Mengapa stok tersedia saja tidak cukup
Bagi peritel kecil, kafe, atau bisnis yang menyimpan stok, jumlah di rak hanya menunjukkan sebagian dari situasi. Stok tersedia menunjukkan apa yang dapat digunakan atau dijual sekarang. Namun, stok ini tidak menunjukkan apa yang sudah dipesan, pemasok mana yang dijadwalkan mengirim, atau apakah suatu pengiriman terlambat. Ketika detail tersebut hanya tersimpan dalam ingatan, kotak masuk, atau catatan yang tersebar, mudah terjadi pemesanan ganda atau menganggap suatu barang akan tiba padahal belum dikonfirmasi.
Melacak pesanan pemasok yang masih tertunda memberi pembelian pandangan kedua selain stok saat ini: inventaris yang sedang masuk. Dengan kedua pandangan tersebut, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat sebelum mengisi ulang stok. Anda dapat melihat apakah jumlah yang rendah membutuhkan pesanan mendesak, apakah stok sudah dalam perjalanan, dan apakah pesanan ke pemasok memerlukan perhatian.
Tujuannya bukan untuk membuat sistem pengadaan yang rumit. Tujuannya adalah membangun alur kerja pembelian yang andal untuk operasional usaha kecil: catat setiap komitmen, perbarui statusnya, dan ubah pengiriman yang diharapkan menjadi penerimaan tercatat hanya ketika barang telah tiba.
Pilih kumpulan detail pesanan yang sederhana untuk setiap pembelian dari pemasok
Konsistensi lebih penting daripada mengumpulkan setiap detail yang mungkin. Gunakan catatan inti yang sama untuk setiap pesanan pemasok, baik untuk pengiriman kopi rutin, kemasan, bahan baku, stok toko, maupun persediaan cadangan. Seorang anggota tim harus dapat membuka catatan tersebut dan memahami apa yang diminta serta apa yang masih tertunda tanpa perlu mencari melalui pesan.
Setidaknya, catat:
- Pemasok: pihak tempat pesanan dibuat.
- Referensi pesanan: referensi Anda sendiri, referensi pemasok, atau keduanya jika tersedia.
- Tanggal pesanan: waktu pembelian diajukan atau disepakati.
- Barang dan kuantitas: produk spesifik yang diminta serta jumlah yang diharapkan untuk masing-masing produk.
- Perkiraan tanggal pengiriman: tanggal yang diberikan pemasok atau perkiraan internal yang diberi label dengan jelas.
- Status saat ini: posisi pesanan dalam proses.
- Detail penerimaan: barang yang benar-benar diterima, termasuk jumlah parsial jika relevan.
- Catatan: tempat singkat untuk pengecualian yang berguna, seperti pesan pemasok tentang keterlambatan atau penggantian barang.
Pisahkan informasi yang dikonfirmasi dari asumsi. Jika pemasok belum memberikan tanggal pengiriman, jangan perlakukan waktu tunggu yang biasa sebagai janji. Catat perkiraan sebagai perkiraan dan tinjau kembali. Perbedaan kecil ini membantu orang yang membuat pesanan berikutnya menilai seberapa besar kepercayaan yang dapat diberikan pada stok masuk.
Pastikan barang dapat diidentifikasi dengan cara yang sama di catatan pembelian dan stok. Nama serta satuan yang jelas mengurangi kebingungan antara ukuran kemasan atau varian yang serupa. Intinya bukan administrasi yang sempurna, melainkan memastikan kuantitas masuk dapat dicocokkan dengan barang stok yang dimaksud ketika tiba.
Buat rutinitas status yang jelas dari pesanan dibuat hingga pengiriman diterima
Rutinitas status bersama yang sederhana mencegah pesanan terbuka menjadi tidak terlihat. Pilih istilah yang dipahami tim Anda dan gunakan secara konsisten. Sebagai contoh, suatu pesanan dapat melalui status dibuat, dikonfirmasi, diterima sebagian, diterima, dan dibatalkan. Label persisnya kurang penting dibandingkan makna yang jelas untuk masing-masing status.
Tandai pesanan sebagai dibuat ketika pesanan telah dikirim atau disepakati. Perbarui menjadi dikonfirmasi ketika pemasok mengonfirmasinya. Jika hanya sebagian barang yang tiba, biarkan pesanan tetap terbuka dan tandai sebagai diterima sebagian, alih-alih menganggap seluruh pembelian sudah selesai. Tandai sebagai diterima hanya setelah sisa kuantitas telah tiba dan diperiksa. Jika pesanan tidak akan dipenuhi, tandai sebagai dibatalkan dan catat alasannya secara singkat agar tidak lagi dihitung sebagai stok yang diharapkan.
Tetapkan tanggung jawab kepada seseorang atau suatu peran untuk setiap pembaruan. Dalam usaha yang sangat kecil, pemilik tanggung jawab mungkin membuat pesanan, menerima pengiriman, dan memperbarui stok. Dalam operasional yang lebih sibuk, bagian pembelian dapat memelihara detail pesanan, sementara orang yang menerima pengiriman mencatat barang yang tiba. Bagaimanapun pengaturannya, tentukan kapan pembaruan dilakukan. Aturan yang berguna adalah memperbarui pesanan pada hari yang sama ketika pemasok mengonfirmasi perubahan atau barang diterima.
Inventaris & pembelian dapat menyediakan satu tempat untuk mengelola pemasok, aktivitas pembelian, dan pergerakan stok, sehingga membantu tim membedakan kuantitas saat ini dari stok yang masih dalam perjalanan.
Tinjau barang yang sedang dalam perjalanan sebelum membuat pesanan pengisian ulang baru
Sebelum mengirim pesanan baru kepada pemasok, tinjau tiga hal secara bersamaan: stok yang tersedia saat ini, pesanan pemasok terbuka, dan perkiraan tanggal pengiriman. Inilah saat pelacakan pesanan masuk menjadi berguna, bukan sekadar administratif.
Mulailah dari barang yang akan Anda pesan ulang. Periksa kuantitas yang tersedia dan pertimbangkan perkiraan penggunaan atau penjualan hingga pengiriman berikutnya yang paling mungkin. Lalu, cari barang yang sama pada pesanan berstatus dibuat, dikonfirmasi, atau diterima sebagian. Tanyakan apakah jumlah masuknya cukup, apakah pengirimannya tiba cukup cepat, dan apakah pesanan tersebut benar-benar sudah dikonfirmasi.
Misalnya, stok rendah untuk barang kemasan populer biasanya dapat memicu pemesanan ulang. Jika pesanan pemasok yang telah dikonfirmasi akan segera tiba, pesanan penuh tambahan dapat menciptakan kelebihan stok yang tidak perlu. Sebaliknya, jika pesanan yang ada tidak memiliki tanggal yang dikonfirmasi atau sudah lewat jatuh tempo, Anda mungkin perlu menindaklanjuti atau membuat keputusan pembelian yang berbeda. Catatan tidak mengambil keputusan tersebut untuk Anda, tetapi membuat fakta yang relevan terlihat.
Jangan menganggap semua pesanan terbuka sama andalnya. Tanggal pengiriman yang dikonfirmasi lebih layak dipercaya daripada permintaan yang belum diakui. Pesanan yang diterima sebagian harus dinilai berdasarkan kuantitas yang tersisa, bukan jumlah awalnya. Kebiasaan ini meningkatkan pelacakan status pesanan pemasok karena menghubungkan status dengan keputusan pengisian ulang yang nyata.
Catat kuantitas yang diterima dan pastikan pergerakan stok dapat ditelusuri
Pengiriman tidak selesai hanya karena sebuah kotak telah tiba. Periksa barang yang dikirim dibandingkan dengan pesanan sebelum menutupnya. Hitung atau verifikasi kuantitas yang penting bagi bisnis Anda, identifikasi barang yang kurang atau rusak, dan catat kuantitas yang benar-benar diterima ke dalam stok.
Jika pengiriman kurang, jangan menimpa kuantitas awal yang dipesan. Pertahankan catatan tentang barang yang diminta dan catat barang yang diterima. Biarkan saldo yang belum diterima tetap terlihat jika pemasok akan mengirimkannya kemudian, atau tutup maupun batalkan saldo tersebut ketika Anda mengetahui barang itu tidak akan tiba. Ini memberi Anda riwayat yang berguna mengenai perbedaan antara stok yang dipesan dan diterima tanpa perlu menerka-nerka di kemudian hari.
Catat penerimaan dengan segera agar stok tersedia mencerminkan keadaan nyata. Menunda pembaruan penerimaan menciptakan masalah yang berlawanan dengan pelacakan pesanan yang buruk: barang hadir secara fisik tetapi tidak tersedia dalam catatan yang digunakan untuk pembelian. Ketika setiap penerimaan menghasilkan pergerakan stok yang jelas, tim Anda dapat menelusuri alasan perubahan kuantitas dan menghubungkannya kembali ke pembelian dari pemasok yang relevan.
Hal ini terutama penting ketika pengiriman dibagi, ketika beberapa orang menangani stok, atau ketika barang serupa tiba dari pemasok yang berbeda. Catatan yang dapat ditelusuri memudahkan serah terima dan memberi Anda dasar praktis untuk menyelidiki selisih.
Lakukan peninjauan singkat mingguan atas pesanan pemasok terbuka
Peninjauan mingguan mencegah pesanan tertunda menua tanpa disadari. Sisihkan waktu singkat yang dapat diulang untuk melihat setiap pesanan yang belum diterima, dibatalkan, atau ditutup dengan cara lain. Peninjauan ini dapat dilakukan secara singkat, tetapi harus menghasilkan tindakan atau keputusan sadar untuk menunggu.
- Daftarkan pesanan terbuka berdasarkan perkiraan tanggal pengiriman, dengan pesanan yang lewat jatuh tempo mudah terlihat.
- Periksa apakah setiap tanggal perkiraan sudah dikonfirmasi, masih berupa estimasi, atau tidak lagi dapat diandalkan.
- Tindak lanjuti kepada pemasok mengenai pesanan yang lewat jatuh tempo atau tidak jelas, lalu perbarui catatan dengan informasi terbaru.
- Tinjau pengiriman parsial untuk mengidentifikasi barang yang masih tertunda.
- Bandingkan barang masuk yang penting dengan stok saat ini dan permintaan dalam waktu dekat.
- Tutup pesanan yang telah diterima sepenuhnya atau dibatalkan agar daftar terbuka tetap bermakna.
Gunakan peninjauan untuk berfokus pada pengecualian, bukan untuk memasukkan ulang informasi. Daftar pesanan terbuka yang rapi seharusnya segera menunjukkan apa yang memerlukan telepon, konfirmasi, atau perubahan rencana pengisian ulang. Peninjauan ini juga menciptakan titik serah terima rutin ketika orang yang berbeda membuat pesanan dan menerima pengiriman.
Kesalahan umum yang membuat stok masuk sulit dipercaya
Beberapa kebiasaan sederhana dapat membuat pelacakan perkiraan pengiriman pemasok menjadi tidak andal. Yang pertama adalah memperlakukan email pesanan atau permintaan lisan sebagai catatan yang lengkap. Jika tidak dicatat bersama barang, kuantitas, dan status, informasi tersebut tidak dapat menjadi dasar yang andal bagi pembelian berikutnya.
Kesalahan umum lainnya adalah menggunakan satu status untuk setiap pesanan terbuka. Permintaan yang dikirim kemarin, pengiriman yang dikonfirmasi untuk besok, dan kiriman yang terlambat seharusnya tidak terlihat sama. Tingkat kepastian yang berbeda itulah yang perlu dipahami oleh bagian pembelian.
Menutup pesanan ketika hanya sebagian barang yang tiba juga berisiko. Hal ini menghilangkan sisa stok dari pandangan dan dapat menyebabkan kekurangan di kemudian hari. Demikian pula, mengubah kuantitas pesanan agar sesuai dengan pengiriman yang kurang akan menyembunyikan komitmen awal. Pertahankan perbedaan antara kuantitas yang dipesan, diterima, dan masih tertunda.
Terakhir, hindari menghitung inventaris masuk seolah-olah sudah tersedia. Stok yang masih dalam perjalanan tidak dapat memenuhi kebutuhan penjualan atau produksi hari ini. Pisahkan stok saat ini dan stok yang diharapkan, lalu tinjau keduanya bersama-sama saat memutuskan apa yang perlu dibeli.
Kesimpulan: jadikan pesanan masuk bagian dari pengendalian stok sehari-hari
Untuk melacak pesanan pemasok yang masih tertunda dalam operasional usaha kecil, gunakan disiplin sederhana: catat setiap pesanan, perbarui status yang jelas, periksa kuantitas masuk sebelum memesan ulang, dan catat barang yang benar-benar tiba. Dengan demikian, stok saat ini menjadi lebih bermakna karena dipertimbangkan bersama pesanan yang masih terbuka.
Gunakan Inventaris & pembelian untuk mencatat pemasok, aktivitas pembelian, dan pergerakan stok agar tim Anda dapat melihat apa yang tersedia dan apa yang masih dalam perjalanan.