Dodávka se nestává zásobou jen tím, že dorazí do obchodu. Může chybět část zásilky, zboží může být poškozené nebo dodané množství nemusí odpovídat objednávce u dodavatele. Pokud aktualizujete zásoby ještě před kontrolou, záznamům se může přestat dát důvěřovat — a zjištění, co se stalo, může zabrat víc času.
Jednoduchý postup pro příjem dodávek od dodavatelů poskytne vašemu týmu jednotný způsob, jak zboží zkontrolovat, zaznamenat přijatá množství a ponechat nesrovnalosti viditelné pro další řešení. Nemusí být složitý. Důležité je porovnat dodávku s objednávkou ještě před změnou záznamů o zásobách a jasně poznamenat, co jste přijali a čemu je třeba věnovat další pozornost.
1. Připravte se, než zboží vybalíte
Začněte objednávkou u dodavatele nebo nákupním záznamem. Zkontrolujte objednané položky, očekávaná množství a veškeré údaje, které váš tým potřebuje k přesné identifikaci jednotlivých produktů. Budete-li mít tyto informace připravené, snáze odhalíte nesrovnalost přímo při příjmu dodávky, místo abyste později spoléhali na paměť.
Pokud vaše firma objednává od více dodavatelů, ověřte, ke které objednávce dodávka patří. Je-li to možné, zkontrolujte název dodavatele a případné číslo objednávky uvedené na dokladech nebo obalu. Obsahuje-li dodávka zboží z více objednávek, položky i poznámky zřetelně oddělte, aby bylo možné každou dodávku porovnat se správným záznamem.
Vyberte si vhodné místo pro kontrolu zboží. Mějte po ruce údaje o objednávce, dodací doklady i prostředek na zapisování poznámek. Pokud může dodávky přebírat více lidí, dohodněte se, kdo kontrolu provede a kam se odloží zboží vyžadující další posouzení. Jednotný postup předání snižuje riziko, že někdo bude považovat nezkontrolovaný karton za zboží připravené k prodeji.
2. Porovnejte množství a stav zboží s objednávkou
Postupujte objednávkou položku po položce. Identifikujte každý produkt, spočítejte přijaté kusy a porovnejte jejich počet s očekávaným množstvím. Nekontrolujte pouze celkový počet krabic: počet kartonů může souhlasit, i když jejich obsah nebo skladba produktů neodpovídá objednávce.
U každé položky použijte krátký, opakovatelný postup:
Ověřte, že produkt odpovídá popisu nebo identifikátoru uvedenému v objednávce.
Spočítejte skutečně přijaté kusy a porovnejte jejich počet s objednaným množstvím.
Zkontrolujte, zda zboží není viditelně poškozené, nemá chybějící obal nebo jiné vady, které ovlivňují, zda je lze přijmout jako běžnou zásobu.
Než přejdete k další položce, zaznamenejte zjištěné množství a stav zboží.
V poznámkách rozlišujte očekávané a skutečně přijaté množství. Pokud je například v objednávce uvedeno dvanáct kusů a dorazí pouze deset, zaznamenejte příjem deseti kusů a vyznačte rozdíl dvou kusů. Nepředstírejte, že je dodávka kompletní, tím, že do počtu přijatých kusů opíšete objednané množství.
Stav kontrolujte způsobem odpovídajícím danému zboží a vašim běžným postupům při manipulaci. Najdete-li poškozené nebo podezřelé kusy, je-li to možné, oddělte je od zboží, které přijímáte, a zaznamenejte, co jste zjistili. Osoba, která bude situaci řešit, tak získá jasnější výchozí informace a zboží s nevyřešeným problémem nebude považováno za běžnou dostupnou zásobu.
3. Před aktualizací množství ponechte nesrovnalosti viditelné
Nesrovnalost je jakýkoli rozdíl mezi tím, co se očekávalo podle objednávky, a tím, co jste obdrželi nebo mohli přijmout. Mezi běžné příklady patří nedodané zboží, položka navíc, náhradní produkt, poškození nebo produkt neodpovídající objednávce. Není důležité vyřešit každý případ hned na místě; podstatné je jasně zaznamenat skutečnosti a neztratit přehled o rozdílu.
U každého problému poznamenejte produkt, objednané množství, přijaté nebo akceptované množství a stručný popis problému. Je-li datum a označení dodavatele nebo objednávky součástí vašich běžných záznamů, uveďte i tyto údaje. Podklady k dodávce uchovávejte spolu s informacemi o objednávce, aby bylo možné potřebné podrobnosti znovu ověřit.
Neměňte potichu očekávané množství objednávky tak, aby odpovídalo dodávce. Dokud nebude rozdíl prověřen, ponechte ho v záznamech zřetelně viditelný. Jasná poznámka pomůže týmu rozhodnout, co je třeba řešit s dodavatelem a zda má dotčené zboží zůstat oddělené od přijatých zásob. Veškerou komunikaci nebo vyřešení případu uchovávejte u původního záznamu objednávky a používejte přitom způsob evidence, který vaše firma běžně uplatňuje.
Toto oddělení je důležité, protože dodávka může být správná jen částečně. Zboží, které dorazilo v dobrém stavu, můžete přijmout, zatímco chybějící množství nebo poškozený kus zůstane nevyřešený. Přijatou část zaznamenejte přesně a výjimku ponechte zřetelně vyznačenou. Pokud jsou skutečnosti smíšené, nepovažujte celou objednávku ani za plně přijatou, ani za zcela nedodanou.
4. Zaznamenejte změny přijatých zásob a zachovejte návaznost
Po kontrole zboží zaznamenejte množství, které vaše firma přijímá na sklad. Vycházejte z ověřeného počtu, nikoli z původně objednaného množství nebo odhadu podle počtu kartonů. Pokud některé položky stále čekají na posouzení, ponechte jejich stav nebo umístění v pracovním postupu oddělené, dokud nerozhodnete, jak s nimi naložit.
Užitečný skladový záznam by měl umožnit pochopit, proč se množství změnilo. Propojte pohyb zásob s údaji o dodavateli a nákupu, které má vaše firma k dispozici, a uchovejte poznámky o případných výjimkách. To se hodí zejména tehdy, když někdo jiný než příjemce potřebuje později vysvětlit rozdíl mezi objednávkou, dodávkou a skutečným stavem zásob.
Než příjem dokončíte, porovnejte záznam s poznámkami z kontroly. Ověřte, že přijatá množství byla zapsána právě jednou, nevyřešené rozdíly zůstaly viditelné a poškozené ani chybějící položky nebyly započítány jako přijaté zásoby. Opravit chybu ihned bývá snazší než ji dohledávat poté, co proběhly další skladové pohyby.
5. Nastavte postup tak, aby vyhovoval malému týmu
Postup příjmu je nejužitečnější, když ho lidé dokážou dodržovat i během rušného dne. Kroky udržujte stručné a pokaždé postupujte ve stejném pořadí: najděte objednávku, identifikujte zboží, spočítejte ho a zkontrolujte jeho stav, poznamenejte nesrovnalosti, zapište přijatá množství a uchovejte související podklady. Písemný kontrolní seznam může novým nebo příležitostným pracovníkům pomoci dodržet jednotný postup, aniž by spoléhali na paměť jednoho člověka.
Dohodněte se, jak bude tým řešit běžné výjimky. Určete například, kam se odloží nezkontrolované zboží, kdo prověří nesrovnalost a jak tým označí objednávku, u které je stále nutné provést následné kroky. Konkrétní postup může být jednoduchý; důležitější je důslednost než složité pravidlo, na jehož dodržování nikdo nemá čas.
Po dokončení kontroly dodávky zajistěte jasné předání. Osoba, která zboží uklízí na místo, by měla poznat, jaká množství byla přijata a zda něco musí zůstat oddělené. Pokud dodávku přebírá i eviduje tatáž osoba, závěrečná kontrola podle objednávky může stále odhalit přehlédnutý kus nebo neúplnou poznámku.
Vytvořte spolehlivou návaznost mezi dodávkou a zásobami
Dobrý postup příjmu promění dodávku v záznam o zásobách prostřednictvím několika jednoduchých kontrol: připravte se podle objednávky, spočítejte a prohlédněte doručené zboží, ponechte rozdíly viditelné a zaznamenejte pouze množství, která přijmete. Tým tak získá jasnější podklad pro další řešení a později bude snazší porozumět změnám zásob.
Chcete-li mít přehled o zásobách, dodavatelích, nákupu, skladech a pohybech zásob, podívejte se na Suite.coffee – Skladové zásoby a nákup a zjistěte, jak vám může pomoci uchovávat tyto záznamy pro malou firmu na jednom místě.