O săptămână aglomerată în retail poate scoate rapid la iveală mici probleme de stoc. Un produs popular nu este disponibil, stocul se află în depozitul greșit sau se așteaptă o achiziție care încă nu a sosit. O analiză a stocurilor reduse pentru retailul de mici dimensiuni îți oferă o metodă scurtă și practică de a identifica aceste riscuri înainte ca ele să afecteze vânzările.
Scopul nu este să verifici fiecare produs sau să faci o inventariere completă. Este să identifici produsele cu cele mai mari șanse de a întrerupe vânzările, să înțelegi ce este disponibil fizic acum, să separi acest stoc de achizițiile în curs de livrare și să închei cu o listă scurtă de priorități pentru reaprovizionare. Efectuează analiza înainte de o perioadă cunoscută cu cerere ridicată, apoi folosește-o pentru a concentra deciziile de achiziție și de stoc asupra produselor care necesită atenție mai întâi.
Începe cu produsele care ar putea întrerupe vânzările
Începe cu produsele care contează cel mai mult în săptămâna următoare. Acestea pot fi produse vândute frecvent, produse asociate unei creșteri anticipate a cererii sau game pentru care epuizarea stocului ar face dificilă finalizarea unei achiziții de către client. Scopul este să restrângi analiza la riscuri semnificative, în loc să creezi o listă lungă asupra căreia este greu să acționezi.
Analizează cantitățile curente și pune o întrebare directă pentru fiecare produs prioritar: va susține stocul disponibil cererea estimată până când poate sosi următoarea reaprovizionare? Dacă răspunsul este incert, adaugă produsul pe lista de analiză. Un produs nu trebuie să aibă stoc zero pentru a merita atenție. Cantitățile mici pot crea totuși un risc atunci când este probabil ca cererea să fie mai mare decât de obicei.
Păstrează lista concentrată. O analiză scurtă este mai utilă atunci când fiecare produs din ea are un motiv clar pentru care se află acolo. De exemplu, poți face diferența între un produs care riscă în mod real să întrerupă vânzările și unul care are pur și simplu un stoc mai mic decât de obicei, dar care probabil nu va fi necesar prea curând.
O analiză utilă a stocurilor reduse este o rutină de luare a deciziilor, nu un exercițiu complet de inventariere.
Folosește o ordine de prioritate consecventă
Analizarea produselor în aceeași ordine de fiecare dată face procesul mai ușor de repetat. Începe cu produsele pe care este cel mai important să le menții disponibile, apoi treci la produsele cu urgență mai mică. Astfel, eviți să petreci timp cu lipsuri minore în timp ce o gamă esențială este aproape epuizată.
- Produse care probabil se vor vinde în perioada aglomerată
- Produse cu cantități curente mici
- Produse pentru care o lipsă ar putea întrerupe o vânzare asociată
- Produse care necesită o decizie de achiziție înainte de începerea săptămânii
Acesta este și un moment bun pentru a revizui modul în care stabilești că un produs are nevoie de reaprovizionare. Pentru o abordare mai amplă privind stabilirea acestor praguri, citește cum să stabilești puncte de reaprovizionare pentru stocul fără de care mica ta afacere nu poate funcționa.
Verifică cantitățile curente pe depozite
O cantitate totală poate fi înșelătoare dacă stocul este repartizat în mai multe depozite. Înainte de a decide ce să cumperi, verifică unde se află cantitatea respectivă. Stocul dintr-o locație poate să nu fie disponibil acolo unde este necesar în săptămâna aglomerată, în timp ce o altă locație poate avea mai puțin disponibil decât sugerează totalul general.
Analizează cantitatea curentă a fiecărui produs prioritar pentru fiecare depozit. Astfel, discuția devine mai practică: se află stocul în locul potrivit, există suficient în depozitul care va susține vânzările și este nevoie ca acea cantitate să fie mutată sau reaprovizionată? Cunoașterea locației stocului previne deciziile bazate doar pe o cifră cumulată.
Păstrează clară diferența dintre cantitățile înregistrate și deciziile care urmează. Analiza ar trebui să te ajute să vezi ce ai acum și unde se află. De aici, poți decide dacă riscul este abordat cel mai bine prin folosirea stocului disponibil într-un alt depozit, prin efectuarea unei achiziții sau prin monitorizarea atentă a produsului.
Concentrează-te pe disponibilitate, nu doar pe totaluri
Pentru fiecare produs, notează cantitatea din depozit care este relevantă pentru cererea viitoare. Dacă un produs pare bine aprovizionat per total, dar depozitul necesar are stoc redus, tratează situația ca pe o problemă locală de disponibilitate. Dacă toate depozitele au stoc redus, produsul este mai probabil să fie o prioritate de achiziție.
Folosirea unui sistem care menține cantitățile actualizate și înregistrează mișcările poate face această analiză mai ușor de repetat. Inventar și achiziții este conceput pentru a ajuta micile afaceri să controleze stocul din mai multe depozite, păstrând în același timp trasabilitatea mișcărilor, astfel încât analiza cantităților să poată începe de la o imagine mai clară a stocului curent.
Separă stocul disponibil de stocul aflat în tranzit
Una dintre cele mai importante părți ale unei analize de reaprovizionare în retail este separarea a ceea ce este disponibil acum de ceea ce este așteptat ulterior. Stocul disponibil poate susține vânzările imediat. Achizițiile în curs de livrare pot reduce nevoia unei comenzi urgente, dar nu rezolvă problema disponibilității de astăzi până când nu sosesc.
Pentru fiecare produs prioritar, notează cantitatea curentă și cantitatea aflată în tranzit prin procesul de achiziție. Apoi ia în considerare momentul sosirii. O achiziție în curs care ajunge după începerea perioadei aglomerate nu trebuie tratată ca stoc pe care te poți baza la începutul acelei perioade. Este o informație utilă, dar face parte dintr-o componentă diferită a deciziei.
Această separare previne două greșeli frecvente. Prima este să cumperi mai mult fără să observi că o achiziție adecvată este deja în desfășurare. A doua este să amâni acțiunea deoarece stocul în curs de livrare este luat în calcul ca și cum ar fi deja disponibil. Ambele pot fi evitate analizând stocul curent și achizițiile în curs una lângă alta, păstrându-le însă statutul distinct.
Pune întrebările potrivite despre achizițiile în curs
- Cât stoc este disponibil în prezent în fiecare depozit?
- Ce cantitate este în tranzit prin procesul de achiziție?
- Este cantitatea în curs de livrare relevantă pentru calendarul săptămânii aglomerate?
- Mai lasă cantitatea curentă un deficit până când stocul în curs devine disponibil?
- Care produse necesită o decizie acum, nu mai târziu?
O analiză a furnizorilor și a comenzilor de achiziție este deosebit de utilă atunci când stocul unui produs este redus, dar o comandă ar putea fi deja în desfășurare. Păstrarea informațiilor despre furnizori și achiziții alături de cele despre inventar îți oferă o bază mai completă pentru a decide dacă să aștepți, să faci o verificare sau să adaugi un produs pe o nouă listă de priorități pentru achiziție.
Creează o listă scurtă de priorități pentru achiziție
Încheie analiza transformând observațiile într-un set restrâns de acțiuni clare. Evită o listă lungă de achiziții alcătuită din fiecare produs aflat sub o cantitate preferată. În schimb, concentrează-te pe produsele care creează cel mai imediat risc pentru vânzări și care nu pot fi acoperite suficient de stocul deja disponibil sau aflat în tranzit.
Pentru fiecare produs prioritar, notează decizia necesară. Aceasta poate fi efectuarea unei achiziții, verificarea unei achiziții existente, monitorizarea cantităților pe parcursul săptămânii sau verificarea posibilității ca stocul dintr-un alt depozit să susțină cererea. Valoarea listei stă în claritatea sa: orice persoană responsabilă de stoc sau achiziții ar trebui să poată vedea ce necesită atenție și de ce.
- Enumeră produsul și depozitul în care disponibilitatea reprezintă o preocupare.
- Înregistrează cantitatea curentă disponibilă acum.
- Înregistrează separat orice cantitate aflată în tranzit.
- Menționează motivul priorității, cum ar fi cererea estimată sau riscul de întrerupere a vânzărilor.
- Alege următoarea acțiune și atribuie responsabilitatea înainte de începerea perioadei aglomerate.
Păstrează lista suficient de scurtă pentru a o putea verifica rapid. O listă ușor de gestionat încurajează urmărirea acțiunilor și face mai simplă reluarea verificării acelorași produse pe parcursul săptămânii, dacă cererea se schimbă. De asemenea, creează o rutină utilă: fiecare perioadă cu cerere ridicată începe cu o verificare a cantităților esențiale, a disponibilității pe depozite și a achizițiilor în curs.
Transformă analiza într-un obicei regulat înainte de fiecare săptămână
Un raport privind stocurile reduse pentru o mică afacere este cel mai util atunci când conduce la acțiuni la timp. Efectuează analiza înainte de următoarea perioadă aglomerată, concentrează-te pe produsele care ar putea întrerupe vânzările și păstrează separate cantitățile disponibile de achizițiile în curs. Verifică situația pe depozite, astfel încât deciziile să reflecte locul în care stocul este necesar în realitate.
Pentru o modalitate simplă de a integra stocul, depozitele, furnizorii și achizițiile în același proces de lucru, explorează Inventar și achiziții. Programează o scurtă analiză a stocurilor reduse înainte de următoarea perioadă cu cerere ridicată și finalizează cu o listă concentrată a deciziilor de reaprovizionare care contează cel mai mult.