Een levering is niet automatisch voorraad zodra die in de winkel is aangekomen. Er kan een doos ontbreken, een artikel kan beschadigd zijn of de hoeveelheid kan afwijken van de bestelling bij de leverancier. Als je de voorraad bijwerkt voordat je de levering hebt gecontroleerd, worden de registraties minder betrouwbaar en kan het langer duren om te achterhalen wat er is gebeurd.
Met een eenvoudige workflow voor het ontvangen van leveranciersleveringen kan je team goederen op een vaste manier controleren, geaccepteerde hoeveelheden registreren en afwijkingen zichtbaar houden voor opvolging. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat je de levering met de bestelling vergelijkt voordat je de voorraadregistratie aanpast, en duidelijk noteert wat je hebt geaccepteerd en wat nog aandacht nodig heeft.
1. Bereid je voor voordat je de levering uitpakt
Begin met de bestelling bij de leverancier of de inkoopregistratie. Bekijk welke artikelen zijn besteld, welke hoeveelheden worden verwacht en welke gegevens je team nodig heeft om elk product correct te identificeren. Met deze informatie bij de hand kun je een afwijking makkelijker opmerken wanneer de levering voor je staat, in plaats van later op je geheugen te vertrouwen.
Als je bedrijf bij meerdere leveranciers bestelt, zorg dan dat je weet bij welke bestelling een levering hoort. Controleer de naam van de leverancier en eventuele bestelreferentie op de documenten of verpakking, indien beschikbaar. Bevat een levering goederen van meerdere bestellingen, houd de artikelen en aantekeningen dan duidelijk gescheiden, zodat je elke ontvangst met de juiste registratie kunt vergelijken.
Kies een praktische plek om de goederen te controleren. Houd de bestelgegevens, leveringsdocumenten en iets om aantekeningen mee te maken binnen handbereik. Als meerdere mensen leveringen kunnen aannemen, spreek dan af wie de controle uitvoert en waar goederen moeten worden neergezet die nog moeten worden beoordeeld. Een vaste overdracht verkleint de kans dat een ongecontroleerde doos wordt aangezien voor voorraad die klaar is voor verkoop.
2. Controleer hoeveelheden en staat aan de hand van de bestelling
Loop de bestelling artikel voor artikel na. Identificeer elk product, tel de ontvangen hoeveelheid en vergelijk die met de verwachte hoeveelheid. Controleer niet alleen het totale aantal dozen: het aantal dozen kan kloppen terwijl de inhoud of productmix afwijkt van de bestelling.
Gebruik voor elk artikel een korte, herhaalbare werkwijze:
Controleer of het product overeenkomt met de omschrijving of identificatie in de bestelling.
Tel het daadwerkelijk ontvangen aantal eenheden en vergelijk dit met de bestelde hoeveelheid.
Controleer op zichtbare schade, ontbrekende verpakking of andere problemen die van invloed zijn op de vraag of het artikel als normale voorraad kan worden geaccepteerd.
Noteer de waargenomen hoeveelheid en staat voordat je doorgaat naar het volgende artikel.
Houd de verwachte hoeveelheid en de ontvangen hoeveelheid in je aantekeningen van elkaar gescheiden. Staat er bijvoorbeeld een bestelling van twaalf eenheden en komen er maar tien aan, registreer dan tien als ontvangen en markeer het verschil van twee eenheden. Laat de levering niet volledig lijken door de bestelde hoeveelheid over te nemen als ontvangen aantal.
Controleer de staat op een manier die past bij de goederen en je gebruikelijke werkwijze. Zet beschadigde of twijfelachtige artikelen waar mogelijk apart van de goederen die je accepteert en noteer wat je hebt vastgesteld. Zo heeft degene die de kwestie opvolgt een duidelijker uitgangspunt en voorkom je dat een artikel met een onopgelost probleem als gewone beschikbare voorraad wordt behandeld.
3. Houd afwijkingen zichtbaar voordat je hoeveelheden bijwerkt
Een afwijking is elk verschil tussen wat volgens de bestelling werd verwacht en wat je hebt ontvangen of kunt accepteren. Veelvoorkomende voorbeelden zijn een te korte levering, een extra artikel, een vervangend product, schade of een product dat niet overeenkomt met de bestelling. Het belangrijkste is niet dat je elk geval meteen oplost, maar dat je de feiten duidelijk vastlegt en het verschil niet uit het oog verliest.
Noteer bij elk probleem het product, de bestelde hoeveelheid, de ontvangen of geaccepteerde hoeveelheid en een beknopte beschrijving van het probleem. Vermeld de datum en de leverancier of bestelreferentie als die gegevens deel uitmaken van je gebruikelijke registraties. Bewaar de bijbehorende leveringsdocumenten bij de bestelinformatie, zodat de relevante gegevens opnieuw kunnen worden gecontroleerd.
Pas de verwachte bestelling niet stilzwijgend aan om die met de levering overeen te laten komen. Houd het openstaande verschil zichtbaar totdat het is beoordeeld. Een duidelijke aantekening kan je team helpen bepalen wat er met de leverancier moet worden opgevolgd en of de betreffende goederen apart moeten blijven van de geaccepteerde voorraad. Bewaar communicatie en afspraken over de afhandeling bij de oorspronkelijke bestelling, volgens de registratiemethode die je bedrijf al gebruikt.
Dit onderscheid is belangrijk omdat een levering deels kan kloppen. Je kunt de artikelen die in goede staat zijn aangekomen accepteren, terwijl een ontbrekende hoeveelheid of beschadigde eenheid nog niet is afgehandeld. Registreer het geaccepteerde deel nauwkeurig en houd de uitzondering duidelijk zichtbaar. Behandel de hele bestelling niet als volledig ontvangen of volledig ontbrekend wanneer de feiten gemengd zijn.
4. Registreer geaccepteerde voorraadwijzigingen en bewaar het controlespoor
Registreer na controle van de goederen de hoeveelheid die je bedrijf in voorraad accepteert. Baseer de wijziging op het aantal dat je hebt gecontroleerd, niet op de oorspronkelijk bestelde hoeveelheid of een schatting op basis van het aantal dozen. Als sommige artikelen nog worden beoordeeld, houd hun status of locatie dan in je werkproces gescheiden totdat je hebt besloten hoe je ze afhandelt.
Een bruikbare voorraadregistratie moet inzicht geven in de reden waarom een hoeveelheid is gewijzigd. Koppel de voorraadmutatie aan de leveranciers- en inkoopgegevens waarover je bedrijf beschikt en bewaar aantekeningen over eventuele uitzonderingen. Dit is vooral nuttig wanneer iemand anders dan degene die de levering heeft ontvangen later een verschil moet verklaren tussen de bestelling, de levering en de aanwezige voorraad.
Vergelijk de registratie voordat je afrondt met je ontvangstnotities. Controleer of geaccepteerde hoeveelheden één keer zijn ingevoerd, onopgeloste verschillen zichtbaar zijn gebleven en je geen beschadigd of ontbrekend artikel als geaccepteerde voorraad hebt geteld. Een fout meteen corrigeren is doorgaans eenvoudiger dan die achterhalen nadat er meer voorraadmutaties hebben plaatsgevonden.
5. Zorg dat de procedure werkt voor een klein team
Een ontvangstprocedure is vooral nuttig als mensen die ook op een drukke dag kunnen volgen. Houd de stappen kort en doorloop ze telkens in dezelfde volgorde: zoek de bestelling op, identificeer de goederen, tel ze en controleer hun staat, noteer afwijkingen, registreer geaccepteerde hoeveelheden en bewaar de bijbehorende informatie. Een schriftelijke checklist helpt nieuwe of incidentele ontvangers dezelfde werkwijze te volgen zonder te vertrouwen op het geheugen van één persoon.
Spreek af hoe je team veelvoorkomende uitzonderingen afhandelt. Bepaal bijvoorbeeld waar ongecontroleerde goederen worden neergezet, wie een afwijking beoordeelt en hoe het team aangeeft dat een bestelling nog moet worden opgevolgd. De methode hoeft niet ingewikkeld te zijn; consequent werken is belangrijker dan een omslachtige procedure opstellen waarvoor niemand tijd heeft.
Maak de overdracht duidelijk zodra de ontvangstcontrole is afgerond. Degene die de goederen opbergt, moet kunnen zien welke hoeveelheden zijn geaccepteerd en of iets apart moet blijven. Als één persoon de levering ontvangt en registreert, kan een laatste controle aan de hand van de bestelling nog steeds een gemiste telling of onvolledige aantekening aan het licht brengen.
Breng levering en voorraad betrouwbaar met elkaar in verband
Een goede ontvangstworkflow zet een levering om in een voorraadregistratie via een reeks kleine controles: bereid je voor aan de hand van de bestelling, tel en inspecteer wat is aangekomen, houd verschillen zichtbaar en registreer alleen de hoeveelheden die je accepteert. Zo heeft je team een duidelijkere basis voor opvolging en zijn voorraadwijzigingen later beter te begrijpen.
Wil je voorraad, leveranciers, inkoop, magazijnen en voorraadmutaties overzichtelijk bijhouden? Ontdek dan Suite.coffee Voorraad en inkoop en bekijk hoe dit je kleine bedrijf kan helpen deze registraties bij elkaar te houden.