De ce stocul disponibil nu este suficient
Pentru un mic comerciant, o cafenea sau o afacere care gestionează stocuri, cantitatea de pe raft spune doar o parte din poveste. Stocul disponibil arată ce poate fi folosit sau vândut acum. Nu arată ce a fost deja comandat, ce furnizor urmează să livreze sau dacă o livrare întârzie. Când aceste detalii se află în memorie, în căsuțe de e-mail sau în notițe disparate, este ușor să plasați o comandă duplicată ori să presupuneți că un articol va sosi, deși acest lucru nu a fost confirmat.
Urmărirea comenzilor restante la furnizori oferă achizițiilor o a doua perspectivă, alături de stocul curent: inventarul în curs de intrare. Având ambele perspective, puteți lua o decizie mai bine fundamentată înainte de reaprovizionare. Puteți vedea dacă un nivel redus necesită o comandă urgentă, dacă stocul este deja pe drum și dacă o comandă la furnizor necesită atenție.
Scopul nu este crearea unui sistem complicat de aprovizionare. Este construirea unui flux de lucru fiabil pentru achizițiile unei mici afaceri: înregistrați fiecare angajament, mențineți-i statusul actualizat și transformați o livrare preconizată într-o recepție înregistrată numai când sosesc bunurile.
Alegeți un set simplu de detalii pentru fiecare achiziție de la furnizor
Consecvența contează mai mult decât colectarea fiecărui detaliu posibil. Folosiți aceeași înregistrare de bază pentru fiecare comandă la furnizor, fie că este vorba despre o livrare regulată de cafea, ambalaje, ingrediente, stoc pentru magazin sau consumabile de rezervă. Un membru al echipei ar trebui să poată deschide înregistrarea și să înțeleagă ce a fost solicitat și ce rămâne restant, fără să caute prin mesaje.
Înregistrați cel puțin:
- Furnizorul: persoana sau compania la care a fost plasată comanda.
- Referința comenzii: propria referință, referința furnizorului sau ambele, când sunt disponibile.
- Data comenzii: momentul în care achiziția a fost transmisă sau convenită.
- Articolele și cantitățile: produsele specifice solicitate și cantitatea preconizată pentru fiecare.
- Data preconizată a livrării: o dată comunicată de furnizor sau o estimare internă etichetată clar.
- Statusul curent: etapa în care se află comanda.
- Detaliile recepției: ce s-a primit efectiv, inclusiv cantitățile parțiale, unde este cazul.
- Notițe: un spațiu scurt pentru excepții utile, precum un mesaj al furnizorului despre o întârziere sau o înlocuire.
Separați informațiile confirmate de presupuneri. Dacă un furnizor nu a oferit o dată de livrare, nu tratați un termen de livrare obișnuit ca pe o promisiune. Înregistrați o estimare ca estimare și reveniți asupra ei. Această mică distincție ajută persoana care plasează următoarea comandă să evalueze câtă încredere poate avea în stocul în curs de intrare.
Păstrați articolele identificabile în același mod în evidențele de achiziții și de stoc. Denumirile și unitățile clare reduc confuzia dintre dimensiuni de ambalaj sau variante similare. Ideea nu este o administrare perfectă, ci asigurarea faptului că, la sosire, cantitatea primită poate fi corelată cu articolul de stoc vizat.
Creați o rutină clară de status, de la plasarea comenzii la recepționarea livrării
O rutină de status simplă și comună împiedică comenzile deschise să devină invizibile. Alegeți termeni pe care echipa îi înțelege și utilizați-i consecvent. De exemplu, o comandă poate trece prin stările plasată, confirmată, recepționată parțial, recepționată și anulată. Etichetele exacte contează mai puțin decât existența unui înțeles clar pentru fiecare.
Marcați o comandă drept plasată când a fost trimisă sau convenită. Actualizați-o la confirmată când furnizorul o confirmă. Dacă sosesc doar o parte dintre bunuri, păstrați comanda deschisă și marcați-o drept recepționată parțial, în loc să tratați întreaga achiziție ca fiind finalizată. Marcați-o drept recepționată numai după ce au sosit și au fost verificate cantitățile rămase. Dacă o comandă nu va fi onorată, marcați-o drept anulată și consemnați pe scurt motivul, astfel încât să nu mai fie inclusă în stocul preconizat.
Atribuiți responsabilitatea pentru fiecare actualizare unei persoane sau unui rol. Într-o afacere foarte mică, aceeași persoană poate plasa comenzile, recepționa livrările și actualiza stocul. Într-o operațiune mai aglomerată, achizițiile pot gestiona detaliile comenzilor, iar persoana care acceptă livrările poate înregistra ce a sosit. În orice caz, stabiliți când are loc actualizarea. O regulă utilă este actualizarea comenzii în aceeași zi în care un furnizor confirmă o modificare sau sunt recepționate bunuri.
Inventar și achiziții poate oferi un singur loc pentru gestionarea furnizorilor, activității de achiziții și mișcărilor de stoc, ajutând echipa să distingă între cantitățile curente și stocul care este încă pe drum.
Verificați ce este pe drum înainte de a crea o nouă comandă de reaprovizionare
Înainte de a trimite o nouă comandă către furnizor, analizați împreună trei aspecte: stocul disponibil în prezent, comenzile deschise la furnizori și datele preconizate de livrare. Acesta este momentul în care urmărirea comenzilor în curs de intrare devine utilă, nu doar administrativă.
Începeți cu articolul pe care intenționați să îl recomandați. Verificați cantitatea disponibilă și luați în considerare consumul sau vânzările preconizate până la următoarea livrare probabilă. Apoi căutați același articol în orice comandă plasată, confirmată sau recepționată parțial. Întrebați-vă dacă volumul în curs de intrare este suficient, dacă urmează să sosească suficient de curând și dacă respectiva comandă este într-adevăr confirmată.
De exemplu, un stoc redus al unui produs ambalat popular declanșează, în mod normal, o reaprovizionare. Dacă o comandă confirmată la furnizor urmează să fie livrată în curând, încă o comandă completă poate crea un surplus inutil. Pe de altă parte, dacă comanda existentă nu are o dată confirmată sau este restantă, este posibil să trebuiască să contactați furnizorul sau să luați o altă decizie de achiziție. Înregistrarea nu ia această decizie în locul dumneavoastră, dar face vizibile faptele relevante.
Nu presupuneți că toate comenzile deschise sunt la fel de fiabile. O dată de livrare confirmată merită mai multă încredere decât o solicitare nerecunoscută. O comandă recepționată parțial trebuie evaluată în funcție de cantitatea rămasă, nu de totalul inițial. Acest obicei îmbunătățește urmărirea statusului comenzilor la furnizori, deoarece leagă statusul de o decizie reală de reaprovizionare.
Înregistrați cantitățile recepționate și păstrați trasabilitatea mișcărilor de stoc
O livrare nu este completă doar pentru că a sosit o cutie. Verificați ce a fost livrat în raport cu comanda înainte de a o închide. Numărați sau verificați cantitățile relevante pentru afacerea dumneavoastră, identificați articolele lipsă sau deteriorate și înregistrați cantitatea efectiv acceptată în stoc.
Dacă livrarea este incompletă, nu suprascrieți cantitatea comandată inițial. Păstrați ce a fost solicitat și înregistrați ce a fost primit. Mențineți vizibil soldul nerecepționat dacă furnizorul îl va trimite mai târziu sau închideți ori anulați acel sold când știți că nu va sosi. Astfel obțineți un istoric util al diferenței dintre stocul comandat și cel recepționat, fără presupuneri ulterioare.
Înregistrați recepția prompt, astfel încât stocul disponibil să reflecte realitatea. Întârzierea actualizării recepției creează problema opusă celei cauzate de urmărirea slabă a comenzilor: bunurile sunt prezente fizic, dar indisponibile în evidențele utilizate pentru achiziții. Când fiecare recepție creează o mișcare de stoc clară, echipa poate urmări motivul modificării unei cantități și o poate corela cu achiziția relevantă de la furnizor.
Acest lucru este deosebit de important când livrările sunt împărțite, când mai multe persoane gestionează stocul sau când bunuri similare sosesc de la furnizori diferiți. O evidență trasabilă facilitează predările între persoane și oferă o bază practică pentru investigarea discrepanțelor.
Faceți o scurtă verificare săptămânală a comenzilor deschise la furnizori
O verificare săptămânală împiedică comenzile restante să rămână neobservate prea mult timp. Rezervați un interval scurt și repetabil pentru a analiza fiecare comandă care nu este recepționată, anulată sau închisă în alt mod. Verificarea poate fi scurtă, însă ar trebui să conducă la o acțiune sau la o decizie conștientă de a aștepta.
- Enumerați comenzile deschise după data preconizată de livrare, astfel încât comenzile restante să fie ușor de observat.
- Verificați dacă fiecare dată preconizată este confirmată, estimată sau nu mai este fiabilă.
- Contactați furnizorii pentru comenzile restante sau neclare și actualizați evidența cu cele mai recente informații.
- Analizați livrările parțiale pentru a identifica articolele care sunt încă restante.
- Comparați articolele critice în curs de intrare cu stocul curent și cererea pe termen scurt.
- Închideți comenzile recepționate integral sau anulate, astfel încât lista celor deschise să rămână relevantă.
Folosiți verificarea pentru a vă concentra asupra excepțiilor, nu pentru a reintroduce informații. O listă curată de comenzi deschise ar trebui să arate rapid ce necesită un apel, o confirmare sau un plan de reaprovizionare modificat. De asemenea, creează un punct regulat de predare atunci când persoane diferite plasează comenzi și recepționează livrări.
Greșeli frecvente care fac stocul în curs de intrare greu de evaluat
Câteva obiceiuri simple pot face urmărirea livrărilor preconizate de la furnizori nesigură. Primul este tratarea unui e-mail de comandă sau a unei solicitări verbale ca pe o evidență completă. Dacă nu este înregistrată cu articole, cantități și un status, aceasta nu poate informa în mod fiabil următoarea achiziție.
O altă greșeală frecventă este folosirea unui singur status pentru fiecare comandă deschisă. O solicitare trimisă ieri, o livrare confirmată pentru mâine și o expediere întârziată nu ar trebui să arate identic. Nivelurile lor diferite de certitudine sunt exact ceea ce trebuie să înțeleagă echipa de achiziții.
Este riscant și să închideți o comandă când a sosit doar o parte din aceasta. Astfel, stocul rămas dispare din vedere și poate provoca ulterior o lipsă. În mod similar, modificarea cantității comandate pentru a corespunde unei livrări incomplete ascunde angajamentul inițial. Păstrați distincția dintre cantitățile comandate, recepționate și restante.
În final, evitați să considerați inventarul în curs de intrare ca fiind deja disponibil. Stocul care este încă pe drum nu poate acoperi vânzarea sau necesarul de producție de astăzi. Păstrați separat stocul curent și stocul preconizat, apoi analizați-le împreună când decideți ce să cumpărați.
Concluzie: faceți din comenzile în curs de intrare o parte a controlului zilnic al stocului
Pentru a urmări comenzile restante la furnizori într-o mică afacere, aplicați o disciplină simplă: înregistrați fiecare comandă, actualizați un status clar, verificați cantitățile în curs de intrare înainte de reaprovizionare și înregistrați ce sosește efectiv. Astfel, stocul curent devine mai relevant deoarece este analizat împreună cu comenzile care sunt încă deschise.
Folosiți Inventar și achiziții pentru a înregistra furnizorii, activitatea de achiziții și mișcările de stoc, astfel încât echipa dumneavoastră să poată vedea ce este disponibil și ce este încă pe drum.