Offene Lieferantenbestellungen und erwartete Lieferungen im Kleinunternehmen verfolgen

Warum der verfügbare Lagerbestand nicht ausreicht

Für einen kleinen Einzelhändler, ein Café oder ein Unternehmen mit Lagerbestand erzählt die Menge im Regal nur einen Teil der Geschichte. Der vorhandene Lagerbestand zeigt, was jetzt verwendet oder verkauft werden kann. Er zeigt nicht, was bereits bestellt wurde, welcher Lieferant noch liefern muss oder ob sich eine Lieferung verspätet. Wenn diese Angaben nur im Gedächtnis, in Postfächern oder in verstreuten Notizen vorhanden sind, kann leicht eine Doppelbestellung ausgelöst oder angenommen werden, dass ein Artikel ankommt, obwohl dies nicht bestätigt wurde.

Die Verfolgung offener Lieferantenbestellungen ergänzt den aktuellen Lagerbestand um eine zweite Perspektive im Einkauf: eingehende Bestände. Wenn beide Perspektiven verfügbar sind, können Sie vor einer Nachbestellung fundierter entscheiden. Sie sehen, ob eine geringe Menge eine dringende Bestellung erfordert, ob sich Bestand bereits auf dem Weg befindet und ob eine Lieferantenbestellung Aufmerksamkeit benötigt.

Es geht nicht darum, ein kompliziertes Beschaffungssystem aufzubauen. Ziel ist ein verlässlicher Einkaufsablauf für kleine Unternehmen: Erfassen Sie jede Verpflichtung, halten Sie ihren Status aktuell und machen Sie aus einer erwarteten Lieferung erst dann einen erfassten Wareneingang, wenn die Ware tatsächlich eintrifft.

Wählen Sie für jeden Einkauf bei Lieferanten einen einfachen Satz an Bestelldaten

Einheitlichkeit ist wichtiger als das Erfassen aller denkbaren Details. Verwenden Sie für jede Lieferantenbestellung denselben Grunddatensatz – ob für regelmäßige Kaffeelieferungen, Verpackungen, Zutaten, Verkaufsware oder Ersatzmaterial. Ein Teammitglied sollte den Datensatz öffnen und ohne Suche in Nachrichten verstehen können, was angefragt wurde und was noch offen ist.

Erfassen Sie mindestens:

• Lieferant: bei wem die Bestellung aufgegeben wurde.
• Bestellreferenz: Ihre eigene Referenz, die Referenz des Lieferanten oder, sofern vorhanden, beide.
• Bestelldatum: wann der Einkauf übermittelt oder vereinbart wurde.
• Artikel und Mengen: die konkret angeforderten Produkte und die jeweils erwartete Menge.
• Voraussichtliches Lieferdatum: ein vom Lieferanten genanntes Datum oder eine eindeutig als intern gekennzeichnete Schätzung.
• Aktueller Status: in welchem Schritt des Ablaufs sich die Bestellung befindet.
• Wareneingangsdetails: was tatsächlich eingegangen ist, gegebenenfalls einschließlich Teilmengen.
• Notizen: ein kurzer Bereich für hilfreiche Ausnahmen, etwa eine Nachricht des Lieferanten zu einer Verzögerung oder Ersatzlieferung.

Trennen Sie bestätigte Informationen von Annahmen. Wenn ein Lieferant kein Lieferdatum genannt hat, behandeln Sie die übliche Lieferzeit nicht wie eine Zusage. Erfassen Sie eine Schätzung als Schätzung und prüfen Sie sie erneut. Diese kleine Unterscheidung hilft der Person, die die nächste Bestellung aufgibt, besser einzuschätzen, wie verlässlich der eingehende Bestand ist.

Halten Sie Artikel in Einkaufs- und Lageraufzeichnungen auf dieselbe Weise identifizierbar. Eindeutige Bezeichnungen und Einheiten verringern Verwechslungen zwischen ähnlichen Packungsgrößen oder Varianten. Es geht nicht um perfekte Verwaltung, sondern darum, dass die eingehende Menge bei der Anlieferung dem vorgesehenen Lagerartikel zugeordnet werden kann.

Schaffen Sie einen klaren Statusablauf von der Bestellung bis zum Wareneingang

Ein kleiner, gemeinsam genutzter Statusablauf verhindert, dass offene Bestellungen unsichtbar werden. Wählen Sie Begriffe, die Ihr Team versteht, und verwenden Sie sie einheitlich. Beispielsweise kann eine Bestellung die Status aufgegeben, bestätigt, teilweise eingegangen, eingegangen und storniert durchlaufen. Die genauen Bezeichnungen sind weniger wichtig als eine eindeutige Bedeutung für jede davon.

Markieren Sie eine Bestellung als aufgegeben, sobald sie versendet oder vereinbart wurde. Aktualisieren Sie sie auf bestätigt, wenn der Lieferant sie bestätigt. Wenn nur ein Teil der Ware eintrifft, lassen Sie die Bestellung offen und markieren Sie sie als teilweise eingegangen, anstatt den gesamten Einkauf als abgeschlossen zu behandeln. Markieren Sie sie erst als eingegangen, nachdem die restlichen Mengen angekommen und geprüft worden sind. Wenn eine Bestellung nicht erfüllt wird, markieren Sie sie als storniert und notieren Sie kurz den Grund, damit sie nicht länger als erwarteter Bestand gezählt wird.

Weisen Sie einer Person oder Rolle die Verantwortung für jede Aktualisierung zu. In einem sehr kleinen Unternehmen kann dieselbe Person Bestellungen aufgeben, Lieferungen entgegennehmen und den Lagerbestand aktualisieren. In einem stärker ausgelasteten Betrieb kann der Einkauf die Bestelldetails pflegen, während die Person, die Lieferungen annimmt, den Wareneingang erfasst. Legen Sie in jedem Fall fest, wann die Aktualisierung erfolgt. Eine nützliche Regel lautet, die Bestellung noch am selben Tag zu aktualisieren, an dem ein Lieferant eine Änderung bestätigt oder Ware eingeht.

Lagerbestand und Einkauf bietet einen zentralen Ort für die Verwaltung von Lieferanten, Einkaufsaktivitäten und Lagerbewegungen und hilft dem Team dabei, aktuelle Mengen von Bestand zu unterscheiden, der noch unterwegs ist.

Prüfen Sie eingehende Ware, bevor Sie eine neue Nachbestellung erstellen

Prüfen Sie vor dem Absenden einer neuen Lieferantenbestellung gemeinsam drei Dinge: aktuell verfügbaren Bestand, offene Lieferantenbestellungen und erwartete Liefertermine. In diesem Moment wird die Verfolgung eingehender Bestellungen nützlich, statt nur Verwaltungsaufwand zu sein.

Beginnen Sie mit dem Artikel, den Sie nachbestellen möchten. Prüfen Sie die verfügbare Menge und berücksichtigen Sie den erwarteten Verbrauch oder Verkauf bis zur nächsten wahrscheinlichen Lieferung. Suchen Sie dann in allen aufgegebenen, bestätigten oder teilweise eingegangenen Bestellungen nach demselben Artikel. Fragen Sie sich, ob die eingehende Menge ausreicht, ob sie rechtzeitig erwartet wird und ob die Bestellung tatsächlich bestätigt ist.

Ein geringer Bestand eines beliebten verpackten Artikels führt beispielsweise normalerweise zu einer Nachbestellung. Wenn eine bestätigte Lieferantenbestellung in Kürze fällig ist, könnte eine weitere vollständige Bestellung zu unnötigem Überschuss führen. Hat die bestehende Bestellung dagegen kein bestätigtes Datum oder ist sie überfällig, müssen Sie möglicherweise nachfassen oder eine andere Einkaufsentscheidung treffen. Der Datensatz trifft diese Entscheidung nicht für Sie, aber er macht die relevanten Fakten sichtbar.

Gehen Sie nicht davon aus, dass alle offenen Bestellungen gleich verlässlich sind. Ein bestätigter Liefertermin verdient mehr Gewicht als eine unbeantwortete Anfrage. Bei einer teilweise eingegangenen Bestellung sollte die verbleibende Menge bewertet werden, nicht die ursprüngliche Gesamtmenge. Diese Gewohnheit verbessert die Nachverfolgung des Lieferantenbestellstatus, weil sie den Status mit einer konkreten Nachbestellentscheidung verbindet.

Erfassen Sie erhaltene Mengen und halten Sie Lagerbewegungen nachvollziehbar

Eine Lieferung ist nicht vollständig, nur weil ein Karton angekommen ist. Prüfen Sie vor dem Abschluss, was im Vergleich zur Bestellung geliefert wurde. Zählen oder prüfen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Mengen, erkennen Sie fehlende oder beschädigte Artikel und erfassen Sie die Menge, die tatsächlich in den Bestand übernommen wurde.

Wenn die Lieferung zu gering ausfällt, überschreiben Sie nicht die ursprünglich bestellte Menge. Bewahren Sie auf, was angefordert wurde, und erfassen Sie, was eingegangen ist. Lassen Sie den nicht gelieferten Rest sichtbar, wenn der Lieferant ihn später nachliefert, oder schließen beziehungsweise stornieren Sie diesen Rest, wenn Sie wissen, dass er nicht eintreffen wird. So erhalten Sie eine hilfreiche Historie der Differenz zwischen bestelltem und erhaltenem Bestand, ohne später raten zu müssen.

Erfassen Sie den Wareneingang zeitnah, damit der vorhandene Lagerbestand die Realität widerspiegelt. Eine verzögerte Aktualisierung des Wareneingangs führt zum gegenteiligen Problem schlechter Bestellverfolgung: Die Ware ist physisch vorhanden, aber in den für den Einkauf verwendeten Aufzeichnungen nicht verfügbar. Wenn jeder Wareneingang eine eindeutige Lagerbewegung erzeugt, kann Ihr Team nachvollziehen, warum sich eine Menge verändert hat, und sie dem entsprechenden Lieferanteneinkauf zuordnen.

Das ist besonders wichtig bei aufgeteilten Lieferungen, wenn mehrere Personen den Bestand bearbeiten oder ähnliche Waren von verschiedenen Lieferanten eintreffen. Eine nachvollziehbare Aufzeichnung erleichtert Übergaben und bietet eine praktische Grundlage, um Abweichungen zu untersuchen.

Führen Sie eine kurze wöchentliche Prüfung offener Lieferantenbestellungen durch

Eine wöchentliche Prüfung verhindert, dass offene Bestellungen unbemerkt liegen bleiben. Reservieren Sie regelmäßig kurz Zeit, um jede Bestellung anzusehen, die nicht eingegangen, storniert oder anderweitig abgeschlossen ist. Die Prüfung kann kurz sein, sollte aber zu einer Maßnahme oder einer bewussten Entscheidung zum Abwarten führen.

1. Listen Sie offene Bestellungen nach erwartetem Lieferdatum auf, sodass überfällige Bestellungen leicht erkennbar sind.
2. Prüfen Sie, ob jedes erwartete Datum bestätigt, geschätzt oder nicht mehr verlässlich ist.
3. Fassen Sie bei Lieferanten zu überfälligen oder unklaren Bestellungen nach und aktualisieren Sie den Datensatz mit den neuesten Informationen.
4. Prüfen Sie Teillieferungen, um noch ausstehende Artikel zu identifizieren.
5. Vergleichen Sie wichtige eingehende Artikel mit dem aktuellen Bestand und dem kurzfristigen Bedarf.
6. Schließen Sie vollständig eingegangene oder stornierte Bestellungen ab, damit die Liste offener Bestellungen aussagekräftig bleibt.

Nutzen Sie die Prüfung, um sich auf Ausnahmen zu konzentrieren, nicht um Informationen erneut einzugeben. Eine saubere Liste offener Bestellungen sollte schnell zeigen, was einen Anruf, eine Bestätigung oder einen geänderten Nachbestellplan benötigt. Sie schafft außerdem einen regelmäßigen Übergabepunkt, wenn verschiedene Personen Bestellungen aufgeben und Lieferungen entgegennehmen.

Häufige Fehler, die eingehenden Bestand schwer verlässlich machen

Mehrere einfache Gewohnheiten können die Nachverfolgung erwarteter Lieferantenlieferungen unzuverlässig machen. Die erste besteht darin, eine Bestell-E-Mail oder mündliche Anfrage als vollständigen Datensatz zu behandeln. Wenn sie nicht mit Artikeln, Mengen und einem Status erfasst wird, kann sie die nächste Bestellung nicht zuverlässig informieren.

Ein weiterer häufiger Fehler ist, für jede offene Bestellung denselben Status zu verwenden. Eine gestern gesendete Anfrage, eine für morgen bestätigte Lieferung und eine verspätete Sendung sollten nicht gleich aussehen. Gerade ihre unterschiedlichen Sicherheitsgrade muss der Einkauf verstehen.

Es ist außerdem riskant, eine Bestellung abzuschließen, wenn nur ein Teil davon eingetroffen ist. Dadurch verschwindet der verbleibende Bestand aus dem Blick und kann später zu einem Engpass führen. Ebenso verdeckt es die ursprüngliche Verpflichtung, wenn die Bestellmenge an eine zu geringe Lieferung angepasst wird. Bewahren Sie die Unterscheidung zwischen bestellten, erhaltenen und ausstehenden Mengen.

Vermeiden Sie schließlich, eingehenden Bestand so zu zählen, als wäre er bereits verfügbar. Bestand, der noch unterwegs ist, kann den heutigen Verkaufs- oder Produktionsbedarf nicht decken. Halten Sie aktuellen und erwarteten Bestand getrennt und prüfen Sie beide gemeinsam, wenn Sie entscheiden, was gekauft werden soll.

Fazit: Machen Sie eingehende Bestellungen zum Teil der täglichen Bestandskontrolle

Um offene Lieferantenbestellungen im Kleinunternehmen zu verfolgen, genügt eine einfache Disziplin: Erfassen Sie jede Bestellung, aktualisieren Sie einen klaren Status, prüfen Sie eingehende Mengen vor Nachbestellungen und erfassen Sie, was tatsächlich ankommt. Dadurch wird der aktuelle Bestand aussagekräftiger, weil er zusammen mit den noch offenen Bestellungen betrachtet wird.

Nutzen Sie Lagerbestand und Einkauf, um Lieferanten, Einkaufsaktivitäten und Lagerbewegungen zu erfassen, damit Ihr Team sehen kann, was verfügbar ist und was noch unterwegs ist.