Bir teslimat, mağazaya ulaşmış olmasıyla hemen stok hâline gelmez. Bir koli eksik olabilir, bir ürün hasar görmüş olabilir ya da miktar tedarikçi siparişiyle uyuşmayabilir. Kontrol etmeden stoğu güncellerseniz kayıtlara güvenmek zorlaşabilir ve ne olduğunu anlamak daha uzun sürebilir.
Tedarikçi teslimatlarını almak için uygulanan basit bir iş akışı, ekibinize ürünleri kontrol etme, kabul edilen miktarları kaydetme ve tutarsızlıkları takip edilmek üzere görünür bırakma konusunda tutarlı bir yöntem sunar. Bunun karmaşık olması gerekmez. Önemli olan, stok kayıtlarını değiştirmeden önce teslimatı siparişle karşılaştırmak ve neyi kabul ettiğinizi, nelerin hâlâ ilgilenilmesi gerektiğini açıkça not etmektir.
1. Teslimat açılmadan önce hazırlık yapın
Tedarikçi siparişiyle veya satın alma kaydıyla başlayın. Hangi ürünlerin sipariş edildiğini, beklenen miktarları ve ekibinizin her ürünü doğru tanımlamak için ihtiyaç duyduğu ayrıntıları gözden geçirin. Bu bilgileri hazır bulundurmanız, daha sonra hafızanıza güvenmek yerine teslimat önünüzdeyken uyuşmazlıkları fark etmenizi kolaylaştırır.
İşletmeniz birden fazla tedarikçiden sipariş veriyorsa, teslimatın hangi siparişe ait olduğunu belirleyin. Varsa evrakta veya ambalajda görünen tedarikçi adını ve sipariş referansını kontrol edin. Bir teslimatta birden fazla siparişe ait ürünler bulunuyorsa, her teslim alma işleminin doğru kayıtla karşılaştırılabilmesi için ürünleri ve notları açıkça ayrı tutun.
Ürünleri kontrol etmek için uygun bir yer belirleyin. Sipariş ayrıntılarını, teslimat evraklarını ve not alabileceğiniz bir şeyi elinizin altında bulundurun. Teslimatları birden fazla kişi alabiliyorsa, kontrolü kimin yapacağını ve inceleme gerektiren ürünleri nereye bırakacağını kararlaştırın. Tutarlı bir devir teslim, kontrol edilmemiş bir kolinin satılmaya hazır stok sanılması riskini azaltır.
2. Miktarları ve ürünlerin durumunu siparişle karşılaştırın
Siparişi ürün ürün kontrol edin. Her ürünü tanımlayın, teslim alınan miktarı sayın ve beklenen miktarla karşılaştırın. Yalnızca toplam koli sayısını kontrol etmekten kaçının: koli sayısı doğru görünse bile içindekiler veya ürün çeşitleri siparişle uyuşmayabilir.
Her ürün için kısa ve tekrarlanabilir bir sıra izleyin:
Ürünün sipariş açıklamasıyla veya kullandığınız ürün tanımlayıcısıyla eşleştiğini doğrulayın.
Teslim alınan birimleri sayın ve bu sayıyı sipariş edilen miktarla karşılaştırın.
Ürünün normal stok olarak kabul edilip edilemeyeceğini etkileyen görünür hasar, eksik ambalaj veya başka sorunlar olup olmadığını kontrol edin.
Sonraki ürüne geçmeden önce gözlemlediğiniz miktarı ve ürünün durumunu not edin.
Notlarınızda beklenen miktarla teslim alınan miktarı birbirinden ayrı tutun. Örneğin siparişte on iki birim varsa ve yalnızca on birim geldiyse, teslim alınan miktarı on bir olarak kaydedin ve bir birimlik farkı işaretleyin. Sipariş edilen miktarı sayımınıza kopyalayarak teslimatı eksiksizmiş gibi göstermeyin.
Ürünlerin durumunu, ürün türüne ve olağan elleçleme uygulamalarınıza uygun biçimde kontrol edin. Hasarlı veya şüpheli ürünlerle karşılaşırsanız, mümkün olduğunda bunları kabul ettiğiniz ürünlerden ayrı tutun ve gözlemlediklerinizi kaydedin. Böylece takip edecek kişi için daha açık bir başlangıç noktası oluşturulur ve çözülmemiş bir sorun bulunan ürünün normal, kullanılabilir stok olarak değerlendirilmesi önlenir.
3. Miktarları güncellemeden önce tutarsızlıkları görünür tutun
Tutarsızlık, siparişin beklediğiyle teslim alınan veya kabul edilebilen arasındaki her türlü farktır. Yaygın örnekler arasında eksik teslimat, fazla ürün, muadil ürün, hasar veya siparişle uyuşmayan bir ürün bulunur. Önemli olan her durumu hemen çözmek değil; gerçekleri açıkça kaydetmek ve farkın gözden kaçmasını önlemektir.
Her sorun için ürünü, sipariş edilen miktarı, teslim alınan veya kabul edilen miktarı ve sorunun kısa bir açıklamasını not edin. Tarih ve tedarikçi ya da sipariş referansı olağan kayıtlarınızın parçasıysa bunları da ekleyin. İlgili ayrıntıların yeniden kontrol edilebilmesi için teslimat evraklarını sipariş bilgileriyle birlikte saklayın.
Teslimatla eşleşmesi için beklenen siparişi sessizce değiştirmeyin. İncelenene kadar açık farkı görünür bırakın. Açık bir not, ekibinizin tedarikçiyle hangi konuları takip etmesi gerektiğine ve etkilenen ürünlerin kabul edilmiş stoktan ayrı tutulup tutulmayacağına karar vermesine yardımcı olabilir. Her türlü iletişimi veya çözümü, işletmenizin kullandığı kayıt tutma yöntemine uygun biçimde asıl sipariş kaydıyla birlikte saklayın.
Bu ayrım önemlidir; çünkü bir teslimat kısmen doğru olabilir. Hasarsız gelen ürünleri kabul ederken eksik miktarı veya hasarlı birimi çözüme kavuşturulmamış durumda bırakabilirsiniz. Kabul edilen kısmı doğru kaydedin ve istisnayı açıkça belirtin. Durumlar farklılık gösteriyorsa siparişin tamamını ya eksiksiz teslim alınmış ya da tamamen eksikmiş gibi değerlendirmekten kaçının.
4. Kabul edilen stok değişikliklerini kaydedin ve izlenebilirliği koruyun
Ürünleri kontrol ettikten sonra işletmenizin stoğa kabul ettiği miktarı kaydedin. Değişikliği, sipariş edilen miktara veya koli sayısından yapılan tahmine değil, doğruladığınız sayıya dayandırın. Bazı ürünler hâlâ inceleme altındaysa, nasıl işlem yapacağınıza karar verene kadar çalışma sürecinizde bu ürünlerin durumunu veya konumunu ayrı tutun.
Yararlı bir stok kaydı, miktarın neden değiştiğini anlamayı mümkün kılmalıdır. Stok hareketini, işletmenizin elindeki tedarikçi ve satın alma bilgileriyle ilişkilendirin ve istisnalara ilişkin notları saklayın. Bu, özellikle teslimatı alan kişi dışında birinin sipariş, teslimat ve eldeki stok arasındaki farkı sonradan açıklaması gerektiğinde işe yarar.
İşlemi tamamlamadan önce kaydı teslim alma notlarınızla karşılaştırın. Kabul edilen miktarların yalnızca bir kez girildiğini, çözümlenmemiş farkların görünür kaldığını ve hasarlı veya eksik hiçbir ürünün kabul edilmiş stok olarak sayılmadığını kontrol edin. Bir hatayı hemen düzeltmek, başka stok hareketleri gerçekleştikten sonra hatanın izini sürmekten genellikle daha kolaydır.
5. Rutini küçük ekibinize uygun hâle getirin
Teslim alma süreci, yoğun bir günde herkesin uygulayabildiği zaman en yararlı hâle gelir. Adımları kısa tutun ve her seferinde aynı sırayı izleyin: siparişi bulun, ürünleri tanımlayın, sayıp durumlarını kontrol edin, tutarsızlıkları not edin, kabul edilen miktarları kaydedin ve destekleyici bilgileri saklayın. Yazılı bir kontrol listesi, yeni veya ara sıra teslimat alan kişilerin tek bir kişinin hafızasına güvenmeden aynı yaklaşımı izlemesine yardımcı olabilir.
Ekibinizin yaygın istisnaları nasıl ele alacağını belirleyin. Örneğin kontrol edilmemiş ürünlerin nereye konacağını, tutarsızlığı kimin inceleyeceğini ve takip gerektiren siparişlerin nasıl işaretleneceğini kararlaştırın. Kullanacağınız yöntem basit olabilir; kimsenin uygulamaya vakit bulamayacağı karmaşık bir prosedür oluşturmaktansa tutarlılık daha önemlidir.
Teslim alma kontrolü tamamlandığında devir teslimi açıkça yapın. Ürünleri yerine koyacak kişi hangi miktarların kabul edildiğini ve herhangi bir şeyin ayrı tutulması gerekip gerekmediğini anlayabilmelidir. Teslimatı alan ve kaydeden kişi aynıysa bile siparişle yapılacak son bir karşılaştırma, atlanan bir sayımı veya eksik bir notu ortaya çıkarabilir.
Teslimat ile stok arasında güvenilir bir bağlantı kurun
İyi bir teslim alma iş akışı, teslimatı bir dizi küçük kontrolle stok kaydına dönüştürür: siparişe göre hazırlık yapın, gelenleri sayıp inceleyin, farkları görünür tutun ve yalnızca kabul ettiğiniz miktarları kaydedin. Bu, ekibinize takip için daha sağlam bir temel sunar ve stok değişikliklerinin sonradan anlaşılmasını kolaylaştırır.
Stok, tedarikçiler, satın alma, depolar ve stok hareketlerini düzenli tutmak istiyorsanız Suite.coffee Envanter ve Satın Alma uygulamasını inceleyerek küçük işletmenizin bu kayıtları bir arada tutmasına nasıl yardımcı olabileceğini görebilirsiniz.