Proč samotná skladová zásoba nestačí
Pro malého prodejce, kavárnu nebo firmu, která drží zásoby, říká množství na polici jen část příběhu. Aktuální skladová zásoba ukazuje, co lze nyní použít nebo prodat. Neukazuje však, co již bylo objednáno, který dodavatel má dodat zboží ani zda se dodávka zpozdila. Když jsou tyto údaje jen v paměti, e-mailech nebo roztříštěných poznámkách, snadno lze vytvořit duplicitní objednávku nebo předpokládat, že položka dorazí, i když to nebylo potvrzeno.
Sledování nevyřízených objednávek u dodavatelů poskytuje nákupu vedle aktuální zásoby druhý pohled: zásoby na cestě. Když máte k dispozici oba pohledy, můžete před doplněním zásob činit lépe podložená rozhodnutí. Uvidíte, zda nízké množství vyžaduje urgentní objednávku, zda jsou zásoby již na cestě a zda některá objednávka u dodavatele vyžaduje pozornost.
Cílem není vytvářet složitý systém pořizování zásob. Jde o vytvoření spolehlivého postupu nákupu pro provoz malé firmy: zaznamenejte každý závazek, udržujte jeho stav aktuální a očekávanou dodávku převeďte na evidovaný příjem teprve ve chvíli, kdy zboží dorazí.
Zvolte jednoduchý soubor údajů pro každý nákup od dodavatele
Důslednost je důležitější než shromažďování všech možných podrobností. Pro každou objednávku u dodavatele používejte stejný základní záznam, ať jde o pravidelnou dodávku kávy, obaly, přísady, zboží do prodejny nebo doplňkové zásoby. Člen týmu by měl být schopen záznam otevřít a bez hledání ve zprávách pochopit, co bylo požadováno a co ještě zbývá vyřídit.
Zaznamenávejte alespoň:
- Dodavatele: u koho byla objednávka vytvořena.
- Referenci objednávky: vaši vlastní referenci, referenci dodavatele nebo obě, jsou-li k dispozici.
- Datum objednávky: kdy byl nákup odeslán nebo dohodnut.
- Položky a množství: konkrétní požadované produkty a očekávané množství u každého z nich.
- Očekávané datum dodání: datum uvedené dodavatelem nebo jasně označený interní odhad.
- Aktuální stav: v jaké fázi procesu se objednávka nachází.
- Údaje o příjmu: co bylo skutečně přijato, včetně částečných množství, kde je to relevantní.
- Poznámky: stručné místo pro užitečné výjimky, například zprávu dodavatele o zpoždění nebo náhradě.
Oddělujte potvrzené informace od předpokladů. Pokud dodavatel neposkytl datum dodání, nepovažujte obvyklou dodací lhůtu za slib. Odhad zaznamenejte jako odhad a znovu ho prověřte. Toto drobné rozlišení pomáhá osobě, která vytváří další objednávku, posoudit, nakolik se může spolehnout na zásoby na cestě.
Udržujte položky identifikovatelné stejným způsobem v nákupních i skladových záznamech. Srozumitelné názvy a jednotky omezují záměny mezi podobnými velikostmi balení či variantami. Nejde o dokonalou administrativu; jde o to, aby bylo možné příchozí množství po doručení přiřadit k zamýšlené skladové položce.
Vytvořte jasný postup stavů od odeslání objednávky po přijetí dodávky
Jednoduchý sdílený postup stavů brání tomu, aby otevřené objednávky zmizely z dohledu. Zvolte pojmy, kterým váš tým rozumí, a používejte je důsledně. Objednávka může například procházet stavy odeslána, potvrzena, částečně přijata, přijata a zrušena. Na přesných označeních záleží méně než na tom, aby každé z nich mělo jasný význam.
Objednávku označte jako odeslanou, když byla zaslána nebo dohodnuta. Jakmile ji dodavatel potvrdí, změňte stav na potvrzena. Pokud dorazí jen část zboží, nechte objednávku otevřenou a označte ji jako částečně přijatou, místo abyste celý nákup považovali za dokončený. Jako přijatou ji označte až poté, co dorazí zbývající množství a je zkontrolováno. Pokud objednávka nebude vyřízena, označte ji jako zrušenou a stručně zaznamenejte důvod, aby se již nezapočítávala do očekávaných zásob.
Každé aktualizaci přiřaďte odpovědnou osobu nebo roli. Ve velmi malé firmě může jedna osoba vytvářet objednávky, přebírat dodávky a aktualizovat zásoby. V rušnějším provozu může nákup udržovat údaje o objednávkách, zatímco osoba přebírající dodávky zaznamenává, co dorazilo. V každém případě určete, kdy k aktualizaci dochází. Užitečným pravidlem je aktualizovat objednávku ve stejný den, kdy dodavatel potvrdí změnu nebo je zboží přijato.
Skladové zásoby a nákup mohou poskytovat jedno místo pro správu dodavatelů, nákupních aktivit a pohybů zásob a pomáhat týmu rozlišovat mezi aktuálním množstvím a zásobami, které jsou stále na cestě.
Před vytvořením nové objednávky na doplnění zásob zkontrolujte, co je na cestě
Před odesláním nové objednávky dodavateli společně zkontrolujte tři věci: aktuálně dostupné zásoby, otevřené objednávky u dodavatelů a očekávaná data dodání. V této chvíli se sledování příchozích objednávek stává užitečným, nikoli jen administrativním.
Začněte položkou, kterou plánujete doobjednat. Zkontrolujte dostupné množství a zvažte očekávanou spotřebu nebo prodeje do další pravděpodobné dodávky. Poté hledejte stejnou položku v objednávkách se stavem odeslána, potvrzena nebo částečně přijata. Zeptejte se, zda příchozí množství postačuje, zda má dorazit dostatečně brzy a zda je objednávka skutečně potvrzena.
Například nízká zásoba oblíbeného baleného produktu obvykle vede k doobjednání. Pokud má potvrzená objednávka od dodavatele brzy dorazit, další objednávka v plném rozsahu by mohla vytvořit zbytečný přebytek. Na druhou stranu, pokud stávající objednávka nemá potvrzené datum nebo je po termínu, může být nutné dodavatele kontaktovat nebo učinit jiné nákupní rozhodnutí. Záznam toto rozhodnutí neudělá za vás, ale zviditelní relevantní skutečnosti.
Nepředpokládejte, že všechny otevřené objednávky jsou stejně spolehlivé. Potvrzenému datu dodání přikládejte větší váhu než požadavku bez potvrzení. Částečně přijatou objednávku je nutné posuzovat podle zbývajícího množství, nikoli podle jejího původního celkového množství. Tento návyk zlepšuje sledování stavu objednávek u dodavatelů, protože propojuje stav se skutečným rozhodnutím o doplnění zásob.
Zaznamenávejte přijatá množství a zachovejte dohledatelnost pohybů zásob
Dodávka není dokončena jen proto, že dorazila krabice. Před uzavřením objednávky zkontrolujte dodané zboží podle objednávky. Spočítejte nebo ověřte množství, která jsou pro vaši firmu důležitá, identifikujte chybějící či poškozené položky a zaznamenejte množství skutečně přijaté na sklad.
Pokud je dodávka neúplná, nepřepisujte původně objednané množství. Uchovejte údaj o tom, co bylo požadováno, a zaznamenejte, co bylo přijato. Pokud dodavatel zbytek dodá později, ponechte nepřijatý zůstatek viditelný; pokud víte, že nedorazí, tento zůstatek uzavřete nebo zrušte. Získáte tak užitečnou historii rozdílu mezi objednanou a přijatou zásobou, aniž byste museli později hádat.
Příjem zaznamenejte bez prodlení, aby aktuální skladová zásoba odpovídala skutečnosti. Odkládání aktualizace příjmu vytváří opačný problém než nedostatečné sledování objednávek: zboží je fyzicky přítomné, ale v záznamech používaných pro nákup není dostupné. Když každý příjem vytváří jasný pohyb zásob, váš tým může dohledat, proč se množství změnilo, a propojit změnu s příslušným nákupem od dodavatele.
To je obzvlášť důležité při rozdělených dodávkách, když se zásobami pracuje více lidí nebo když podobné zboží přichází od různých dodavatelů. Dohledatelný záznam usnadňuje předávání práce a poskytuje praktický základ pro prověřování nesrovnalostí.
Provádějte krátkou týdenní kontrolu otevřených objednávek u dodavatelů
Týdenní kontrola zabraňuje tomu, aby nevyřízené objednávky dlouho stárly bez povšimnutí. Vyhraďte si krátký, opakovatelný čas na kontrolu každé objednávky, která není přijata, zrušena nebo jinak uzavřena. Kontrola může být stručná, měla by však vést k akci nebo k vědomému rozhodnutí vyčkat.
- Seřaďte otevřené objednávky podle očekávaného data dodání tak, aby bylo snadné rozpoznat objednávky po termínu.
- Ověřte, zda je každé očekávané datum potvrzené, odhadované nebo již nespolehlivé.
- U objednávek po termínu nebo nejasných objednávek kontaktujte dodavatele a aktualizujte záznam nejnovějšími informacemi.
- Zkontrolujte částečné dodávky a určete položky, které stále chybějí.
- Porovnejte kritické příchozí položky s aktuálními zásobami a krátkodobou poptávkou.
- Uzavřete objednávky, které byly zcela přijaty nebo zrušeny, aby seznam otevřených objednávek zůstal smysluplný.
Kontrolu využívejte k zaměření na výjimky, nikoli k opětovnému zadávání informací. Přehledný seznam otevřených objednávek by měl rychle ukázat, co vyžaduje telefonát, potvrzení nebo změnu plánu doplnění zásob. Vytváří také pravidelný bod pro předání práce, když objednávky vytvářejí a dodávky přebírají různí lidé.
Běžné chyby, kvůli nimž je obtížné příchozím zásobám důvěřovat
Několik jednoduchých návyků může způsobit, že sledování očekávaných dodávek od dodavatelů bude nespolehlivé. Prvním je považovat e-mail s objednávkou nebo ústní požadavek za dokončený záznam. Pokud není zachycen s položkami, množstvími a stavem, nemůže spolehlivě informovat další nákup.
Další častou chybou je používat jeden stav pro každou otevřenou objednávku. Požadavek odeslaný včera, dodávka potvrzená na zítřek a opožděná zásilka by neměly vypadat stejně. Právě jejich různá míra jistoty je to, čemu nákup potřebuje rozumět.
Rizikové je také uzavřít objednávku, když dorazila jen její část. Zbývající zásoba se tím skryje a později může vzniknout nedostatek. Podobně změna objednaného množství tak, aby odpovídalo neúplné dodávce, skrývá původní závazek. Zachovejte rozlišení mezi objednaným, přijatým a nevyřízeným množstvím.
Nakonec se vyhněte započítávání příchozích zásob, jako by již byly k dispozici. Zásoby, které jsou stále na cestě, nemohou pokrýt dnešní potřebu prodeje nebo výroby. Aktuální zásoby a očekávané zásoby držte odděleně a poté je společně zkontrolujte při rozhodování, co nakoupit.
Závěr: začleňte příchozí objednávky do každodenní kontroly zásob
Chcete-li ve své malé firmě sledovat nevyřízené objednávky u dodavatelů, dodržujte jednoduchou disciplínu: zaznamenejte každou objednávku, aktualizujte jasný stav, před doobjednáním zkontrolujte příchozí množství a zaznamenejte, co skutečně dorazilo. Aktuální zásoba tak získá větší význam, protože ji posuzujete společně s objednávkami, které jsou stále otevřené.
Používejte Skladové zásoby a nákup k evidenci dodavatelů, nákupních aktivit a pohybů zásob, aby váš tým viděl, co je k dispozici a co je stále na cestě.