Una settimana intensa nel retail può mettere rapidamente in evidenza piccoli problemi di scorte. Un articolo popolare non è disponibile, la merce si trova nel magazzino sbagliato oppure è previsto un acquisto che non è ancora arrivato. Una revisione delle scorte basse per piccoli retailer offre un metodo breve e pratico per individuare questi rischi prima che incidano sulle vendite.
L'obiettivo non è controllare ogni articolo né effettuare un inventario completo. Si tratta di individuare i prodotti che hanno maggiori probabilità di interrompere le vendite, capire cosa è fisicamente disponibile in quel momento, separare tali scorte dagli acquisti in arrivo e concludere con un breve elenco di priorità di riassortimento. Effettua la revisione prima di un periodo di domanda elevata previsto, quindi usala per concentrare le decisioni di acquisto e sulle scorte sugli articoli che richiedono attenzione per primi.
Inizia dagli articoli che potrebbero interrompere le vendite
Comincia dai prodotti più importanti per la settimana successiva. Possono essere articoli venduti frequentemente, prodotti legati a un picco di domanda atteso o linee per le quali l'esaurimento renderebbe difficile completare l'acquisto di un cliente. Lo scopo è limitare la revisione ai rischi significativi, anziché creare un lungo elenco difficile da gestire.
Osserva le quantità attuali e poni una domanda diretta per ogni articolo prioritario: le scorte disponibili riusciranno a sostenere la domanda prevista prima dell'arrivo del prossimo riassortimento? Se la risposta è incerta, inserisci l'articolo nell'elenco di revisione. Un articolo non deve essere esaurito per meritare attenzione. Quantità basse possono comunque rappresentare un rischio quando la domanda sarà probabilmente superiore al solito.
Mantieni l'elenco mirato. Una revisione breve è più utile quando ogni prodotto incluso ha una ragione chiara per esserci. Ad esempio, puoi distinguere tra un articolo che rischia realmente di interrompere le vendite e uno che è semplicemente sotto la quantità abituale, ma difficilmente sarà necessario a breve.
Una revisione utile delle scorte basse è una routine per prendere decisioni, non un esercizio di inventario completo.
Segui un ordine di priorità coerente
Esaminare i prodotti nello stesso ordine ogni volta rende il processo più facile da ripetere. Inizia dagli articoli che è più importante mantenere disponibili, poi passa ai prodotti meno urgenti. In questo modo eviti di dedicare tempo a carenze minori mentre una linea chiave sta per esaurirsi.
- Articoli che probabilmente verranno venduti durante il periodo intenso
- Articoli con quantità attuali basse
- Articoli per i quali una carenza potrebbe interrompere una vendita correlata
- Articoli che richiedono una decisione di acquisto prima dell'inizio della settimana
Questo è anche un buon momento per rivedere il modo in cui stabilisci che un articolo necessita di riassortimento. Per un approccio più ampio alla definizione di queste soglie, leggi come impostare i punti di riordino per le scorte indispensabili alla tua piccola impresa.
Verifica le quantità attuali per magazzino
Una quantità totale può essere fuorviante se le scorte sono distribuite in più magazzini. Prima di decidere cosa acquistare, verifica dove si trova la merce. Le scorte in una sede potrebbero non essere disponibili dove servono durante la settimana intensa, mentre un'altra sede potrebbe avere meno disponibilità di quanto suggerisca il totale complessivo.
Esamina la quantità attuale di ogni articolo prioritario per magazzino. Questo rende la valutazione più concreta: le scorte sono nel posto giusto, ce ne sono abbastanza nel magazzino che supporterà le vendite e la quantità deve essere trasferita o riassortita? Conoscere la posizione delle scorte evita decisioni basate solo su un numero aggregato.
Mantieni chiara la distinzione tra le quantità registrate e le decisioni successive. La revisione dovrebbe aiutarti a vedere ciò che hai ora e dove si trova. Da qui puoi decidere se affrontare al meglio il rischio utilizzando le scorte disponibili in un altro magazzino, effettuando un acquisto o monitorando attentamente l'articolo.
Concentrati sulla disponibilità, non solo sui totali
Per ogni articolo, registra la quantità del magazzino rilevante per la domanda in arrivo. Se un prodotto risulta ben fornito nel complesso ma il magazzino necessario ha poche scorte, consideralo un problema di disponibilità locale. Se tutti i magazzini hanno poche scorte, è più probabile che si tratti di una priorità di acquisto.
Usare un sistema che mantiene aggiornate le quantità e registra le movimentazioni può rendere questa revisione più facile da ripetere. Magazzino e acquisti è progettato per aiutare le piccole imprese a controllare le scorte tra magazzini mantenendo tracciabili le movimentazioni, così la revisione delle quantità può iniziare da una visione più chiara delle scorte attuali.
Separa le scorte disponibili da quelle in arrivo
Una delle parti più importanti di una revisione del riassortimento nel retail è separare ciò che è disponibile ora da ciò che è previsto in seguito. Le scorte disponibili possono supportare immediatamente le vendite. Gli acquisti in arrivo possono ridurre la necessità di un ordine urgente, ma non risolvono il problema di disponibilità odierno finché non arrivano.
Per ogni articolo prioritario, annota la quantità attuale e quella in arrivo tramite gli acquisti. Considera poi le tempistiche. Un acquisto in arrivo dopo l'inizio del periodo intenso non dovrebbe essere considerato una scorta su cui puoi fare affidamento all'inizio di quel periodo. È un'informazione utile, ma rientra in una parte diversa della decisione.
Questa separazione evita due errori comuni. Il primo è acquistare di più senza accorgersi che un acquisto adeguato è già in corso. Il secondo è rimandare un'azione perché le scorte in arrivo vengono conteggiate come se fossero già disponibili. Entrambi possono essere evitati esaminando fianco a fianco le scorte attuali e gli acquisti in arrivo, mantenendone però distinti gli stati.
Poni le domande giuste sugli acquisti in arrivo
- Quante scorte sono attualmente disponibili per magazzino?
- Quale quantità è in arrivo tramite gli acquisti?
- La quantità in arrivo è rilevante rispetto alle tempistiche della settimana intensa?
- La quantità attuale lascia comunque una scopertura prima che le scorte in arrivo siano disponibili?
- Quali articoli richiedono una decisione ora anziché più tardi?
Una revisione dei fornitori e degli ordini di acquisto è particolarmente utile quando un articolo ha scorte basse ma un ordine potrebbe essere già in corso. Mantenere fornitori e acquisti insieme alle informazioni di magazzino offre una base più completa per decidere se aspettare, sollecitare o aggiungere un articolo a un nuovo elenco di priorità di acquisto.
Crea un breve elenco di priorità di acquisto
Concludi la revisione trasformando le osservazioni in una piccola serie di azioni chiare. Evita un lungo elenco di acquisti composto da tutti gli articoli al di sotto di una quantità preferita. Concentrati invece sui prodotti che comportano il rischio più immediato per le vendite e che non possono essere adeguatamente coperti dalle scorte già disponibili o in arrivo.
Per ogni articolo prioritario, annota la decisione necessaria. Può trattarsi di acquistare, rivedere un acquisto esistente, monitorare le quantità durante la settimana o verificare se le scorte in un altro magazzino possono sostenere la domanda. Il valore dell'elenco sta nella sua chiarezza: chiunque sia responsabile delle scorte o degli acquisti dovrebbe poter vedere cosa richiede attenzione e perché.
- Elenca l'articolo e il magazzino in cui la disponibilità è motivo di preoccupazione.
- Registra la quantità attuale disponibile ora.
- Registra separatamente ogni quantità in arrivo.
- Indica il motivo della priorità, ad esempio la domanda prevista o il rischio di interruzione delle vendite.
- Scegli l'azione successiva e assegnala prima dell'inizio del periodo intenso.
Mantieni l'elenco abbastanza breve da poterlo riesaminare rapidamente. Un elenco gestibile favorisce l'esecuzione delle azioni e rende più semplice tornare sugli stessi articoli durante la settimana se la domanda cambia. Crea inoltre una routine utile: ogni periodo di domanda elevata inizia con un controllo delle quantità chiave, della disponibilità per magazzino e degli acquisti in arrivo.
Trasforma la revisione in un'abitudine regolare prima della settimana
Un report sulle scorte basse per una piccola impresa è più utile quando porta ad azioni tempestive. Effettua la revisione prima del successivo periodo intenso, concentrati sugli articoli che potrebbero interrompere le vendite e mantieni separate le quantità disponibili dagli acquisti in arrivo. Verifica per magazzino, affinché le decisioni riflettano dove le scorte sono effettivamente necessarie.
Per un modo semplice di integrare scorte, magazzini, fornitori e acquisti nello stesso processo operativo, scopri Magazzino e acquisti. Programma una breve revisione delle scorte basse prima del prossimo periodo di domanda elevata e concludi con un elenco mirato delle decisioni di riassortimento più importanti.