhitungkan pergerakan tersebut menggunakan catatan pergerakan dan metode yang disepakati bisnis Anda sebelum penghitungan dimulai.
Jangan menganggap setiap selisih sebagai kesalahan yang harus langsung dikoreksi. Mulailah dengan memeriksa hal-hal mendasar: apakah produk sudah diidentifikasi dengan benar, apakah lokasinya tepat, dan apakah satuan ukur yang digunakan konsisten? Kemudian periksa catatan penghitungan dan catatan pergerakan. Periksa apakah suatu barang mungkin dihitung dua kali, terlewat, diletakkan di area lain, atau dicatat dengan nama produk serupa. Jika penjelasannya masih belum jelas, lakukan penghitungan ulang atas barang atau bagian tersebut dan catat siapa yang memeriksanya.
Daftar periksa stock opname persediaan yang berguna dapat mencantumkan status untuk setiap selisih: sudah dijelaskan, menunggu penghitungan ulang, atau perlu ditindaklanjuti. Dengan begitu, pertanyaan yang belum terjawab tetap terlihat dan penjelasan yang hanya berupa asumsi tidak langsung dianggap sebagai dasar penyesuaian. Prioritaskan selisih yang memengaruhi beberapa catatan atau menunjukkan masalah proses yang berulang, sembari mencatat dengan jelas hal-hal yang masih perlu ditindaklanjuti.
5. Dokumentasikan penyesuaian dan tindakan lanjutan
Setelah menyelidiki suatu selisih, dokumentasikan hasilnya sebelum mengubah catatan persediaan. Catat kuantitas awal yang tercatat, kuantitas hasil penghitungan, pergerakan stok yang turut dipertimbangkan, alasan keputusan, dan siapa yang meninjaunya. Jika penyebabnya tidak diketahui, nyatakan demikian alih-alih menyajikan dugaan sebagai fakta. Dengan begitu, tersedia riwayat yang berguna untuk stock opname berikutnya dan anggota tim lain dapat memahami keputusan tersebut di kemudian hari.
Selanjutnya, lakukan penyesuaian yang diperlukan sesuai proses pencatatan yang biasa Anda gunakan. Simpan catatan penghitungan dan pergerakan pendukung bersama informasi penyesuaian. Riwayat persediaan yang jelas tidak hanya berguna untuk menjelaskan perubahan kuantitas, tetapi juga untuk menemukan masalah yang berulang, seperti identifikasi produk yang tidak jelas atau pergerakan yang tidak dicatat secara konsisten.
Akhiri dengan menetapkan tindakan lanjutan, penanggung jawab, dan tenggat waktu jika diperlukan. Tindakan tersebut dapat berupa menghitung ulang area tertentu, memperjelas cara staf mencatat pergerakan, atau memperbaiki identifikasi dan penyimpanan produk. Tinjau tindakan ini sebelum penghitungan berikutnya agar ketidakpastian yang sama tidak terulang.
Daftar periksa sederhana stock opname sebelum, selama, dan sesudah
- Sebelum: tentukan produk, lokasi, dan rentang waktu penghitungan; tetapkan area; sepakati aturan penghitungan dan penanganan ketidakpastian.
- Selama: catat kuantitas secara konsisten; tandai ketidakpastian; catat pergerakan stok dengan detail yang cukup untuk merekonsiliasinya.
- Sesudah: bandingkan hal-hal yang setara; selidiki selisih; dokumentasikan keputusan, penyesuaian, dan tindakan lanjutan.
Tujuan proses penghitungan stok fisik bukan sekadar mendapatkan angka baru. Tujuannya adalah agar Anda dapat menjelaskan bagaimana angka tersebut diperoleh dan apa saja yang berubah selama prosesnya. Cakupan yang jelas, pencatatan yang konsisten, dan catatan pergerakan memberi peritel kecil landasan praktis untuk melakukannya.
Pastikan pergerakan persediaan dapat ditelusuri
Jika bisnis Anda membutuhkan catatan stok, gudang, dan pergerakan persediaan yang lebih jelas, jelajahi Inventaris & pembelian. Aplikasi ini dirancang untuk membantu usaha kecil mengendalikan stok, gudang, dan pembelian sekaligus menjaga agar pergerakan dapat ditelusuri. Pilih proses yang dapat diulangi oleh tim Anda, lalu gunakan catatan dari setiap penghitungan agar stock opname berikutnya lebih mudah dipahami.