Una consegna non diventa merce a magazzino solo perché è arrivata in negozio. Potrebbe mancare un collo, un articolo potrebbe essere danneggiato oppure le quantità potrebbero non corrispondere all’ordine del fornitore. Se aggiorni le scorte prima di effettuare i controlli, può diventare difficile fidarsi dei registri e ricostruire in seguito che cosa è successo.
Una semplice procedura per ricevere le consegne dei fornitori offre al tuo team un metodo coerente per controllare la merce, registrare le quantità accettate e tenere in evidenza le discrepanze da verificare. Non deve essere complicata. L’importante è confrontare la consegna con l’ordine prima di modificare i registri di magazzino e annotare chiaramente che cosa è stato accettato e che cosa richiede ancora attenzione.
1. Preparati prima di aprire la consegna
Inizia dall’ordine al fornitore o dalla registrazione dell’acquisto. Controlla quali articoli sono stati ordinati, le quantità previste e le informazioni necessarie al tuo team per identificare correttamente ogni prodotto. Avere questi dati a portata di mano rende più facile individuare una differenza mentre la consegna è davanti a te, invece di dover fare affidamento sulla memoria in seguito.
Se la tua attività si rifornisce da più fornitori, verifica a quale ordine si riferisce la consegna. Controlla il nome del fornitore e l’eventuale numero d’ordine riportato sui documenti o sull’imballaggio. Se una consegna comprende articoli appartenenti a più ordini, tienili separati e organizza chiaramente gli appunti, così ogni ricezione potrà essere confrontata con la registrazione corretta.
Scegli un luogo pratico in cui controllare la merce. Tieni a portata di mano i dettagli dell’ordine, i documenti di consegna e un modo per prendere appunti. Se più persone possono ricevere le consegne, decidete chi effettuerà il controllo e dove lasciare la merce da verificare. Un passaggio di consegne coerente riduce il rischio che un collo non controllato venga scambiato per merce pronta per la vendita.
2. Verifica quantità e condizioni confrontandole con l’ordine
Esamina l’ordine articolo per articolo. Identifica ogni prodotto, conta la quantità ricevuta e confrontala con quella prevista. Non limitarti a contare i colli: il numero può sembrare corretto anche se il contenuto o la composizione dei prodotti non corrispondono all’ordine.
Segui per ogni articolo una sequenza breve e ripetibile:
Verifica che il prodotto corrisponda alla descrizione o al codice identificativo riportato nell’ordine.
Conta le unità effettivamente ricevute e confronta il totale con la quantità ordinata.
Controlla che non ci siano danni visibili, imballaggi mancanti o altri problemi che influiscano sulla possibilità di accettare l’articolo come merce ordinaria.
Annota la quantità e le condizioni riscontrate prima di passare all’articolo successivo.
Tieni distinte le quantità previste da quelle ricevute nei tuoi appunti. Per esempio, se l’ordine indica dodici unità ma ne arrivano solo dieci, registra dieci come quantità ricevuta e segnala la differenza di due unità. Non far apparire completa la consegna copiando nel conteggio la quantità ordinata.
Controlla le condizioni della merce secondo quanto è appropriato per i prodotti e per le normali procedure di movimentazione della tua attività. Se trovi articoli danneggiati o che destano dubbi, quando possibile separali dalla merce che accetti e annota ciò che hai osservato. In questo modo chi dovrà occuparsene avrà un punto di partenza più chiaro e si riduce il rischio che un articolo con un problema irrisolto venga considerato normalmente disponibile in magazzino.
3. Tieni in evidenza le discrepanze prima di aggiornare le quantità
Una discrepanza è qualsiasi differenza tra ciò che era previsto nell’ordine e ciò che è stato ricevuto o può essere accettato. Tra gli esempi più comuni ci sono una consegna parziale, un articolo in più, un prodotto sostitutivo, un danno o un prodotto diverso da quello ordinato. Non è necessario risolvere ogni caso sul momento: l’importante è registrare chiaramente i fatti e non perdere traccia della differenza.
Per ogni problema, annota il prodotto, la quantità ordinata, quella ricevuta o accettata e una breve descrizione della discrepanza. Se fanno parte delle normali registrazioni della tua attività, includi la data e il riferimento del fornitore o dell’ordine. Conserva i documenti di consegna insieme alle informazioni dell’ordine, così da poter ricontrollare i dettagli pertinenti.
Non modificare silenziosamente l’ordine previsto per farlo corrispondere alla consegna. Lascia in evidenza la differenza ancora da chiarire finché non viene verificata. Una nota chiara può aiutare il team a decidere che cosa chiedere al fornitore e se la merce interessata debba rimanere separata dalle scorte accettate. Conserva ogni comunicazione o soluzione insieme alla registrazione originale dell’ordine, seguendo il metodo di archiviazione già adottato dalla tua attività.
Questa separazione è importante perché una consegna può essere corretta solo in parte. Potresti accettare gli articoli arrivati in buone condizioni, lasciando invece in sospeso una quantità mancante o un’unità danneggiata. Registra con precisione la parte accettata e mantieni chiara l’eccezione; quando i fatti sono diversi, non trattare l’intero ordine come completamente ricevuto o del tutto mancante.
4. Registra le variazioni delle scorte accettate e conserva la tracciabilità
Dopo aver controllato la merce, registra la quantità che la tua attività accetta di inserire a magazzino. Basa la variazione sul conteggio verificato, non sulla quantità originariamente ordinata né su una stima ricavata dal numero di colli. Se alcuni articoli sono ancora in fase di verifica, mantienili distinti per stato o posizione secondo la procedura di lavoro finché non decidi come gestirli.
Una buona registrazione di magazzino dovrebbe permettere di capire perché è cambiata una quantità. Collega il movimento alle informazioni sul fornitore e sull’acquisto disponibili nella tua attività e conserva le note sulle eventuali eccezioni. È particolarmente utile quando, in un secondo momento, una persona diversa da chi ha ricevuto la merce deve spiegare una differenza tra l’ordine, la consegna e le scorte disponibili.
Prima di concludere, confronta la registrazione con gli appunti sulla ricezione. Verifica che le quantità accettate siano state inserite una sola volta, che le differenze ancora da chiarire siano visibili e che non sia stato conteggiato come merce accettata un articolo danneggiato o mancante. Correggere subito un errore è in genere più semplice che ricostruirne l’origine dopo altri movimenti di magazzino.
5. Adatta la procedura al lavoro di un piccolo team
Una procedura di ricezione è davvero utile quando le persone riescono a seguirla anche nelle giornate più impegnative. Mantieni i passaggi brevi e ripetili sempre nello stesso ordine: trova l’ordine, identifica la merce, conta e verifica le condizioni, annota le discrepanze, registra le quantità accettate e conserva i documenti di supporto. Una lista di controllo scritta può aiutare chi è nuovo o riceve consegne solo occasionalmente a seguire lo stesso metodo senza dipendere dalla memoria di una sola persona.
Decidi come gestire le eccezioni più comuni. Per esempio, stabilite dove mettere la merce non ancora controllata, chi verificherà una discrepanza e come indicare che un ordine richiede ancora un intervento. Il metodo specifico può essere semplice: la coerenza conta più di una procedura complicata che nessuno ha il tempo di seguire.
Quando il controllo della ricezione è terminato, rendi chiaro il passaggio di consegne. Chi sistema la merce dovrebbe poter distinguere le quantità accettate e sapere se qualcosa deve rimanere separato. Anche se una sola persona riceve e registra la consegna, un controllo finale confrontando i dati con l’ordine può comunque individuare un conteggio saltato o una nota incompleta.
Crea un collegamento affidabile tra consegna e magazzino
Una buona procedura di ricezione trasforma una consegna in una registrazione di magazzino attraverso una serie di semplici controlli: preparati consultando l’ordine, conta e ispeziona ciò che è arrivato, mantieni visibili le differenze e registra solo le quantità che accetti. Così il team avrà basi più chiare per le verifiche successive e sarà più facile capire in seguito le variazioni delle scorte.
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