O livrare nu devine stoc doar pentru că a ajuns la magazin. Este posibil să lipsească un bax, un produs să fie deteriorat sau cantitatea să nu corespundă comenzii către furnizor. Dacă actualizați stocul înainte de verificare, evidențele pot deveni greu de considerat fiabile, iar stabilirea celor întâmplate poate dura mai mult.
Un proces simplu de recepție a livrărilor de la furnizori oferă echipei o modalitate consecventă de a verifica produsele, de a înregistra cantitățile acceptate și de a păstra vizibile neconcordanțele care necesită urmărire. Nu trebuie să fie complicat. Esențial este să comparați livrarea cu comanda înainte de a modifica evidențele stocului și să notați clar ce ați acceptat și ce necesită în continuare atenție.
1. Pregătiți-vă înainte de a despacheta livrarea
Începeți cu comanda către furnizor sau cu înregistrarea achiziției. Verificați ce produse au fost comandate, cantitățile așteptate și orice detalii de care echipa are nevoie pentru a identifica corect fiecare produs. Dacă aveți aceste informații la îndemână, puteți observa mai ușor o neconcordanță cât timp livrarea este în fața dumneavoastră, în loc să vă bazați mai târziu pe memorie.
Dacă afacerea dumneavoastră comandă de la mai mulți furnizori, asigurați-vă că știți cărei comenzi îi corespunde livrarea. Verificați numele furnizorului și orice număr de referință al comenzii de pe documente sau ambalaj, dacă este disponibil. Dacă livrarea include produse din mai multe comenzi, păstrați-le separate și organizați notițele clar, astfel încât fiecare recepție să poată fi verificată în raport cu evidența corectă.
Alegeți un loc practic pentru verificarea produselor. Păstrați la îndemână detaliile comenzii, documentele de livrare și un mijloc de a lua notițe. Dacă mai multe persoane pot recepționa livrări, stabiliți cine va face verificarea și unde vor fi puse produsele care necesită examinare. O predare consecventă reduce riscul ca un bax neverificat să fie confundat cu marfa pregătită pentru vânzare.
2. Verificați cantitățile și starea produselor în raport cu comanda
Parcurgeți comanda produs cu produs. Identificați fiecare produs, numărați cantitatea primită și comparați-o cu cea așteptată. Nu verificați doar numărul total de cutii: numărul baxurilor poate părea corect chiar dacă produsele din interior sau sortimentul nu corespund comenzii.
Urmați pentru fiecare produs o succesiune scurtă și repetabilă:
Confirmați că produsul corespunde descrierii sau identificatorului folosit în comandă.
Numărați unitățile primite efectiv și comparați rezultatul cu cantitatea comandată.
Verificați dacă există deteriorări vizibile, ambalaje lipsă sau alte probleme care influențează acceptarea produsului ca stoc obișnuit.
Notați cantitatea și starea observate înainte de a trece la produsul următor.
Notați separat cantitatea așteptată și cea primită. De exemplu, dacă o comandă include douăsprezece unități, dar ajung doar zece, înregistrați zece ca primite și semnalați diferența de două unități. Nu prezentați livrarea ca fiind completă copiind în numărătoare cantitatea comandată.
Verificați starea produselor într-un mod potrivit mărfurilor și practicilor dumneavoastră obișnuite de manipulare. Dacă găsiți produse deteriorate sau îndoielnice, separați-le, dacă este practic, de mărfurile pe care le acceptați și notați ce ați observat. Astfel, persoana care se ocupă de urmărirea problemei va avea un punct de plecare mai clar, iar un produs cu o problemă nerezolvată nu va fi tratat din greșeală ca stoc obișnuit disponibil.
3. Păstrați neconcordanțele vizibile înainte de a actualiza cantitățile
O neconcordanță este orice diferență între ce prevedea comanda și ce ați primit sau ați putut accepta. Exemple frecvente sunt o livrare incompletă, un produs în plus, un produs înlocuitor, o deteriorare sau un produs care nu corespunde comenzii. Important este să nu rezolvați fiecare caz pe loc, ci să consemnați clar faptele și să nu pierdeți din vedere diferența.
Pentru fiecare problemă, notați produsul, cantitatea comandată, cantitatea primită sau acceptată și o descriere concisă a situației. Includeți data și furnizorul sau numărul de referință al comenzii, dacă aceste detalii fac parte din evidențele dumneavoastră obișnuite. Păstrați documentele justificative ale livrării împreună cu informațiile despre comandă, astfel încât detaliile relevante să poată fi verificate din nou.
Nu modificați pe ascuns comanda așteptată pentru a o face să corespundă livrării. Lăsați diferența nerezolvată vizibilă până când este analizată. O notă clară vă poate ajuta echipa să decidă ce trebuie clarificat cu furnizorul și dacă produsele afectate trebuie păstrate separat de stocul acceptat. Păstrați orice comunicare sau soluționare împreună cu evidența comenzii inițiale, folosind metoda de păstrare a evidențelor pe care o urmează deja afacerea dumneavoastră.
Separarea este importantă deoarece o livrare poate fi corectă doar în parte. Este posibil să puteți accepta produsele care au sosit în stare bună, lăsând nerezolvată cantitatea lipsă sau unitatea deteriorată. Înregistrați corect partea acceptată și păstrați clară excepția; evitați să tratați întreaga comandă fie ca recepționată complet, fie ca lipsind în totalitate, atunci când situația este mixtă.
4. Înregistrați modificările stocului acceptat și păstrați istoricul
După ce ați verificat produsele, înregistrați cantitatea pe care afacerea dumneavoastră o acceptă în stoc. Bazați modificarea pe numărătoarea verificată, nu pe cantitatea comandată inițial sau pe o estimare făcută după numărul de baxuri. Dacă unele produse sunt încă în curs de verificare, păstrați-le starea sau locația distinctă în procesul de lucru până când decideți cum le veți gestiona.
O evidență utilă a stocului ar trebui să permită înțelegerea motivului pentru care s-a modificat o cantitate. Conectați mișcarea cu informațiile despre furnizor și achiziție pe care le deține afacerea dumneavoastră și păstrați notițele despre orice excepții. Acest lucru este deosebit de util când o altă persoană decât cea care a recepționat livrarea trebuie să explice ulterior o diferență între comandă, livrare și stocul disponibil.
Înainte de a încheia, comparați înregistrarea cu notițele de recepție. Verificați că ați introdus o singură dată cantitățile acceptate, că diferențele nerezolvate rămân vizibile și că nu ați contabilizat ca stoc acceptat un produs deteriorat sau lipsă. De regulă, este mai ușor să corectați imediat o greșeală decât să o identificați după ce au avut loc mai multe mișcări de stoc.
5. Adaptați rutina la o echipă mică
Un proces de recepție este cel mai util atunci când oamenii îl pot urma într-o zi aglomerată. Păstrați pașii scurți și urmați aceeași ordine de fiecare dată: găsiți comanda, identificați produsele, numărați-le și verificați-le starea, notați neconcordanțele, înregistrați cantitățile acceptate și păstrați documentele justificative. O listă de verificare scrisă îi poate ajuta pe angajații noi sau pe cei care recepționează doar ocazional să urmeze aceeași abordare fără să se bazeze pe memoria unei singure persoane.
Stabiliți cum va gestiona echipa excepțiile frecvente. De exemplu, conveniți unde vor fi puse produsele neverificate, cine va analiza o neconcordanță și cum va marca echipa o comandă care necesită în continuare urmărire. Metoda poate fi simplă; consecvența este mai importantă decât elaborarea unei proceduri complicate pe care nimeni nu are timp să o folosească.
După încheierea verificării la recepție, faceți predarea clară. Persoana care depozitează produsele trebuie să poată vedea ce cantități au fost acceptate și dacă ceva trebuie păstrat separat. Chiar dacă aceeași persoană recepționează și înregistrează livrarea, o verificare finală în raport cu comanda poate depista o numărătoare omisă sau o notă incompletă.
Stabiliți o legătură fiabilă între livrare și stoc
Un proces bun de recepție transformă o livrare într-o evidență a stocului printr-o serie de verificări simple: pregătiți-vă pe baza comenzii, numărați și inspectați produsele primite, păstrați vizibile diferențele și înregistrați doar cantitățile acceptate. Astfel, echipa va avea o bază mai clară pentru urmărirea problemelor, iar modificările stocului vor fi mai ușor de înțeles ulterior.
Dacă doriți să vă organizați stocurile, furnizorii, achizițiile, depozitele și mișcările de stoc, explorați Inventar și achiziții Suite.coffee pentru a vedea cum vă poate ajuta să păstrați laolaltă aceste evidențe pentru mica dumneavoastră afacere.