Dostawa nie staje się towarem magazynowym tylko dlatego, że dotarła do sklepu. W kartonie może czegoś brakować, produkt może być uszkodzony, a ilość może nie zgadzać się z zamówieniem u dostawcy. Jeśli zaktualizujesz stany przed sprawdzeniem dostawy, ewidencji może być trudno zaufać, a ustalenie, co się wydarzyło, może zająć więcej czasu.
Prosta procedura przyjmowania dostaw od dostawców zapewnia zespołowi spójny sposób sprawdzania towarów, zapisywania przyjętych ilości i odnotowywania rozbieżności wymagających dalszych działań. Nie musi być skomplikowana. Najważniejsze jest porównanie dostawy z zamówieniem przed zmianą stanów w ewidencji oraz jasne zapisanie, co zostało przyjęte, a co nadal wymaga uwagi.
1. Przygotuj się, zanim rozpakujesz dostawę
Zacznij od zamówienia u dostawcy lub dokumentu zakupu. Sprawdź, jakie produkty zamówiono, jakich ilości należy się spodziewać i jakie informacje pomogą zespołowi prawidłowo rozpoznać każdy produkt. Przygotowanie tych danych ułatwia zauważenie niezgodności, gdy dostawa jest pod ręką, zamiast polegania później na pamięci.
Jeśli Twoja firma zamawia towary u kilku dostawców, ustal, którego zamówienia dotyczy dostawa. Sprawdź nazwę dostawcy i numer referencyjny zamówienia widoczny na dokumentach lub opakowaniu, jeśli jest dostępny. Jeśli dostawa zawiera towary z więcej niż jednego zamówienia, wyraźnie rozdziel produkty i notatki, aby każdą dostawę można było sprawdzić na podstawie właściwego dokumentu.
Wybierz praktyczne miejsce do sprawdzenia towarów. Miej pod ręką szczegóły zamówienia, dokumenty dostawy i coś do sporządzania notatek. Jeśli dostawy może przyjmować więcej niż jedna osoba, ustalcie, kto będzie je sprawdzać i gdzie należy odłożyć towary wymagające dodatkowej kontroli. Spójny sposób przekazywania obowiązków zmniejsza ryzyko, że niesprawdzony karton zostanie uznany za towar gotowy do sprzedaży.
2. Porównaj ilości i stan towaru z zamówieniem
Sprawdzaj zamówienie pozycja po pozycji. Rozpoznaj każdy produkt, policz otrzymaną ilość i porównaj ją z ilością oczekiwaną. Nie ograniczaj się do policzenia wszystkich pudeł: liczba kartonów może się zgadzać, nawet jeśli ich zawartość lub asortyment nie odpowiada zamówieniu.
Przy każdym produkcie zastosuj krótką, powtarzalną sekwencję czynności:
Potwierdź, że produkt odpowiada opisowi zamówienia lub używanemu przez Ciebie identyfikatorowi.
Policz faktycznie otrzymane sztuki i porównaj tę liczbę z zamówioną ilością.
Sprawdź, czy widać uszkodzenia, brakuje opakowania albo występują inne problemy, które wpływają na to, czy produkt można przyjąć jako zwykły towar magazynowy.
Zapisz zaobserwowaną ilość i stan produktu, zanim przejdziesz do kolejnej pozycji.
W notatkach wyraźnie rozróżniaj ilość oczekiwaną i otrzymaną. Na przykład, jeśli zamówienie obejmuje dwanaście sztuk, a dostarczono tylko dziesięć, zapisz dziesięć jako otrzymane i odnotuj różnicę dwóch sztuk. Nie wpisuj zamówionej ilości jako policzonej, by dostawa wyglądała na kompletną.
Sprawdzaj stan produktów w sposób odpowiedni do rodzaju towaru i przyjętych zasad postępowania. Jeśli znajdziesz uszkodzone lub budzące wątpliwości sztuki, w miarę możliwości odłóż je osobno od towarów, które przyjmujesz, i zapisz, co zauważono. Dzięki temu osoba zajmująca się sprawą będzie miała jasny punkt wyjścia, a produkt z nierozstrzygniętym problemem nie zostanie potraktowany jak zwykły dostępny towar.
3. Nie ukrywaj rozbieżności przed aktualizacją stanów
Rozbieżność to każda różnica między tym, czego oczekiwano na podstawie zamówienia, a tym, co otrzymano lub można było przyjąć. Typowe przykłady to niepełna dostawa, dodatkowy produkt, zamiennik, uszkodzenie lub produkt niezgodny z zamówieniem. Nie chodzi o to, by każdą sprawę rozwiązać od razu, lecz o jasne zapisanie faktów i dopilnowanie, by różnica nie została przeoczona.
Przy każdym problemie odnotuj produkt, zamówioną ilość, otrzymaną lub przyjętą ilość oraz zwięzły opis problemu. Dodaj datę i nazwę dostawcy lub numer referencyjny zamówienia, jeśli takie dane są częścią standardowej ewidencji. Dokumenty potwierdzające dostawę przechowuj razem z informacjami o zamówieniu, aby można było ponownie sprawdzić szczegóły.
Nie koryguj po cichu zamówienia, aby dopasować je do dostawy. Pozostaw nierozstrzygniętą różnicę widoczną do czasu jej sprawdzenia. Jasna notatka pomoże zespołowi ustalić, co wymaga wyjaśnienia z dostawcą i czy produkty, których dotyczy problem, powinny pozostać oddzielone od przyjętego towaru. Korespondencję i sposób rozwiązania sprawy przechowuj przy pierwotnym zamówieniu, zgodnie z przyjętą w firmie metodą prowadzenia ewidencji.
To rozdzielenie ma znaczenie, ponieważ dostawa może być częściowo prawidłowa. Możesz przyjąć produkty, które dotarły w dobrym stanie, a brakującą ilość lub uszkodzoną sztukę pozostawić do wyjaśnienia. Zapisz dokładnie przyjętą część i wyraźnie odnotuj wyjątek; gdy fakty są niejednoznaczne, nie traktuj całego zamówienia ani jako w pełni zrealizowanego, ani jako całkowicie niedostarczonego.
4. Zapisz przyjęte zmiany stanów i zachowaj ślad
Po sprawdzeniu towaru zapisz ilość, którą firma przyjmuje na stan. Oprzyj zmianę na zweryfikowanym wyniku liczenia, a nie na ilości pierwotnie zamówionej ani szacunku na podstawie liczby kartonów. Jeśli część produktów nadal wymaga sprawdzenia, w ramach stosowanego procesu wyraźnie odróżniaj ich status lub miejsce przechowywania, dopóki nie zdecydujesz, jak z nimi postąpić.
Przydatna ewidencja stanów powinna wyjaśniać, dlaczego zmieniła się ilość towaru. Powiąż ruch z dostawcą i dostępnymi w firmie informacjami o zakupie, a także zachowaj notatki dotyczące wyjątków. Jest to szczególnie pomocne, gdy ktoś inny niż osoba przyjmująca dostawę będzie musiał później wyjaśnić różnicę między zamówieniem, dostawą i stanem magazynowym.
Przed zakończeniem porównaj ewidencję z notatkami z przyjęcia. Sprawdź, czy przyjęte ilości wpisano tylko raz, nierozstrzygnięte różnice są nadal widoczne oraz czy uszkodzone lub brakujące produkty nie zostały policzone jako przyjęty towar. Zazwyczaj łatwiej poprawić błąd od razu niż szukać jego przyczyny po wykonaniu kolejnych ruchów magazynowych.
5. Dostosuj procedurę do małego zespołu
Procedura przyjmowania towaru jest najbardziej przydatna, gdy można ją stosować nawet w pracowity dzień. Ogranicz liczbę kroków i za każdym razem wykonuj je w tej samej kolejności: znajdź zamówienie, rozpoznaj towary, policz je i sprawdź ich stan, odnotuj rozbieżności, zapisz przyjęte ilości i zachowaj dokumenty potwierdzające. Pisemna lista kontrolna może pomóc nowym osobom lub tym, które przyjmują dostawy okazjonalnie, postępować według tych samych zasad bez polegania na pamięci jednej osoby.
Ustal, jak zespół będzie postępować w typowych sytuacjach wyjątkowych. Na przykład uzgodnijcie, gdzie odkładać niesprawdzone towary, kto analizuje rozbieżności i jak oznaczać zamówienie wymagające dalszych działań. Konkretna metoda może być prosta; spójność jest ważniejsza niż tworzenie skomplikowanej procedury, na którą nikt nie ma czasu.
Po zakończeniu sprawdzania dostawy jasno przekaż informacje dalej. Osoba odkładająca towary na miejsce powinna wiedzieć, które ilości przyjęto i czy coś musi pozostać oddzielone. Nawet jeśli jedna osoba przyjmuje dostawę i ją ewidencjonuje, końcowe porównanie z zamówieniem może pomóc wychwycić pominięte liczenie lub niekompletną notatkę.
Zapewnij wiarygodne powiązanie dostawy ze stanem magazynowym
Dobra procedura przyjmowania dostaw zamienia je w zapis magazynowy dzięki kilku prostym kontrolom: przygotowaniu na podstawie zamówienia, policzeniu i sprawdzeniu otrzymanych towarów, odnotowaniu rozbieżności oraz zapisaniu wyłącznie przyjętych ilości. Dzięki temu zespół ma jaśniejsze podstawy do dalszych działań, a późniejsze zmiany stanów łatwiej zrozumieć.
Jeśli chcesz uporządkować stany magazynowe, dostawców, zakupy, magazyny i ruchy towarów, poznaj Suite.coffee Magazyn i zakupy i sprawdź, jak może pomóc małej firmie przechowywać te informacje w jednym miejscu.