货物送到店里，并不意味着它就可以直接计入库存。箱子可能有缺失，商品可能已损坏，实际数量也可能与供应商订单不符。如果还没核对就更新库存，记录就可能变得难以信赖，之后也会更难查明问题所在。
建立简单的供应商到货收货流程，可以让团队用一致的方式检查货物、记录验收数量，并清楚标出需要后续处理的差异。流程不必复杂。关键是在更改库存记录前先核对到货与订单，并明确记录验收了什么、还有什么需要跟进。
1. 拆开货物前做好准备
先查看供应商订单或采购记录，确认订购了哪些商品、预期数量是多少，以及团队正确识别每种商品所需的信息。提前准备好这些资料，能让你在货物摆在眼前时更容易发现不符之处，而不必事后凭记忆判断。
如果企业向多家供应商订货，请先确认这批货物对应哪张订单。如果单据或包装上有供应商名称和订单编号等信息，请核对这些信息。如果一批货物包含多个订单的商品，应将商品和备注清楚分开，确保每批到货都能与正确的记录核对。
选择一个便于检查货物的地方。将订单详情、送货单据和记录工具放在手边。如果可能由多人负责收货，请明确由谁检查，以及需要复核的货物应放在哪里。统一的交接方式可以减少未经检查的箱子被误当作可销售库存的情况。
2. 对照订单核对数量和状况
按订单逐项检查。识别每种商品，清点实际收到的数量，并与预期数量核对。不要只数箱子总数：即使箱数看起来正确，箱内商品或商品组合仍可能与订单不符。
每件商品都按以下简短、可重复的步骤检查：
确认商品与订单描述或你所使用的商品识别信息一致。
清点实际收到的件数，并与订购数量进行比较。
检查是否有明显损坏、包装缺失或其他会影响商品能否作为正常库存验收的问题。
继续检查下一件商品前，记录你观察到的数量和状况。
在记录中将预期数量与实收数量分开填写。例如，订单列有十二件，但实际只收到十件，就应记录实收十件，并标明少了两件。不要把订购数量直接抄成清点数量，让这批货看起来像是已全部到齐。
根据货物类型和日常处理方式检查商品状况。如果发现损坏或状况存疑的商品，在实际可行时将其与准备验收的商品分开放置，并记录你观察到的情况。这样后续跟进的人就能更清楚地了解情况，也能避免尚未解决问题的商品被当作普通可用库存。
3. 更新库存数量前，明确记录差异
凡是订单预期与实际收到或能够验收的内容不一致，都属于差异。常见情况包括少发、多发、替代商品、商品损坏或商品与订单不符。重点不在于当场解决所有问题，而在于清楚记录事实，并确保差异不会被遗漏。
每项问题都应记录商品、订购数量、实收或验收数量，以及简要的问题说明。如果日期、供应商或订单编号是日常记录的一部分，也请一并注明。将相关送货单据与订单信息放在一起，以便之后重新核查。
不要悄悄修改预期订单，使其看起来与到货相符。在差异经过审核前，应让未解决的问题保持清晰可见。明确的备注有助于团队判断哪些问题需要联系供应商跟进，以及相关货物是否应继续与已验收库存分开。请按照企业现有的记录方式，将相关沟通或处理结果与原始订单记录关联起来。
将两者分开记录很重要，因为一批货物可能只有部分符合要求。你或许可以验收已完好到货的商品，同时将缺少的数量或损坏的商品留待处理。准确记录已验收的部分，并清楚标明例外情况；如果实际情况并非全部收齐或全部缺失，就不要把整张订单当作已全部收货或完全未到货。
4. 记录已验收入库的库存变动，并保留追溯记录
检查完货物后，记录企业验收入库的数量。库存变动应以你核实过的清点数量为依据，而不是原始订购数量或根据箱数估算的数量。如果部分商品仍在审核中，在决定如何处理之前，应按照工作流程将其状态或存放位置与其他商品区分开来。
有用的库存记录应能说明数量为何发生变化。将库存变动与企业现有的供应商和采购信息关联，并保留任何例外情况的备注。当日后需要由收货人以外的其他人说明订单、到货与现有库存之间的差异时，这些记录尤其有帮助。
结束前，将记录与收货备注进行核对。确认已验收数量只录入了一次，未解决的差异仍清晰可见，并且没有把损坏或缺失的商品计为已验收库存。及时纠正错误，通常比在后续发生更多库存变动后再追查要容易。
5. 让流程适合小团队实际执行
收货流程只有在大家忙碌时也能照着执行，才真正有用。步骤应简短，并且每次都按相同顺序进行：查找订单、识别商品、清点并检查状况、记录差异、登记验收数量，以及保存相关凭据。书面清单可以帮助新员工或偶尔负责收货的人员采用同一套方法，而不必依赖某一个人的记忆。
确定团队如何处理常见例外情况。例如，商定未经检查的货物放在哪里、由谁审核差异，以及如何标记仍需跟进的订单。具体方法可以很简单；保持一致比制定一套没人有时间执行的复杂流程更重要。
收货检查完成后，应明确交接信息。负责上架的人应能清楚判断哪些数量已经验收，以及是否有商品需要继续单独存放。如果由同一人负责收货和记录，最后仍可对照订单复核一次，以发现漏数或备注不完整的问题。
建立从到货到库存的可靠衔接
良好的收货流程通过一系列小步骤，将到货转化为库存记录：依据订单做好准备，清点并检查收到的货物，清楚标明差异，并且只记录已验收的数量。这样，团队就能更有依据地跟进问题，日后也更容易理解库存变动。
如果你希望更有条理地管理库存、供应商、采购、仓库和库存流转，不妨了解Suite.coffee 库存与采购，看看它如何帮助小型企业集中管理这些记录。