Eine Lieferung ist nicht allein deshalb schon Lagerbestand, weil sie im Geschäft angekommen ist. Ein Karton kann fehlen, ein Artikel beschädigt sein oder die gelieferte Menge nicht mit der Bestellung beim Lieferanten übereinstimmen. Wenn Sie den Bestand aktualisieren, bevor Sie die Lieferung geprüft haben, sind die Aufzeichnungen womöglich nicht mehr verlässlich – und es kann länger dauern, herauszufinden, was passiert ist.
Ein einfacher Prozess für den Wareneingang sorgt dafür, dass Ihr Team Waren einheitlich prüft, angenommene Mengen erfasst und Abweichungen für die weitere Klärung festhält. Das muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, die Lieferung mit der Bestellung abzugleichen, bevor Sie den Lagerbestand ändern, und klar zu dokumentieren, was Sie angenommen haben und was noch geklärt werden muss.
1. Vor dem Auspacken der Lieferung vorbereiten
Beginnen Sie mit der Lieferantenbestellung oder dem Einkaufsbeleg. Prüfen Sie, welche Artikel bestellt wurden, welche Mengen erwartet werden und welche Angaben Ihr Team benötigt, um die einzelnen Produkte richtig zu identifizieren. Wenn diese Informationen bereitliegen, können Sie Abweichungen leichter erkennen, solange die Lieferung vor Ihnen liegt, statt sich später auf Ihr Gedächtnis verlassen zu müssen.
Wenn Ihr Unternehmen bei mehreren Lieferanten bestellt, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, zu welcher Bestellung eine Lieferung gehört. Prüfen Sie den Lieferantennamen und, sofern vorhanden, eine Bestellreferenz auf den Unterlagen oder der Verpackung. Enthält eine Lieferung Waren aus mehreren Bestellungen, halten Sie Artikel und Notizen klar getrennt, damit jede Lieferung mit dem richtigen Beleg abgeglichen werden kann.
Wählen Sie einen geeigneten Ort für die Warenprüfung. Halten Sie Bestelldetails, Lieferpapiere und etwas zum Notieren griffbereit. Wenn mehrere Personen Lieferungen entgegennehmen, legen Sie fest, wer die Prüfung übernimmt und wo Waren abgelegt werden sollen, die noch kontrolliert werden müssen. Eine einheitliche Übergabe verringert das Risiko, dass ein ungeprüfter Karton für verkaufsfertige Ware gehalten wird.
2. Mengen und Zustand mit der Bestellung abgleichen
Gehen Sie die Bestellung Artikel für Artikel durch. Identifizieren Sie jedes Produkt, zählen Sie die erhaltene Menge und vergleichen Sie sie mit der erwarteten Menge. Prüfen Sie nicht nur die Gesamtzahl der Kartons: Die Kartonanzahl kann stimmen, obwohl Inhalt oder Produktzusammenstellung nicht der Bestellung entsprechen.
Gehen Sie bei jedem Artikel in einer kurzen, wiederholbaren Reihenfolge vor:
Vergewissern Sie sich, dass das Produkt der Bestellbeschreibung oder der von Ihnen verwendeten Kennzeichnung entspricht.
Zählen Sie die tatsächlich erhaltenen Einheiten und vergleichen Sie die Zahl mit der bestellten Menge.
Achten Sie auf sichtbare Schäden, fehlende Verpackung oder andere Probleme, die sich darauf auswirken, ob der Artikel als regulärer Lagerbestand angenommen werden sollte.
Notieren Sie Menge und Zustand, bevor Sie mit dem nächsten Artikel fortfahren.
Halten Sie die erwartete und die erhaltene Menge in Ihren Notizen getrennt. Wenn beispielsweise zwölf Einheiten bestellt wurden, aber nur zehn ankommen, erfassen Sie zehn als erhalten und vermerken die Differenz von zwei Einheiten. Übernehmen Sie nicht einfach die bestellte Menge in Ihre Zählung, sodass die Lieferung vollständig erscheint.
Prüfen Sie den Zustand entsprechend der Ware und Ihren üblichen Handhabungsverfahren. Wenn Sie beschädigte oder fragwürdige Artikel finden, trennen Sie sie nach Möglichkeit von den Waren, die Sie annehmen, und dokumentieren Sie Ihre Beobachtungen. So hat die für die Klärung zuständige Person eine bessere Ausgangsbasis, und Artikel mit ungeklärten Problemen werden nicht versehentlich als regulär verfügbarer Lagerbestand behandelt.
3. Abweichungen vor der Bestandsbuchung sichtbar halten
Eine Abweichung liegt vor, wenn sich das, was laut Bestellung erwartet wurde, von dem unterscheidet, was Sie erhalten haben oder annehmen können. Häufige Beispiele sind eine unvollständige Lieferung, ein zusätzlicher Artikel, ein Ersatzprodukt, eine Beschädigung oder ein Produkt, das nicht der Bestellung entspricht. Sie müssen nicht jeden Fall sofort lösen. Wichtig ist, die Fakten klar festzuhalten und die Abweichung nicht aus den Augen zu verlieren.
Notieren Sie bei jedem Problem das Produkt, die bestellte Menge, die erhaltene oder angenommene Menge sowie eine kurze Beschreibung des Problems. Fügen Sie Datum und Lieferant oder Bestellreferenz hinzu, sofern diese Angaben zu Ihren üblichen Aufzeichnungen gehören. Bewahren Sie die zugehörigen Lieferpapiere zusammen mit den Bestellinformationen auf, damit die relevanten Angaben erneut geprüft werden können.
Passen Sie die erwartete Bestellung nicht stillschweigend an, damit sie mit der Lieferung übereinstimmt. Lassen Sie die noch offene Abweichung sichtbar, bis sie geprüft wurde. Eine klare Notiz hilft Ihrem Team dabei zu entscheiden, was mit dem Lieferanten geklärt werden muss und ob die betroffenen Waren getrennt vom angenommenen Bestand bleiben sollten. Bewahren Sie die Kommunikation und die Klärung zusammen mit dem ursprünglichen Bestellbeleg auf und nutzen Sie dafür das Aufzeichnungsverfahren, das Ihr Unternehmen bereits verwendet.
Diese Trennung ist wichtig, weil eine Lieferung teilweise korrekt sein kann. Möglicherweise können Sie die unbeschädigt angekommenen Artikel annehmen, während eine fehlende Menge oder eine beschädigte Einheit ungeklärt bleibt. Erfassen Sie den angenommenen Teil korrekt und halten Sie die Ausnahme deutlich fest. Behandeln Sie nicht die ganze Bestellung als vollständig geliefert oder komplett fehlend, wenn die tatsächliche Lage gemischt ist.
4. Angenommene Bestandsänderungen erfassen und den Belegpfad erhalten
Nachdem Sie die Waren geprüft haben, erfassen Sie die Menge, die Ihr Unternehmen in den Bestand aufnimmt. Grundlage ist die von Ihnen überprüfte Zählung, nicht die ursprünglich bestellte Menge oder eine Schätzung anhand der Kartonzahl. Wenn einige Artikel noch geprüft werden, halten Sie ihren Status oder Lagerort in Ihrem Arbeitsablauf getrennt, bis Sie über das weitere Vorgehen entschieden haben.
Aus einem aussagekräftigen Bestandsdatensatz sollte hervorgehen, warum sich eine Menge geändert hat. Verknüpfen Sie die Bestandsbewegung mit den Lieferanten- und Einkaufsinformationen, die Ihrem Unternehmen vorliegen, und bewahren Sie Notizen zu Ausnahmen auf. Das ist besonders hilfreich, wenn später eine andere Person als diejenige, die die Lieferung entgegengenommen hat, eine Abweichung zwischen Bestellung, Lieferung und verfügbarem Bestand erklären muss.
Vergleichen Sie zum Abschluss den Eintrag mit Ihren Wareneingangsnotizen. Prüfen Sie, ob angenommene Mengen nur einmal erfasst wurden, offene Abweichungen weiterhin sichtbar sind und beschädigte oder fehlende Artikel nicht als angenommener Bestand gezählt wurden. Einen Fehler sofort zu korrigieren ist in der Regel einfacher, als ihn nach weiteren Bestandsbewegungen zurückzuverfolgen.
5. Den Prozess an ein kleines Team anpassen
Ein Wareneingangsprozess ist am nützlichsten, wenn sich die Schritte auch an einem geschäftigen Tag befolgen lassen. Halten Sie sie kurz und gehen Sie jedes Mal in derselben Reihenfolge vor: Bestellung heraussuchen, Waren identifizieren, Menge und Zustand prüfen, Abweichungen notieren, angenommene Mengen erfassen und die zugehörigen Informationen aufbewahren. Eine schriftliche Checkliste hilft neuen oder gelegentlichen Mitarbeitenden, einheitlich vorzugehen, ohne sich auf das Gedächtnis einer einzelnen Person verlassen zu müssen.
Legen Sie fest, wie Ihr Team mit häufigen Ausnahmefällen umgeht. Vereinbaren Sie beispielsweise, wo ungeprüfte Waren abgestellt werden, wer Abweichungen prüft und wie das Team kennzeichnet, dass eine Bestellung noch nachverfolgt werden muss. Das konkrete Verfahren kann einfach sein; wichtiger ist Einheitlichkeit als ein komplizierter Ablauf, für den niemand Zeit hat.
Sorgen Sie nach Abschluss der Wareneingangsprüfung für eine klare Übergabe. Die Person, die die Waren einlagert, sollte erkennen können, welche Mengen angenommen wurden und ob etwas getrennt bleiben muss. Wenn eine Person die Lieferung entgegennimmt und erfasst, kann eine abschließende Prüfung anhand der Bestellung dennoch helfen, eine übersehene Zählung oder eine unvollständige Notiz zu entdecken.
Eine verlässliche Verbindung zwischen Lieferung und Lagerbestand schaffen
Ein guter Wareneingangsprozess überführt eine Lieferung durch eine Reihe kleiner Prüfungen in einen nachvollziehbaren Bestandsdatensatz: Bereiten Sie sich anhand der Bestellung vor, zählen und prüfen Sie die angekommenen Waren, halten Sie Abweichungen sichtbar und erfassen Sie nur die Mengen, die Sie annehmen. So hat Ihr Team eine klarere Grundlage für die weitere Klärung, und Bestandsänderungen lassen sich später leichter nachvollziehen.
Wenn Sie Lagerbestand, Lieferanten, Einkauf, Lager und Bestandsbewegungen übersichtlich organisieren möchten, erfahren Sie mehr über Suite.coffee Lagerbestand und Einkauf und wie die Lösung Ihrem kleinen Unternehmen dabei helfen kann, diese Aufzeichnungen an einem Ort zusammenzuführen.