Uma entrega não se transforma em stock só por ter chegado à loja. Pode faltar uma caixa, um artigo pode estar danificado ou a quantidade pode não corresponder à encomenda ao fornecedor. Se atualizar o stock antes de verificar a entrega, os registos podem tornar-se difíceis de consultar e poderá demorar mais tempo a perceber o que aconteceu.
Um processo simples para receber entregas de fornecedores dá à equipa uma forma consistente de verificar os produtos, registar as quantidades aceites e assinalar as discrepâncias para acompanhamento. Não tem de ser complicado. O essencial é comparar a entrega com a encomenda antes de alterar os registos de stock e anotar claramente o que foi aceite e o que ainda requer atenção.
1. Prepare-se antes de desembalar a entrega
Comece pela encomenda ao fornecedor ou pelo registo de compra. Reveja os artigos encomendados, as quantidades previstas e quaisquer detalhes de que a equipa precise para identificar corretamente cada produto. Ter esta informação pronta facilita a deteção de diferenças enquanto a entrega está à sua frente, em vez de depender da memória mais tarde.
Se a sua empresa encomenda a vários fornecedores, confirme a que encomenda corresponde cada entrega. Verifique o nome do fornecedor e qualquer referência de encomenda indicada na documentação ou na embalagem, se disponível. Se uma entrega incluir artigos de mais do que uma encomenda, mantenha os produtos e as notas bem separados para que cada receção possa ser comparada com o registo correto.
Escolha um local prático para verificar os produtos. Tenha à mão os detalhes da encomenda, a documentação da entrega e um meio para tomar notas. Se várias pessoas puderem receber entregas, definam quem fará a verificação e onde devem ficar os produtos que precisam de ser revistos. Uma passagem de responsabilidade consistente reduz o risco de uma caixa por verificar ser confundida com stock pronto para venda.
2. Verifique as quantidades e o estado dos produtos em relação à encomenda
Percorra a encomenda artigo a artigo. Identifique cada produto, conte a quantidade recebida e compare-a com a quantidade prevista. Não se limite a verificar o número total de caixas: a contagem pode parecer correta mesmo que o conteúdo ou a combinação de produtos não corresponda à encomenda.
Siga uma sequência curta e repetível para cada artigo:
Confirme se o produto corresponde à descrição ou ao identificador usado na encomenda.
Conte as unidades efetivamente recebidas e compare essa contagem com a quantidade encomendada.
Procure danos visíveis, embalagens em falta ou outros problemas que possam afetar a aceitação do artigo como stock normal.
Anote a quantidade e o estado observados antes de passar ao artigo seguinte.
Mantenha distintas nas suas notas a quantidade prevista e a quantidade recebida. Por exemplo, se a encomenda indicar doze unidades e só chegarem dez, registe dez como recebidas e assinale a diferença de duas unidades. Não faça parecer que a entrega está completa copiando para a contagem a quantidade encomendada.
Verifique o estado dos produtos de uma forma adequada aos artigos e às práticas habituais de manuseamento. Se encontrar artigos danificados ou duvidosos, separe-os, sempre que possível, dos produtos que está a aceitar e registe o que observou. Assim, quem tratar do acompanhamento terá um ponto de partida mais claro e será menos provável que um artigo com um problema por resolver seja tratado como stock disponível normal.
3. Mantenha as discrepâncias visíveis antes de atualizar as quantidades
Uma discrepância é qualquer diferença entre o que a encomenda previa e o que recebeu ou pôde aceitar. Entre os exemplos comuns estão uma entrega incompleta, um artigo a mais, um produto substituído, danos ou um produto que não corresponde à encomenda. O importante não é resolver todos os casos no momento, mas registar os factos com clareza e não perder de vista a diferença.
Para cada problema, anote o produto, a quantidade encomendada, a quantidade recebida ou aceite e uma descrição concisa do problema. Inclua a data e a referência do fornecedor ou da encomenda, se esses dados fizerem parte dos registos habituais. Guarde a documentação de apoio da entrega com a informação da encomenda para que os detalhes relevantes possam ser consultados novamente.
Não ajuste silenciosamente a encomenda prevista para que corresponda à entrega. Mantenha a diferença por resolver visível até ser analisada. Uma nota clara pode ajudar a equipa a decidir o que precisa de acompanhamento junto do fornecedor e se os produtos afetados devem continuar separados do stock aceite. Guarde qualquer comunicação ou resolução junto do registo original da encomenda, seguindo o método de manutenção de registos já utilizado pela empresa.
Esta separação é importante porque uma entrega pode estar parcialmente correta. Pode aceitar os artigos que chegaram em bom estado e, ao mesmo tempo, deixar por resolver uma quantidade em falta ou uma unidade danificada. Registe com exatidão a parte aceite e mantenha a exceção bem assinalada; evite tratar a encomenda inteira como totalmente recebida ou totalmente em falta quando os factos apontam para uma situação mista.
4. Registe as alterações ao stock aceite e preserve o histórico
Depois de verificar os produtos, registe a quantidade que a empresa está a aceitar como stock. Baseie a alteração na contagem verificada, não na quantidade originalmente encomendada nem numa estimativa feita a partir do número de caixas. Se alguns artigos continuarem em análise, mantenha o seu estado ou localização distintos no processo de trabalho até decidir como tratá-los.
Um registo de stock útil deve permitir perceber por que razão uma quantidade foi alterada. Associe o movimento às informações sobre o fornecedor e a compra disponíveis na empresa e guarde notas sobre quaisquer exceções. Isto é especialmente útil quando alguém que não recebeu a entrega precisa, mais tarde, de explicar uma diferença entre a encomenda, a entrega e o stock disponível.
Antes de terminar, compare o registo com as notas de receção. Confirme que as quantidades aceites foram introduzidas uma única vez, que as diferenças por resolver continuam visíveis e que não contou como stock aceite nenhum artigo danificado ou em falta. Em geral, corrigir um erro de imediato é mais fácil do que o investigar depois de terem ocorrido mais movimentos de stock.
5. Adapte a rotina a uma equipa pequena
Um processo de receção é mais útil quando a equipa consegue segui-lo num dia atarefado. Mantenha os passos curtos e siga sempre a mesma ordem: localizar a encomenda, identificar os produtos, contar e verificar o estado, anotar discrepâncias, registar as quantidades aceites e guardar a documentação de apoio. Uma lista de verificação escrita pode ajudar quem recebe entregas ocasionalmente ou está a começar a seguir o mesmo método, sem depender da memória de uma pessoa.
Decida como a equipa irá tratar as exceções mais comuns. Por exemplo, definam onde ficam os produtos por verificar, quem analisa uma discrepância e como assinalar que uma encomenda ainda precisa de acompanhamento. O método específico pode ser simples; a consistência é mais importante do que criar um procedimento complicado que ninguém tem tempo para usar.
Quando a verificação da receção estiver concluída, deixe clara a passagem de responsabilidade. A pessoa que arrumar os produtos deve conseguir perceber que quantidades foram aceites e se alguma coisa tem de continuar separada. Mesmo que a mesma pessoa receba e registe a entrega, uma revisão final em relação à encomenda pode detetar uma contagem falhada ou uma nota incompleta.
Crie uma ligação fiável entre a entrega e o stock
Um bom processo de receção transforma uma entrega num registo de stock através de uma série de pequenas verificações: preparar-se com base na encomenda, contar e inspecionar o que chegou, manter as diferenças visíveis e registar apenas as quantidades aceites. Isto dá à equipa uma base mais clara para o acompanhamento e facilita a compreensão das alterações ao stock mais tarde.
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