Eine arbeitsreiche Verkaufswoche kann kleine Bestandsprobleme schnell sichtbar machen. Ein beliebter Artikel ist nicht verfügbar, Bestand liegt im falschen Lager oder eine erwartete Bestellung ist noch nicht eingetroffen. Eine Prüfung niedriger Bestände im kleinen Einzelhandel bietet Ihnen eine kurze, praktische Methode, diese Risiken zu erkennen, bevor sie sich auf den Verkauf auswirken.
Das Ziel besteht nicht darin, jeden Artikel zu prüfen oder eine vollständige Inventur durchzuführen. Es geht darum, die Produkte zu identifizieren, die den Verkauf am ehesten unterbrechen könnten, zu verstehen, was aktuell physisch verfügbar ist, diesen Bestand von eingehenden Einkäufen zu trennen und eine kurze Liste mit Nachbeschaffungsprioritäten zu erstellen. Führen Sie die Prüfung vor einem bekannten Zeitraum mit hoher Nachfrage durch und nutzen Sie sie, um Einkaufs- und Bestandsentscheidungen auf die Artikel zu konzentrieren, die zuerst Aufmerksamkeit benötigen.
Beginnen Sie mit den Artikeln, die den Verkauf unterbrechen könnten
Starten Sie mit den Produkten, die in der kommenden Woche am wichtigsten sind. Das können häufig verkaufte Artikel, Produkte für einen erwarteten Ansturm oder Sortimentslinien sein, bei denen ein Ausverkauf es schwierig machen würde, einen Kundenkauf abzuschließen. Der Zweck besteht darin, die Prüfung auf relevante Risiken einzugrenzen, statt eine lange Liste zu erstellen, die schwer umsetzbar ist.
Prüfen Sie die aktuellen Mengen und stellen Sie für jeden priorisierten Artikel eine einfache Frage: Reicht der verfügbare Bestand aus, um die erwartete Nachfrage zu decken, bevor die nächste Nachlieferung eintreffen kann? Wenn die Antwort unsicher ist, setzen Sie den Artikel auf die Prüfliste. Ein Artikel muss nicht bei null liegen, um Aufmerksamkeit zu verdienen. Niedrige Mengen können weiterhin ein Risiko darstellen, wenn die Nachfrage voraussichtlich höher als üblich sein wird.
Halten Sie die Liste übersichtlich. Eine kurze Prüfung ist hilfreicher, wenn jedes Produkt darauf einen klaren Grund hat. Sie können beispielsweise zwischen einem Artikel unterscheiden, bei dem tatsächlich das Risiko einer Verkaufsunterbrechung besteht, und einem Artikel, dessen Bestand lediglich niedriger als üblich ist, der aber voraussichtlich nicht bald benötigt wird.
Eine hilfreiche Prüfung niedriger Bestände ist eine Entscheidungsroutine, keine vollständige Inventur.
Verwenden Sie eine einheitliche Prioritätenreihenfolge
Wenn Sie Produkte jedes Mal in derselben Reihenfolge prüfen, lässt sich der Prozess leichter wiederholen. Beginnen Sie mit den Artikeln, die unbedingt verfügbar bleiben müssen, und gehen Sie dann zu Produkten mit geringerer Dringlichkeit über. So vermeiden Sie, Zeit mit kleineren Engpässen zu verbringen, während eine wichtige Sortimentslinie kurz vor dem Ausverkauf steht.
- Artikel, die sich während des arbeitsreichen Zeitraums voraussichtlich verkaufen werden
- Artikel mit niedrigen aktuellen Mengen
- Artikel, bei denen ein Engpass einen verbundenen Verkauf unterbrechen könnte
- Artikel, für die vor Beginn der Woche eine Einkaufsentscheidung erforderlich ist
Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, wie Sie entscheiden, dass ein Artikel nachbeschafft werden muss. Einen umfassenderen Ansatz zur Festlegung dieser Schwellenwerte finden Sie unter So legen Sie Meldebestände für Waren fest, auf die Ihr kleines Unternehmen nicht verzichten kann.
Prüfen Sie die aktuellen Mengen nach Lager
Eine Gesamtmenge kann irreführend sein, wenn der Bestand auf mehrere Lager verteilt ist. Prüfen Sie vor einer Einkaufsentscheidung, wo sich die Menge befindet. Bestand an einem Standort ist möglicherweise nicht dort verfügbar, wo er für die arbeitsreiche Woche benötigt wird, während ein anderer Standort weniger verfügbaren Bestand haben kann, als die Gesamtmenge vermuten lässt.
Prüfen Sie die aktuelle Menge jedes priorisierten Artikels nach Lager. Dadurch wird die Betrachtung praktischer: Befindet sich der Bestand am richtigen Ort, ist im Lager, das den Verkauf unterstützt, genug vorhanden, und muss Bestand umgelagert oder nachbeschafft werden? Wenn Sie wissen, wo sich Bestand befindet, vermeiden Sie Entscheidungen, die nur auf einer zusammengefassten Zahl beruhen.
Halten Sie die Unterscheidung zwischen erfassten Mengen und den daraus folgenden Entscheidungen klar. Die Prüfung sollte Ihnen zeigen, was Sie jetzt haben und wo es sich befindet. Anschließend können Sie entscheiden, ob sich das Risiko am besten durch verfügbaren Bestand in einem anderen Lager, durch einen Einkauf oder durch eine genaue Beobachtung des Artikels verringern lässt.
Konzentrieren Sie sich auf Verfügbarkeit, nicht nur auf Gesamtmengen
Erfassen Sie für jeden Artikel die Lagermenge, die für die bevorstehende Nachfrage relevant ist. Wenn ein Produkt insgesamt gut bevorratet erscheint, das benötigte Lager jedoch einen niedrigen Bestand hat, behandeln Sie dies als lokales Verfügbarkeitsproblem. Sind alle Lagerbestände niedrig, ist der Artikel eher eine Einkaufspriorität.
Ein System, das Mengen aktuell hält und Bewegungen dokumentiert, kann diese Prüfung leichter wiederholbar machen. Lagerbestand und Einkauf wurde entwickelt, um kleinen Unternehmen dabei zu helfen, Bestände über mehrere Lager hinweg zu kontrollieren und Bewegungen nachvollziehbar zu halten. So kann die Mengenprüfung mit einem klareren Überblick über den aktuellen Bestand beginnen.
Trennen Sie vorhandenen Bestand von unterwegs befindlichem Bestand
Ein besonders wichtiger Teil einer Prüfung zur Nachbeschaffung im Einzelhandel ist die Trennung zwischen dem, was jetzt verfügbar ist, und dem, was später erwartet wird. Vorhandener Bestand kann den Verkauf sofort unterstützen. Eingehende Einkäufe können den Bedarf an einer dringenden Bestellung verringern, lösen das heutige Verfügbarkeitsproblem jedoch erst bei ihrem Eintreffen.
Notieren Sie für jeden priorisierten Artikel die aktuelle Menge und die Menge, die über den Einkauf unterwegs ist. Berücksichtigen Sie dann den Zeitpunkt. Ein eingehender Einkauf, der erst nach Beginn des arbeitsreichen Zeitraums eintrifft, sollte nicht als Bestand behandelt werden, auf den Sie sich zu Beginn dieses Zeitraums verlassen können. Er ist eine nützliche Information, gehört aber in einen anderen Teil der Entscheidung.
Diese Trennung verhindert zwei häufige Fehler. Der erste besteht darin, mehr zu kaufen, ohne zu bemerken, dass bereits ein passender Einkauf läuft. Der zweite besteht darin, Maßnahmen aufzuschieben, weil eingehender Bestand so gezählt wird, als wäre er bereits verfügbar. Beides lässt sich vermeiden, indem Sie aktuellen Bestand und eingehende Einkäufe nebeneinander prüfen und ihren Status klar getrennt halten.
Stellen Sie die richtigen Fragen zu eingehenden Einkäufen
- Wie viel Bestand ist derzeit in jedem Lager verfügbar?
- Welche Menge ist über den Einkauf unterwegs?
- Ist die eingehende Menge für den zeitlichen Ablauf der arbeitsreichen Woche relevant?
- Entsteht durch die aktuelle Menge weiterhin eine Lücke, bevor der eingehende Bestand verfügbar ist?
- Für welche Artikel ist jetzt statt später eine Entscheidung erforderlich?
Eine Prüfung von Lieferanten und Bestellungen ist besonders hilfreich, wenn ein Artikel knapp ist, aber möglicherweise bereits eine Bestellung läuft. Wenn Lieferanten und Einkauf neben den Bestandsinformationen geführt werden, haben Sie eine vollständigere Grundlage für die Entscheidung, ob Sie abwarten, nachfassen oder einen Artikel zu einer neuen Einkaufsliste mit Prioritäten hinzufügen sollten.
Erstellen Sie eine kurze Liste mit Einkaufsprioritäten
Schließen Sie die Prüfung ab, indem Sie Beobachtungen in eine kleine Anzahl klarer Maßnahmen überführen. Vermeiden Sie eine lange Einkaufsliste mit jedem Artikel, der unter einer bevorzugten Menge liegt. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Produkte, die das unmittelbarste Verkaufsrisiko darstellen und nicht ausreichend durch bereits vorhandenen oder unterwegs befindlichen Bestand abgedeckt werden können.
Notieren Sie für jeden priorisierten Artikel die erforderliche Entscheidung. Das kann ein Einkauf sein, die Prüfung eines bestehenden Einkaufs, die Beobachtung der Mengen während der Woche oder die Prüfung, ob Bestand in einem anderen Lager die Nachfrage decken kann. Der Wert der Liste liegt in ihrer Klarheit: Jede Person, die für Bestand oder Einkauf verantwortlich ist, sollte erkennen können, was Aufmerksamkeit benötigt und warum.
- Listen Sie den Artikel und das Lager auf, in dem die Verfügbarkeit problematisch ist.
- Erfassen Sie die aktuelle Menge, die jetzt verfügbar ist.
- Erfassen Sie unterwegs befindliche Mengen separat.
- Nennen Sie den Grund für die Priorität, etwa die erwartete Nachfrage oder das Risiko unterbrochener Verkäufe.
- Wählen Sie die nächste Maßnahme und weisen Sie sie zu, bevor der arbeitsreiche Zeitraum beginnt.
Halten Sie diese Liste kurz genug, um sie schnell prüfen zu können. Eine überschaubare Liste fördert die Umsetzung und erleichtert es, dieselben Artikel während der Woche erneut zu betrachten, wenn sich die Nachfrage verändert. Sie schafft außerdem eine hilfreiche Routine: Jeder Zeitraum mit hoher Nachfrage beginnt mit einer Prüfung wichtiger Mengen, der Lagerverfügbarkeit und eingehender Einkäufe.
Machen Sie die Prüfung zur regelmäßigen Gewohnheit vor der Woche
Ein Bericht zu niedrigen Beständen für ein kleines Unternehmen ist am nützlichsten, wenn er zu rechtzeitigem Handeln führt. Führen Sie die Prüfung vor dem nächsten arbeitsreichen Zeitraum durch, konzentrieren Sie sich auf die Artikel, die den Verkauf unterbrechen könnten, und halten Sie vorhandene Mengen getrennt von eingehenden Einkäufen. Prüfen Sie nach Lager, damit Entscheidungen berücksichtigen, wo Bestand tatsächlich benötigt wird.
Wenn Sie Bestand, Lager, Lieferanten und Einkauf in einem gemeinsamen Arbeitsprozess zusammenführen möchten, entdecken Sie Lagerbestand und Einkauf. Planen Sie vor dem nächsten Zeitraum mit hoher Nachfrage eine kurze Prüfung niedriger Bestände und schließen Sie sie mit einer fokussierten Liste der wichtigsten Nachbeschaffungsentscheidungen ab.