Barang yang dikirim belum otomatis siap menjadi stok hanya karena sudah tiba di toko. Bisa saja ada karton yang kurang, barang rusak, atau jumlahnya tidak sesuai dengan pesanan pemasok. Jika Anda memperbarui stok sebelum memeriksanya, catatan bisa menjadi sulit dipercaya—dan mencari tahu apa yang terjadi mungkin akan memakan waktu lebih lama.
Alur sederhana untuk menerima pengiriman pemasok memberi tim Anda cara yang konsisten untuk memeriksa barang, mencatat jumlah yang diterima, dan menandai selisih agar dapat ditindaklanjuti. Prosesnya tidak perlu rumit. Hal terpenting adalah mencocokkan pengiriman dengan pesanan sebelum mengubah catatan stok, serta mencatat dengan jelas apa yang diterima dan apa yang masih perlu diperhatikan.
1. Bersiap sebelum barang dibongkar
Mulailah dengan pesanan pemasok atau catatan pembelian. Tinjau barang yang dipesan, jumlah yang diharapkan, dan detail apa pun yang dibutuhkan tim untuk mengidentifikasi setiap produk dengan benar. Dengan menyiapkan informasi ini, Anda dapat lebih mudah menemukan ketidaksesuaian saat barang ada di depan Anda, alih-alih mengandalkan ingatan nanti.
Jika bisnis Anda memesan dari beberapa pemasok, pastikan Anda tahu pesanan mana yang terkait dengan suatu pengiriman. Periksa nama pemasok dan nomor referensi pesanan yang tercantum pada dokumen atau kemasan, jika tersedia. Jika pengiriman mencakup barang dari lebih dari satu pesanan, pisahkan barang dan catatannya dengan jelas agar setiap penerimaan dapat dicocokkan dengan catatan yang tepat.
Pilih tempat yang praktis untuk memeriksa barang. Siapkan detail pesanan, dokumen pengiriman, dan alat untuk membuat catatan di dekat Anda. Jika lebih dari satu orang mungkin menerima pengiriman, sepakati siapa yang akan melakukan pemeriksaan dan di mana barang yang perlu ditinjau harus diletakkan. Proses serah terima yang konsisten mengurangi risiko karton yang belum diperiksa dianggap sebagai stok yang siap dijual.
2. Periksa jumlah dan kondisi dengan mencocokkannya ke pesanan
Periksa pesanan satu per satu. Kenali setiap produk, hitung jumlah yang diterima, lalu bandingkan dengan jumlah yang diharapkan. Jangan hanya memeriksa jumlah total kotak: jumlah karton mungkin tampak sesuai meskipun isi atau jenis produknya tidak cocok dengan pesanan.
Gunakan urutan singkat yang dapat diulang untuk setiap barang:
Pastikan produk sesuai dengan deskripsi pesanan atau identitas produk yang Anda gunakan.
Hitung unit yang benar-benar diterima dan bandingkan dengan jumlah yang dipesan.
Periksa apakah ada kerusakan yang terlihat, kemasan yang hilang, atau masalah lain yang memengaruhi kelayakan barang untuk diterima sebagai stok biasa.
Catat jumlah dan kondisi yang Anda temukan sebelum beralih ke barang berikutnya.
Catat jumlah yang diharapkan dan jumlah yang diterima secara terpisah. Misalnya, jika pesanan mencantumkan dua belas unit tetapi hanya sepuluh yang tiba, catat sepuluh sebagai jumlah yang diterima dan tandai selisih dua unit. Jangan membuat pengiriman seolah-olah lengkap dengan menyalin jumlah pesanan ke kolom jumlah yang diterima.
Periksa kondisi barang dengan cara yang sesuai untuk jenis barang dan praktik penanganan yang biasa Anda lakukan. Jika menemukan barang yang rusak atau diragukan kondisinya, pisahkan dari barang yang Anda terima jika memungkinkan, lalu catat apa yang Anda amati. Dengan begitu, orang yang menindaklanjuti masalah memiliki informasi awal yang lebih jelas dan barang yang masalahnya belum terselesaikan tidak dianggap sebagai stok biasa yang tersedia.
3. Tandai selisih dengan jelas sebelum memperbarui jumlah
Selisih adalah perbedaan antara jumlah yang diharapkan berdasarkan pesanan dan jumlah yang diterima atau dapat diterima. Contoh umumnya meliputi pengiriman kurang, barang tambahan, produk pengganti, kerusakan, atau produk yang tidak sesuai dengan pesanan. Yang penting bukan menyelesaikan setiap kasus saat itu juga, melainkan mencatat fakta dengan jelas dan memastikan selisihnya tidak luput dari perhatian.
Untuk setiap masalah, catat produk, jumlah yang dipesan, jumlah yang diterima atau disetujui, serta uraian singkat tentang masalahnya. Cantumkan tanggal dan referensi pemasok atau pesanan jika detail tersebut termasuk dalam catatan rutin Anda. Simpan dokumen pendukung pengiriman bersama informasi pesanan agar detail terkait dapat diperiksa kembali.
Jangan diam-diam mengubah jumlah dalam pesanan agar sesuai dengan pengiriman. Biarkan selisih yang belum terselesaikan tetap terlihat sampai ditinjau. Catatan yang jelas dapat membantu tim memutuskan hal apa yang perlu ditindaklanjuti dengan pemasok dan apakah barang yang terdampak perlu tetap dipisahkan dari stok yang diterima. Simpan komunikasi atau penyelesaian masalah bersama catatan pesanan awal, dengan mengikuti metode pencatatan yang sudah digunakan bisnis Anda.
Pemisahan ini penting karena sebagian pengiriman mungkin sesuai. Anda mungkin dapat menerima barang yang tiba dalam kondisi baik, sementara jumlah yang kurang atau unit yang rusak masih belum terselesaikan. Catat bagian yang diterima secara akurat dan tandai pengecualiannya dengan jelas; jangan menganggap seluruh pesanan sudah diterima atau sama sekali belum datang jika faktanya beragam.
4. Catat perubahan stok yang diterima dan simpan jejaknya
Setelah memeriksa barang, catat jumlah yang diterima bisnis Anda sebagai stok. Dasarkan perubahan pada jumlah yang sudah Anda verifikasi, bukan jumlah yang semula dipesan atau perkiraan berdasarkan jumlah karton. Jika sebagian barang masih ditinjau, bedakan status atau lokasinya dalam proses kerja Anda sampai Anda memutuskan cara menanganinya.
Catatan stok yang baik seharusnya menjelaskan alasan perubahan jumlah. Hubungkan pergerakan stok dengan informasi pemasok dan pembelian yang dimiliki bisnis Anda, serta simpan catatan tentang pengecualian. Hal ini sangat membantu ketika orang yang bukan penerima barang perlu menjelaskan perbedaan antara pesanan, pengiriman, dan stok yang tersedia.
Sebelum menyelesaikan proses, bandingkan catatan dengan catatan penerimaan Anda. Pastikan jumlah yang diterima sudah dicatat satu kali, selisih yang belum terselesaikan tetap terlihat, dan barang yang rusak atau tidak diterima tidak ikut dihitung sebagai stok yang diterima. Biasanya, kesalahan lebih mudah diperbaiki segera daripada ditelusuri setelah lebih banyak pergerakan stok terjadi.
5. Sesuaikan rutinitas agar cocok untuk tim kecil
Proses penerimaan paling berguna jika dapat diikuti saat hari sedang sibuk. Buat langkah-langkahnya singkat dan gunakan urutan yang sama setiap kali: cari pesanan, kenali barang, hitung dan periksa kondisinya, catat selisih, catat jumlah yang diterima, lalu simpan informasi pendukung. Daftar periksa tertulis dapat membantu penerima baru atau sesekali mengikuti pendekatan yang sama tanpa mengandalkan ingatan satu orang.
Tentukan cara tim Anda menangani pengecualian yang umum. Misalnya, sepakati tempat untuk barang yang belum diperiksa, siapa yang meninjau selisih, dan bagaimana tim menandai pesanan yang masih perlu ditindaklanjuti. Metode khususnya bisa sederhana; konsistensi lebih penting daripada membuat prosedur rumit yang tidak sempat digunakan siapa pun.
Setelah pemeriksaan penerimaan selesai, pastikan proses serah terimanya jelas. Orang yang menyimpan barang harus dapat mengetahui jumlah mana yang diterima dan apakah ada barang yang perlu tetap dipisahkan. Jika satu orang menerima sekaligus mencatat pengiriman, pemeriksaan akhir dengan mencocokkannya ke pesanan tetap dapat menemukan hitungan yang terlewat atau catatan yang belum lengkap.
Bangun keterkaitan yang andal antara pengiriman dan stok
Alur penerimaan yang baik mengubah pengiriman menjadi catatan stok melalui serangkaian pemeriksaan sederhana: persiapkan diri dengan melihat pesanan, hitung dan periksa barang yang tiba, tandai selisih dengan jelas, dan catat hanya jumlah yang Anda terima. Hal ini memberi tim landasan yang lebih jelas untuk melakukan tindak lanjut dan memudahkan pemahaman atas perubahan stok di kemudian hari.
Jika Anda ingin mengelola stok, pemasok, pembelian, gudang, dan pergerakan stok secara teratur, jelajahi Inventaris & Pembelian Suite.coffee untuk melihat bagaimana alat ini dapat membantu bisnis kecil Anda menyimpan catatan tersebut di satu tempat.