Yoğun bir perakende haftası, küçük stok sorunlarını hızla ortaya çıkarabilir. Popüler bir ürün bulunmayabilir, stok yanlış depoda duruyor olabilir ya da beklenen bir satın alma henüz ulaşmamış olabilir. Küçük perakende işletmeleri için düşük stok incelemesi, bu riskleri satışları etkilemeden önce fark etmeniz için kısa ve pratik bir yol sunar.
Amaç her ürünü incelemek veya eksiksiz bir stok sayımı yapmak değildir. Amaç, satışları aksatma ihtimali en yüksek ürünleri belirlemek, şu anda fiziksel olarak mevcut olan stokları anlamak, bu stokları yoldaki satın almalardan ayırmak ve ikmal önceliklerinin yer aldığı kısa bir listeyle tamamlamaktır. İncelemeyi, talebin yüksek olacağının bilindiği bir dönemden önce yapın; ardından satın alma ve stok kararlarını önce ilgilenilmesi gereken ürünlere odaklamak için kullanın.
Satışları aksatabilecek ürünlerle başlayın
Önümüzdeki hafta en önemli olan ürünlerle başlayın. Bunlar sık satılan ürünler, beklenen bir yoğunluğa bağlı ürünler veya tükenmesinin müşterinin satın alma işlemini tamamlamayı zorlaştıracağı ürün grupları olabilir. Amaç, harekete geçmesi zor uzun bir liste oluşturmak yerine incelemeyi anlamlı risklerle sınırlamaktır.
Mevcut miktarlara bakın ve her öncelikli ürün için doğrudan bir soru sorun: mevcut stok, bir sonraki ikmal ulaşana kadar beklenen talebi karşılayacak mı? Yanıt belirsizse ürünü inceleme listesine ekleyin. Bir ürünün dikkati hak etmesi için stokta sıfır olması gerekmez. Talebin normalden yüksek olması muhtemelse, düşük miktarlar da risk yaratabilir.
Listeyi odaklı tutun. Kısa bir inceleme, listedeki her ürünün orada bulunması için net bir neden olduğunda daha faydalıdır. Örneğin, gerçekten satışları aksatma riski taşıyan bir ürün ile yalnızca normalden daha düşük miktarda olan ancak kısa süre içinde ihtiyaç duyulması olası olmayan bir ürünü ayırabilirsiniz.
Faydalı bir düşük stok incelemesi, eksiksiz bir envanter çalışması değil, karar alma rutinidir.
Tutarlı bir öncelik sırası kullanın
Ürünleri her seferinde aynı sırayla incelemek, sürecin tekrarlanmasını kolaylaştırır. Önce stokta tutulması en önemli ürünlerden başlayın, ardından aciliyeti daha düşük ürünlere geçin. Bu yaklaşım, temel bir ürün tükenmek üzereyken küçük eksikliklere zaman harcanmasını önlemeye yardımcı olur.
- Yoğun dönemde satılması muhtemel ürünler
- Mevcut miktarı düşük olan ürünler
- Eksikliği bağlantılı bir satışı aksatabilecek ürünler
- Hafta başlamadan önce satın alma kararı gerektiren ürünler
Bu nokta, bir ürünün ikmal gerektirdiğine nasıl karar verdiğinizi gözden geçirmek için de uygundur. Bu eşikleri belirlemeye yönelik daha kapsamlı bir yaklaşım için küçük işletmenizin olmadan faaliyet gösteremeyeceği stoklar için yeniden sipariş noktaları nasıl belirlenir yazısını okuyun.
Mevcut miktarları depoya göre kontrol edin
Stok birden fazla depoya dağılmışsa toplam miktar yanıltıcı olabilir. Ne satın alacağınıza karar vermeden önce miktarın nerede tutulduğunu kontrol edin. Bir konumdaki stok, yoğun hafta boyunca ihtiyaç duyulan yerde mevcut olmayabilir; başka bir konumda ise genel toplamın gösterdiğinden daha az stok bulunabilir.
Her öncelikli ürünün mevcut miktarını depoya göre inceleyin. Bu, görüşmeyi daha pratik hâle getirir: Stok doğru yerde mi, satışları destekleyecek depoda yeterli stok var mı ve miktarın taşınması veya ikmal edilmesi gerekiyor mu? Stokun konumunu bilmek, yalnızca birleşik bir sayıya dayalı kararları önler.
Kayıtlı miktarlar ile bunları izleyen kararlar arasındaki ayrımı net tutun. İnceleme, şu anda elinizde ne olduğunu ve bunların nerede bulunduğunu görmenize yardımcı olmalıdır. Buradan hareketle riskin başka bir depodaki kullanılabilir stoktan yararlanarak mı, satın alma yaparak mı yoksa ürünü yakından izleyerek mi en iyi şekilde ele alınacağına karar verebilirsiniz.
Yalnızca toplamlara değil, kullanılabilirliğe odaklanın
Her ürün için yaklaşan talep açısından ilgili depo miktarını kaydedin. Bir ürün genel olarak iyi stoklanmış görünse ancak ihtiyaç duyulan depoda miktar düşükse, bunu yerel kullanılabilirlik sorunu olarak değerlendirin. Her depoda miktar düşükse, ürünün satın alma önceliği olma ihtimali daha yüksektir.
Miktarları güncel tutan ve hareketleri kaydeden bir sistem kullanmak, bu incelemenin tekrarlanmasını kolaylaştırabilir. Envanter ve satın alma, küçük işletmelerin hareketlerin izlenebilirliğini korurken depolar genelindeki stokları kontrol etmelerine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır; böylece miktar incelemesi mevcut stoka dair daha net bir görünümle başlayabilir.
Eldeki stoku yoldaki stoktan ayırın
Perakende ikmal incelemesinin en önemli bölümlerinden biri, şu anda mevcut olanları daha sonra gelmesi beklenenlerden ayırmaktır. Eldeki stok satışları hemen destekleyebilir. Yoldaki satın almalar acil sipariş ihtiyacını azaltabilir, ancak ulaşana kadar bugünkü kullanılabilirlik sorununu çözmez.
Her öncelikli ürün için mevcut miktarı ve satın alma sürecinde yolda olan miktarı not edin. Ardından zamanlamayı değerlendirin. Yoğun dönem başladıktan sonra ulaşacak bir satın alma, o dönemin başlangıcında güvenebileceğiniz stok olarak görülmemelidir. Bu yararlı bir bilgidir, ancak kararın farklı bir bölümünde ele alınmalıdır.
Bu ayrım iki yaygın hatayı önler. İlki, uygun bir satın alma işleminin zaten devam ettiğini fark etmeden daha fazla ürün satın almaktır. İkincisi ise, yoldaki stok sanki hâlihazırda mevcutmuş gibi sayıldığı için harekete geçmeyi ertelemektir. Mevcut stokları ve yoldaki satın almaları yan yana inceleyip durumlarını ayrı tutarak her iki hata da önlenebilir.
Yoldaki satın almalar hakkında doğru soruları sorun
- Depo bazında şu anda ne kadar stok mevcut?
- Satın alma sürecinde yolda olan miktar nedir?
- Yoldaki miktar, yoğun haftanın zamanlaması açısından ilgili mi?
- Mevcut miktar, yoldaki stok kullanılabilir olana kadar hâlâ bir açık bırakıyor mu?
- Hangi ürünler daha sonra değil, şimdi karar verilmesini gerektiriyor?
Bir ürünün stoğu düşükken siparişin zaten süreçte olma ihtimali varsa, tedarikçi ve satın alma siparişi incelemesi özellikle faydalıdır. Tedarikçileri ve satın alma süreçlerini envanter bilgileriyle birlikte takip etmek, bekleme, takip etme veya ürünü yeni bir satın alma öncelik listesine ekleme konusunda karar vermeniz için daha kapsamlı bir temel sunar.
Kısa bir satın alma öncelik listesi oluşturun
İncelemeyi, gözlemleri küçük bir dizi net eyleme dönüştürerek tamamlayın. Tercih edilen miktarın altındaki her üründen oluşan uzun bir satın alma listesi hazırlamaktan kaçının. Bunun yerine, en acil satış riskini yaratan ve eldeki ya da yoldaki stokla yeterince karşılanamayan ürünlere odaklanın.
Her öncelikli ürün için gereken kararı yazın. Bu; satın alma yapmak, mevcut bir satın alma işlemini gözden geçirmek, hafta boyunca miktarları izlemek veya başka bir depodaki stokun talebi destekleyip destekleyemeyeceğini kontrol etmek olabilir. Listenin değeri netliğindedir: stok veya satın alma süreçlerinden sorumlu herkes, neyin neden ilgilenilmesi gerektiğini görebilmelidir.
- Ürünü ve kullanılabilirliğin endişe yarattığı depoyu listeleyin.
- Şu anda mevcut olan miktarı kaydedin.
- Yolda olan miktarları ayrı olarak kaydedin.
- Beklenen talep veya satışların aksama riski gibi öncelik nedenini belirtin.
- Bir sonraki eylemi seçin ve yoğun dönem başlamadan önce sorumluluğunu atayın.
Bu listeyi hızlıca gözden geçirilebilecek kadar kısa tutun. Yönetilebilir bir liste, takibi teşvik eder ve talep değişirse hafta boyunca aynı ürünlere yeniden bakmayı kolaylaştırır. Ayrıca yararlı bir rutin oluşturur: Her yüksek talep dönemi, temel miktarların, depo kullanılabilirliğinin ve yoldaki satın almaların kontrolüyle başlar.
İncelemeyi düzenli bir hafta öncesi alışkanlığı hâline getirin
Küçük bir işletme için düşük stok raporu, zamanında harekete geçilmesini sağladığında en faydalıdır. İncelemeyi bir sonraki yoğun dönemden önce yapın, satışları aksatabilecek ürünlere odaklanın ve eldeki miktarları yoldaki satın almalardan ayrı tutun. Kararların stokun gerçekten ihtiyaç duyulduğu yeri yansıtması için depoya göre kontrol edin.
Stokları, depoları, tedarikçileri ve satın alma süreçlerini aynı çalışma sürecinde bir araya getirmenin basit bir yolu için Envanter ve satın alma uygulamasını inceleyin. Bir sonraki yüksek talep döneminden önce kısa bir düşük stok incelemesi planlayın ve en önemli ikmal kararlarının yer aldığı odaklı bir listeyle tamamlayın.